Банковская сверка

Что такое банковская сверка?

Банковская сверка — это процесс сопоставления транзакций в ваших записях TimelyChurch с транзакциями в банковской выписке. Это гарантирует, что ваши книги точно отражают данные банка, и помогает выявить ошибки, пропущенные транзакции или несанкционированные списания.

TimelyChurch предоставляет пошаговый мастер сверки, который проводит вас через весь процесс.

Перед началом

Перед началом сверки соберите у банка следующее:

• Statement date — конечная дата банковской выписки, которую вы сверяете.
• Statement ending balance — итоговый остаток, указанный в банковской выписке.

Также убедитесь, что все транзакции за период выписки введены в TimelyChurch. Это включает депозиты, чеки, электронные платежи и банковские комиссии.

Как найти сверку

Откройте Бухгалтерия в разделе Финансы, затем посмотрите на панель вкладок вверху любой страницы Бухгалтерии. Сверка находится в выпадающем меню в конце этой панели:

• В Advanced mode меню называется Setup ▾.
• В Simple mode оно называется More ▾.

Откройте меню и нажмите Reconciliation. (Сверка доступна в обоих режимах Simple и Advanced.) Откроется страница Bank Reconciliation со списком истории сверок.

Начало новой сверки

1. Откройте страницу Reconciliation (см. Finding Reconciliation выше).
2. Нажмите Start Reconciliation в правом верхнем углу.
3. На экране Start Bank Reconciliation выберите bank account, который хотите сверить (в списке только счета типа asset).
4. Введите statement ending date из банковской выписки. По умолчанию — последний день предыдущего месяца; измените на дату вашей выписки.
5. Введите statement ending balance из банковской выписки.
6. Нажмите Continue to Mark Items.

TimelyChurch автоматически рассчитает начальный остаток. Если это ваша первая сверка по счёту, начальный остаток — opening balance счёта. Для последующих сверок используется конечный остаток из последней завершённой сверки.

Примечание: Одновременно может быть только одна сверка в процессе. Если у вас уже есть незавершённая сверка, кнопка Start Reconciliation заменяется на Continue Reconciliation, а попытка начать новую вернёт вас к текущей сверке, чтобы вы могли завершить или отменить её.

Мастер сверки

После начала сверки вы увидите мастер с двумя основными разделами:

Список транзакций

Отображаются все несверенные транзакции по выбранному счёту до даты выписки. Для каждой транзакции видно:

• Флажок для пометки как cleared
• Date
• Num (reference/check number, если есть)
• Description
• Суммы Payment и Deposit (в отдельных столбцах)

Сводка сверки

Ряд карточек сводки вверху мастера показывает расчёты в реальном времени:

• Beginning — начальная точка (из предыдущей сверки или opening balance счёта).
• + Deposits — сумма всех транзакций дохода, помеченных как cleared.
• - Payments — сумма всех транзакций расхода, помеченных как cleared.
• = Calculated — Beginning + Deposits - Payments.
• Statement — конечный остаток, который вы ввели из банковской выписки.

Ниже карточек большая карточка Difference показывает остаток Statement минус Calculated. Она должна достичь $0.00, прежде чем вы сможете завершить сверку. В Simple mode эта карточка сформулирована мягче — она показывает «Not matched yet», пока суммы не совпадут, затем переключается на «Matched!»; в Advanced mode — «Difference» и «Balanced!» соответственно.

Пошаговый процесс

1. Сравните каждую транзакцию в банковской выписке с транзакциями в мастере.

2. Нажмите на транзакцию, чтобы пометить её как cleared. Транзакция будет выделена, а сводка сверки обновится немедленно.

   • Если вы случайно пометили транзакцию, нажмите снова, чтобы снять пометку.

3. Следите за суммой Difference в панели сводки. По мере пометки транзакций разница должна приближаться к $0.00.

