Финансовые отчёты

Обзор

TimelyChurch предоставляет несколько встроенных финансовых Отчётов, которые дают вам и руководству церкви ясную картину финансового здоровья. Все Отчёты берут данные напрямую из ваших бухгалтерских транзакций, поэтому они всегда актуальны — без ожидания обработки в конце месяца.

Доступ к отчётам

Откройте Finances > Accounting, затем нажмите вкладку Reports в панели вкладок бухгалтерии (ряд вверху: Dashboard, Check Register, Transactions, Giving, Bills, Reports). Откроется центр Отчётов.

Вверху центра вы увидите карточки быстрой статистики с финансовой сводкой, затем сетку карточек Отчётов. Нажмите любую карточку, чтобы открыть этот отчёт.

В этой статье, когда раздел говорит «откройте Balance Sheet», это означает: перейдите на вкладку Reports и нажмите карточку Balance Sheet.

Simple mode vs Advanced mode

Центр Отчётов меняется в зависимости от режима бухгалтерии вашей церкви. Вы устанавливаете это в Finances > Accounting > Settings.

• В Advanced mode (по умолчанию) центр показывает полный набор карточек статистики — Total Assets, Total Liabilities, Net Worth и YTD Net Income — и каждую карточку Отчёта, описанную ниже.
• В Simple mode центр упрощён для волонтёра-казначея. Некоторые карточки для бухгалтеров переименованы или скрыты (см. раздел каждого Отчёта), а Treasurer's Report выдвинут как крупная флагманская карточка вверху центра.

В Simple mode вы также заметите несколько переименований в панели вкладок бухгалтерии: Transactions отображается как Money In / Out, а меню Setup ▾ называется More ▾.

Balance Sheet

Balance Sheet показывает снимок финансового положения вашей церкви на конкретный момент времени. Он отвечает на вопрос: «Что церковь имеет, что должна и какова её чистая стоимость?»

Примечание: Карточка Balance Sheet появляется только в Advanced mode. В Simple mode она скрыта, поскольку большинство волонтёров-казначеев полагаются на Treasurer's Report.

Разделы

• Assets — все счета активов (расчётный, сберегательный, недвижимость, оборудование и т. д.) с текущими остатками.
• Liabilities — все счета обязательств (кредиторская задолженность, кредиты, кредитные карты и т. д.) с текущими остатками.
• Equity — счета чистых активов (unrestricted и temporarily restricted).
• Net Assets — Total Assets минус Total Liabilities.

Запуск Balance Sheet

1. На вкладке Reports нажмите карточку Balance Sheet.
2. По умолчанию Отчёт показывает остатки на сегодня.
3. Чтобы просмотреть исторический баланс, выберите As Of Date и нажмите Update.

Примечание: При просмотре исторической даты TimelyChurch пересчитывает остаток каждого счёта, начиная с opening balance и суммируя все транзакции до выбранной даты. Это даёт точный снимок на момент времени.

Использование Balance Sheet

• Представляйте Balance Sheet на заседаниях совета, чтобы показать общее финансовое положение церкви.
• Сравнивайте месяц к месяцу или год к году, генерируя Отчёт на последний день каждого периода.
• Проверяйте, что общие активы разумно соответствуют банковским выпискам и известной стоимости имущества.

Income Statement (Profit & Loss)

Income Statement показывает финансовую активность вашей церкви за период времени. Он отвечает на вопрос: «Сколько денег пришло, сколько ушло и каков чистый результат?»

Примечание: В Simple mode эта карточка называется Money In vs Money Out (цифры YTD на карточке читаются «YTD In» и «YTD Out»). Это тот же Отчёт — только формулировки дружелюбнее для небухгалтеров.

Разделы

• Income by Category — все транзакции дохода, сгруппированные по категориям (например, Tithes & Offerings, Designated Gifts, Fundraising, Interest Income), с итогами по каждой категории.
• Expenses by Category — все транзакции расхода, сгруппированные по категориям (например, Payroll, Utilities, Building & Maintenance, Missions), с итогами по каждой категории.
• Total Income — сумма всех категорий дохода.
• Total Expenses — сумма всех категорий расхода.
• Net Income — Total Income минус Total Expenses. Положительное число означает, что церковь получила больше, чем потратила; отрицательное — что потратила больше, чем получила.

Запуск Income Statement

1. На вкладке Reports нажмите карточку Income Statement (карточка Money In vs Money Out в Simple mode).
2. По умолчанию Отчёт показывает текущий год (с 1 января по сегодня).
3. Настройте Start Date и End Date для просмотра любого периода.
4. Нажмите Update.

Использование Income Statement

• Запускайте ежемесячно для заседаний финансового комитета (установите даты на первый и последний день месяца).
• Запускайте ежеквартально для Отчётов совету.
• Запускайте ежегодно для обзора в конце года и подготовки налогов.
• Сравнивайте с тем же периодом прошлого года для выявления трендов.

Trial Balance

Trial Balance перечисляет каждый счёт на одной странице со столбцами debit (Dr) и credit (Cr). Это классическая первая проверка бухгалтера — если общий дебет равен общему кредиту, ваши книги сбалансированы.

Это Отчёт для бухгалтеров. Его карточка появляется в центре Отчётов только в Advanced mode, но вы также можете добраться до него в любом режиме из меню Setup ▾ (в Simple mode называется More ▾) в разделе Trial Balance.

Чтобы запустить, нажмите карточку Trial Balance на вкладке Reports (или выберите из меню Setup ▾ / More ▾). Используйте для подтверждения баланса счетов перед генерацией других Отчётов или передачей книг CPA.

General Ledger

General Ledger позволяет выбрать один счёт и увидеть каждую транзакцию, проведённую на нём, вместе с текущим остатком после каждой записи. Это Отчёт, к которому обращаются, когда нужно проследить, как именно счёт достиг текущего остатка.

