Управление доступностью волонтёров
TimelyChurch предоставляет два типа управления доступностью: общие предпочтения доступности, описывающие, когда волонтёр обычно может служить, и конкретные даты блокировки для дней, когда он будет отсутствовать. И администратор, и волонтёр могут управлять этими настройками.
Общая доступность (управляется администратором)
Доступность устанавливается в членстве участника в команде. Со стороны администратора вы управляете ею на странице команды; со стороны волонтёра он управляет ею сам в портале участника (см. следующий раздел).
Установка общей доступности
- На боковой панели в разделе Участники откройте Группы.
- Откройте команду служения, к которой принадлежит человек, затем вкладку Участники.
- Нажмите на участника, чтобы открыть панель членства. Вы можете установить:
| Настройка | Описание |
|---|---|
| Доступные дни | Отметьте дни недели, когда участник обычно может служить (с воскресенья по субботу). Оставьте все поля пустыми, чтобы считать участника доступным каждый день. |
| Частота служения | Как часто участник хочет быть в расписании: Как часто потребуется, До одного раза в месяц, До двух раз в месяц или До трёх раз в месяц. |
- Нажмите, чтобы сохранить изменения членства.
Эта информация о доступности хранится в членстве участника в команде и используется инструментами планирования при назначении волонтёров.
Конкретные даты блокировки (управляется волонтёром)
Даты блокировки — это конкретные дни, когда участник команды служения недоступен. Ими в основном управляют сами волонтёры через портал участника, хотя администраторы могут их видеть.
Как волонтёры устанавливают даты блокировки
Волонтёры, являющиеся участниками команды служения, могут отмечать конкретные даты как недоступные через портал участника:
- Волонтёр входит в портал участника.
- Переходит в Доступность для служения (доступна со страницы расписания служения).
- Видит:
- Список текущих членств в командах
- Существующие недоступные даты (с текущего месяца и далее)
- Чтобы добавить новую недоступную дату, нажимает Добавить недоступную дату, затем:
- Выбирает дату (должна быть сегодня или в будущем)
- При необходимости вводит причину (например, «Семейный отпуск», «Вне города», «Медицинский приём»)
- Сохраняет запись
- Недоступность применяется ко всем командам служения сразу. Если человек в команде поклонения и команде приветствия, отметка даты как недоступной применяется к обеим командам.
Повторяющаяся недоступность
Помимо разовых дат, волонтёры могут настроить повторяющиеся шаблоны (например, регулярный еженедельный конфликт) на той же странице Доступность для служения. Эти шаблоны автоматически блокируют соответствующие даты, чтобы волонтёру не приходилось добавлять каждую вручную.
Удаление даты блокировки
Если планы изменились и волонтёр снова доступен:
- На странице Доступность для служения в портале найдите дату в списке.
- Нажмите элемент управления удалением рядом с датой и подтвердите.
- Дата удаляется из списка недоступных для всех команд.
Что видят администраторы
Когда администратор назначает волонтёров через вкладку Служение мероприятия:
- Волонтёры, отмеченные как недоступные на дату мероприятия, появляются в категории Недоступны в модальном окне назначения.
- Причина недоступности (если указана) отображается рядом с именем.
- Система запрещает администраторам назначать волонтёра, отмеченного как недоступный. При попытке назначить недоступного человека появится сообщение об ошибке: «[Имя] отмечен как недоступный на эту дату.»
Эта проверка применяется при:
- Индивидуальных ручных назначениях
- Массовых назначениях
- Копировании назначений с предыдущих мероприятий
- Автозаполнении при планировании
Предпочтения планирования волонтёров
Помимо дат блокировки, участники команды могут установить подробные предпочтения планирования через портал. Эти предпочтения влияют на алгоритм умного планирования.
Доступные предпочтения
| Предпочтение | Описание |
|---|---|
| Предпочитаемые дни | Дни недели, когда волонтёр предпочитает служить (с воскресенья по субботу) |
| Избегаемые дни | Дни недели, когда волонтёр предпочёл бы не служить |
| Предпочитаю утро | Предпочитает ли волонтёр утренние богослужения/мероприятия |
| Предпочитаю день | Предпочитает ли волонтёр дневные богослужения/мероприятия |
| Предпочитаю вечер | Предпочитает ли волонтёр вечерние богослужения/мероприятия |
| Макс. раз в месяц | Максимальное количество назначений в месяц |
| Мин. дней между | Минимальное количество дней между назначениями на служение |
| Могу в последний момент | Готов ли волонтёр подставить в короткий срок |
| Доступен для автопланирования | Может ли волонтёр быть назначен системой автопланирования (если отключено, назначение только вручную) |
После настройки волонтёр нажимает Сохранить предпочтения.
Как предпочтения влияют на планирование
Значения ниже применяются к стратегии справедливой ротации автопланировщика (Автозаполнение должности / Автозаполнение серии). Более простой приоритетный балл «умного предложения», который питает зелёный значок Рекомендуемые, НЕ учитывает предпочтения по дню/времени — см. 08-volunteer-reports.md для различия.
- Предпочтения по дням: волонтёры, предпочитающие день недели мероприятия, получают бонус +5 к оценке. Те, кто избегает этот день, получают штраф -20.
- Предпочтения по времени: волонтёры, не предпочитающие время суток мероприятия (утро/день/вечер), получают штраф -10.
- Ограничения частоты: если волонтёр достиг командного ИЛИ личного максимума раз в месяц, он получает штраф -100 (фактически исключается из автопланирования).
- Мин. дней между служениями: если волонтёр служил недавнее, чем его минимальный интервал (настройка команды ИЛИ личная, в зависимости от того, что больше), он получает штраф -50.
- Отказ от автопланирования: волонтёры, отключившие «Доступен для автопланирования», полностью исключаются из автозаполнения.
Настройки частоты служения
Участники команды также могут установить предпочтение частоты служения непосредственно в членстве в команде (в дополнение к подробным предпочтениям выше):
| Вариант | Описание |
|---|---|
| Как часто потребуется | Без ограничений на планирование |
| До одного раза в месяц | Назначать не более 1 раза в месяц |
| До двух раз в месяц | Назначать не более 2 раз в месяц |
| До трёх раз в месяц | Назначать не более 3 раз в месяц |
Система отслеживает, сколько раз каждый участник служил в текущем месяце, и соблюдает эти ограничения при автопланировании.
Доступные дни (настройка участника команды)
Каждый участник команды также может указать, в какие дни недели он обычно доступен для служения. Это хранится как настройка Доступные дни в членстве в команде. Если конкретные дни не установлены, участник считается доступным все дни.
Совет: Поощряйте волонтёров поддерживать даты блокировки в актуальном состоянии. Когда волонтёры заранее отмечают недоступные даты, это экономит время координаторов от назначения того, кто неизбежно отклонит, и делает автопланирование намного точнее.
Совет: Если волонтёр будет отсутствовать длительный период (например, месячная поездка), вы можете изменить статус его членства в команде на «В отпуске» вместо добавления отдельных дат блокировки на каждую неделю. Верните статус «Активен», когда он вернётся.