Сертификации учителей
TimelyChurch отслеживает сертификации безопасности и служения для всех, кто преподаёт, руководит или работает с детьми и молодёжью. Система сертификаций записывает даты выдачи, даты истечения и статус проверки — и показывает истекающие или просроченные сертификаты в очереди «Требует внимания» администратора, чтобы ничего не упустить.
Типы сертификаций
Система поддерживает семь типов сертификаций из коробки:
| Сертификация |
|---|
| Проверка биографии |
| Сертификация СЛР |
| Первая помощь |
| Обучение Safe Sanctuary |
| Обучение защите детей |
| Обучение уполномоченного репортёра |
| Другое (пользовательское) |
Тип Другое позволяет вашей церкви записать любую дополнительную сертификацию, не входящую в стандартный список (например, «Спасатель», «Использование AED», «Сертификат специального образования»). При выборе Другое заполните поле Название описательным заголовком.
Добавление сертификации
Сертификации могут добавляться самим учителем (из портала) или администратором (из профиля учителя в панели администратора).
Из портала учителя
- Войдите в портал и перейдите в Профиль.
- Прокрутите до раздела Сертификации.
- Нажмите Добавить сертификацию.
- Заполните форму:
- Тип — выберите из списка выше.
- Название — обязательно только если Тип «Другое»; иначе заполняется автоматически.
- Дата выдачи — дата получения сертификации.
- Дата истечения — дата истечения сертификации (необязательно для сертификаций без срока, например разового обучения).
- Подтверждающий документ — загрузите PDF или изображение сертификата (необязательно, но рекомендуется).
- Отправьте. Сертификация сохраняется со статусом ожидает проверки.
Из панели администратора
Администраторы могут добавлять или редактировать сертификации в профиле любого учителя и также устанавливать статус проверки напрямую (пропуская состояние ожидания, если администратор уже физически просмотрел документ).
Статусы проверки
Каждая сертификация имеет статус проверки:
| Статус | Значение |
|---|---|
| pending | Учитель загрузил сертификат, но администратор ещё не проверил. |
| verified | Администратор проверил документ и подтвердил его действительность. Записываются проверяющий администратор и дата проверки. |
| rejected | Администратор проверил и отклонил документ (например, истёк до даты выдачи, нечитаем, неверный документ). Учителю обычно уведомляют загрузить замену. |
| expired | Дата истечения сертификации прошла. Система вычисляет этот статус автоматически по дате. |
Проверенные сертификации записывают проверяющего администратора и метку времени для аудита.
Отслеживание истечения
Система отслеживает два производных состояния на основе даты истечения:
Истекла
Сертификация считается истёкшей, когда её дата истечения в прошлом (сегодня или раньше). Истёкшие сертификаты отображаются с красным предупреждающим индикатором в интерфейсе.
Скоро истекает
Сертификация считается скоро истекающей, когда её дата истечения в пределах следующих 30 дней (между сейчас и 30 днями от сейчас). Скоро истекающие сертификаты отображаются с жёлтым предупреждающим индикатором.
Сертификации без даты истечения (например, разовые обучения без срока) никогда не помечаются как истёкшие или истекающие.
Оповещения об истечении
Истёкшие и скоро истекающие сертификации отображаются в двух местах:
1. Профиль учителя
И в собственном профиле портала учителя, и в представлении администратора показываются цветные предупреждающие индикаторы рядом с каждым сертификатом:
- Зелёный — проверено и не близко к истечению.
- Жёлтый — истекает в течение 30 дней.
- Красный — истекло или отклонено.
2. Очередь «Требует внимания» администратора
Виджет «Требует внимания» на панели управления администратора подтягивает истекающие и истёкшие сертификации. Оттуда администратор может:
- Перейти в профиль учителя для обновления сертификата.
- Подтвердить оповещение, чтобы убрать его из «Требует внимания» без обновления сертификата. Используйте это, когда вы уже связались с учителем и не хотите, чтобы оповещение напоминало следующие 30 дней.
- Снять подтверждение позже, чтобы оповещение появилось снова (например, если учитель не обновил сертификат вовремя).
Подтверждённые оповещения отслеживаются с указанием подтвердившего администратора, времени и необязательной заметки для истории аудита.
3. Ежедневная задача уведомлений
Напоминания об истечении — часть той же ежедневной партии уведомлений, что напоминания об уроках и запросах на замену — они отправляются в 08:00 по времени сервера. См. Запросы на замену учителя для справки по частоте ежедневных напоминаний.
Отчётность по истекающим сертификациям
Чтобы быстро получить отчёт о том, кто скоро потеряет сертификацию:
- Отфильтруйте список учителей по статусу сертификации.
- Отсортируйте по Дате истечения по возрастанию.
- Учителя, ближайшие к истечению, появятся вверху.
Для отчётности совету директоров или аудитов соответствия экспорт этого вида в CSV даёт список всех активных учителей, их сертификаций и ближайшей даты истечения для каждой — полезно для доказательства, что у каждого волонтёра, работающего с детьми, актуальная проверка биографии.
Лучшие практики
- Проверяйте в течение 7 дней. Не оставляйте ожидающие сертификаты — чем дольше они лежат, тем больше накапливается.
- Установите повторяющееся напоминание в календаре для еженедельного просмотра очереди «Требует внимания».
- Поощряйте учителей загружать подтверждающие документы. Отсканированный сертификат ускоряет проверку (и создаёт бумажный след для аудитов).
- Не полагайтесь только на память о датах продления. Система делает расчёты — доверяйте жёлтым/красным индикаторам.
- Формулируйте причину отклонения доброжелательно и ясно. Учителя должны точно знать, что исправить, когда сертификат отклонён.
Связанные материалы
- Портал учителя — где учителя управляют собственными сертификациями.
- Запросы на замену учителя — ещё одно использование ежедневных напоминаний-уведомлений.