Управление получателями платежей и поставщиками

Кто такие получатели платежей?

Получатели платежей (payees, также называемые vendors) — это люди и организации, которым ваша церковь платит деньги. Сюда входят коммунальные компании, поставщики, подрядчики, миссионеры, деноминационные офисы и все остальные, кто получает платежи от церкви.

Ведение справочника получателей в TimelyChurch помогает вам:

• Быстро выбирать получателей при записи транзакций или счетов.
• Отслеживать общие траты по поставщику с течением времени.
• Определять поставщиков, подлежащих отчётности 1099, в налоговый период.
• Хранить контактную информацию и адреса в одном месте.

Типы получателей

TimelyChurch предоставляет несколько типов получателей для организации справочника поставщиков:

Как найти страницу Payees

Страница Payees & Vendors находится внутри модуля Бухгалтерия, в выпадающем меню в конце панели вкладок Бухгалтерии:

• В Full Accounting mode меню называется Setup ▾.
• В Simple Checkbook mode то же меню называется More ▾.

Откройте Setup ▾ (или More ▾) и выберите Payees. Пункт Payees & Vendors доступен в обоих режимах бухгалтерии.

Добавление нового получателя

1. Откройте модуль Бухгалтерия и перейдите в Setup ▾ (или More ▾ в Simple Checkbook mode) > Payees.
2. Нажмите New Payee.
3. Заполните поля:
   • Name (обязательно) — имя получателя, как оно должно отображаться на чеках и в Отчётах.
   • Type — выберите тип получателя из списка.
   • Contact Email — адрес электронной почты получателя.
   • Contact Phone — номер телефона.
   • Address — почтовый адрес (важно для поставщиков 1099).
   • Tax ID / EIN — EIN или SSN поставщика (важно для поставщиков 1099).
   • 1099 Vendor — отметьте, если этому поставщику нужна форма 1099 в конце года.
   • Notes — любые внутренние заметки об этом поставщике.
4. Нажмите Add Payee.

Быстрое создание получателя inline

При записи транзакции вы можете добавить отсутствующего получателя на лету, не покидая форму. Поле получателя — это поле поиска с подписью Search or add payee.... Начните вводить имя получателя — если оно не совпадает с существующим, в выпадающем списке появится кнопка Add "..." as new payee. Нажмите её, и новый получатель будет создан и сразу выбран в форме, чтобы вы могли продолжить работу.

Быстрое создание захватывает только имя получателя. Новый получатель сохраняется в вашем справочнике, поэтому вы можете отредактировать его позже на странице Payees, добавив тип, адрес, Tax ID или статус 1099.

Редактирование получателя

1. Найдите получателя в списке, откройте меню действий (кнопка ⋮ справа от строки) и выберите Edit.
2. Обновите любые поля.
3. Нажмите Save Changes.

Поиск и фильтрация получателей

Страница Payees предоставляет:

• Search — введите имя, email или телефон, чтобы найти конкретного получателя.
• Type filter — фильтр по типу получателя (Vendor, Contractor, Utility и т. д.).
• Show Archived — переключатель для включения архивных получателей в список.

Список разбит на страницы (25 на страницу) и отсортирован по имени в алфавитном порядке.

Архивирование получателя

Если вы больше не работаете с поставщиком, но хотите сохранить историю транзакций:

1. Откройте меню действий получателя (кнопка ⋮) и выберите Archive.
2. Получатель будет скрыт из выпадающих списков и активного справочника.
3. Вся связанная история транзакций сохраняется.

Чтобы просмотреть архивных получателей, включите Show Archived на странице Payees. Вы можете восстановить архивного получателя в любое время.

Удаление получателя

Удалить можно только получателя без транзакций. Если у получателя есть связанные транзакции, архивируйте его.

1. Откройте меню действий получателя (кнопка ⋮) и выберите Delete.
2. Подтвердите удаление.

Объединение получателей

Если у вас есть дублирующиеся записи получателей (например, «City Electric» и «City Electric Co.»), вы можете объединить их:

1. Откройте меню действий (кнопка ⋮) на получателе, которого хотите удалить (источник), и выберите Merge Into....
2. Выберите получателя, которого хотите сохранить (цель).
3. Нажмите Merge Payee для подтверждения.

Все транзакции с исходного получателя будут переназначены на целевого, а исходный получатель будет удалён.

Отслеживание поставщиков 1099

Церкви обязаны подавать IRS Form 1099-NEC для независимых подрядчиков и определённых поставщиков, которым выплачено $600 или более за календарный год. TimelyChurch помогает отслеживать это автоматически.

Настройка поставщика 1099

1. При добавлении или редактировании получателя отметьте поле 1099 Vendor.
2. Введите Tax ID / EIN поставщика (EIN или SSN). Это обязательно для подачи 1099.
3. Введите Address поставщика (обязательно для форм 1099).

Запуск отчёта 1099

В конце года (или в любое время в течение года для проверки прогресса):

1. В модуле Бухгалтерия откройте вкладку Reports и перейдите к 1099 Vendor Report.
2. Выберите налоговый год, затем нажмите Update.
3. Отчёт показывает:
   • Всех поставщиков, отмеченных как 1099 vendors.
   • Общие платежи каждому поставщику за год.
   • Соответствует ли поставщик порогу $600, требующему 1099.
   • Флаг для любого поставщика без Tax ID.

Нажмите Download PDF, чтобы сохранить отчёт для ваших записей или передать бухгалтеру.

Совет: Проверяйте отчёт 1099 периодически в течение года, а не только в конце. Если подрядчик приближается к порогу $600, убедитесь, что его Tax ID и адрес внесены до подачи 1099.

Важно: TimelyChurch отслеживает данные, необходимые для отчётности 1099, но не подаёт формы электронно в IRS. Вам нужно использовать данные отчёта для подачи форм 1099 через бухгалтера, налогового консультанта или одобренный IRS сервис электронной подачи.