Сетка расписания, состав команды и копирование недели вперёд

Когда церковь начинает вести команды служения на повторяющихся богослужениях, вопрос смещается с «кто в расписании на это мероприятие» на «кто в расписании на ближайшие несколько недель и где пробелы?» В этой статье описаны инструменты администратора для обзора с высоты птичьего полёта: Сетка расписания (доступна и как межмероприятийный вид со страницы Мероприятия, и на странице каждой серии), должности служения, лежащие в её основе, и рабочий процесс Копировать вперёд.

Примечание: Все эти функции находятся в панели администратора (в разделе Мероприятия). Они не в портале участника. Волонтёры видят личное расписание в Моё расписание в портале; сетка расписания — инструмент координаторов.

Где найти

Есть два места для просмотра сетки расписания, в зависимости от того, нужна одна серия или картина по всем командам:

Сетка расписания (межмероприятийная, основной вид):

1. В боковой панели в разделе Планирование нажмите Сетка расписания — или нажмите кнопку Сетка расписания вверху страницы Мероприятия (на телефоне она находится в меню ⋮ Ещё).
2. Откроется страница планирования мероприятий на вкладке Сетка расписания, показывающая, кто когда служит по всем командам.

Сетка по серии:

1. Откройте Мероприятия в боковой панели.
2. Нажмите меню ⋮ Ещё и выберите Серии мероприятий.
3. Откройте нужную повторяющуюся серию (например, «Утреннее воскресное богослужение»).

Сетка расписания по серии («Следующие 3 месяца») и кнопки Копировать вперёд отображаются только когда на серии включено Волонтёры и настроена хотя бы одна Должность служения (см. Создание команд служения и ролей).

Сетка расписания

Сетка показывает с первого взгляда, какие волонтёры назначены на какие предстоящие вхождения. Строки — люди. В межмероприятийной сетке каждый столбец — это одно служение (с датой, названием и временем), поэтому два служения в один день дают два столбца; в сетке по серии каждый столбец — дата этой серии.

Как читать

В сетке отдельной серии наведите на подтверждённую ячейку, чтобы увидеть название должности (например, «Подтверждено — Звукорежиссёр»). Ожидающие ячейки показывают «Ожидает ответа», недоступные — «Отмечен как недоступный».

В межмероприятийной Сетке расписания подпись ячейки называет позицию, на которую назначен человек («Подтверждено · Назначен как: FOH Audio»), приглашение, оставшееся без ответа, читается как «Приглашение истекло», а маленькая красная точка на ячейке ✓ или ? означает, что человек назначен, но отметил себя недоступным на эту дату. Нажмите на ячейку, чтобы Снять назначение, Сменить позицию или Пригласить повторно / Отменить приглашение для истёкшего приглашения. См. Сетка расписания — визуальное планирование волонтёров.

Левый столбец Участник команды закреплён при горизонтальной прокрутке, поэтому имя волонтёра остаётся видимым при просмотре недель дат. Строка заголовка тоже остаётся на месте.

Настройка вида (межмероприятийная Сетка расписания)

В межмероприятийной Сетке расписания (со страницы Мероприятия) есть элементы управления, которых нет в сетке по серии:

• Окно недель: переключение между 4 нед., 8 нед. и 12 нед. для расширения или сужения видимого диапазона.
• Стрелки Назад / Вперёд: листание видимого окна раньше или позже; кнопка Сегодня возвращает к текущей неделе.
• Фильтр команды: сужение сетки до одной команды или показ Все команды.
• Фильтр служения: если ваши команды организованы по служениям, сузьте сетку до одного служения (Все служения, чтобы сбросить).

Именованные должности

Когда вы приглашаете человека из межмероприятийной сетки и у служения несколько открытых должностей, вы выбираете одну в поле Выбрать должность — реальные названия должностей (например, FOH Audio или Camera) берутся из должностей служения. В команде с включённым Автоподтверждением назначений (пропустить статус ожидания) (Группы → команда → Сведения) кнопка называется Назначить, и волонтёр подтверждается сразу (ему всё равно сообщают). Требовать одобрение у позиции относится только к волонтёрам, которые записываются сами. Просмотр мероприятия в календаре Мероприятий также перечисляет открытые должности по названиям в блоке Ещё требуется.

Кто отображается в сетке

Сетка подтягивает волонтёров, назначенных на (или доступных для) предстоящие вхождения в области видимости. Каждый человек появляется один раз, даже если состоит в нескольких командах, строки отсортированы по имени.

Кто может составлять расписание в сетке

Кнопки действий в сетке — пригласить, назначить, отметить доступность или недоступность, отправить напоминание и автозаполнение — доступны двум категориям людей:

• Администраторы могут составлять расписание по всем командам.
• Руководители и соруководители команд тоже могут составлять расписание, но только для тех команд, которыми руководят. Если вы руководитель или соруководитель одной или нескольких групп (задаётся в разделе Группы > [Название команды]), вы можете открыть сетку и укомплектовать должности своей команды, не имея разрешения на уровне всей церкви.

