Счета и платежи

Обзор

Функция Bills в TimelyChurch помогает отслеживать деньги, которые ваша церковь должна поставщикам до момента оплаты. Вместо записи расхода в момент получения счёта вы можете сначала ввести счёт, отслеживать срок оплаты и записать платёж, когда будете готовы. Это даёт ясную картину непогашенных обязательств в любой момент времени.

Статусы счетов

Счёт также помечается как Overdue, если он unpaid или partially paid и срок оплаты прошёл.

Создание счёта

1. Перейдите в Финансы > Бухгалтерия и откройте вкладку Bills (страница Счета и платежи).
2. Нажмите Добавить счёт на оплату. Откроется окно Добавить новый счёт на оплату.
3. Заполните поля:
   • Payee (обязательно) — выберите поставщика, от которого получен счёт. Если поставщика ещё нет в системе, сначала добавьте его на странице Payees.
   • Счёт № — номер счёта или накладной поставщика для справки.
   • Bill Date (обязательно) — дата выставления счёта.
   • Due Date (обязательно) — дата, к которой должен быть произведён платёж. Должна быть не раньше даты счёта.
   • Amount (обязательно) — общая сумма к оплате.
   • Category — выберите категорию расхода для этого счёта.
   • Fund — при необходимости назначьте счёт конкретному Фонду.
   • Description — заметки о том, за что этот счёт.
   • Повторяющийся счёт — включите для счёта, который повторяется (см. Повторяющиеся счета ниже).
4. Нажмите Добавить счёт на оплату.

Счёт появится в списке со статусом «Unpaid».

Если счёт по какой-либо причине отклонён, окно добавления счёта остаётся открытым и сохраняет введённое.

Просмотр счетов

Страница Bills показывает сводку вверху:

• Не оплачено — сколько счетов ещё не оплачены полностью.
• К оплате — общая сумма в долларах, которую ещё нужно заплатить.
• Просрочено — сколько неоплаченных счетов с просроченным сроком.

Вы можете фильтровать список по:

• Status — Все статусы, Не оплачено, Частично оплачено или Оплачено.
• Получатель платежа — показать счета от конкретного поставщика (Все получатели платежей).

В каждой строке показаны Счёт №, Получатель платежа, Категория, Срок выполнения (с числом дней просрочки), Сумма (и уже оплаченная сумма) и Статус, а у повторяющихся счетов — значок ↻ Повторяющиеся.

Счета отсортированы по сроку оплаты (самые ранние первыми), чтобы вы видели, что нужно оплатить в первую очередь.

Оплата счёта

Когда вы готовы оплатить счёт:

1. В списке счетов нажмите Оплатить в строке счёта — или нажмите Просмотр, чтобы открыть страницу деталей счёта, и нажмите Оплатить счёт.
2. В окне Оплатить счёт показано, кому вы платите и сколько. Заполните детали платежа:
   • Оплатить со счёта — выберите банковский счёт, с которого будет произведён платёж.
   • Дата платежа — дата платежа.
   • Чек № — если платите чеком, введите номер чека.
   • Сумма платежа — сумма платежа. Для полной оплаты она совпадёт с суммой к оплате. Для частичной оплаты введите сумму, которую платите.
3. Нажмите Записать платёж.

Для оплаты счёта нужно разрешение Редактировать в строке «Бухгалтерия» вашей роли.

В списке Оплатить со счёта показаны только банковские и кассовые счета. Если платёж отклонён, окно остаётся открытым и сохраняет введённое.

Что происходит при оплате счёта

• Транзакция расхода автоматически создаётся на выбранном банковском счёте с получателем, категорией, Фондом и описанием счёта.
• Если сумма платежа покрывает полный остаток, статус счёта меняется на Paid.
• Если сумма платежа меньше остатка, статус счёта меняется на Partial, и оставшийся баланс отслеживается.
• Остаток банковского счёта обновляется автоматически.

Совет: Вам не нужно отдельно записывать транзакцию расхода при оплате счёта. Система создаёт её за вас. Если вы запишете транзакцию вручную И оплатите счёт, у вас будет дублирующая запись расхода.

Частичные платежи

TimelyChurch поддерживает частичные платежи по счетам. Если вы не можете оплатить счёт полностью:

1. Нажмите Оплатить на счёте (или Оплатить счёт на странице его деталей).
2. Введите сумму, которую платите (меньше общей суммы к оплате).
3. Нажмите Записать платёж.

Статус счёта меняется на «Partial», и оплаченная сумма отслеживается. Вы можете делать дополнительные платежи, пока счёт не будет полностью оплачен.

В сводке по счетам сумма долга учитывает частично оплаченный счёт по остатку к оплате, а не по полной сумме.

Редактирование счёта

Вы можете редактировать неоплаченный или частично оплаченный счёт:

1. В списке счетов нажмите Редактировать в строке счёта.
2. Обновите детали по необходимости в окне Редактировать счёт к оплате. (Параметры повторения выбираются при добавлении счёта и здесь не показываются.)
3. Нажмите Обновить счёт.

Примечание: Оплаченные счета нельзя редактировать. Если нужно исправить оплаченный счёт, сначала аннулируйте платёж.

Если обновление отклонено, окно редактирования счёта сохраняет введённое.

Удаление счёта

Неоплаченные счета можно удалить:

1. Нажмите Удалить в строке счёта (или Удалить счёт к оплате на странице его деталей).
2. Подтвердите удаление в окне Удалить счёт к оплате («Это действие нельзя отменить.»).

