Обзор бухгалтерии
Зачем в TimelyChurch есть встроенная бухгалтерия
Если пожертвования ведутся в одной системе, а книги церкви — в другой, одни и те же цифры приходится вводить дважды и сверять два набора записей. В TimelyChurch полнофункциональный модуль бухгалтерии входит в ту же платформу, что и пожертвования, поэтому каждое записанное вами пожертвование уже отражается в ваших книгах.
Требования к тарифу: Модуль Бухгалтерия (план счетов, транзакции, сверка, счета, проводки, полные Отчёты), модуль Пожертвования и модуль Бюджеты включены в тариф Pro ($129/мес. founding price для первых 25 церквей, затем $149/мес. list). На более низких тарифах эти пункты в навигации отображаются как «заблокированные» с предложением обновить тариф.
Когда участник жертвует онлайн или казначей записывает наличное пожертвование, TimelyChurch автоматически создаёт соответствующую транзакцию дохода в ваших книгах. Никакого экспорта CSV, ручного проведения и риска потери данных. Данные о пожертвованиях и финансовые записи находятся в одном месте.
Ключевые преимущества
- Автоматическое проведение пожертвований — каждое пожертвование, записанное в модуле Пожертвования, автоматически проводится как транзакция дохода в Бухгалтерии с привязкой к нужному Фонду.
- Поддержка разделённых пожертвований — когда донор делит дар между несколькими Фондами (например, $500 в General Fund и $300 в Building Fund), TimelyChurch создаёт отдельные бухгалтерские транзакции для каждого распределения, чтобы отчётность по Фондам всегда была точной.
- Один вход, одна платформа — казначеи, пасторы и администраторы получают доступ к записям о пожертвованиях и финансовым Отчётам из одной панели. Не нужно переключаться между приложениями.
- Остатки в реальном времени — остатки по счетам обновляются мгновенно при создании, редактировании или удалении транзакций.
- Настройки по умолчанию для церквей — встроенный шаблон плана счетов соответствует стандартам некоммерческого учёта с номерами счетов и категориями, понятными для церквей.
Как пожертвования попадают в бухгалтерию
Вот как работает автоматический мост между Пожертвованиями и Бухгалтерией:
- Пожертвование записывается — через онлайн-пожертвования, ручной ввод казначеем или пакет депозитов.
- TimelyChurch ищет активный счёт доходов (сначала счёт 4000 «Tithes & Offerings», затем любой активный счёт доходов).
- Если у пожертвования есть распределения по Фондам, создаётся одна транзакция дохода на каждое распределение. Если распределений нет — одна транзакция на полную сумму.
- Каждая транзакция включает имя донора, способ оплаты, название Фонда, номер чека (если применимо) и ссылочный номер, связывающий с исходным пожертвованием.
- Остаток по счёту пересчитывается автоматически.
Совет: Если пожертвование позже отредактировано, соответствующие бухгалтерские транзакции обновляются автоматически. Если оно удалено, его бухгалтерские записи удаляются (и возвращаются, если пожертвование восстановлено из раздела Недавно удалённые). Пожертвование, бухгалтерская запись которого уже сверена, удалить нельзя — это защищает завершённые сверки.
Два вида: простой и полная бухгалтерия
TimelyChurch предлагает два способа взглянуть на одни и те же книги. Вид — это личная настройка: каждый выбирает свой, и переключение меняет только то, что видите вы.
Простая кассовая книга
Упрощённый вид, работающий как цифровая чековая книга. Вы записываете поступления и расходы, видите текущий список депозитов и платежей в Check Register и формируете одностраничный Treasurer's Report. Идеально для небольших церквей, где финансами управляет волонтёр-казначей, пастор или администратор и полный двойной учёт не нужен. В Simple mode вкладка Transactions переименована в Money In / Out, доходы и расходы отображаются как Money In и Money Out, а более технические экраны (Chart of Accounts, Budgets в меню Setup, Journal Entries) скрыты.
Полная бухгалтерия
Полный бухгалтерский функционал: план счетов, категоризированные транзакции, ручные проводки, банковская сверка, бюджеты, счета и полные финансовые Отчёты, включая Trial Balance, General Ledger и журнал аудита. Этот режим предназначен для церквей с казначеем, финансовым комитетом — или бухгалтером/CPA — которым нужны стандартные финансовые отчёты некоммерческой организации.
Переключайте свой вид в любое время кнопкой Режим бухгалтерии в шапке панели управления финансами (на ней написано Простой режим или Полная бухгалтерия). При переключении данные не теряются — оба вида используют одни и те же числа, а режим меняет только подписи и видимость экранов. Вид по умолчанию для новых участников задаётся на странице «Настройки финансов» — см. Simple vs. Advanced Accounting Mode.
