Регистрация и выдача волонтёров

Волонтёры (учителя, помощники в классах, гостеприимные, охрана, дежурные в коридоре) регистрируются и выдаются на служениях так же, как дети, которым они служат. Их записи регистрации помечены как volunteer, чтобы их можно было отдельно считать от детей в статистике и отчётах.

В этой статье описан полный поток для волонтёров: как зарегистрировать волонтёра, как выдать его и как записи волонтёров попадают в отчётность.

Зачем отслеживать регистрацию волонтёров

Отслеживание того, кто на дежурстве (и в какой комнате служит), даёт несколько преимуществ:

1. Подотчётность. Если в комнате что-то произошло, у вас есть запись о каждом взрослом, который был зарегистрирован.
2. Живые подсчёты по комнатам. Руководители детского служения видят, сколько людей (включая волонтёров) в каждой комнате по мере прибытия семей, чтобы заметить недоукомплектованные комнаты.
3. Подсчёт служения. Регистрации волонтёров учитываются в отчётах (например, показатель «волонтёры в этом месяце»), что полезно для годового признания и общей картины того, кто служит.
4. Соответствие требованиям. Многие политики безопасности детей требуют минимального соотношения взрослых к детям (обычно 1:5 для 3–5 лет и 1:8 для 6–12 лет). Точный учёт регистрации волонтёров упрощает подсчёт этих чисел вручную.

Кто может регистрировать волонтёров

Любой с доступом к «Регистрации» (разрешение View/Edit/Full на модуль «Регистрация») может зарегистрировать или выдать волонтёра — это не ограничено администраторами. Типичные схемы:

• Самостоятельная регистрация. Волонтёр приходит заранее, находит себя в поиске по имени на станции, и помощник станции регистрирует его.
• Регистрация дежурным в коридоре. Назначенный дежурный обходит каждый класс в начале служения и регистрирует каждого волонтёра для назначенной комнаты.
• Регистрация ведущим волонтёром. Руководитель детского служения регистрирует каждого волонтёра с планшета в начале служения.

Выберите схему, подходящую вашей команде. Многие церкви используют комбинацию — ранние пришедшие регистрируются первыми, опоздавших ловит дежурный в коридоре.

Совет по разрешениям: Доступ к «Регистрации» задаётся по роли в Команда и роли, где каждому модулю назначается None, View, Edit или Full. Волонтёру, которому нужно вести станцию, нужно как минимум Edit на «Регистрации».

Регистрация волонтёра

Регистрация волонтёра происходит со станции регистрации администратора (не с киоска самообслуживания). Волонтёр должен уже существовать как Person в справочнике «Участники».

Волонтёры регистрируются тем же потоком, что и все остальные — вы ищете их, выбираете и регистрируете в класс/группу, в которой они служат. Запись помечается как волонтёрская по назначенному классу и настройке человека; отдельного режима «Зарегистрировать как волонтёра» переключать не нужно.

1. Откройте Регистрация на левой боковой панели, чтобы открыть станцию регистрации.
2. Используйте вкладку Поиск по телефону или Поиск по имени, чтобы найти волонтёра.
3. Выберите волонтёра из результатов.
4. Назначьте класс/группу, в которой он служит сегодня (например, «Kindergarten», «Hall Monitor», «Worship Team»). Доступные здесь группы — ваши группы типа «класс».
5. Если сессия уже привязана к мероприятию, регистрация автоматически записывается в эту сессию.
6. Нажмите Зарегистрировать (кнопка показывает количество выбранных людей, например «Check In 1 Person(s)»).

Система создаёт запись регистрации и:

• генерирует 6-символьный код безопасности для регистрации;
• записывает человека в назначенный класс/группу (чтобы список класса отражал присутствующих);
• обновляет живые подсчёты для этой группы.

Если активной сессии на сегодня нет, система создаёт её автоматически при регистрации первого человека. Сессия наследует привязанное мероприятие, если оно выбрано.

Защита от повторной регистрации

Если человек уже зарегистрирован в той же сессии, система не создаст дубликат — он появляется в списке «уже зарегистрирован» и пропускается. Чтобы переместить его в другую группу, сначала выдайте его, затем зарегистрируйте снова в правильной группе.

Бейджи волонтёров

Волонтёры могут носить бейдж волонтёра с именем, ролью/группой и кодом безопасности. Бейджи печатаются из шаблона этикетки типа «Волонтёр» (подробности конструктора этикеток — в статье 5).

1. После регистрации волонтёр появляется в живом списке и может быть напечатан как любая другая регистрация.
2. Шаблон типа «Волонтёр» не создаётся автоматически. «Создать шаблоны по умолчанию» генерирует только два шаблона — Classic Child Tag и Classic Security Tag. Чтобы получить бейдж волонтёра, создайте шаблон типа «Волонтёр» (или продублируйте существующий шаблон и измените тип на Volunteer) и установите его по умолчанию для этого типа.
3. Создавать и редактировать шаблоны волонтёров можно в Настройки регистрации > Конструктор этикеток (откройте шестерёнку «Настройки» в заголовке станции регистрации, затем вкладку «Конструктор этикеток»). Конструктор группирует шаблоны по типу, включая раздел Volunteer Badges.