4. Если разница не равна нулю, проверьте:

   • Транзакции в банковской выписке, не введённые в TimelyChurch (например, банковские комиссии, автоматические платежи, начисленные проценты). Введите их как новые транзакции, затем вернитесь в мастер и пометьте как cleared.
   • Транзакции в TimelyChurch, которых нет в банковской выписке (это outstanding — оставьте их uncleared).
   • Расхождения в суммах — сравните суммы отдельных транзакций между вашими записями и банковской выпиской.

5. Когда разница достигнет $0.00, кнопка Finish Reconciliation станет активной. Нажмите её для завершения. (Пока разница не равна нулю, кнопка остаётся неактивной.)

Завершение сверки

Когда вы нажимаете Finish Reconciliation:

• Все помеченные транзакции навсегда помечаются как reconciled.
• Каждая сверенная транзакция получает reconciled date.
• Запись сверки сохраняется с итоговыми остатками, лицом, завершившим сверку, и датой завершения.
• Сверенные транзакции защищены от случайного удаления.
• Сверенный период блокируется. Любая транзакция в диапазоне дат сверенного периода не может быть отредактирована или удалена. Это включает outstanding (uncleared) транзакции с датой до даты выписки — если нужно удалить одну, сначала отмените сверку периода или создайте сторнирующую запись в более позднем периоде.

Важно: После завершения сверки сверенную транзакцию нельзя удалить. Это защищает целостность ваших исторических записей. Если нужно отменить сверенную транзакцию, создайте новую компенсирующую запись.

Блокировка outstanding items: Outstanding (uncleared) транзакции с датой в завершённом периоде сверки также заблокированы от удаления. Ожидается, что они будут cleared в будущей сверке, а не удалены. Если чек аннулирован или депозит не был сделан, создайте сторнирующую запись вместо удаления оригинала.

Отмена сверки

Если нужно прервать сверку в процессе:

1. Нажмите Cancel Reconciliation вверху страницы мастера, затем подтвердите в диалоге Cancel Reconciliation?. (Выберите Keep Working, если передумали.)
2. Все пометки cleared из этой сессии сверки будут сняты.
3. Ни одна транзакция не будет помечена как reconciled.
4. Запись сверки сохраняется со статусом «Cancelled» для ваших записей.

После отмены вы можете начать новую сверку в любое время.

Просмотр истории сверок

Страница Reconciliation (доступна через меню Setup ▾ / More ▾ в панели вкладок Бухгалтерия) открывается со списком всех прошлых сверок. Используйте фильтр All Accounts вверху, затем нажмите Filter, чтобы сузить список до одного банковского счёта. Каждая строка показывает:

• Название счёта
• Дату выписки
• Конечный остаток выписки
• Статус (Completed, In Progress или Cancelled)
• Кто завершил и когда

Скачивание отчёта сверки

Для завершённых сверок вы можете скачать PDF-отчёт:

1. Откройте страницу Reconciliation.
2. Найдите завершённую сверку в списке истории.
3. Нажмите кнопку Report (значок загрузки) в конце строки. (Строки со статусом In Progress показывают кнопку Continue вместо этого.)

PDF включает название счёта, дату выписки, начальный и конечный остатки и список всех cleared транзакций. Это полезно для ваших записей или для передачи финансовому комитету или аудитору.

Советы для успешной сверки

Сверяйте ежемесячно. Лучшая практика — сверять каждый банковский счёт сразу после получения ежемесячной выписки. Чем дольше вы ждёте, тем сложнее найти расхождения.

Сначала введите все транзакции. Перед началом сверки убедитесь, что вы записали все банковские комиссии, автоматические списания, начисленные проценты и любые другие транзакции, указанные в выписке.

Не пропускайте месяцы. Каждая сверка опирается на предыдущую. Пропуск месяца означает, что начальный остаток для следующей сверки может не совпасть, что усложняет балансировку.

Проверяйте outstanding items. Транзакции, оставленные uncleared в конце сверки, — это outstanding items: не обналиченные чеки, депозиты в пути и т. д. Они должны быть cleared в будущей выписке.