Банковская сверка
Что такое банковская сверка?
Банковская сверка — это процесс сопоставления транзакций в ваших записях TimelyChurch с транзакциями в банковской выписке. Это гарантирует, что ваши книги точно отражают данные банка, и помогает выявить ошибки, пропущенные транзакции или несанкционированные списания.
TimelyChurch предоставляет пошаговый мастер сверки, который проводит вас через весь процесс.
Перед началом
Перед началом сверки соберите у банка следующее:
- Statement date — конечная дата банковской выписки, которую вы сверяете.
- Statement ending balance — итоговый остаток, указанный в банковской выписке.
Также убедитесь, что все транзакции за период выписки введены в TimelyChurch. Это включает депозиты, чеки, электронные платежи и банковские комиссии.
Как найти сверку
Откройте Бухгалтерия в разделе Финансы, затем посмотрите на панель вкладок вверху любой страницы Бухгалтерии. Сверка находится в выпадающем меню в конце этой панели:
- В Advanced mode меню называется Setup ▾.
- В Simple mode оно называется More ▾.
Откройте меню и нажмите Сверка. (Сверка доступна в обоих режимах Simple и Advanced.) Откроется страница Банковская сверка со списком истории сверок.
Кто может сверять
Сверка использует два действия в строке Бухгалтерия вашей роли (оба входят в Полный доступ):
- Сверить — начать сверку, отмечать позиции и отбросить сверку. Без него на стартовом экране написано «Для начала банковской сверки нужен уровень доступа «Участие» в разделе «Бухгалтерия».»
- Закрыть — нажать Завершить сверку. Человек, который может сверять, но не закрывать, может всё подготовить и оставить тому, у кого есть «Закрыть», для завершения.
Начало новой сверки
- Откройте страницу Reconciliation (см. Finding Reconciliation выше).
- Нажмите Start Reconciliation в правом верхнем углу.
- На экране Start Bank Reconciliation выберите bank account, который хотите сверить (в списке только счета типа asset).
- Введите statement ending date из банковской выписки. По умолчанию — последний день предыдущего месяца; измените на дату вашей выписки.
- Введите statement ending balance из банковской выписки.
- Нажмите Продолжить отметку позиций. (Индикатор хода вверху читается так: Введите данные выписки → Отметить проведённые позиции → Завершено.)
TimelyChurch автоматически рассчитает начальный остаток. Если это ваша первая сверка по счёту, начальный остаток — opening balance счёта. Для последующих сверок используется конечный остаток из последней завершённой сверки.
Примечание: Одновременно может быть только одна сверка в процессе. Если у вас уже есть незавершённая сверка, на странице отображается баннер Сверка выполняется, а кнопка Начать сверку заменяется на Продолжить сверку, чтобы вы могли завершить или отбросить её.
Мастер сверки
После начала сверки вы увидите мастер с двумя основными разделами:
Список транзакций
Отображаются все несверенные транзакции по выбранному счёту до даты выписки. Для каждой транзакции видно:
- Флажок для пометки как cleared
- Date
- Num (reference/check number, если есть)
- Description
- Суммы Payment и Deposit (в отдельных столбцах)
Сводка сверки
Ряд карточек сводки вверху мастера показывает расчёты в реальном времени:
- Beginning — начальная точка (из предыдущей сверки или opening balance счёта).
- + Deposits — сумма всех транзакций дохода, помеченных как cleared.
- - Payments — сумма всех транзакций расхода, помеченных как cleared.
- = Calculated — Beginning + Deposits - Payments.
- Statement — конечный остаток, который вы ввели из банковской выписки.
Ниже карточек большая карточка Difference показывает остаток Statement минус Calculated. Она должна достичь $0.00, прежде чем вы сможете завершить сверку. В Simple mode эта карточка сформулирована мягче — она показывает «Not matched yet», пока суммы не совпадут, затем переключается на «Matched!»; в Advanced mode — «Difference» и «Balanced!» соответственно.
Нужно остановиться на полпути? Нажмите Сохранить и выйти вверху мастера. Ваши отметки сохраняются; вернитесь к сверке позже кнопкой Продолжить сверку.
Найти, чего не хватает
Когда разница не равна нулю, под списком появляется панель Найти, чего не хватает («Нажмите, чтобы увидеть транзакции, которые могут объяснить расхождение»). Она объясняет, что обычно означает разница, и предлагает:
- Найдено точное совпадение! — неотмеченные транзакции, точно совпадающие с разницей (Нажмите, чтобы отметить).
- Возможные комбинации — пары неотмеченных транзакций, которые вместе закроют разницу.
- Вероятные кандидаты — неотмеченные платежи или депозиты, на которые стоит посмотреть в первую очередь.
- Пропущена транзакция? — кнопка, чтобы добавить разницу как новый платёж или депозит (для банковской комиссии или процентов, которые вы ещё не записали).
Пошаговый процесс
-
Сравните каждую транзакцию в банковской выписке с транзакциями в мастере.
-
Нажмите на транзакцию, чтобы пометить её как cleared. Транзакция будет выделена, а сводка сверки обновится немедленно.
- Если вы случайно пометили транзакцию, нажмите снова, чтобы снять пометку.
-
Следите за суммой Difference в панели сводки. По мере пометки транзакций разница должна приближаться к $0.00.
-
Если разница не равна нулю, проверьте:
- Транзакции в банковской выписке, не введённые в TimelyChurch (например, банковские комиссии, автоматические платежи, начисленные проценты). Введите их как новые транзакции, затем вернитесь в мастер и пометьте как cleared.
