Запись транзакций

Типы транзакций

TimelyChurch поддерживает четыре вида записей со страницы Transactions:

• Income — деньги, поступающие на счёт (пожертвования, десятины, проценты, доход от аренды и т. д.). В Simple mode это называется Money In.
• Expense — деньги, уходящие со счёта (счета, покупки, зарплата, коммунальные услуги и т. д.). В Simple mode это называется Money Out.
• Transfer — перемещение денег между двумя счетами (например, с расчётного на сберегательный).
• Journal Entry — ручная двойная проводка, где дебет должен равняться кредиту. Это инструмент Advanced mode для бухгалтеров, делающих корректировки. См. Journal Entries and Adjustments.

Примечание: Income, Expense и Transfer — повседневные транзакции, записываемые из одной быстрой формы. Journal Entries открывают отдельную страницу двойного учёта.

Как найти модуль бухгалтерии

Модуль Бухгалтерия использует панель вкладок вверху: Dashboard · Check Register · Transactions · Giving · Bills · Reports. Справа — выпадающее меню Setup ▾ (в Advanced mode) или More ▾ (в Simple mode), где находятся экраны конфигурации (Chart of Accounts, Categories, Payees, Reconciliation и др.).

Simple vs. Advanced mode: В Simple mode некоторые экраны переименованы для удобства. Вкладка Transactions становится Money In / Out, а типы — Money In и Money Out. Данные идентичны — меняются только подписи. См. Simple vs. Advanced Accounting Mode.

Где записывать транзакции

В TimelyChurch есть два места для записи транзакций:

Страница Transactions

Откройте вкладку Transactions (в Simple mode отображается как Money In / Out). Эта страница показывает все транзакции по всем счетам и предоставляет полную форму записи со всеми доступными полями.

Check Register (быстрый ввод)

Откройте вкладку Check Register. Это упрощённый вид в стиле чековой книги, отфильтрованный по одному банковскому счёту. Включает опцию Quick Entry для быстрого ввода данных.

Запись транзакции (страница Transactions)

1. Откройте вкладку Transactions.
2. Нажмите кнопку New Transaction. Это split-action кнопка — нажатие на стрелку справа открывает меню с:
   • New Expense — деньги уходят со счёта
   • New Income — деньги поступают на счёт
   • New Transfer — перемещение денег между счетами
   • New Journal Entry — ручная двойная проводка (открывает отдельную страницу)
   • Import from CSV — загрузка файла банка/выписки
   • Export CSV — скачивание отфильтрованного списка
3. Выберите New Expense, New Income или New Transfer. Форма записи откроется с предустановленным типом. Вы можете переключить тип в любое время с помощью вкладок Income / Expense / Transfer вверху формы.
4. Заполните следующие поля:
   • Amount — сумма в долларах (должна быть больше $0.00). Обязательно.
   • Date — дата транзакции. Обязательно.
   • Description — краткое описание транзакции.
   • Account — банковский или финансовый счёт, к которому относится транзакция. (Для Transfer это поле называется From Account.) Обязательно.
   • Category — выберите категорию дохода или расхода для классификации транзакции. (Не отображается для Transfers.)
   • To Account — только для Transfers — счёт, на который поступают деньги.
   • Payee — только для Expenses. Выберите получателя/поставщика, найдите в поиске или добавьте нового inline — см. Managing Payees and Vendors.
   • Donation Details — только для Income. При необходимости привяжите донора, укажите способ оплаты и введите комиссию за обработку (см. примечание о Processing Fee ниже).
   • Fund — при необходимости назначьте транзакцию конкретному Фонду.
   • Class — только Advanced mode. При необходимости отметьте транзакцию tracking class (например, служение, кампус или программа) для фильтрации Отчётов по классу. См. Tracking Classes.
   • Reference # — номер счёта, номер квитанции или любая ссылка.
   • Check # — только для Expenses, для транзакций, оплаченных чеком.
   • Notes — дополнительные сведения (только для внутреннего использования).
5. Нажмите Record Transaction.

