Встречи групп, посещаемость и RSVP
Помимо простого рабочего процесса «записать встречу с количеством присутствующих», TimelyChurch поддерживает записи посещаемости по каждому участнику и RSVP для каждой встречи. В этой статье описано, как руководители и участники работают с тем и другим.
Как это устроено
У этой функции три части:
- Встречи — одна запись на встречу (дата, тема, заметки, общее количество присутствующих и необязательное помещение).
- Посещаемость — запись присутствия/отсутствия каждого участника на конкретной встрече.
- RSVP — намерение каждого участника (да / нет / возможно / ожидает), зафиксированное до встречи.
У встречи может быть и список RSVP (собранный до встречи), и список посещаемости (записанный во время/после встречи). Они независимы — участник может ответить RSVP «да» и всё равно быть отмеченным как отсутствующий.
Запись встречи (руководитель / админ)
На странице деталей группы руководители нажимают Записать встречу и заполняют:
| Поле | Обязательно | Примечания |
|---|---|---|
| Дата | Да | Дата встречи |
| Время | Нет | Время встречи |
| Тема | Нет | Свободный текст |
| Заметки | Нет | Свободный текст |
| Количество присутствующих | Нет | Общий запасной вариант, когда посещаемость по участникам не записана |
| Помещение | Нет | Если задано, помещение бронируется для встречи |
Участники также могут записывать встречи из портала Моя группа, когда они руководители этой группы.
Отслеживание посещаемости по участникам
Руководители могут отметить одного участника как присутствующего или отсутствующего либо отметить нескольких сразу. При записи посещаемости:
- Система проверяет, что каждый участник действительно принадлежит группе.
- Сохраняет запись присутствия/отсутствия для каждого участника.
- Обновляет количество присутствующих на встрече, чтобы оно совпадало с числом участников, отмеченных как присутствующие.
На встрече можно увидеть, кто присутствовал, кто был отмечен как отсутствующий, и быструю сводку присутствующих/отсутствующих/всего.
Ответы RSVP
Каждый участник может указать, как он планирует ответить до встречи. Четыре варианта:
| Значение | Метка |
|---|---|
| Да | Приду |
| Нет | Не приду |
| Возможно | Возможно |
| Ожидает | Ожидает (ответа ещё нет) |
Каждый ответ RSVP фиксирует, когда он был отправлен, и может включать необязательную заметку.
Обновление со стороны руководителя
Руководители могут записать RSVP от имени участника, ответившего вне системы (SMS, email и т. д.).
RSVP участника из портала
Участники отвечают RSVP за себя со страницы Моя группа портала. Форма принимает ответ и необязательную заметку.
Сводка RSVP
На встрече показывается подсчёт того, сколько участников выбрали «да», «нет», «возможно» и «ожидает» — полезно для показа руководителям, сколько людей подтвердили участие.
Посещаемость vs. RSVP — когда что использовать
| Вопрос | Использовать |
|---|---|
| «Сколько людей придёт во вторник?» | Сводка RSVP |
| «Сколько людей реально пришло?» | Записи посещаемости |
| «Кто ещё не ответил?» | RSVP всё ещё в ожидании |
| «Кто пропустил 3+ встреч подряд?» | Записи посещаемости (формируют список участников в зоне риска на вкладке «Здоровье») |
Вкладка «Здоровье» использует записи посещаемости (не RSVP) при расчёте последовательных пропусков и среднего процента посещаемости.
Посещаемость классов — другой путь
Для типа движка Класс посещаемость собирается через модуль Регистрация, а не через посещаемость встреч, описанную выше. Вкладка «Посещаемость» на классе показывает показатели по ученикам, полученные из записей регистрации, а не из посещаемости встреч. Подробности отчёта по посещаемости класса см. в 09-group-reports.md.
Удаление встречи
При удалении встречи также удаляются связанные записи посещаемости и RSVP. Дата последней встречи и количество встреч за квартал у группы пересчитываются из оставшихся встреч.
Совет: Поощряйте руководителей записывать посещаемость по участникам (а не только общее количество), когда это возможно. Данные по участникам питают список участников в зоне риска, график тренда посещаемости и отслеживание последовательных пропусков — функции, которые исчезают, если вы заполняете только общее количество присутствующих.