Настройки регистрации

Страница настроек регистрации позволяет настроить шаблоны этикеток, принтер, параметры печати и общие параметры регистрации. Откройте её со Станции регистрации (Планирование > Регистрация): нажмите значок шестерёнки (Настройки регистрации) в заголовке страницы.

Вкладки настроек

Страница настроек организована в три вкладки:

1. Конструктор этикеток — управление шаблонами этикеток (описано в статье о шаблонах этикеток).
2. Настройка принтера — выбор размера этикетки и настройка того, что печатается.
3. Варианты — общее поведение регистрации: Уведомления о регистрации, Оповещения о невостребованных детях, Новые задачи для посетителей-новичков назначаются и Срок хранения истории регистрации (см. Вкладка «Варианты» ниже).

Для изменения настроек нужно разрешение Управление в модуле «Регистрация».

Настройка принтера

Выбор размера этикетки

Выберите носитель этикеток, соответствующий вашему принтеру:

Чтобы выбрать предустановку:

1. Откройте вкладку Настройка принтера.
2. Нажмите размер этикетки, соответствующий вашему носителю.
3. При использовании произвольных размеров введите ширину, высоту и выберите единицу (миллиметры или дюймы).

Параметры печати

Эти четыре переключателя управляют тем, что печатается при каждой регистрации. По умолчанию все включены.

Чтобы сохранить изменения, нажмите Сохранить настройки принтера внизу вкладки «Настройка принтера».

Вкладка «Варианты»

На вкладке Варианты четыре карточки. Измените то, что нужно, затем нажмите Сохранить параметры внизу вкладки.

Уведомления о регистрации

Карточка Уведомления о регистрации позволяет отправлять родителям ребёнка короткое сообщение, когда ребёнка регистрируют, и снова, когда его выдают.

Чтобы включить уведомления:

1. Откройте вкладку Параметры (третья вкладка).
2. В карточке Уведомления о регистрации включите «Уведомлять родителей о приходе и уходе».
3. В появившемся выпадающем списке «Когда отправлять уведомление» выберите, когда уведомления отправляются.
4. Нажмите Сохранить параметры.

Уведомления идут только законным опекунам ребёнка и доставляются через Telegram, если опекун его привязал, иначе по email. Каждого опекуна также можно отключить отдельно кнопкой Уведомления о регистрации на вкладке Семья в профиле человека. Полный рабочий процесс, получателей, доставку и отказы см. в Уведомления родителям о регистрации и выдаче ребёнка.

Оповещения о невостребованных детях

«Для детей, которые всё ещё зарегистрированы после окончания сессии.» Когда включено Оповещать сотрудников о невостребованных детях (по умолчанию включено), TimelyChurch один раз оповещает сотрудников, если ребёнок всё ещё зарегистрирован после окончания сессии, и повторяет оповещение, только если ребёнок всё ещё там позже — а не каждые несколько минут.

В разделе Кто получает эти оповещения выберите:

• Лидеры класса (рекомендуется) — руководители класса, в котором находится каждый невостребованный ребёнок. Если у класса нет руководителя, оповещение получают координаторы, указанные ниже, или все администраторы.
• Определённый координатор — только те, кого вы отметите в Координатор(ы) регистрации (все администраторы, если никто не отмечен).
• Только тот, кто начал регистрацию — чтобы не уведомлять всех администраторов.
• Все администраторы церкви — уведомляется каждый администратор церкви.

См. Оповещения о невостребованных детях, чтобы узнать, когда сессия считается завершённой и как реагировать.

Новые задачи для посетителей-новичков назначаются

Когда человек со статусом Посетитель регистрируется впервые, TimelyChurch создаёт последующее действие Посетитель впервые. Найдите нужного человека среди участников и выберите, кто будет за него отвечать — встречающий, пастор по работе с гостями, кто угодно. Логин им не нужен: если его ещё нет, янтарная заметка сообщит, что они увидят задачу, как только он будет привязан. Оставьте поле пустым, чтобы новые последующие действия для посетителей оставались без ответственного. См. Follow-Ups.

Срок хранения истории регистрации

«Как долго хранить отдельные записи регистрации. Профили людей этой настройкой никогда не удаляются.» Введите число дней в поле Хранить историю регистрации (дней) или оставьте пустым (или 0), чтобы хранить историю регистрации бессрочно (по умолчанию). Каждую ночь записи регистрации старше этого срока удаляются — сами люди никогда не удаляются. Удалённые регистрации больше не отображаются в истории посещаемости и отчётах, поэтому выбирайте срок с учётом ваших требований к хранению записей. См. История регистрации, конфиденциальность и хранение.

