Учебник: пошаговая настройка «Первое воскресенье» для администратора церкви

Аудитория: Новый администратор церкви, впервые настраивающий планирование волонтёров Необходимое время: Около 30 минут Вам понадобится: Список участников команды поклонения с адресами электронной почты

Чему вы научитесь

К концу этого руководства у вас будет:

• Реальная Команда поклонения с должностями и участниками в TimelyChurch
• Настройки умного планирования, чтобы система предлагала подходящих людей и автоматически заполняла замены при отказе
• Шаблон расписания Стандартная настройка поклонения, автоматически заполняющий должности на каждом новом мероприятии поклонения
• Повторяющаяся серия мероприятий Воскресное поклонение с готовыми вхождениями на ближайшие месяцы
• Уверенность в приглашении первого волонтёра и наблюдении за автозаполнением

Это та же настройка, которую мы рекомендуем каждой церкви к открывающему воскресенью. После завершения вы будете поддерживать её, а не перестраивать заново.

Шаг 1: Создайте команду поклонения

Время: 4 минуты

1. Войдите в панель администратора.
2. В боковой панели разверните Люди и нажмите Группы.
3. Нажмите + Новая группа (в правом верхнем углу).
4. Заполните:
   • Название: Команда поклонения
   • Тип: Команда
   • Описание: «Воскресная утренняя группа поклонения, вокалисты и техника»
5. Нажмите Сохранить.

Вы попадёте на страницу новой команды с вкладками вверху: Сведения о группе, Участники, Шаблоны (и ещё несколько в зависимости от типа группы). Вкладка Сведения о группе — место, где вы управляете должностями и планированием.

Шаг 2: Добавьте должности в команду

Время: 5 минут

Должности — это роли, которые вы заполняете каждое воскресенье: лидер поклонения, звукорежиссёр, вокалист и т. д.

1. На странице команды поклонения откройте вкладку Сведения о группе.
2. Прокрутите до карточки Должности.
3. Нажмите + Добавить (в правом верхнем углу карточки). В диалоге Добавить должность введите Название должности, затем нажмите Добавить должность. Повторите для каждой роли:
   • Лидер поклонения
   • Вокалист
   • Акустическая гитара
   • Электрогитара
   • Бас
   • Ударные
   • Клавиши
   • Звукорежиссёр
   • Оператор ProPresenter
4. Убедитесь, что все девять должностей отображаются в списке.

Совет: Не беспокойтесь о совершенстве должностей прямо сейчас. Вы можете удалить любую должность или добавить новые позже — ничего не сломается.

Шаг 3: Добавьте участников команды

Время: 5 минут

1. Нажмите вкладку Участники.
2. Нажмите + Добавить участника.
3. В поле Поиск человека начните вводить имя и выберите человека из результатов.
4. Нажмите Добавить участника.
5. Повторите для каждого участника команды. Стремитесь к минимум 5–8 людям к открывающему воскресенью.

Совет: Если вы хотите, чтобы планировщик предлагал людей только для ролей, которые они реально исполняют, включите Требовать постоянные назначения на должности внизу карточки Должности (вкладка Сведения о группе). После включения в каждой строке участника на вкладке Участники появятся метки должностей, которые можно переключать для назначения человека на конкретные должности. При выключении любой участник команды может быть предложен на любую должность.

Шаг 4: Настройте параметры умного планирования

Время: 3 минуты

1. На странице команды поклонения откройте вкладку Сведения о группе и прокрутите до карточки Настройки планирования.
2. Установите:
   • Стратегия ротации: Справедливая ротация (на основе того, кто служил давнее всего) — все служат примерно поровну
   • Макс. раз в месяц: 2 (никто не перегорит)
   • Отметьте Включить автопланирование
   • Отметьте Автовыбор замены при отказе
3. Нажмите Сохранить настройки планирования.

Совет: Другие варианты ротации — Круговая ротация (фиксированный порядок) и Только вручную (отключить автозаполнение). Справедливая ротация — правильный выбор по умолчанию для большинства команд. Когда волонтёр отклоняет, функция автовыбора отдаёт слот следующему человеку в ротации; после нескольких неудачных попыток система переходит к запросу на замену.

Полное описание каждого варианта см. в статье Планирование волонтёров на мероприятия.

Шаг 5: Создайте шаблон «Стандартная настройка поклонения»

Время: 4 минуты

Этот шаблон расписания указывает TimelyChurch, какие должности должны автоматически включаться в каждое новое мероприятие поклонения.

