Финансовые отчёты
Обзор
TimelyChurch предоставляет несколько встроенных финансовых Отчётов, которые дают вам и руководству церкви ясную картину финансового здоровья. Все Отчёты берут данные напрямую из ваших бухгалтерских транзакций, поэтому они всегда актуальны — без ожидания обработки в конце месяца.
Кто может открывать финансовые отчёты
Финансовые отчёты находятся в модуле «Бухгалтерия», поэтому они подчиняются строке Бухгалтерия вашей роли (в разделе Финансы в Администрирование → Роли и разрешения). Действия строки «Бухгалтерия»: Просмотр, Создать, Редактировать, Удалить, Сверить, Закрыть и Аннулировать; для просмотра отчётов нужен Просмотр. Администраторы церкви имеют доступ по умолчанию — если только настройка церкви Конфиденциальность пожертвований не закрывает Финансы от роли Администратор (см. Кто может видеть пожертвования). Карточке Справки о пожертвованиях дополнительно нужен уровень Бухгалтер в разделе «Пожертвования» или выше и разрешение роли Справки о пожертвованиях.
Доступ к отчётам
Откройте Finances > Accounting, затем нажмите вкладку Reports в панели вкладок бухгалтерии (ряд вверху: Dashboard, Check Register, Transactions, Giving, Bills, Reports). Откроется центр Финансовые отчёты.
Вверху центра вы увидите карточки быстрой статистики с финансовой сводкой, затем сетку карточек Отчётов. Нажмите любую карточку, чтобы открыть этот отчёт. Внизу Ссылки на быстрые отчёты открывают частые представления в один клик: Отчёт казначея, Текущий баланс (Полная бухгалтерия), Отчёт о доходах и расходах с начала года, P&L за этот месяц, P&L за прошлый месяц, Отчёт об отклонениях бюджета (когда активен бюджет, Полная бухгалтерия) и Справки о пожертвованиях за текущий год.
В этой статье, когда раздел говорит «откройте Balance Sheet», это означает: перейдите на вкладку Reports и нажмите карточку Balance Sheet.
Простая кассовая книга и полная бухгалтерия
Центр Отчётов следует вашему личному виду бухгалтерии (переключите его кнопкой Режим бухгалтерии на панели управления финансами — см. Simple vs. Advanced Accounting Mode).
- В Полной бухгалтерии центр показывает четыре карточки статистики — Всего активов, Всего обязательств, Чистая стоимость и Чистый доход с начала года — и каждую карточку Отчёта, описанную ниже: Отчёт казначея, Бухгалтерский баланс, Отчёт о доходах и расходах, Пробный баланс, Главная книга, Бюджет и факт и Справки о пожертвованиях.
- В Простой кассовой книге центр упрощён для волонтёра-казначея: две карточки статистики (В банке и Чистый результат с начала года), Отчёт казначея как крупная флагманская карточка, Отчёт о доходах и расходах переименован в Поступления и расходы и Справки о пожертвованиях. Карточки Бухгалтерского баланса, Пробного баланса, Главной книги и «Бюджет и факт» скрыты (Пробный баланс и Главная книга остаются доступными из меню Ещё ▾).
В простой кассовой книге вы также заметите несколько переименований в панели вкладок бухгалтерии: Transactions отображается как Money In / Out, а меню Setup ▾ называется More ▾.
Balance Sheet
Balance Sheet показывает снимок финансового положения вашей церкви на конкретный момент времени. Он отвечает на вопрос: «Что церковь имеет, что должна и что остаётся?» Это основной документ для любого аудита, заявки на кредит или годовой отчётности.
Примечание: Карточка Бухгалтерского баланса появляется только в Полной бухгалтерии. В Простой кассовой книге она скрыта, поскольку большинство волонтёров-казначеев полагаются на Отчёт казначея — переключите вид на «Полная бухгалтерия», чтобы открыть её.
Запуск Balance Sheet
- На вкладке Reports нажмите карточку Бухгалтерский баланс (или Текущий баланс в ссылках на быстрые отчёты).
- По умолчанию Отчёт показывает остатки на сегодня («Финансовое положение на ...»).
- Чтобы просмотреть исторический баланс, выберите На дату и нажмите Обновить отчёт.
Разделы
Отчёт устроен так, что Активы = Обязательства + Собственный капитал.
- АКТИВЫ — все активные счета активов (расчётный, сберегательный, наличные, дебиторская задолженность, инвестиции и любое имущество или оборудование, которое вы учитываете) с остатками, затем Всего активов.