Сессии, привязанные к мероприятиям

Сессии регистрации можно привязать к мероприятиям из модуля «Мероприятия». При привязке:

• Название сессии по умолчанию совпадает с названием мероприятия.
• Сессия отображается с иконкой календаря в баннере «Активные сессии».
• Данные посещаемости из регистрации попадают в отчёты по мероприятию.
• Если вы открываете «Регистрация» из мероприятия (например, со страницы деталей мероприятия), сессия для этого мероприятия автоматически создаётся или возобновляется.
• Если у мероприятия есть время окончания, сессия использует его как ожидаемое окончание — именно с этого момента начинаются оповещения о невостребованных детях.

Несколько комнат для одного мероприятия (вкладка «Регистрация» мероприятия)

Для одного мероприятия, у которого есть несколько точек регистрации одновременно -- например, ясли, 1-й класс и 2-й класс, собирающиеся во время одного служения -- используйте собственную вкладку Регистрация мероприятия. Это основной инструмент для регистрации в нескольких комнатах.

Откройте мероприятие, затем откройте его вкладку Регистрация:

1. В блоке Сессии регистрации введите название комнаты или класса в поле имени. Оно предзаполнено возрастающим значением по умолчанию (Комната 1, Комната 2, Комната 3, ...), чтобы две комнаты никогда не совпадали, но вам следует изменить его на настоящее название комнаты (Ясли, 1-й класс, ...).
2. Нажмите Начать сессию. Повторяйте по одному разу на каждую комнату -- все они работают одновременно в рамках одного мероприятия; запуск новой комнаты не завершает остальные.

Каждая сессия отображается на своей карточке с названием, значком Активна или Завершена и текущими итогами (всего, зарегистрировано и учёт по количеству, если используется). У каждой карточки свои элементы управления:

• Переименовать -- измените название комнаты/класса прямо на месте в любой момент.
• Открыть киоск -- открывает киоск самообслуживания для этой конкретной комнаты (показывается только пока сессия Активна). Завершённая сессия никогда не показывает активный киоск.
• Завершить -- закрывает эту комнату для новых регистраций (уже зарегистрированные люди остаются зарегистрированными).
• Возобновить -- повторно активирует Завершённую сессию, чтобы вы могли продолжить регистрировать людей в эту комнату.
• Удалить -- безвозвратно удаляет сессию. Это необратимое действие: если в сессии есть регистрации, её удаление также безвозвратно удаляет эти регистрации и их записи о посещаемости, и это нельзя отменить. Сначала запрашивается подтверждение.

Быстрая регистрация и выбор комнаты. На вкладке «Регистрация» также есть поиск Быстрая регистрация, чтобы регистрировать людей прямо со страницы мероприятия. Когда одновременно Активны две или более комнат, рядом с поиском появляется выбор комнаты «Регистрация в» -- сначала выберите комнату, чтобы каждый человек был зарегистрирован в правильную комнату. Когда активна только одна сессия, она используется автоматически.

Примечание: Сессии на этой вкладке ограничены сегодняшним днём (в часовом поясе вашей церкви), поэтому вкладка всегда показывает комнаты, работающие прямо сейчас. Запускайте комнаты в день мероприятия.

Одновременные сессии

TimelyChurch поддерживает несколько активных сессий одновременно. Это полезно, когда:

• Богослужение и детское служение проходят одновременно.
• Ранняя и поздняя службы пересекаются.
• Средненедельная программа имеет отдельные сессии по возрастным группам.
• Одному мероприятию нужна отдельная точка регистрации для каждой комнаты или возрастной группы (Ясли, 1-й класс, 2-й класс), запускаемая с вкладки «Регистрация» этого мероприятия (см. выше).

Каждая сессия ведёт свой список и статистику. На киоске, если активно несколько сессий, семьям предлагается выбрать, в какую сессию они регистрируются. Чтобы запустить несколько комнат в рамках одного мероприятия, используйте вкладку «Регистрация» мероприятия, описанную в разделе Несколько комнат для одного мероприятия выше.

Совет: Привязывайте каждую сессию к соответствующему мероприятию для наиболее точной отчётности по посещаемости.