Примечание: Оплаченные счета нельзя удалить. Сначала нужно аннулировать платёж, что вернёт счёт в статус unpaid.

Аннулирование платежа по счёту

Если платёж был записан по ошибке или чек был возвращён:

1. Откройте страницу деталей оплаченного (или частично оплаченного) счёта.
2. Нажмите Аннулировать платёж и подтвердите.
3. Счёт возвращается в статус «Unpaid» с обнулённой оплаченной суммой.

Для аннулирования нужно разрешение Аннулировать в строке «Бухгалтерия» вашей роли (входит в Полный доступ).

Что происходит с транзакцией расхода, зависит от того, была ли она сверена:

• Если не сверена: транзакция расхода удаляется.
• Если сверена: транзакцию расхода нельзя удалить (для защиты целостности сверки). Вместо этого создаётся сторнирующая запись — транзакция дохода на ту же сумму, датированная сегодняшним днём, с «VOID:» в начале описания. Вы увидите предупреждение с объяснением.

Платёж по счёту нельзя вернуть. Если нажать Возврат на расходе, созданном оплатой счёта, действие отклоняется сообщением «This expense is a bill payment — void the bill payment instead.» («Этот расход — платёж по счёту; вместо этого аннулируйте платёж по счёту.»). Чтобы отменить платёж по счёту, используется аннулирование; оно также возвращает счёт в статус неоплаченного. (О возврате средств поставщиком за обычную покупку см. Recording a Refund on an Expense.)

Платёж нельзя датировать периодом, который вы уже сверили для этого банковского счёта, и сторнирующую запись аннулирования тоже: оба случая отклоняются, чтобы завершённая сверка оставалась сбалансированной. Ставьте платежу дату после даты выписки вашей последней завершённой сверки.

В подтверждении Аннулировать платёж точно сказано, что именно будет отменено.

Страница деталей счёта

Нажатие на счёт открывает страницу деталей, показывающую:

• Информацию о счёте (Дата счёта, Срок выполнения, Сумма, Оплаченная сумма, описание, категория, Фонд)
• Текущий статус и количество дней просрочки (если применимо)
• Платёжная транзакция — когда и с какого счёта произведена оплата, с номером чека
• Кто создал счёт и когда он последний раз обновлялся
• Кнопки Оплатить счёт, Аннулировать платёж и Удалить счёт к оплате (редактирование выполняется из списка счетов)

На странице счёта перечислены все платежи по нему.

Повторяющиеся счета

Многие обязательства перед поставщиками повторяются по расписанию — ежемесячные коммунальные счета, квартальные страховые премии, годовая лицензия на ПО. Вместо создания каждого вручную вы можете пометить счёт как recurring, и TimelyChurch создаст следующий за вас.

Создание повторяющегося счёта

1. Нажмите Добавить счёт на оплату и заполните первый счёт как обычно (его Срок выполнения задаёт расписание).
2. Включите Повторяющийся счёт.
3. Выберите Частота: Еженедельно, Раз в две недели, Ежемесячно, Ежеквартально или Ежегодно.
4. При необходимости задайте Дата окончания (необязательно). После этой даты новые счета не создаются.
5. Нажмите Добавить счёт на оплату.

«Следующий счёт будет создан автоматически, когда наступит срок оплаты этого.» TimelyChurch проверяет повторяющиеся счета каждое утро и создаёт следующий счёт в серии — с тем же получателем, суммой, категорией, фондом и описанием — со следующим сроком оплаты (например, через месяц после срока этого счёта для ежемесячного). Каждый счёт в серии — обычный счёт: вы оплачиваете, редактируете, аннулируете или удаляете его как любой другой, и у каждого есть значок ↻ Повторяющиеся.

Остановка повторяющегося счёта

Частота и дата окончания выбираются при добавлении счёта — окно Редактировать счёт к оплате их не меняет. Чтобы серия остановилась сама, задайте Дату окончания при создании повторяющегося счёта.

На странице повторяющегося счёта показано его расписание: как часто он повторяется и когда срок следующего счёта. Чтобы остановить серию сейчас, откройте счёт и нажмите Прекратить повтор, затем подтвердите («Новые счета из него создаваться не будут. Уже созданные счета и их платежи не меняются»). Счёт, созданный из остановленной серии, это показывает.

Лучшие практики для счетов

Вводите счета при получении. Даже если не платите сразу, запись счёта помогает видеть общие обязательства и не пропускать сроки.

Просматривайте список счетов еженедельно. Проверяйте предстоящие сроки и просроченные счета. Сводка вверху страницы даёт быстрый снимок.

Используйте поле Payee последовательно. Всегда выбирайте правильного получателя из списка. Это обеспечивает точные Отчёты по тратам поставщиков и отслеживание 1099.

Закрытие года: Неоплаченные или частично оплаченные счета с датой в этом году блокируют Закрыть финансовый год для этого года — сначала оплатите или удалите их. См. Year-End Close.

Назначайте категории и фонды. Правильная категоризация обеспечивает точность Income Statement и Отчётов Budget Variance.

Связанные статьи

• Managing Payees and Vendors
• Recording Transactions
• Recording a Refund on an Expense
• Year-End Close
• Что ваш ИИ-ассистент может читать и менять

Последнее обновление: 2026-10-21 (8.205.306).