Пакеты депозитов

Пакеты депозитов помогают группировать наличные и чековые пожертвования, которые вы вносите в банк одним депозитом. Организуя пожертвования в пакеты, вы можете проверить, что суммы в TimelyChurch совпадают с физическим банковским депозитом, сохранить аудиторский след и создать бухгалтерские транзакции в момент внесения депозита.

Доступ к пакетам депозитов

1. На панели Пожертвования нажмите меню More Actions (иконка с тремя точками).
2. Выберите Deposit Batches.

Или перейдите напрямую в Финансы > Пожертвования > Batches.

Создание пакета депозита

1. Нажмите Create Batch.
2. Заполните данные пакета:

1. Нажмите Create.

Пакету присваивается автоматически сгенерированный номер в формате DEP-NNNNN (например, DEP-00001). Номера пакетов последовательны в пределах церкви.

Статусы пакета

Добавление пожертвований в пакет

1. Откройте пакет, нажав на него.
2. На странице деталей пакета отображаются:
   • Пожертвования, уже включённые в пакет.
   • Непакетированные пожертвования, доступные для добавления (до 50 последних).
3. Нажмите Add рядом с любым непакетированным пожертвованием, чтобы включить его в пакет.

Примечание: В списке доступных для добавления отображаются только неонлайн-пожертвования, которые ещё не входят в другой пакет. Онлайн/карточные пожертвования обрабатываются через Stripe и не требуют пакетирования.

Пакетирование более 50 непакетированных пожертвований

Список доступных для добавления намеренно ограничен 50 последними непакетированными пожертвованиями для быстрой работы страницы. Если у вас накопилось больше (например, после догонки ввода данных), используйте один из обходных путей:

1. Обработка волнами — добавьте видимые 50, нажмите Save, затем обновите страницу деталей пакета. Появятся следующие 50 старейших непакетированных. Повторяйте, пока не очистите очередь.
2. Несколько пакетов — создайте второй (или третий) пакет депозита с датой, соответствующей фактическим датам внесения, и распределите старые пожертвования по ним. Это также даёт более чистый аудиторский след, когда пожертвования охватывают более одного банковского депозита.
3. Сократите накопление — если вы часто видите эту ситуацию, пакетируйте еженедельно, а не ежемесячно, чтобы пул непакетированных оставался меньше 50.

Удаление пожертвований из пакета

1. Откройте пакет.
2. Нажмите Remove рядом с любым пожертвованием в пакете.
3. Пожертвование возвращается в пул непакетированных.

Пожертвования можно добавлять или удалять только пока пакет в статусе Open.

Итоги пакета и сверка

Каждый пакет отслеживает:

Когда фактическая сумма совпадает с ожидаемой, пакет считается «сбалансированным». При расхождении разница отображается, чтобы вы могли разобраться перед закрытием.

Закрытие пакета

1. Откройте пакет.
2. Нажмите Close Batch.
3. Статус пакета меняется на Closed.

Требования для закрытия:

• Пакет должен быть в статусе Open.
• Пакет должен содержать хотя бы одно пожертвование (пустые пакеты закрыть нельзя).

При закрытии пакета:

• Итоги пересчитываются по всем пожертвованиям в пакете.
• Фиксируются пользователь и время закрытия.
• Дальнейшее добавление или удаление невозможно.

Повторное открытие пакета

Если нужно внести изменения после закрытия:

1. Откройте закрытый пакет.
2. Нажмите Reopen Batch.
3. Пакет возвращается в статус Open, и вы можете добавлять или удалять пожертвования.

Примечание: Повторно открыть можно только пакеты со статусом Closed. Пакеты Deposited повторно открыть нельзя — бухгалтерская транзакция уже создана.

Отметка пакета как внесённого

После физического внесения средств в банк:

1. Откройте закрытый пакет.
2. Нажмите Mark as Deposited.
3. Выберите Bank Account (счёт актива), на который внесён депозит.
4. Нажмите Confirm.

При отметке как Deposited:

• Автоматически создаётся бухгалтерская транзакция с параметрами:
  • Тип транзакции: Income
  • Сумма: фактический итог пакета
  • Дата: дата депозита пакета
  • Описание: «Deposit Batch DEP-XXXXX - N items»
  • Номер ссылки: номер пакета
• Статус пакета меняется на Deposited.
• Пакет больше нельзя повторно открыть.

Печать депозитной квитанции

1. Откройте любой пакет (любой статус).
2. Нажмите Print Deposit Slip.
3. Генерируется PDF с деталями пакета и списком всех пожертвований, готовый для банковского депозита.

Файл называется deposit-slip-DEP-XXXXX.pdf.

Удаление пакета

Удалить можно только пакеты со статусом Open:

1. Откройте пакет.
2. Нажмите Delete Batch.
3. Подтвердите удаление.

При удалении пакета:

• У всех пожертвований в пакете снимается привязка к пакету (они возвращаются в пул непакетированных).
• Запись пакета удаляется безвозвратно.
• Бухгалтерские транзакции не затрагиваются.

Закрытые или внесённые пакеты удалить нельзя.

Рекомендации

Еженедельный рабочий процесс депозита

1. После каждого богослужения: запишите все наличные и чековые пожертвования в TimelyChurch.
2. Перед походом в банк: создайте пакет депозита с ожидаемой суммой по вашему подсчёту.
3. Добавьте пожертвования: включите в пакет все пожертвования для этого депозита.
4. Проверьте: сравните ожидаемую и фактическую суммы. Разберитесь с расхождениями.
5. Закройте пакет: после проверки закройте пакет.
6. После внесения в банк: отметьте пакет как Deposited, выбрав банковский счёт.
7. Распечатайте депозитную квитанцию: сохраните копию для учёта.

Советы

• Создавайте отдельные пакеты для каждого похода в банк, даже если они в один день.
• Используйте поле Expected Total, чтобы выявить ошибки ввода до похода в банк.
• Добавляйте заметки к пакетам при необычных позициях или пояснениях.
• Закрытые пакеты служат аудиторским следом — они фиксируют, кто и когда закрыл пакет.