- ОБЯЗАТЕЛЬСТВА — все активные счета обязательств (кредитные карты, кредиты и ипотека, кредиторская задолженность, обязательства по зарплате, отложенный доход) с остатками, затем Всего обязательств.
- ЧИСТЫЕ АКТИВЫ (СОБСТВЕННЫЙ КАПИТАЛ) — все активные счета капитала (для церкви они обычно называются чистыми активами — например, Unrestricted Net Assets и Temporarily Restricted), затем строки, которые TimelyChurch рассчитывает за вас:
- Нераспределённая прибыль (прошлые годы) — чистый доход всех прошлых лет (показывается, если не равен нулю).
- Неограниченный чистый доход (с начала года) — доходы этого года минус расходы на данный момент.
- Капитал начального остатка — балансирующая сумма из начальных остатков, введённых вами при старте (показывается, если не равна нулю).
- Чистые активы (активы − обязательства) — итоговая цифра «что у нас остаётся».
- Всего собственного капитала (счета капитала + чистый доход с начала года).
- Сводка — Всего активов, Всего обязательств и Чистые активы рядом.
Чистый доход добавляется к капиталу в реальном времени при каждом формировании отчёта — в конце года не нужно проводить закрывающую запись. Активность этого года отображается как Неограниченный чистый доход (с начала года), а результаты прошлых лет — как Нераспределённая прибыль (прошлые годы). В сбалансированных книгах Чистые активы равны Всего собственного капитала; если они различаются, скорее всего, начальные остатки не были введены полностью или операции с капиталом были категоризированы необычно — обратитесь к тому, кто настраивал ваш план счетов.
Как рассчитываются остатки
Для сегодняшней даты отчёт использует текущий остаток каждого счёта. Для исторической даты TimelyChurch пересчитывает каждый остаток от начального остатка счёта плюс все транзакции (доходы, расходы и переводы входящие и исходящие) с датой не позже выбранной, по тем же правилам, что и для текущих остатков. Счета обязательств и капитала используют зеркальное правило знаков, благодаря чему две стороны сходятся.
Пока вы не вносите транзакции задним числом и не удаляете их в старых периодах, повторное формирование исторического баланса даёт те же числа — это отчёт, который стоит архивировать для годовой финансовой отчётности или передавать аудитору. Например, чтобы получить баланс на 31 декабря прошлого года, задайте На дату на этот день и нажмите Обновить отчёт.
Использование Balance Sheet
- Здоровые признаки: Всего активов заметно выше Всего обязательств; достаточно наличных (а не только имущества), чтобы покрыть несколько месяцев операционных расходов; обязательства уменьшаются из месяца в месяц (сравните с балансом 12-месячной давности).
- Тревожные признаки: Чистые активы сокращаются 3 месяца подряд и больше (вы тратите быстрее, чем получаете); обязательство растёт без соответствующего актива (например, остаток по кредитной карте растёт, чтобы покрыть операционные убытки); отрицательный банковский остаток (реальный овердрафт или депозиты, которые так и не были записаны).
- Различие между ограниченными и неограниченными средствами важно. $50K в Чистых активах могут включать $40K, целевым образом пожертвованных на фонд здания. Используйте Фонды для учёта ограничений; баланс сворачивает их по счетам.
- Представляйте Balance Sheet на заседаниях совета и сравнивайте месяц к месяцу или год к году, формируя его на последний день каждого периода.
Баланс не показывает активность за период (используйте Отчёт о доходах и расходах) или остатки по фондам (используйте Отчёт казначея или страницу «Фонды»).
Income Statement (Profit & Loss)
Income Statement показывает финансовую активность вашей церкви за период времени. Он отвечает на вопрос: «Сколько денег пришло, сколько ушло и каков чистый результат?»
Примечание: В Простой кассовой книге эта карточка называется Поступления и расходы (цифры YTD на карточке читаются «YTD In» и «YTD Out»). Это тот же Отчёт — только формулировки дружелюбнее для небухгалтеров.
Разделы
- ДОХОДЫ — все доходы, сгруппированные по категориям (например, Tithes & Offerings, Designated Gifts, Fundraising, Interest Income), с итогами по каждой категории.
- РАСХОДЫ — все расходы, сгруппированные по категориям (например, Payroll, Utilities, Building & Maintenance, Missions), с итогами по каждой категории.
- Всего доходов и Всего расходов.
- ЧИСТЫЙ ДОХОД — Всего доходов минус Всего расходов. Положительное число означает, что церковь получила больше, чем потратила; отрицательное — что потратила больше, чем получила.
