Напоминания и уведомления о мероприятиях

TimelyChurch отправляет три разных вида автоматических email, связанных с мероприятиями: подтверждение RSVP при регистрации, ежедневное напоминание за день до мероприятия и уведомление об изменении мероприятия, когда мероприятие обновлено после того, как люди зарегистрировались. В этой статье документированы триггер, содержание и аудитория каждого.

1. Email с подтверждением RSVP

Триггер: отправляется немедленно, когда человек регистрируется на мероприятие (через публичную страницу мероприятий или портал участника).

Аудитория: регистрант. Если у человека есть связанная учётная запись, он получает и внутрисистемное уведомление, и email. Регистрации гостей (без связанной учётной записи) получают только email.

Содержание:

• Тема: «Регистрация подтверждена»
• Текст: «Вы зарегистрированы на {название мероприятия} {дата} в {время}.»
• Кнопка действия: «Просмотреть мероприятие» со ссылкой на публичную страницу мероприятия.

Когда не отправляется:

• Если регистрация отменена с самого начала, а не подтверждена.
• Если для этого пользователя в церкви отключены уведомления.

2. Ежедневные напоминания о мероприятиях

Триггер: один раз в день в 8:00 по времени вашей церкви TimelyChurch ищет активные мероприятия, которые начинаются завтра, и отправляет напоминание.

Аудитория: все, кто зарегистрирован на мероприятие, начинающееся завтра, а также приглашённые на встречу с вкладки Участники, которые не ответили отказом (приглашён, подтверждено или «Возможно»). Напоминание пропускает:

• Отменённые регистрации и регистрации в листе ожидания.
• Приглашённых, которые отказались, и людей, уже отмеченных как присутствовавшие.
• Всех, у кого нет доступного адреса email (для гостей используется email, с которым они регистрировались).

Содержание:

• Тема: «Напоминание: {название мероприятия} завтра» — слово о времени автоматически подстраивается под локальное время получателя (например, «сегодня», «завтра» или «через N дней»).
• Email-напоминание в настоящее время не включает вложение .ics.

3. Уведомления об изменении мероприятия

Когда вы переносите мероприятие после принятых регистраций, вы можете уведомить всех затронутых.

Триггер: вручную — срабатывает, когда администратор переносит мероприятие на новую дату (перетаскиванием на новый день в календаре или вводом Новой даты (для переноса)) и выбирает уведомить участников. Уведомление об изменении привязано к действию переноса, а не к каждому мелкому редактированию поля.

Аудитория: зарегистрированные участники и подтверждённые волонтёры служения на мероприятии. Все со связанной учётной записью получают внутрисистемное уведомление; участники с email в профиле также получают email.

Содержание:

• Внутрисистемное уведомление: заголовок «Мероприятие перенесено: {название}», с кратким описанием изменения даты и новой датой.
• Email: тема «Встреча перенесена: {название}», включая обновлённое вложение календаря .ics, чтобы участники могли обновить свой календарь.

Примечание: Уведомления об изменениях отправляются по запросу при переносе, а не автоматически при каждом сохранении. Это предотвращает спам участникам мелкими правками.

Другие уведомления, связанные с мероприятиями

Для полноты картины, ещё два потока уведомлений касаются мероприятий, но документированы в других местах:

• Напоминания волонтёрам — отправляются вечером (18:00 по времени церкви) в день напоминания каждой команды служения (по умолчанию за 2 дня, с последним напоминанием за день до служения) ожидающим и подтверждённым волонтёрам через Telegram или email. См. Планирование волонтёров на мероприятии.
• Приглашения на встречи — люди, которых вы приглашаете на вкладке Участники мероприятия, получают уведомление сразу, через Telegram или email, с кнопками Да / Нет / Возможно. См. Регистрация и посещаемость на мероприятии.
• Уведомления листа ожидания — когда место освобождается, следующий человек в листе ожидания получает email «у вас есть 48 часов, чтобы занять место». См. Регистрация на мероприятие.

Отключение или настройка напоминаний

Каждый пользователь может отказаться от email-напоминаний через Настройки уведомлений в портале участника. Чтобы отключить напоминания для всей церкви по одному мероприятию, отметьте мероприятие как Неактивно — ежедневное напоминание включает только активные мероприятия и пропустит его.

Краткий обзор