Начало и завершение сессий

Начало сессии

1. Нажмите Начать сессию на станции регистрации.
2. В выпадающем списке Ссылка на мероприятие выберите мероприятие (в списке — мероприятия с сегодняшнего дня на ближайшие 7 дней) или выберите «Без мероприятия — автономная сессия», чтобы начать сессию без привязки к мероприятию.
3. При необходимости введите пользовательское Название сессии (необязательно). Оставьте пустым, чтобы использовать название мероприятия или имя по умолчанию.
4. При необходимости прикрепите форму Согласие / Разрешение и выберите, как часто родители должны подписывать её — см. Согласия и отказы от претензий при регистрации.
5. При необходимости отметьте На этой сессии используются браслеты — см. Настройка регистрации с браслетами (оборудование + настройки).
6. Нажмите Начать сессию.

Сессия также может начаться автоматически, когда «Регистрация» открывается со страницы мероприятия.

Завершение сессии

1. Найдите сессию в баннере Активные сессии на станции регистрации.
2. Нажмите Завершить рядом с сессией.
3. Сессия помечается как неактивная и получает время окончания.

Завершение сессии не выдаёт людей, которые всё ещё зарегистрированы. Оно просто закрывает сессию, чтобы предотвратить новые регистрации. О старой сессии, в которой всё ещё отображаются зарегистрированные люди, см. Закрытие старой сессии.

Режим учёта по количеству

Для служений или зон, где индивидуальная регистрация нецелесообразна (например, большой зал), используйте учёт по количеству:

1. На киоске нажмите кнопку Учёт по количеству (в панели статистики).
2. Введите количество учтённых людей.
3. Учёт по количеству сохраняется и отображается вместе с индивидуальными регистрациями в живой статистике.

Общая посещаемость сессии равна индивидуальным регистрациям плюс учёт по количеству.

Вместимость комнат и живая занятость

Каждый класс может быть привязан к помещению, а у каждого помещения может быть значение вместимости.

Установка вместимости помещения

1. На боковой панели откройте Помещения > Помещения (функция «Помещения» требует соответствующего плана).
2. Откройте помещение и введите число в поле Вместимость.
3. Убедитесь, что помещение отмечено как Активное.
4. Назначьте помещение каждому классу, который его использует: откройте класс (Планирование > Классы) и выберите его в выпадающем списке Помещение класса.

Подробнее о том, как читать живые показатели по сравнению с вместимостью, и об обработке «Без помещения» для детей, зарегистрированных без класса, см. статью Занятость помещений.

Разрешения и функции плана

Два уровня определяют, кто может использовать модуль «Регистрация»: ваш план подписки и разрешения церкви.

Ограничение на уровне плана

«Регистрация» — функция с ограничением по планам TimelyChurch. Если ваш план не включает функцию «Регистрация», весь модуль (включая киоск, конструктор этикеток и отчёты) будет скрыт из меню, а при попытке его открыть появится сообщение «функция недоступна».

• Все части «Регистрации» (станция, киоск, настройки и конструктор этикеток) требуют наличия функции «Регистрация» в вашем плане.
• При переходе на план с «Регистрацией» модуль появляется сразу — дополнительная настройка не требуется.

Чтобы узнать, что включает ваш текущий план, нажмите Настройка церкви внизу левой боковой панели и откройте вкладку Оплата и тарифы.

Разрешения на уровне церкви

Для церквей, чей план включает «Регистрацию», доступ дополнительно контролируется вашими ролями. В редакторе ролей у модуля Регистрация три флажка (уровень Полный доступ отмечает все три):

• Просмотр — видеть станцию регистрации, сессии и списки.
• Использование — работать с регистрацией: открывать киоск, начинать и завершать сессии, искать семьи (только при открытой сессии), регистрировать и выдавать людей, печатать этикетки, обновлять учёт по количеству.
• Управление — всё, что входит в «Использование», плюс настройки регистрации и шаблоны этикеток, переименование и удаление сессий, смена формы согласия сессии, закрытие устаревших регистраций и выдача детей со страницы «Требует внимания».
• Блокировка — сервер позволяет любому с разрешением Управление (администраторам и встроенной роли Ответственный за безопасность) активировать или снять блокировку, но кнопки на станции регистрации сейчас показываются только администраторам (см. Режим блокировки).

Настройте, у кого какая роль, в разделе Администрирование > Роли и разрешения (назначайте людей на роли и редактируйте, что каждая роль может делать).