Регистрация и выдача волонтёров

Волонтёры (учителя, помощники в классах, гостеприимные, охрана, дежурные в коридоре) могут регистрироваться и выдаваться на служениях так же, как дети, которым они служат, чтобы у вас была запись о каждом взрослом, находившемся в комнате.

В этой статье описан полный поток для волонтёров: как зарегистрировать волонтёра, как выдать его, как записываются проверки биографии и где отображаются регистрации волонтёров.

Зачем отслеживать регистрацию волонтёров

Отслеживание того, кто на дежурстве (и в какой комнате служит), даёт:

1. Подотчётность. Если в комнате что-то произошло, у вас есть запись о каждом взрослом, который был зарегистрирован.
2. Подсчёты по комнатам. Руководители детского служения видят, кто в каком классе, по мере прибытия семей, чтобы заметить недоукомплектованные комнаты.
3. Соответствие требованиям. Многие политики безопасности детей требуют минимального соотношения взрослых к детям (обычно 1:5 для 3–5 лет и 1:8 для 6–12 лет). Точный учёт регистрации волонтёров упрощает подсчёт этих чисел.

Кто может регистрировать волонтёров

Любой, чья роль имеет разрешение Использовать в модуле «Регистрация», может зарегистрировать или выдать волонтёра — это не ограничено администраторами. Типичные схемы:

• Регистрация на станции. Волонтёр приходит заранее, и помощник станции находит его по имени и регистрирует.
• Регистрация дежурным в коридоре. Назначенный дежурный обходит каждый класс в начале служения и регистрирует каждого волонтёра для назначенной комнаты.
• Регистрация ведущим волонтёром. Руководитель детского служения регистрирует каждого волонтёра с планшета в начале служения.

Выберите схему, подходящую вашей команде. Многие церкви используют комбинацию.

Совет по разрешениям: Доступ к «Регистрации» задаётся по роли в Администрирование > Роли и разрешения. В модуле Регистрация отметьте Просмотр и Использовать для тех, кто ведёт станцию. Управление нужно только для настроек и действий по безопасности (см. Настройки регистрации).

Кто назначен служить

Когда активная сессия привязана к мероприятию, на станции регистрации показывается карточка Назначенные волонтёры с названием мероприятия и людьми, назначенными служить на этом мероприятии (с их ролью). Используйте её как список для регистрации на день.

Регистрация волонтёра

Волонтёры регистрируются на станции регистрации тем же потоком, что и все остальные — вы ищете их, выбираете и регистрируете в класс, в котором они служат. Отдельного «волонтёрского» режима нет. Волонтёр должен уже существовать как Person в справочнике «Участники».

1. Откройте Планирование > Регистрация, чтобы открыть станцию регистрации, и убедитесь, что сессия активна.
2. Используйте вкладку Номер телефона или Поиск по имени, чтобы найти волонтёра.
3. На вкладке Поиск по имени нажмите Зарегистрировать рядом с волонтёром, выберите класс, в котором он служит сегодня, в поле Назначить в класс (необязательно) и нажмите Завершить регистрацию. На вкладке Номер телефона выберите волонтёра и нажмите Зарегистрировать (кнопка показывает количество выбранных людей, например «Check In 1 Person»).

Система создаёт запись регистрации, генерирует для неё код безопасности и записывает человека в выбранный класс, чтобы список класса отражал присутствующих. Взрослые учитываются в Взрослые на странице сессии.

Защита от повторной регистрации

Если человек уже зарегистрирован в той же сессии, система не создаст дубликат. Чтобы переместить его в другой класс, сначала выдайте его, затем зарегистрируйте снова в правильном классе.

Проверки биографии

TimelyChurch может хранить статус проверки биографии у каждого человека, чтобы вы с первого взгляда видели, кто допущен к служению с детьми.

Внесение проверки биографии (только администраторы)

Проверка биографии вносится в профиль человека, и вносить её может только администратор.

1. Откройте Участники и откройте профиль человека.
2. Перейдите на вкладку Участие. (Вкладка «Участие» появляется у любого, кто является ребёнком или входит в группу, класс или служебную команду либо имеет назначения на служение.)
3. Найдите карточку Проверка биографии.
4. Отметьте Проверка пройдена.
5. При желании укажите дату в поле Истекает (необязательно) — полезно для политик, где проверки повторяют каждый год или два.
6. Нажмите Сохранить. Вы увидите подтверждение «Проверка благонадёжности обновлена.»

Если вы не администратор, вместо формы на карточке отображается строка «Только администраторы могут вносить проверки благонадёжности.»

Примечание: Снятие галочки «Проверка пройдена» очищает и дату внесения, и дату окончания, поэтому статус сбрасывается в «Нет данных».

Бейдж статуса

На карточке «Проверка биографии» отображается цветной бейдж, чтобы вы могли прочитать статус с первого взгляда:

Если задана дата окончания, рядом с бейджем появляется подсказка до [дата]. Проверка действительна включительно по дату окончания — если проверка истекает 30-го, человек всё ещё допущен 30-го и просрочен 1-го. Даты сравниваются по местному дню вашей церкви.