1. На странице команды поклонения нажмите вкладку Шаблоны.
2. Нажмите Новый шаблон.
3. В диалоге Создать шаблон расписания заполните:
   • Название шаблона: Стандартная настройка поклонения
   • Описание: «Список должностей по умолчанию для воскресного поклонения»
   • Отметьте Установить как шаблон по умолчанию для этой команды
   • В разделе Автоприменение к типам мероприятий отметьте Поклонение
4. Нажмите Создать шаблон.
5. Шаблон появится в списке. Нажмите шеврон для развёртывания, затем Добавить должность, чтобы добавить каждую должность с нужным количеством:
   • Лидер поклонения — Необходимо 1
   • Вокалист — Необходимо 2
   • Акустическая гитара — 1
   • Ударные — 1
   • Клавиши — 1
   • Звукорежиссёр — 1
   • Оператор ProPresenter — 1

Шаблон теперь помечен как шаблон по умолчанию и настроен на автоприменение. Любое мероприятие поклонения, которое вы создадите с этого момента, автоматически подтянет эти должности.

Шаг 6: Создайте серию мероприятий «Воскресное поклонение»

Время: 5 минут

В TimelyChurch отдельные мероприятия и повторяющиеся серии создаются в одном месте — достаточно включить Повторяется.

1. В боковой панели разверните Планирование и нажмите Мероприятия.
2. В правом верхнем углу страницы Мероприятия нажмите Новое мероприятие. Откроется панель создания мероприятия.
3. Выберите тип мероприятия Поклонение, затем заполните основное:
   • Название мероприятия: Воскресное поклонение
   • Дата: ближайшее воскресенье
   • Начало / Окончание: например, 10:00–11:30
   • Место: Главный зал (или где вы собираетесь) — и выберите Комнату, если используете комнаты
4. В разделе Повторяется включите переключатель. Выберите Еженедельно, затем отметьте Воскресенье в кружках дней. В разделе Заканчивается оставьте Никогда (или укажите дату окончания / количество вхождений).
5. Нажмите Создать серию.

TimelyChurch генерирует вхождения как реальные записи мероприятий, которые можно открывать и редактировать. Кнопка создания показывает «Создать мероприятие», когда Повторяется выключено, и «Создать серию», когда включено.

Совет: Чтобы позже управлять всеми повторяющимися сериями, откройте меню Ещё (⋮) в правом верхнем углу страницы Мероприятия и выберите Серии мероприятий.

Шаг 7: Проверьте, что должности заполнены на каждом мероприятии

1. Откройте одно из предстоящих воскресных мероприятий (из календаря/списка мероприятий или со страницы Серии мероприятий).
2. Нажмите вкладку Служение.
3. Убедитесь, что должности из шаблона Стандартная настройка поклонения перечислены, сгруппированы по команде, каждая показывает, сколько заполнено из необходимого (например, 0/2 у вокалиста).
4. Проверьте второе мероприятие, чтобы убедиться, что автоприменение сработало по всей серии.

Если на мероприятии не хватает должностей, используйте Добавить должность на вкладке Служение, чтобы добавить их вручную, или Назначить команду, чтобы подтянуть всю команду сразу.

Шаг 8: Пригласите первого волонтёра (и проверьте автозаполнение)

1. На вкладке Служение любого предстоящего воскресного мероприятия найдите должность Лидер поклонения и нажмите Назначить.
2. В панели Найти волонтёров выберите коллегу для назначения. Он получит письмо и уведомление в приложении.
3. Чтобы увидеть автозаполнение в действии, нажмите Авто на открытой должности (или Автозаполнить все вверху вкладки) — система автоматически выберет лучшего доступного коллегу.
4. Когда волонтёр отклоняет, функция автовыбор замены, которую вы включили на шаге 4, передаёт слот следующему человеку в ротации, поэтому открытые слоты продолжают заполняться сами.

Что делать дальше

• Проведите руководителей команд через Учебник 02: Управление командой, чтобы они владели своим составом.
• Отправьте волонтёрам Учебник 03: Настройка доступности до первого приглашения.
• Добавьте в закладки Учебник 04: Приглашение на замену через «Требует внимания» на случай субботнего вечернего поиска замены.
• Прочитайте Обзор управления волонтёрами, чтобы увидеть всё остальное, что может этот модуль.

Вы готовы. Открывающее воскресенье пройдёт спокойно.