- Транзакции в TimelyChurch, которых нет в банковской выписке (это outstanding — оставьте их uncleared).
- Расхождения в суммах — сравните суммы отдельных транзакций между вашими записями и банковской выпиской.
-
Когда разница достигнет $0.00, кнопка Finish Reconciliation станет активной. Нажмите её для завершения. (Пока разница не равна нулю, кнопка остаётся неактивной.)
Завершение сверки
Прежде чем завершить, убедитесь, что каждая транзакция в списке с датой не позже даты выписки отмечена. TimelyChurch завершает сверку, только если в периоде не осталось неотмеченных позиций.
Если позиция всё ещё не отмечена, когда вы нажимаете Finish Reconciliation, сверка остаётся В процессе, и мастер сообщает, какие позиции мешают: «Cannot complete reconciliation. These uncleared transactions dated on or before the statement date still block it: … Mark them as cleared, then complete again.» («Невозможно завершить сверку. Её всё ещё блокируют эти неотмеченные транзакции с датой не позже даты выписки: … Отметьте их как сверенные и завершите снова.») В сообщении перечислены первые пять по дате, описанию и сумме, а если их больше, добавлено «and N more». Отметьте эти позиции (или исправьте их) и завершите снова.
Завершённую сверку нельзя отменить — открыть её заново невозможно, — поэтому перед завершением ещё раз просмотрите список.
Когда сверка завершена:
- Все помеченные транзакции помечаются как reconciled и получают reconciled date.
- Запись сверки сохраняется с итоговыми остатками, лицом, завершившим сверку, и датой завершения.
- Сверенные транзакции больше нельзя удалить, а проводку с датой внутри сверенного периода по этому счёту нельзя провести или удалить. Проведение такой проводки отклоняется с сообщением «Cannot post a journal entry dated within a completed reconciliation period for one of its accounts. Use a later date.» («Нельзя провести проводку с датой внутри завершённого периода сверки для одного из её счетов. Укажите более позднюю дату.»)
- Платёж по счёту или повторяющаяся транзакция с датой внутри сверенного периода по этому счёту тоже отклоняются (для платежа по счёту: «Cannot record a payment dated within a completed reconciliation period for this account. Use a later date.»). Вместо этого поставьте дату после даты выписки. Аннулирование платежа по счёту тоже отклоняется, если его сторнирующая запись попала бы внутрь сверенного периода.
- Пакет депозита нельзя отметить внесённым, пока одно из его пожертвований датировано внутри сверенного периода банковского счёта, на который он идёт (или счёта, откуда он поступает). См. Пакеты депозитов.
- Редактирование сверенной транзакции сначала показывает предупреждение, потому что изменение может нарушить баланс вашей сверки.
Важно: После завершения сверки сверенную транзакцию нельзя удалить. Это защищает целостность ваших исторических записей. Если нужно отменить сверенную транзакцию, создайте новую компенсирующую запись.
Отбрасывание сверки
Если нужно прервать сверку в процессе:
- Нажмите Отбросить сверку вверху страницы мастера.
- Подтвердите в диалоге Отменить сверку? («Это снимет все отмеченные элементы и удалит эту сверку.»), нажав Отменить сверку. Если передумали, просто закройте диалог.
- Все пометки cleared из этой сверки снимаются, и ни одна транзакция не помечается как reconciled.
- Сверка остаётся в вашей истории со статусом Отменено.
После отмены вы можете начать новую сверку в любое время.
Просмотр истории сверок
Страница Reconciliation (доступна через меню Setup ▾ / More ▾ в панели вкладок Бухгалтерия) открывается со списком всех прошлых сверок. Используйте фильтр All Accounts вверху, затем нажмите Filter, чтобы сузить список до одного банковского счёта. Каждая строка показывает:
- Название счёта
- Дату выписки
- Конечный остаток выписки
- Статус (Completed, In Progress или Cancelled)
- Кто завершил и когда
Скачивание отчёта сверки
Для завершённых сверок вы можете скачать PDF-отчёт:
- Откройте страницу Reconciliation.
- Найдите завершённую сверку в списке истории.
- Нажмите кнопку Report (значок загрузки) в конце строки. (Строки со статусом In Progress показывают кнопку Continue вместо этого.)
PDF включает название счёта, дату выписки, начальный и конечный остатки, cleared депозиты и платежи и список всех cleared транзакций. Это полезно для ваших записей или для передачи финансовому комитету или аудитору.
Советы для успешной сверки
Сверяйте ежемесячно. Лучшая практика — сверять каждый банковский счёт сразу после получения ежемесячной выписки. Чем дольше вы ждёте, тем сложнее найти расхождения.
Сначала введите все транзакции. Перед началом сверки убедитесь, что вы записали все банковские комиссии, автоматические списания, начисленные проценты и любые другие транзакции, указанные в выписке.
Не пропускайте месяцы. Каждая сверка опирается на предыдущую. Пропуск месяца означает, что начальный остаток для следующей сверки может не совпасть, что усложняет балансировку.
Следите за позициями, которые ещё не прошли. Чек, который не обналичен, или депозит в пути с датой внутри периода выписки не даст сверке завершиться, пока не будет отмечен.
Сверка с ИИ-ассистентом
Если ваша церковь подключила ИИ-ассистента, он может начать сверку, отметить позиции и отменить её за вас — каждое действие после вашего одобрения в чате. Завершение сверки через ассистента требует также одобрения администратора церкви на сайте TimelyChurch, потому что её нельзя отменить. См. Одобрение изменений, которые предлагает ИИ-ассистент.