Разделённые транзакции учитываются построчно, поэтому каждая часть разделения попадает в свою категорию.
Запуск Income Statement
- На вкладке Reports нажмите карточку Отчёт о доходах и расходах (карточка Поступления и расходы в Простой кассовой книге).
- По умолчанию Отчёт показывает текущий год (с 1 января по сегодня).
- Настройте Start Date и End Date для просмотра любого периода.
- Нажмите Обновить отчёт.
Совет: Используйте Ссылки на быстрые отчёты внизу центра «Отчёты» для диапазонов в один клик — Отчёт о доходах и расходах с начала года, P&L за этот месяц и P&L за прошлый месяц уже настроены для вас.
Использование Income Statement
- Запускайте ежемесячно для заседаний финансового комитета (установите даты на первый и последний день месяца).
- Запускайте ежеквартально для Отчётов совету.
- Запускайте ежегодно для обзора в конце года и подготовки налогов.
- Сравнивайте с тем же периодом прошлого года для выявления трендов.
Trial Balance
Trial Balance перечисляет каждый счёт на одной странице со столбцами Дебет и Кредит на выбранную вами дату. Это классическая первая проверка бухгалтера — если общий дебет равен общему кредиту, страница показывает Сбалансировано; иначе она показывает Не сходится и разницу. Как и баланс, он добавляет рассчитанные строки Нераспределённая прибыль (прошлые годы), Доход за текущий год (чистый доход с начала года) и Капитал начального остатка.
Это Отчёт для бухгалтеров. Его карточка появляется в центре Отчётов только в Полной бухгалтерии, но вы можете открыть его в любом виде из меню Setup ▾ (в Простой кассовой книге называется More ▾) в разделе Пробный баланс.
Выберите На дату и нажмите Обновить отчёт. Используйте для подтверждения баланса счетов перед генерацией других Отчётов или передачей книг CPA.
General Ledger
General Ledger позволяет выбрать один счёт и увидеть каждую транзакцию, проведённую на нём за диапазон дат, вместе с Нарастающим остатком после каждой записи, Начальным остатком, Чистым изменением и Конечным остатком. Это Отчёт, к которому обращаются, когда нужно проследить, как именно счёт достиг текущего остатка.
Как и Trial Balance, карточка General Ledger появляется в центре Отчётов в Полной бухгалтерии и доступна в любом виде из меню Setup ▾ / More ▾ в разделе Главная книга.
Чтобы запустить, выберите счёт, задайте Дата начала и Дата окончания и нажмите Сформировать отчёт.
Treasurer's Report
Treasurer's Report — одностраничная сводка, специально разработанная для заседаний совета и церковных собраний. Он представляет самую важную финансовую информацию в понятном для небухгалтеров формате.
Совет: Отчёт казначея — флагманская карточка вверху центра «Отчёты» в обоих видах, поскольку это Отчёт, который чаще всего нужен волонтёрам-казначеям.
Содержание
- Начальный баланс — общие остатки банковских счетов на начало месяца.
- Чистое изменение — общее увеличение или уменьшение за месяц.
- Конечный остаток — общие остатки банковских счетов на конец месяца.
- ДОХОДЫ — сколько поступило, по категориям, с ОБЩИЕ ДОХОДЫ.
- РАСХОДЫ — сколько ушло, по категориям, с ОБЩИЕ РАСХОДЫ.
- ОСТАТКИ ФОНДОВ — остаток каждого Фонда.
- БАНКОВСКИЕ СЧЕТА — отдельные остатки по каждому банковскому счёту.
- Строка Подпись: для казначея.
Запуск Treasurer's Report
- На вкладке Reports нажмите карточку Отчёт казначея.
- Выберите месяц, за который хотите отчитаться (по умолчанию текущий), и нажмите Обновить.
- Просмотрите Отчёт на экране.
- Нажмите Download PDF, чтобы сгенерировать отформатированный PDF для печати или рассылки.
Использование Treasurer's Report
- Генерируйте ежемесячно и представляйте на заседаниях совета или собраниях.
- Отправляйте PDF членам совета, которые не могут присутствовать лично.
- Храните печатные копии в финансовых записях церкви для аудита.
Совет: Treasurer's Report рассчитывает начальные и конечные остатки из фактических данных транзакций, а не только из текущих остатков счетов. Это означает, что вы можете генерировать точные Отчёты за любой прошлый месяц.
1099 Vendor Report
1099 Vendor Report помогает определить поставщиков, которым может понадобиться IRS Form 1099 в конце года. См. статью Managing Payees and Vendors для деталей настройки отслеживания 1099.