Что входит в модуль бухгалтерии
| Функция | Описание |
|---|---|
| Chart of Accounts | Счета активов, обязательств, капитала, доходов и расходов со стандартным шаблоном для церквей (Full mode) |
| Transactions | Запись доходов, расходов, переводов и проводок с прикреплёнными квитанциями и счетами (в Simple mode переименовано в «Money In / Out») |
| Удалённые транзакции | Восстановление удалённой транзакции или её окончательное удаление |
| Categories | Классификация транзакций по категориям доходов и расходов |
| Check Register | Вид в стиле чековой книги с текущим остатком по каждому банковскому счёту |
| Bank Reconciliation | Пошаговый процесс сопоставления книг с банковской выпиской |
| Импорт банковского CSV | Загрузка файла банка или платёжной системы и проверка каждой строки перед проведением |
| Journal Entries | Ручные двойные проводки для корректировок (Full mode) |
| Budgets | Годовые, квартальные или месячные бюджеты с отслеживанием отклонений |
| Bills | Запись счетов от поставщиков, отслеживание сроков и проведение платежей |
| Повторяющиеся транзакции | Доходы и расходы, которые повторяются по расписанию и проводятся автоматически или одним нажатием |
| Payees/Vendors | Справочник поставщиков с отслеживанием 1099 |
| Opening/Starting Balances | Установка остатков по счетам на дату перехода в TimelyChurch |
| Financial Reports | Баланс, отчёт о доходах и расходах, Treasurer's Report, бюджет vs. факт, giving statements и отчёт по поставщикам 1099 |
| Trial Balance & General Ledger | Trial Balance уровня CPA и детализация по каждому счёту |
| Audit Log | Запись о том, кто создал или изменил каждую финансовую запись |
| Закрыть финансовый год | Блокировка транзакций завершённого календарного года |
| CSV Export | Экспорт отфильтрованных списков транзакций для внешнего использования |
| PDF Reports | Скачивание Treasurer's Report и сводок сверки в PDF |
Навигация
Модуль Бухгалтерия организован как панель вкладок в верхней части страницы:
- Dashboard — финансовый обзор (Панель управления финансами).
- Check Register — список в стиле чековой книги с текущим остатком по банковскому счёту.
- Transactions — запись и управление доходами, расходами, переводами и проводками (в Simple mode отображается как Money In / Out).
- Giving — модуль Пожертвования.
- Bills — счета и платежи поставщикам.
- Reports — центр Отчётов.
Остальные экраны настройки и конфигурации находятся в одном выпадающем меню в конце панели вкладок. В режиме «Полная бухгалтерия» оно называется Настройка ▾ и содержит План счетов, Категории, Получатели платежей (Payees), Бюджеты, Сверка, Бухгалтерские проводки, Пробный баланс, Главная книга, Журнал аудита, Отчёт 1099 и Закрыть финансовый год. В режиме «Простая кассовая книга» то же меню называется Ещё ▾ и показывает сокращённый набор: Категории, Payees, Сверка, Пробный баланс, Главная книга, Журнал аудита, Отчёт 1099 и Закрыть финансовый год. Бюджеты также всегда доступны в разделе Финансы боковой панели.
Чтобы добавить запись, используйте кнопку Новая транзакция на странице «Транзакции». Это split-action меню с опциями Новый расход, Новый доход, Новый перевод, Новая бухгалтерская проводка, Импорт из CSV, Экспорт CSV и Удалённые транзакции.
На панели управления финансами также есть быстрые кнопки Записать пожертвование и Записать расход для самых частых записей.
Начало работы
Если вы настраиваете бухгалтерию впервые:
- Откройте Бухгалтерия в разделе Финансы. При первом открытии короткий вопрос настройки спрашивает, кто занимается бухгалтерским учётом вашей церкви — выберите Простая кассовая книга или Полная бухгалтерия. Это задаёт вид по умолчанию для вашей церкви; каждый может позже переключить свой вид кнопкой Режим бухгалтерии на панели управления финансами.
- (Full mode) На странице Chart of Accounts нажмите Load Template, чтобы заполнить стандартным списком счетов некоммерческой церкви, затем просмотрите и настройте счета — переименуйте, добавьте номера счетов или архивируйте ненужные.
- Настройте категории доходов и расходов на странице Categories (в меню Setup ▾ / More ▾). Нажмите Create Defaults для стартового набора стандартных церковных категорий, затем настройте под себя.
- Введите остатки по счетам на день начала использования TimelyChurch — нажмите Задать начальные сальдо на панели управления финансами (в обоих видах) или Начальные остатки на странице «План счетов». См. Opening and Starting Balances.
- Начните записывать транзакции. Любые пожертвования, уже введённые в модуле Пожертвования, автоматически появятся как транзакции дохода.
Совет: Не обязательно настраивать всё сразу. Начните с банковских счетов, начальных остатков и категорий, затем добавляйте бюджеты и счета по мере освоения системы.
Закрытие года
Когда календарный год завершён, а ваши книги сверены, Закрыть финансовый год (в меню Настройка ▾ / Ещё ▾) блокирует транзакции этого года, чтобы их больше нельзя было изменить. См. Year-End Close — чек-лист и описание того, что делает закрытие.