Счета и платежи

Обзор

Функция Bills в TimelyChurch помогает отслеживать деньги, которые ваша церковь должна поставщикам до момента оплаты. Вместо записи расхода в момент получения счёта вы можете сначала ввести счёт, отслеживать срок оплаты и записать платёж, когда будете готовы. Это даёт ясную картину непогашенных обязательств в любой момент времени.

Статусы счетов

Счёт также помечается как Overdue, если он unpaid или partially paid и срок оплаты прошёл.

Создание счёта

1. Перейдите в Finances > Accounting > Bills.
2. Нажмите Add Bill.
3. Заполните поля:
   • Payee (обязательно) — выберите поставщика, от которого получен счёт. Если поставщика ещё нет в системе, сначала добавьте его на странице Payees.
   • Bill Number — номер счёта или накладной поставщика для справки.
   • Bill Date (обязательно) — дата выставления счёта.
   • Due Date (обязательно) — дата, к которой должен быть произведён платёж. Должна быть не раньше даты счёта.
   • Amount (обязательно) — общая сумма к оплате.
   • Category — выберите категорию расхода для этого счёта.
   • Fund — при необходимости назначьте счёт конкретному Фонду.
   • Description — заметки о том, за что этот счёт.
4. Нажмите Save.

Счёт появится в списке со статусом «Unpaid».

Просмотр счетов

Страница Bills показывает сводку вверху:

• Количество Unpaid bills и общую сумму в долларах.
• Количество Overdue bills (неоплаченные счета с просроченным сроком).

Вы можете фильтровать список по:

• Status — Unpaid, Partial или Paid.
• Payee — показать счета от конкретного поставщика.

Счета отсортированы по сроку оплаты (самые ранние первыми), чтобы вы видели, что нужно оплатить в первую очередь.

Оплата счёта

Когда вы готовы оплатить счёт:

1. Нажмите на счёт в списке, чтобы открыть страницу деталей.
2. Нажмите Pay Bill (или Record Payment).
3. Заполните детали платежа:
   • Account — выберите банковский счёт, с которого будет произведён платёж.
   • Payment Date — дата платежа.
   • Payment Amount — сумма платежа. Для полной оплаты она совпадёт с суммой к оплате. Для частичной оплаты введите сумму, которую платите.
   • Check Number — если платите чеком, введите номер чека.
4. Нажмите Submit Payment.

Что происходит при оплате счёта

• Транзакция расхода автоматически создаётся на выбранном банковском счёте с получателем, категорией, Фондом и описанием счёта.
• Если сумма платежа покрывает полный остаток, статус счёта меняется на Paid.
• Если сумма платежа меньше остатка, статус счёта меняется на Partial, и оставшийся баланс отслеживается.
• Остаток банковского счёта обновляется автоматически.

Совет: Вам не нужно отдельно записывать транзакцию расхода при оплате счёта. Система создаёт её за вас. Если вы запишете транзакцию вручную И оплатите счёт, у вас будет дублирующая запись расхода.

Частичные платежи

TimelyChurch поддерживает частичные платежи по счетам. Если вы не можете оплатить счёт полностью:

1. Откройте счёт и нажмите Record Payment.
2. Введите сумму, которую платите (меньше общей суммы к оплате).
3. Отправьте платёж.

Статус счёта меняется на «Partial», и оплаченная сумма отслеживается. Вы можете делать дополнительные платежи, пока счёт не будет полностью оплачен.

Редактирование счёта

Вы можете редактировать неоплаченный или частично оплаченный счёт:

1. Нажмите опцию редактирования на счёте.
2. Обновите детали по необходимости.
3. Нажмите Save.

Примечание: Оплаченные счета нельзя редактировать. Если нужно исправить оплаченный счёт, сначала аннулируйте платёж.

Удаление счёта

Неоплаченные счета можно удалить:

1. Нажмите опцию удаления на счёте.
2. Подтвердите удаление.