Совет: Единообразный, чётко обозначенный бейдж волонтёра помогает семьям сразу определять, кто «на дежурстве» в детской зоне. Это одно из простейших улучшений безопасности детей.

Волонтёры и дети в подсчётах

Когда вы регистрируете людей в класс, система ведёт подсчёт, сколько людей в этой группе и (где данные доступны) сколько из них — волонтёры.

Где отображаются подсчёты

• Данные занятости помещений. Конечная точка живой занятости помещений сообщает количество зарегистрированных в данный момент по каждому помещению (и подсчёт волонтёров по помещению) вместе с вместимостью помещения и процентом занятости. См. статью 12 о применении.
• Список класса. Вкладки Ожидаемые / Здесь / Выданы и фильтр по помещению позволяют видеть, кто присутствует в каждом классе.

Примечание: Живое автоматически рассчитываемое соотношение волонтёр/ребёнок сейчас не отображается как показатель на панели станции регистрации. Вы можете прочитать подсчёт волонтёров и детей для помещения и сравнить с целевыми значениями вручную.

Практические целевые значения

Это распространённые целевые значения, используемые церквями и стандартами безопасности детей. Корректируйте по рекомендациям страховщика и местному законодательству.

Если комната превышает целевое значение, переназначьте волонтёра из менее загруженной комнаты или переместите ребёнка в другую группу.

Выдача волонтёра

Выдача волонтёра проще, чем выдача ребёнка: код безопасности не требуется, и выбирать уполномоченного получающего не нужно. (Для детей теперь требуются оба — код проверяется и должен быть выбран уполномоченный получающий перед завершением выдачи.)

1. Найдите волонтёра в живом списке (на станции регистрации или на странице списка класса).
2. Нажмите кнопку Выдать / Check Out рядом с именем.
3. Система сразу записывает время выдачи — без запроса кода, без выбора получающего.

Это сделано намеренно. Для взрослого волонтёра нет риска выдачи ребёнка, поэтому нет необходимости проверять код или получающего.

За кулисами:

• запись регистрации получает метку времени checked_out_at;
• живой подсчёт уменьшается.

Примечание: Выдача заблокирована во время блокировки для всех — кнопка «Выдать» отключена, система возвращает «Checkouts are suspended during lockdown. Contact a church administrator.» Волонтёра нельзя выдать из комнаты, пока блокировка не снимется. См. статью 9.

Отчётность по волонтёрам

Записи регистрации волонтёров попадают в несколько мест:

Страница деталей сессии

• Плитки статистики сессии показывают Всего зарегистрировано, Сейчас присутствуют, Выданы, Дети, Взрослые и Посетители впервые. Волонтёры (которые являются взрослыми) учитываются в Взрослые в этих плитках.
• Все, кто зарегистрировался — включая волонтёров — появляются в списке сессии.

Обзор отчётов

• Обзор отчётов включает показатель волонтёры в этом месяце, подсчитанный из записей регистрации с меткой volunteer.

Отчёты по посещаемости

• Записи регистрации попадают в отчёты по посещаемости в разделе «Отчёты» (Регистрация/Посещаемость), поэтому регистрации волонтёров — часть общей истории посещаемости.

Примечание: В TimelyChurch также есть отдельный отчёт по волонтёрам и статистика служения на основе мероприятий (ротация, подсчёты служения у членов групп). Они управляются назначениями и расписанием волонтёров на мероприятиях — это другая функция, чем регистрация волонтёра у входа. Регистрация здесь сама по себе не обновляет статистику ротации служения на мероприятиях.

Типичные проблемы

Человек уже зарегистрирован

Кто-то зарегистрировал его раньше. Найдите существующую регистрацию в списке; либо оставьте как есть, либо выдайте и зарегистрируйте снова в правильной группе.

Волонтёр зарегистрирован в неправильной группе

Выдайте его, затем зарегистрируйте снова с правильной выбранной группой. Исходная запись регистрации сохраняется (с метками времени регистрации и выдачи), поэтому журнал аудита остаётся целым.

Волонтёр ещё не существует как Person

У волонтёров должна быть запись Person. Создайте её в Участники > Добавить участника с минимумом: имя, фамилия и телефон. Затем его можно сразу зарегистрировать.

Нужно напечатать этикетку после факта

Найдите человека в списке зарегистрированных на станции регистрации и нажмите значок принтера рядом с именем для повторной печати. Если вы установили шаблон типа «Волонтёр» по умолчанию, бейджи волонтёров используют его; иначе этикетка использует применимый шаблон по умолчанию.

Кнопка «Выдать» неактивна

Сессия в режиме блокировки. Выдача (включая волонтёров) приостановлена, пока администратор не деактивирует блокировку. См. статью 9.

Связанные статьи

• Процесс регистрации — поток регистрации семьи / ребёнка.
• Шаблоны этикеток — разработка бейджа волонтёра.
• Режим блокировки — почему выдача заблокирована во время блокировки.
• Занятость помещений — живая занятость и подсчёты по помещениям.