Бюджетные отчёты
Модуль бюджетирования TimelyChurch поддерживает три Отчёта для любого активного или закрытого бюджета: Variance Report, Monthly Breakdown и печатный Board Report PDF. Все три запускаются со страницы деталей бюджета.
Для базовой настройки бюджета (создание бюджетов, добавление строк, привязка Фондов, переходы статусов) см. раздел Бухгалтерия базы знаний. Эта статья фокусируется на трёх Отчётах.
Где найти
- Перейдите в Finances > Budgets.
- Откройте бюджет, по которому хотите отчитаться.
- Кнопки действий на странице деталей бюджета ведут ко всем трём Отчётам:
- Variance — экранная панель отклонений
- Monthly Breakdown — сетка по месяцам
- Board Report (PDF) — готовый к печати PDF
Все три требуют доступа к финансам, и все три ограничены только вашей собственной церковью.
Variance Report
Используйте, когда нужна быстрая проверка сверху вниз, как бюджет отслеживается прямо сейчас.
Что показывает
- Отклонение по строкам — для каждой строки бюджета:
- Category и Фонд
- Type (income vs. expense)
- Planned amount
- Actual amount (сумма всех соответствующих транзакций)
- Variance (planned минус actual, со знаком)
- Variance percent
- Status (favorable / unfavorable)
- Progress bar, показывающий процент использованного планового расхода
- Сводка отклонения по доходам — агрегат planned vs. actual для строк доходов.
- Сводка отклонения по расходам — агрегат planned vs. actual для строк расходов.
- Общее отклонение — итоговое здоровье бюджета.
Темп YTD (только для годовых бюджетов)
Для годовых бюджетов страница также вычисляет цифру YTD planned для доходов и расходов. Берётся общая плановая сумма, делится поровну на 12 месяцев и умножается на количество месяцев, прошедших с даты начала бюджета до сегодня (ограничено 12). Строка YTD позволяет видеть, опережают ли фактические траты или отстают от равномерного месячного темпа — что важнее всего через несколько месяцев после начала года, до того как годовые неровные расходы (например, продление страховки) запутают картину.
Если сегодняшняя дата вне периода бюджета (до даты начала или после даты окончания), цифра YTD не показывается.
Budget Alert Banner
При загрузке страницы также проверяется каждая строка расхода. Если любая строка расхода на 90% или более от плановой суммы, вверху страницы отображается предупреждение со списком затронутых категорий. Это ловит «мы израсходовали Office Supplies до сентября» до того, как это удивит совет.
Как читать
- Все строки зелёные: здорово. Переходите к сводным цифрам.
- Одна-две строки расхода на 90%+ progress: разберитесь, прежде чем они пересекут 100%. Variance percent показывает, сколько долларов осталось.
- Доход существенно ниже плана по темпу YTD: Пожертвования слабые. Не ждите конца года — начните разговор сейчас.
- Отклонение дохода благоприятное + отклонение расхода благоприятное: ниже бюджета с обеих сторон, часто хорошо, но проверьте, не были ли приостановлены планы служения.
Monthly Breakdown
Используйте, когда нужно видеть время, а не только итоги.
Что показывает
Сетка с одной строкой на строку бюджета и одним столбцом на месяц в периоде бюджета:
- Каждая ячейка показывает planned amount и actual amount этого месяца. Ячейки, где actual > planned, помечены, чтобы месяцы с перерасходом визуально выделялись.
- Planned per month — общая плановая сумма, делённая поровну на количество месяцев в периоде бюджета. Это простое равномерное распределение.
- Actual per month — сумма транзакций в соответствующей категории (и Фонде, если строка ограничена Фондом) с датой в этом месяце.
- Filter dropdown вверху: показать Income only, Expense only или Both (по умолчанию).
- Summary row внизу сетки: месячные итоги (planned и actual) по всем строкам.
- Grand totals справа: total planned и total actual за весь период бюджета.
Как читать
- Категория расхода, которая «горит» в ранние месяцы: если фактические траты уже превысили равномерный план в первые три месяца, ожидайте перерасход в поздние месяцы, если траты не изменятся.
- Неровные расходы (страховка, конференции, оборудование): они будут выглядеть «выше» в месяц факта и «ниже» остальные месяцы года. Это ожидаемо — фокусируйтесь на grand total actual для этих строк.
- Доход ровный по месяцам: если pledged giving записывается, но фактические траты ровные по месяцам, пока план растёт, возможна задержка записи в конце месяца.
- Используйте фильтр: переключитесь на «Expense only» перед заседанием финансового комитета — перерасход расходов обычно то, о чём идёт речь на встрече.
Совет: Monthly Breakdown — лучший Отчёт для планирования денежного потока. Variance report говорит, выше или ниже бюджета; monthly grid говорит, когда готовиться.
Board Report PDF
Используйте, когда нужно распечатать или отправить по email чистую сводку, готовую для совета.
Нажатие ссылки запускает немедленную загрузку PDF — экранного предпросмотра нет.
Что включает
- Таблица income items — одна строка на строку дохода с category, Фонд, planned, actual, variance, variance percent.
- Таблица expense items — те же столбцы.
- Сводные блоки для income, expense и overall variance.
- Generation timestamp, показывающий, когда PDF был создан.
- Church branding (название церкви).
Как использовать
- Распространяйте совету до встречи, чтобы члены могли прочитать заранее.
- Архивируйте ежемесячно вместе с Treasurer's Report для протоколов совета.
- Аудиторский след — timestamp на каждом PDF позволяет восстановить, какие цифры были представлены на данной встрече, даже после того как поздние транзакции изменят live variance numbers.
Совет: Board Report PDF — снимок на момент времени. Если вы перегенерируете его на следующей неделе, цифры могут отличаться по мере поступления новых транзакций. Поэтому архивирование фактического PDF (а не повторный запуск) — правильный шаг для протоколов совета.
Права доступа
Все три Отчёта требуют доступа к финансам. Казначеи и члены финансового комитета обычно имеют этот доступ; другой персонал — по умолчанию нет.