Processing Fee (только для income): Если сторонний процессор (Stripe, PayPal и т. д.) удержал комиссию из депозита, введите комиссию в разделе Donation Details. Система записывает валовую сумму как доход, а комиссию — как отдельный расход, чтобы Отчёты точно показывали и валовые пожертвования, и чистые депозиты.

Deposit to (income): При записи пожертвования выберите банковский счёт или счёт актива Deposit to, чтобы дар попал на нужный счёт и появился в регистре этого счёта, готовый к сверке. Если была удержана комиссия за обработку, на банковский счёт добавляется только чистая сумма, тогда как сам дар по-прежнему записывается в полной валовой сумме для отчётов по пожертвованиям и Фондам.

Быстрые формы Record Donation / Record Expense: Быстрые формы Record Donation и Record Expense на панели Бухгалтерии содержат те же поля Fund, Reference # и Check #, что и полная форма (а также счёт Deposit to для пожертвований), поэтому вы можете внести эти детали, не открывая полное модальное окно.

Совет: Нужно распределить один депозит или расход по нескольким категориям? Включите переключатель Split Transaction в форме, чтобы добавить строки разделения по категориям — см. Split Transactions. (Разделение недоступно для Transfers.)

Быстрый ввод в Check Register

Check Register предоставляет быстрый способ ввода транзакций без открытия полной формы записи.

1. Откройте вкладку Check Register.
2. Выберите банковский счёт в выпадающем списке Account вверху. Рядом отображается текущий остаток по этому счёту.
3. Нажмите Quick Entry и используйте панель ввода:
   • Введите дату, получателя, категорию, сумму и тип (income или expense).
4. Сохраните запись для проведения транзакции.

Транзакция сразу появляется в регистре, а остаток по счёту обновляется в реальном времени.

Совет: Check Register — лучший вариант для повседневного ведения книг: запись чеков, депозитов и покупок по дебетовой карте.

Автоматические транзакции пожертвований

Когда пожертвования записываются через модуль Пожертвования (ручной ввод, онлайн-пожертвования или пакеты депозитов), TimelyChurch автоматически создаёт соответствующие транзакции дохода в модуле Бухгалтерия. Эти автоматически созданные транзакции включают:

• Имя донора в описании (или «Anonymous» для анонимных даров)
• Способ оплаты (наличные, чек, онлайн и т. д.)
• Номер чека (для чековых платежей)
• Распределение по Фонду
• Ссылочный номер, связывающий с исходным пожертвованием

Если донор делит дар между несколькими Фондами, создаются отдельные транзакции для каждого распределения.

Важно: Вам не нужно вручную вводить доход от пожертвований. Система делает это автоматически. Если вы также введёте его вручную, у вас будут дублирующиеся записи.

Переводы между счетами

Чтобы записать перевод (например, перемещение денег с расчётного на сберегательный счёт):

1. Нажмите стрелку New Transaction и выберите New Transfer.
2. Выберите From Account (счёт, с которого уходят деньги).
3. Выберите To Account (счёт, на который поступают деньги).
4. Введите сумму и дату.
5. Нажмите Record Transaction.

Остатки обоих счетов обновятся автоматически. Остаток исходного счёта уменьшается, а счёта назначения — увеличивается на сумму перевода.

Редактирование транзакции

1. Найдите транзакцию на странице Transactions или в Check Register.
2. Откройте меню действий и выберите Edit.
3. Обновите любые поля по необходимости.
4. Сохраните изменения.

Остатки по счетам пересчитываются автоматически после любого редактирования. Если вы меняете привязку к счёту, остатки обновятся и на старом, и на новом счёте.

Редактирование разделений: Если транзакция разделена по категориям, панель Split Transaction открывается предзаполненной текущими строками разделения, поэтому вы можете изменить категории или суммы напрямую, вместо того чтобы удалять и создавать транзакцию заново — см. Split Transactions.