Содержание
- Карточки сводки — Всего поставщиков 1099, Требуют 1099, Ниже порога и Отсутствует налоговый идентификатор.
- Поставщики, требующие 1099 — все поставщики с отметкой 1099, которым за выбранный налоговый год выплачено $600 или более (порог, который отчёт применяет сейчас), каждый с пометкой Готово или Требуется W-9, с их Tax ID и адресом.
- Поставщики ниже порога — поставщики с отметкой 1099, которым выплачено меньше, с суммой, оставшейся до порога.
- Требуется действие: отсутствуют налоговые идентификаторы — флаги для любого поставщика, требующего 1099, у которого нет Tax ID в системе.
- Всего подлежащих отчётности — сумма всех платежей поставщикам на уровне порога или выше.
Важно: Перед подачей уточните у вашего налогового консультанта действующий порог IRS для 1099 и сроки подачи. TimelyChurch не подаёт формы 1099 за вас.
Запуск отчёта 1099
- В панели вкладок бухгалтерии откройте Setup ▾ (или More ▾) и выберите Отчёт 1099. (Отчёт не является карточкой в центре «Отчёты».)
- Выберите налоговый год и нажмите Обновить.
- Просмотрите Отчёт на экране.
- Нажмите Download PDF для ваших записей.
Совет: Запускайте этот отчёт в начале января, чтобы определить, каким поставщикам нужны формы 1099.
Giving Statements
Карточка Справки о пожертвованиях открывает страницу, где вы просматриваете, скачиваете и отправляете по email годовые справки о пожертвованиях. См. Giving Statements.
Budget Reports
Три бюджетных Отчёта доступны со страницы деталей каждого бюджета (Финансы > Бюджеты, затем откройте бюджет):
- Отчёт об отклонениях — сравнивает плановые суммы с фактическими транзакциями для каждой строки, с итогами по доходам и расходам.
- Разбивка по месяцам — показывает плановые и фактические суммы по категориям за каждый месяц периода бюджета. Полезно для выявления сезонных паттернов.
- Скачать отчёт для совета (PDF) — готовый к печати PDF-сводка для заседаний совета.
Карточка Бюджет и факт в центре «Отчёты» (Полная бухгалтерия) показывает итоги и отклонения вашего активного бюджета и открывает страницу «Бюджеты». См. Budget Management для полных деталей по каждому отчёту.
Transaction Export (CSV)
Хотя это не формальный Отчёт, функция CSV-экспорта позволяет извлечь данные транзакций для использования в таблицах или внешних инструментах.
- Перейдите в Finances > Accounting и откройте вкладку Transactions (в Простой кассовой книге называется Money In / Out).
- Примените нужные фильтры (диапазон дат, счёт, категория, тип).
- Откройте split-button меню New Transaction и выберите Export CSV (скачивает отфильтрованный список).
Экспорт включает: Date, Type, Description, Account, Category, Payee, Fund, Amount, Check #, Reference # и Reconciled.
В Check Register также есть кнопка Экспорт CSV для выбранного счёта.
Совет: Используйте CSV-экспорт для создания пользовательских Отчётов в таблице, передачи данных внешнему бухгалтеру или импорта в налоговое ПО.
Reconciliation Report (PDF)
Для каждой завершённой банковской сверки вы можете скачать PDF-Отчёт, показывающий:
- Название счёта и дату выписки.
- Начальный остаток, cleared deposits, cleared payments и конечный остаток.
- Список всех cleared транзакций.
Откройте страницу «Сверка» (Setup ▾ / More ▾ > Сверка) и нажмите Отчёт у завершённой сверки. См. статью Bank Reconciliation для деталей.
Советы по финансовой отчётности
Запускайте Отчёты минимум ежемесячно. Даже если совет собирается ежеквартально, ежемесячные Отчёты помогают выявить проблемы раньше.
Используйте согласованные диапазоны дат. При сравнении периодов используйте одинаковые границы дат (например, всегда первый и последний день месяца, а не произвольные даты).
Представляйте Treasurer's Report совету. Он разработан для понимания людьми без бухгалтерского образования. Он охватывает существенную информацию, необходимую совету церкви для финансового надзора.
Храните PDF-копии. Скачивайте и архивируйте PDF-Отчёты ежемесячно. Это создаёт документальный след, ценный для аудитов, страховых случаев или смены руководства.
Сверяйте перед отчётностью. Проводите банковскую сверку перед генерацией Отчётов за период. Сверка выявляет ошибки, которые иначе появились бы в Отчётах.