Управление доступностью волонтёров
TimelyChurch предоставляет два типа управления доступностью: общие предпочтения доступности, описывающие, когда волонтёр обычно может служить, и конкретные даты блокировки для дней, когда он будет отсутствовать. И администратор, и волонтёр могут управлять этими настройками.
Общая доступность (управляется администратором)
Доступность устанавливается в членстве участника в команде. Со стороны администратора вы управляете ею на странице команды; со стороны волонтёра он управляет ею сам в портале участника (см. следующий раздел).
Установка общей доступности
- На боковой панели в разделе Участники откройте Группы.
- Откройте команду служения, к которой принадлежит человек, затем вкладку Участники.
- В строке участника откройте Настройки служения. Вы можете установить:
| Настройка | Описание |
|---|---|
| Как часто они могут служить? | Как часто потребуется (без месячного лимита), До одного раза в месяц, До двух раз в месяц или До трёх раз в месяц. |
| Доступные дни (оставьте пустым для всех дней) | Отметьте дни недели, когда участник обычно может служить. Оставьте все поля пустыми, чтобы считать участника доступным в любой день. |
- Сохраните изменения.
Эта информация о доступности хранится в членстве участника в команде и используется инструментами планирования при назначении волонтёров.
Конкретные даты блокировки (управляется волонтёром)
Даты блокировки — это конкретные дни, когда участник команды служения недоступен. Ими в основном управляют сами волонтёры через портал участника, хотя администраторы могут их видеть.
Как волонтёры устанавливают даты блокировки
Волонтёры, являющиеся участниками команды служения, могут отмечать даты как недоступные через портал участника в двух местах:
Быстрый способ — Моё расписание → Доступность:
- Волонтёр входит в портал участника и открывает Моё расписание.
- Переключается на вид Доступность («Моя доступность»).
- Нажимает на любое воскресенье, чтобы переключить его между Доступно и Заблокировано.
- Уезжает на время? В разделе Заблокировать диапазон дат он выбирает даты От и Кому и нажимает Отметить как недоступного.
Полная страница — Доступность для служения:
- В разделе Моё расписание волонтёр нажимает Настройки планирования. Открывается страница Доступность для служения («Отмечайте даты, когда вы недоступны для служения»), где перечислены Ваши команды служения и Предстоящие недоступные даты.
- Он нажимает Добавить дату недоступности, затем:
- Выбирает Дату начала и Дату окончания (для одного дня укажите обе даты одинаковыми)
- При необходимости вводит Причина (необязательно) (например, «Вне города», «Семейное событие»)
- Нажимает Добавить дату
В любом случае недоступность применяется ко всем командам служения сразу. Если человек в команде поклонения и команде приветствия, отметка даты как недоступной применяется к обеим командам.
Повторяющаяся недоступность
Помимо разовых дат, волонтёры могут настроить повторяющиеся шаблоны (например, регулярный еженедельный конфликт) в разделе Шаблоны повторения → Добавить шаблон на той же странице «Доступность для служения». Эти шаблоны автоматически блокируют подходящие даты, так что волонтёру не нужно добавлять каждую вручную. См. Повторяющаяся недоступность.
Удаление даты блокировки
Если планы изменились и волонтёр снова доступен:
- На странице Доступность для служения в портале найдите дату в разделе Предстоящие недоступные даты (или нажмите Заблокировано воскресенье в Моё расписание → Доступность, чтобы снова сделать его доступным).
- Нажмите элемент управления удалением рядом с датой. Вопрос Удалить недоступную дату? просит подтвердить — «Вы снова будете отмечены как доступный для служения на эту дату.» — нажмите Отметить как доступный.
- Дата удаляется из списка недоступных для всех команд.
Что видят администраторы
Когда администратор назначает волонтёров через вкладку Служение мероприятия:
- Волонтёры, отмеченные как недоступные на дату мероприятия, появляются в группе Недоступно в окне Найти волонтёров.
- Система запрещает администраторам назначать волонтёра, отмеченного как недоступный. При попытке назначить недоступного человека появится сообщение об ошибке: «[Имя] отмечен как недоступный на эту дату.»