Разграничение строгое и автоматическое:

• Руководитель действует только с людьми и должностями своей команды. Вы не можете пригласить, снять или напомнить волонтёру из команды, которой не руководите, — сетка это блокирует.
• Должности, не привязанные ни к одной команде (пользовательские или разовые роли), остаются доступны только администраторам.
• Обычные участники — все, кто не руководит командой, — по-прежнему не могут пользоваться сеткой. Это инструмент координатора.

Администраторы по-прежнему могут делать всё и везде.

Зачем этот вид

• Можно заметить закономерности с первого взгляда: «Сара не служила 6 недель», «на 17-е нет встречающих», «Майк назначен три уик-энда подряд — может, снизить нагрузку».
• Дополняет вид автопланировщика по мероприятию: сетка показывает справедливость между людьми и покрытие по датам рядом.
• Идеальное место для начала следующего раунда ручной доработки перед Автозаполнением или Копировать вперёд.

Должности служения (в рамках серии)

Рядом со сеткой страница серии перечисляет должности служения, зашаблонированные для этой серии, в панели Должности служения — название каждой должности и сколько слотов нужно на каждое вхождение.

Полезно, когда:

• Проверяете, сколько слотов серия должна заполнять каждую неделю (например, «эта серия шаблонирует 1 звук + 1 проекцию, поэтому команде техники нужно закрывать два слота каждое воскресенье»).
• Обучаете нового координатора и хотите показать структуру должностей повторяющегося богослужения в одном месте.
• Хотите добавить или удалить должность напрямую: введите Название должности, укажите необходимые слоты и нажмите Добавить должность; или используйте кнопку удаления (✕) рядом с существующей должностью.

Для ежедневного управления командой (добавление участников, смена ролей, обновление уровней навыков) по-прежнему переходите в Группы > [Название команды] — см. Создание команд служения и ролей.

Копировать вперёд

Когда одна неделя хорошо укомплектована (например, следующее воскресенье полностью назначено и подтверждено), можно воспроизвести этот состав на предстоящие вхождения серии одним действием.

Когда использовать

• Вы вручную собрали «хорошую» неделю и хотите, чтобы каждая следующая по умолчанию имела тех же людей.
• Возвращаетесь после праздничного перерыва, когда расписание было очищено, и хотите запустить следующий квартал.
• Команда ротируется в фиксированном порядке, и вы только что настроили правильную ротацию — теперь распространите её.

Как использовать

1. На странице серии найдите исходное вхождение (хорошо укомплектованную неделю) в списке Предстоящие вхождения.
2. Нажмите кнопку Копировать вперёд в строке этого вхождения.
3. Подтвердите запрос («Скопировать назначения этой недели на следующие 12 будущих мероприятий?»).

Система проходит по следующим будущим вхождениям серии, берёт неотклонённые назначения исходного вхождения и применяет их к соответствующим должностям каждого будущего вхождения. Конфликты (волонтёр уже назначен на эту должность, нет соответствующей должности и т. д.) пропускаются по датам — остальное расписание всё равно заполняется.

Совет: Чтобы укомплектовать все предстоящие вхождения сразу лучшими доступными волонтёрами вместо повторения одной недели, используйте кнопку Автозаполнить все мероприятия вверху списка Предстоящие вхождения.

Важное поведение

• Отклонённые назначения не копируются. Если кто-то отклонил исходную неделю, он не переносится.
• Существующие назначения на будущие даты не перезаписываются. Если на будущем вхождении тот же человек уже на должности, Копировать вперёд не создаст дубликат.
• Копии начинаются как Ожидает. Как и при других назначениях администратора, волонтёр должен подтвердить.
• Одно сообщение на человека. Вместо отдельного приглашения на каждую скопированную дату каждый волонтёр получает одну сводку со списком дат, на которые его добавили, с направлением в Моё расписание, чтобы подтвердить или отклонить каждую.

Копировать вперёд vs. Автозаполнение

Оба инструмента быстро укомплектовывают период богослужений, но это разные инструменты:

Многие координаторы используют оба: Копировать вперёд для разумного шаблона по умолчанию, затем Автозаполнить все мероприятия (или ручная доработка) для неизбежных пробелов, где волонтёры исходной недели не могут в будущую дату.

Совет: Сетка расписания по серии доступна только для чтения — чтобы внести изменения, откройте конкретное мероприятие со страницы серии (или из календаря) и используйте вкладку Служение. Межмероприятийная Сетка расписания, напротив, полностью интерактивна: нажмите на любую ячейку, чтобы пригласить, подтвердить, напомнить или снять человека, и используйте Автозаполнить и Напомнить с панели инструментов для заполнения открытых слотов и напоминания ожидающим волонтёрам в видимом окне. Руководители команд получают ту же интерактивную сетку, ограниченную командами, которыми они руководят.