Как и Trial Balance, карточка General Ledger появляется в центре Отчётов в Advanced mode и доступна в любом режиме из меню Setup ▾ / More ▾ в разделе General Ledger.

Чтобы запустить, нажмите карточку General Ledger на вкладке Reports (или выберите из меню Setup ▾ / More ▾), затем выберите счёт для просмотра.

Treasurer's Report

Treasurer's Report — одностраничная сводка, специально разработанная для заседаний совета и церковных собраний. Он представляет самую важную финансовую информацию в понятном для небухгалтеров формате.

Совет: В Simple mode Treasurer's Report — флагманский Отчёт — он появляется как крупная карточка вверху центра Отчётов, поскольку это Отчёт, который чаще всего нужен волонтёрам-казначеям.

Содержание

• Report month и детали подготовки.
• Beginning Balance — общие остатки банковских счетов на начало месяца.
• Income by Category — сколько поступило и откуда.
• Expenses by Category — сколько ушло и куда.
• Total Income и Total Expenses за месяц.
• Net Change — общее увеличение или уменьшение наличности.
• Ending Balance — общие остатки банковских счетов на конец месяца.
• Fund Balances — остаток каждого Фонда на конец отчётного месяца.
• Bank Account Balances — отдельные остатки по каждому банковскому счёту.

Запуск Treasurer's Report

1. На вкладке Reports нажмите карточку Treasurer's Report (флагманская карточка вверху центра в Simple mode).
2. Выберите month, за который хотите отчитаться.
3. Просмотрите Отчёт на экране.
4. Нажмите Download PDF, чтобы сгенерировать отформатированный PDF для печати или рассылки.

Использование Treasurer's Report

• Генерируйте ежемесячно и представляйте на заседаниях совета или собраниях.
• Отправляйте PDF членам совета, которые не могут присутствовать лично.
• Храните печатные копии в финансовых записях церкви для аудита.

Совет: Treasurer's Report рассчитывает начальные и конечные остатки из фактических данных транзакций, а не только из текущих остатков счетов. Это означает, что вы можете генерировать точные Отчёты за любой прошлый месяц.

1099 Vendor Report

1099 Vendor Report помогает определить поставщиков, которым требуется подача IRS Form 1099 в конце года. См. статью Managing Payees and Vendors для деталей настройки отслеживания 1099.

Содержание

• Vendors Requiring 1099 — все поставщики с отметкой 1099, получившие $600 или более за выбранный налоговый год.
• Vendors Below Threshold — поставщики с отметкой 1099, получившие менее $600.
• Missing Tax ID Warnings — флаги для любого поставщика, требующего 1099, у которого нет Tax ID в системе.
• Total Reportable Payments — сумма всех платежей поставщикам выше порога.

Запуск отчёта 1099

1. Откройте 1099 Vendor Report. Он входит в область Отчётов; если не видите его в центре Отчётов, сначала настройте поставщиков 1099 на экране Payees (в меню Setup ▾ / More ▾) — Отчёт охватывает получателей, отмеченных как 1099 vendors.
2. Выберите tax year.
3. Просмотрите Отчёт на экране.
4. Нажмите Download PDF для ваших записей.

Budget Reports

Если у вас есть активный бюджет, три Отчёта доступны со страницы деталей бюджета:

• Variance Report — сравнивает плановые суммы с фактическими транзакциями для каждой строки, с промежуточными итогами по income/expense.
• Monthly Breakdown — показывает фактические доходы и траты по категориям за каждый месяц периода бюджета. Полезно для выявления сезонных паттернов.
• Board Report (PDF) — готовый к печати PDF-сводка для заседаний совета, отдельно от детального variance report.

См. Budget Management для полных деталей по каждому.

Transaction Export (CSV)

Хотя это не формальный Отчёт, функция CSV-экспорта позволяет извлечь данные транзакций для использования в таблицах или внешних инструментах.

1. Перейдите в Finances > Accounting и откройте вкладку Transactions (в Simple mode называется Money In / Out).
2. Примените нужные фильтры (диапазон дат, счёт, категория, тип).
3. Откройте split-button меню New Transaction и выберите Export CSV (скачивает отфильтрованный список).

Экспорт включает: Date, Type, Description, Account, Category, Payee, Fund, Amount, Check Number, Reference Number и статус Reconciled.

Совет: Используйте CSV-экспорт для создания пользовательских Отчётов в таблице, передачи данных внешнему бухгалтеру или импорта в налоговое ПО.

Reconciliation Report (PDF)

Для каждой завершённой банковской сверки вы можете скачать PDF-Отчёт, показывающий:

• Название счёта и дату выписки.
• Начальный остаток, cleared deposits, cleared payments и конечный остаток.
• Список всех cleared транзакций.

См. статью Bank Reconciliation для деталей.

Советы по финансовой отчётности

Запускайте Отчёты минимум ежемесячно. Даже если совет собирается ежеквартально, ежемесячные Отчёты помогают выявить проблемы раньше.

Используйте согласованные диапазоны дат. При сравнении периодов используйте одинаковые границы дат (например, всегда первый и последний день месяца, а не произвольные даты).

Представляйте Treasurer's Report совету. Он разработан для понимания людьми без бухгалтерского образования. Он охватывает существенную информацию, необходимую совету церкви для финансового надзора.

Храните PDF-копии. Скачивайте и архивируйте PDF-Отчёты ежемесячно. Это создаёт документальный след, ценный для аудитов, страховых случаев или смены руководства.

Сверяйте перед отчётностью. Проводите банковскую сверку перед генерацией Отчётов за период. Сверка выявляет ошибки, которые иначе появились бы в Отчётах.