Примечание: Регистрация волонтёра на станции регистрации не учитывает его проверку биографии. Просматривайте бейдж в профиле волонтёра (и ваши собственные записи) как часть отбора волонтёров.

Бейджи волонтёров

Волонтёры могут носить бейдж волонтёра с именем, классом и фирменным оформлением церкви. Бейджи создаются как шаблон этикетки Бейдж волонтёра (см. Настройка шаблонов этикеток).

1. Шаблон «Бейдж волонтёра» не создаётся автоматически. «Создать шаблоны по умолчанию» генерирует только два шаблона — Classic Child Tag и Classic Security Tag. Чтобы получить бейдж волонтёра, создайте шаблон с типом Бейдж волонтёра (или продублируйте существующий шаблон и измените тип).
2. Создавать и редактировать шаблоны волонтёров можно в Настройки регистрации > Конструктор бирок (откройте значок шестерёнки в заголовке станции регистрации, затем вкладку «Конструктор бирок»). Конструктор группирует шаблоны по типу, включая раздел Бейджи волонтёров.
3. Чтобы напечатать бейджи, нажмите Печать всего на станции регистрации и выберите шаблон волонтёра в меню Шаблон: вверху страницы печати.

Совет: Единообразный, чётко обозначенный бейдж волонтёра помогает семьям сразу определять, кто «на дежурстве» в детской зоне. Это одно из простейших улучшений безопасности детей.

Чтение подсчётов по комнатам

TimelyChurch не рассчитывает за вас соотношение волонтёр/ребёнок. Чтобы сверить комнату с вашими целевыми значениями, откройте представление Помещения на станции регистрации или вкладку Здесь в Списке класса и посчитайте детей и взрослых в этом классе.

Практические целевые значения

Это распространённые целевые значения, используемые церквями и стандартами безопасности детей. Корректируйте по рекомендациям страховщика и местному законодательству.

Если комната превышает целевое значение, переназначьте волонтёра из менее загруженной комнаты или переместите ребёнка в другой класс.

Выдача волонтёра

Выдача волонтёра проще, чем выдача ребёнка: код безопасности не требуется, и выбирать уполномоченного получающего не нужно.

1. Найдите волонтёра в списке зарегистрированных (на станции регистрации, на странице сессии или в Списке класса).
2. Нажмите кнопку Зарегистрировать выход / Выход рядом с именем.
3. Система сразу записывает время выдачи — без запроса кода, без выбора получающего.

Это сделано намеренно. Для взрослого волонтёра нет риска выдачи ребёнка, поэтому нет необходимости проверять код или получающего.

Примечание: Выдача заблокирована во время блокировки для всех — система возвращает «Checkouts are suspended during lockdown. Contact a church administrator.» Волонтёра нельзя выдать из комнаты, пока блокировка не снимется. См. Режим блокировки.

Где отображаются регистрации волонтёров

• Страница сессии. Волонтёры — взрослые, поэтому они учитываются в Взрослые в плитках сессии и появляются в Списке посещаемости сессии, как и все остальные.
• Отчёты по посещаемости. Регистрации попадают в отчёты по посещаемости в Отчёты > Все отчёты, поэтому регистрации волонтёров — часть общей истории посещаемости.

Примечание: В TimelyChurch также есть отдельный отчёт Волонтёры и расписания служения. Они управляются назначениями и расписанием волонтёров на мероприятиях — это другая функция, чем регистрация волонтёра у входа. Регистрация здесь сама по себе не обновляет историю служения.

Типичные проблемы

Человек уже зарегистрирован

Кто-то зарегистрировал его раньше. Найдите существующую регистрацию в списке; либо оставьте как есть, либо выдайте и зарегистрируйте снова в правильном классе.

Волонтёр зарегистрирован в неправильном классе

Выдайте его, затем зарегистрируйте снова с правильным выбранным классом. Исходная запись регистрации сохраняется (с метками времени регистрации и выдачи), поэтому журнал аудита остаётся целым.

Волонтёр ещё не существует как Person

У волонтёров должна быть запись Person. Создайте её в Участники > Добавить человека как минимум с именем, фамилией и номером телефона. Затем его можно сразу зарегистрировать.

Нужно напечатать этикетку после факта

Найдите человека в списке зарегистрированных на станции регистрации и нажмите значок принтера рядом с именем для повторной печати.

Кнопка «Выдать» неактивна

Сессия в режиме блокировки. Выдача (включая волонтёров) приостановлена, пока администратор не деактивирует блокировку. См. Режим блокировки.

Связанные статьи

• Процесс регистрации — поток регистрации семьи / ребёнка.
• Шаблоны этикеток — разработка бейджа волонтёра.
• Режим блокировки — почему выдача заблокирована во время блокировки.
• Занятость помещений — подсчёт присутствующих по классам.