Дублирование транзакции

Для транзакций, которые часто повторяются (но не настроены как recurring), вы можете дублировать существующую транзакцию.

1. Найдите транзакцию в списке Transactions.
2. Откройте меню действий и выберите Duplicate.
3. Создаётся копия с сегодняшней датой и «(Copy)» в описании.
4. Отредактируйте дублированную транзакцию, чтобы обновить детали.

Примечание: Дублированные транзакции не помечаются как reconciled, даже если оригинал был сверен.

Удаление транзакции

1. Найдите транзакцию, которую хотите удалить.
2. Откройте меню действий и выберите Delete.
3. Подтвердите удаление.

Остаток по счёту будет пересчитан автоматически.

Важно: Вы не можете удалить транзакцию, которая была сверена (reconciled) или для которой выдана квитанция о пожертвовании — сначала снимите сверку (или аннулируйте квитанцию). Это защищает контрольный след: целостность завершённых банковских сверок и квитанций, уже выданных жертвователям. Если нужно отменить заблокированную транзакцию, создайте новую компенсирующую транзакцию.

Пометка транзакций как сверенных

Вы можете вручную переключать статус сверки отдельных транзакций:

1. Нажмите переключатель сверки (круг в крайнем левом столбце таблицы Transactions).
2. Транзакция будет помечена как reconciled (или unreconciled, если уже была сверена).

Для массовой сверки используйте мастер Bank Reconciliation — см. статью Bank Reconciliation.

Фильтрация и поиск транзакций

Страница Transactions предоставляет несколько фильтров:

• Account — показать транзакции по конкретному счёту.
• Category — показать транзакции в конкретной категории.
• Type — фильтр по income, expense или transfer.
• Source — фильтр по источнику транзакции (ручной ввод или конкретный источник импорта).
• Date Range — показать транзакции за определённый период.

Панель Advanced добавляет диапазон сумм, получателя и фильтр по статусу сверки. Также есть универсальная строка поиска вверху, которая ищет по сумме, имени получателя, описанию или ссылочному номеру.

Все фильтры можно комбинировать. Текущие фильтры сохраняются в URL, поэтому вы можете добавить отфильтрованный вид в закладки или поделиться им с другим администратором.

Экспорт транзакций в CSV

Вы можете экспортировать отфильтрованный список транзакций в CSV для использования в таблицах или внешних бухгалтерских инструментах.

1. Примените нужные фильтры на странице Transactions.
2. Нажмите стрелку New Transaction и выберите Export CSV.
3. Загрузка будет включать все транзакции, соответствующие текущим фильтрам.

Экспортированный CSV учитывает ваши текущие фильтры.

Совет: CSV-экспорт использует кодировку UTF-8 с BOM (Byte Order Mark) для корректного отображения в Microsoft Excel. Специальные символы и международный текст отображаются правильно.

Импорт транзакций из банковского CSV

Вместо ручного ввода каждой транзакции вы можете загрузить CSV-файл от банка и позволить TimelyChurch сопоставить каждую строку с вашими счетами и категориями. Нажмите стрелку New Transaction на странице Transactions и выберите Import from CSV. Импорты проходят через очередь проверки (вы подтверждаете или отклоняете каждую строку) перед проведением, и на вкладке Transactions появляется счётчик, пока строки ожидают проверки. См. Bank CSV Import для полного workflow и поддерживаемых форматов банков.

Категории

Категории помогают классифицировать транзакции для Отчётов и бюджетирования. TimelyChurch поддерживает два типа:

• Категории доходов (например, Tithes & Offerings, Donations, Fundraising, Grants)
• Категории расходов (например, Salaries & Wages, Utilities, Building & Maintenance, Missions)

Категории управляются отдельно от счетов. Вы можете загрузить категории по умолчанию, создать пользовательские или настроить подкатегории для более детального отслеживания.

Чтобы управлять категориями, откройте выпадающее меню Setup ▾ (или More ▾ в Simple mode) в панели вкладок Бухгалтерия и выберите Categories.