Примечание: Оплаченные счета нельзя удалить. Сначала нужно аннулировать платёж, что вернёт счёт в статус unpaid.

Аннулирование платежа по счёту

Если платёж был записан по ошибке или чек был возвращён:

1. Откройте страницу деталей оплаченного счёта.
2. Нажмите Void Payment.
3. Счёт возвращается в статус «Unpaid» с обнулённой оплаченной суммой.

Что происходит с транзакцией расхода, зависит от того, была ли она сверена:

• Если не сверена: транзакция расхода удаляется.
• Если сверена: транзакцию расхода нельзя удалить (для защиты целостности сверки). Вместо этого создаётся сторнирующая запись — транзакция дохода на ту же сумму с «VOID:» в начале описания. Вы увидите предупреждение с объяснением.

Страница деталей счёта

Нажатие на счёт открывает страницу деталей, показывающую:

• Информацию о счёте (номер, даты, сумма, получатель, категория, Фонд)
• Текущий статус и сумму к оплате
• Количество дней просрочки (если применимо)
• Историю платежей (запись транзакции платежа)
• Кто создал счёт
• Опции редактирования, оплаты или аннулирования

Повторяющиеся счета

Многие обязательства перед поставщиками повторяются по расписанию — ежемесячные коммунальные счета, квартальные страховые премии, годовая лицензия на ПО. Вместо создания каждого вручную вы можете пометить счёт как recurring, и TimelyChurch будет автоматически генерировать следующий.

Создание повторяющегося счёта

1. В форме New Bill или Edit Bill отметьте опцию This is a recurring bill.
2. Выберите Frequency:
   • Weekly
   • Bi-Weekly
   • Monthly
   • Quarterly
   • Yearly
3. Для ежемесячных повторяющихся счетов установите Day of Month (1-31). Если в месяце меньше дней, система использует последний день месяца.
4. Для еженедельных или двухнедельных повторяющихся счетов установите Day of Week.
5. При необходимости установите Recurring End Date. После этой даты новые счета не будут генерироваться.
6. Сохраните счёт как обычно.

Как генерируются повторяющиеся счета

Созданный повторяющийся счёт — это шаблон. Когда наступает следующая дата оплаты, TimelyChurch генерирует новый дочерний счёт, связанный с шаблоном. Дочерний счёт — обычный счёт: вы оплачиваете, редактируете или аннулируете его как любой другой.

Сам шаблон никогда не оплачивается. Он существует только для создания дочерних счетов по расписанию.

Редактирование повторяющегося счёта

Редактирование шаблона повторения меняет расписание и значения по умолчанию, которые будут использоваться для будущих дочерних счетов. Существующие дочерние счета не изменяются — если нужно исправить уже сгенерированный, редактируйте этот дочерний счёт напрямую.

Остановка повторяющегося счёта

Чтобы прекратить генерацию будущих счетов:

• Установите Recurring End Date в прошлом, или
• Удалите шаблон повторения (уже сгенерированные дочерние счета остаются нетронутыми).

Примечание: Повторяющиеся bills отслеживают деньги, которые вы должны поставщику (со сроками и статусом оплаты). Повторяющиеся transactions записывают доходы или расходы напрямую в книгу. Используйте recurring bill, когда нужно отслеживать срок до оплаты; используйте recurring transaction, когда запись автоматическая (например, фиксированное ежемесячное списание, уже удержанное банком). См. Recurring Transactions.

Лучшие практики для счетов

Вводите счета при получении. Даже если не платите сразу, запись счёта помогает видеть общие обязательства и не пропускать сроки.

Просматривайте список счетов еженедельно. Проверяйте предстоящие сроки и просроченные счета. Сводка вверху страницы даёт быстрый снимок.

Используйте поле Payee последовательно. Всегда выбирайте правильного получателя из списка. Это обеспечивает точные Отчёты по тратам поставщиков и отслеживание 1099.

Назначайте категории и фонды. Правильная категоризация обеспечивает точность Income Statement и Отчётов Budget Variance.