Обзор управления волонтёрами
TimelyChurch предоставляет комплексную систему управления волонтёрами, которая помогает вам набирать, организовывать, планировать и общаться с волонтёрами вашей церкви. Независимо от того, нужно ли вам укомплектовать воскресное утреннее богослужение или координировать особое мероприятие, инструменты для волонтёров позволяют управлять всем вокруг ваших мероприятий и ваших людей.
Две стороны управления волонтёрами
Система волонтёров TimelyChurch работает на двух взаимосвязанных уровнях:
1. Участники и команды (ориентация на людей)
Информация о служении хранится у каждого участника и в ваших командах служения, а не на отдельной странице «Волонтёры»:
- Запись участника — откройте любого участника из раздела Участники на боковой панели и перейдите на вкладку Служение, чтобы увидеть команды, к которым он принадлежит, его роли в служении, предстоящие и прошлые назначения на мероприятия, а также историю служения.
- Команды служения — в разделе Участники > Группы группа с типом Команда содержит ваш список служащих. В команде вы можете оценить уровень навыков каждого участника (виден только руководителям) и записать его предпочтения служения и доступность.
Для каждого служащего вы можете отслеживать:
- Назначения в служении — в каких областях служения они участвуют: детское служение, молодёжное служение, команда поклонения, приветствие / гостеприимство, команда парковки, техника / AV, ясли, безопасность, кухня / питание, уборка / помещения, офис / администрация, миссии / евангелизация, команда молитвы, руководитель малой группы или другое
- Роли — их конкретная роль в команде (например, руководитель, соруководитель, хост или участник) и должность, которую они занимают на мероприятии
- Уровень навыков — оценка, видимая только руководителям, которая влияет на предложения при планировании
- Статус — ожидают ли назначения подтверждения, подтверждены или отклонены
- История служения — прошлые мероприятия, на которых они служили, и их посещаемость
2. Потребности в служении на мероприятии (ориентация на мероприятие)
Вкладка Служение каждого мероприятия (откройте мероприятие, чтобы попасть в центр мероприятия) позволяет определить конкретные должности, которые нужно заполнить, назначить людей на эти должности и отслеживать статус подтверждения. Именно здесь происходит фактическое планирование для каждого богослужения или мероприятия.
Ключевые функции с первого взгляда
| Функция | Описание |
|---|---|
| Команды служения | Групповые команды (поклонение, приветствие, техника и т. д.) с определёнными должностями и списками участников |
| Планирование мероприятий | Назначайте людей на конкретные должности для каждого мероприятия с вкладки Служение мероприятия |
| Умные предложения | Система оценки, которая рекомендует лучшего кандидата для каждой открытой позиции на основе справедливой ротации, доступности и предпочтений |
| Автопланирование | Автозаполнение в один клик, которое назначает лучших доступных людей на открытые должности |
| Сетка расписания | Сетка по мероприятиям, показывающая, кто когда служит, с автозаполнением и напоминаниями для всего видимого окна |
| Самостоятельная запись | Волонтёры могут записываться на открытые должности через портал участника |
| Управление доступностью | Волонтёры устанавливают свою доступность и недоступность через портал; администраторы видят, кто доступен |
| Процесс принятия/отклонения | Волонтёры получают уведомления по электронной почте со ссылками в один клик для принятия или отклонения |
| Запросы на замену | Когда волонтёр отклоняет назначение, система может автоматически создать запрос на замену и уведомить подходящих заменяющих |
| Регистрация | Волонтёры могут зарегистрироваться через портал до мероприятия |
| Обнаружение конфликтов | Система помогает предотвратить двойное назначение волонтёра на пересекающиеся мероприятия |
| Копировать неделю вперёд | Быстро воспроизводите назначения одной недели вперёд в повторяющейся серии |
| Массовые операции | Подтверждайте ожидающие назначения, назначайте целые команды или отправляйте массовые сообщения |
| Напоминания волонтёрам | Отправляйте напоминания по электронной почте подтверждённым волонтёрам перед предстоящим мероприятием |
| Прогрессия навыков | Система отслеживает принятия и предлагает повышение уровня навыков для участников команды со временем |
Как связаны все элементы
- Участники добавляются в базу данных вашей церкви.
- Вы создаёте команды служения (группы типа «Команда») и добавляете в них участников.
- В команде вы определяете должности, которые могут занимать люди, и при необходимости настраиваете шаблоны расписания, которые автоматически применяют должности к новым мероприятиям.
- Когда вы создаёте мероприятие, вы добавляете потребности в служении на его вкладке Служение, указывая, какие должности нужны и сколько каждой.
- Вы назначаете людей на эти потребности — вручную, через умные предложения, автозаполнение или копируя неделю вперёд в серии.
- Волонтёры получают уведомления по электронной почте и могут принять или отклонить.
- Если кто-то отклоняет, запрос на замену может быть создан автоматически.
- В день мероприятия волонтёры могут зарегистрироваться через портал участника.
Где найти информацию о волонтёрах
В боковой панели нет отдельной страницы «Волонтёры». Данные о волонтёрах хранятся там, где они используются:
- Участники > [Участник] > вкладка Служение — всё, что служит один человек: команды, роли в служении и предстоящие/прошлые назначения.
- Участники > Группы > [Команда] — список команды, уровни навыков участников и предпочтения служения.
- Отчёты > Волонтёры — отчёт по всей церкви о том, кто служил в диапазоне дат, с итогами.
Навигация по модулю волонтёров
Мероприятие — центр планирования волонтёров. Каждый элемент системы находится там, где это логично:
- Участники (боковая панель) > откройте участника > вкладка Служение — просмотрите команды, роли в служении и назначения этого человека.
- Участники > Группы > [Команда] > вкладка Участники — управляйте списком команды, ролями участников, уровнями навыков и предпочтениями служения.
- Участники > Группы > [Команда] > вкладка Шаблоны — настройте шаблоны расписания, которые автоматически применяют должности к новым мероприятиям.
- Планирование > Мероприятия > откройте мероприятие > вкладка Служение — определите потребности в служении и назначьте людей для этого конкретного мероприятия.
- Планирование > Мероприятия > меню Ещё (⋯) > Сетка расписания — сетка по мероприятиям, показывающая, кто когда служит.
- Планирование > Мероприятия > меню Ещё (⋯) > Серия мероприятий — создавайте или управляйте повторяющимися мероприятиями и выполняйте планирование на уровне серии.
- Требует внимания (боковая панель) — панель по мероприятиям для элементов, требующих действий, включая незаполненные должности и открытые запросы на замену.
- Отчёты > Волонтёры — отчёт по диапазону дат о том, кто служил, с подсчётами Всего / Активных / Новых.
- Портал участника > Моё расписание служения — где волонтёры просматривают свои назначения и управляют доступностью.
Для полной концептуальной модели см. Как организовано планирование волонтёров.
Разрешения
Доступ к планированию волонтёров контролируется настройками разрешений вашей церкви. Управление участниками и командами требует соответствующих разрешений раздела Участники, а управление потребностями в служении на мероприятии доступно пользователям с разрешениями на управление мероприятиями.
Совет: Начните с настройки ваших команд служения и их должностей, затем добавьте людей в эти команды. Таким образом, когда вы создаёте мероприятия и добавляете потребности в служении, у вас будет организованный пул людей, готовых к назначению.