- В Сетке расписания их ячейка показывает – (Недоступен).
- На вкладке команды Участники руководители видят значок В отпуске с числом предстоящих заблокированных дней и ближайшей датой (например, «В отпуске 5 дней · далее 15 мая»).
Эта проверка применяется при:
- Индивидуальных ручных назначениях
- Копировании назначений с предыдущих мероприятий
- Автозаполнении при планировании
Предпочтения планирования волонтёров
Помимо дат блокировки, участники команды могут установить подробные предпочтения планирования в разделе Настройки планирования на странице «Доступность для служения» портала («Задайте предпочтительные дни, время и ограничения для автоматического планирования»). Эти предпочтения влияют на алгоритм умного планирования.
Доступные предпочтения
| Предпочтение | Описание |
|---|---|
| Предпочтительные дни служения | Дни недели, когда волонтёр предпочитает служить (оставьте пустым, если предпочтений нет) |
| Дни, которых следует избегать | Дни недели, когда волонтёр предпочёл бы не служить |
| Предпочтительное время | Утро, День и/или Вечер |
| Макс. раз в месяц | Максимальное количество назначений в месяц (или Без ограничений) |
| Мин. дней между | Минимальное количество дней между назначениями на служение (или Без минимума) |
| Могу подключиться в последний момент при необходимости | Готов ли волонтёр подставить в короткий срок |
| Включить меня в автоматическое планирование | Может ли волонтёр быть назначен автозаполнением (если не отмечено, назначение только вручную) |
После настройки волонтёр нажимает Сохранить предпочтения.
Как предпочтения влияют на планирование
Значения ниже применяются к автозаполнению при стратегии справедливой ротации (одна должность, целое мероприятие, серия или Сетка расписания). Более простой приоритетный балл «умных предложений», который определяет группу Рекомендуемые (чередовать) в окне «Найти волонтёров», НЕ учитывает предпочтения по дням/времени — различие см. в 08-volunteer-reports.md.
- Предпочтения по дням: волонтёры, предпочитающие день недели мероприятия, получают бонус +5 к оценке. Те, кто избегает этот день, получают штраф -20.
- Предпочтения по времени: волонтёры, не предпочитающие время суток мероприятия (утро/день/вечер), получают штраф -10.
- Ограничения частоты: если волонтёр достиг командного ИЛИ личного максимума раз в месяц, он получает штраф -100 (фактически исключается из автопланирования).
- Мин. дней между служениями: если волонтёр служил недавнее, чем его минимальный интервал (настройка команды ИЛИ личная, в зависимости от того, что больше), он получает штраф -50.
- Отказ от автопланирования: волонтёры, снявшие отметку «Включить меня в автоматическое планирование», полностью исключаются из автозаполнения.
Настройки частоты служения
Участники команды также могут установить предпочтение частоты служения непосредственно в членстве в команде (в дополнение к подробным предпочтениям выше):
| Вариант | Описание |
|---|---|
| Как часто потребуется | Без ограничений на планирование |
| До одного раза в месяц | Назначать не более 1 раза в месяц |
| До двух раз в месяц | Назначать не более 2 раз в месяц |
| До трёх раз в месяц | Назначать не более 3 раз в месяц |
Система отслеживает, сколько раз каждый участник служил в текущем месяце, и соблюдает эти ограничения при автопланировании.
Доступные дни (настройка участника команды)
Каждый участник команды также может указать, в какие дни недели он обычно доступен для служения. Это хранится как настройка Доступные дни в членстве в команде. Если конкретные дни не установлены, участник считается доступным все дни.
Совет: Поощряйте волонтёров поддерживать даты блокировки в актуальном состоянии. Когда волонтёры заранее отмечают недоступные даты, это экономит время координаторов от назначения того, кто неизбежно отклонит, и делает автопланирование намного точнее.
Совет: Если волонтёр будет отсутствовать длительный период (например, месячная поездка), пусть он заблокирует весь период сразу с помощью Заблокировать диапазон дат в Моё расписание → Доступность или одной записью Добавить дату недоступности с датой начала и датой окончания, вместо добавления каждой недели по отдельности.