Поделиться папкой Drive с командой
Папка учебной программы нужна не только для хранения уроков — её можно предоставить в общий доступ одной или нескольким командам служения вашей церкви, чтобы все в команде находили нужные файлы сами, без пересылки вложений по почте. Поделитесь папкой «Файлы воскресного богослужения» с командой прославления и командой продакшена одновременно — и обе команды сразу увидят её у себя в портале.
Как поделиться папкой с командой
- Откройте Уроки на боковой панели администратора и переключитесь в режим папок.
- Найдите папку, которой хотите поделиться. Есть два способа:
- Наведите курсор на папку, нажмите значок ••• и выберите Поделиться с командами…, либо
- Откройте папку и нажмите Поделиться с командами… на панели инструментов сверху.
- Откроется панель, показывающая команды, с которыми папка уже расшарена, и строку поиска, чтобы добавить ещё.
- Найдите команду по названию и нажмите на неё, чтобы добавить. Папка сразу становится общей — участники команды увидят её мгновенно.
- Повторите для стольких команд, сколько нужно. Ограничений нет — одну папку можно расшарить хоть на весь список ваших команд, если это имеет смысл для вашей церкви.
В этом окне поиска показываются только группы типа Команда (обычные малые группы и классы Воскресной школы здесь не появляются — они не предназначены для хранения файлов таким образом).
Как только у папки появляется хотя бы одна общая команда, на ней отображается небольшой значок с числом команд, с которыми она расшарена, — так вы сразу видите, какие папки общие.
Два уровня доступа
Каждой добавленной команде присваивается один из двух уровней доступа — переключатель рядом с её названием в панели:
- Участие — команда может просматривать и скачивать всё содержимое папки, а также загружать новые файлы. Участник может удалить только те файлы, которые загрузил сам.
- Управление — всё, что доступно при «Участии», плюс переименование или удаление любого файла в папке, независимо от того, кто его загрузил.
Переключайте уровень команды в любой момент тем же переключателем, а крестик X рядом с командой полностью убирает её доступ.
Лидеры получают «Управление» автоматически. Какой бы уровень вы ни задали команде, её лидер или сополидер всегда получает «Управление» этой папкой — а не только «Участие». Идея в том, что человек, который руководит командой, должен иметь возможность поддерживать порядок в общей папке, даже если для остальных участников вы открыли доступ на более ограниченном уровне.
Где участники команды это находят
Участники команды видят расшаренные папки в разделе Файлы команды — карточка появляется прямо на главной странице их портала участника, как только хотя бы одна папка расшарена с командой, в которой они состоят. Искать отдельный пункт меню не нужно — карточка появляется сама. Открыв её, участник увидит все папки, расшаренные с любой из его активных команд, а открыв папку — её файлы с доступными по его уровню действиями (просмотр/скачивание — всегда; загрузка — при «Участии» и выше; переименование/удаление любого файла — при «Управлении»).
Участник видит только папки, расшаренные с командами, в которых он активен — при выходе из команды (или переводе в неактивные) доступ к расшаренным папкам этой команды исчезает автоматически.
Кто может это делать
- Администраторы церкви и все, у чьей роли есть право редактирования Уроков, могут делиться папкой с командой, добавлять и убирать команды, менять уровни доступа — это делается в разделе администрирования Уроков, а не в портале.
- Лидер или сополидер команды, с которой расшарена папка, автоматически получает «Управление» содержимым этой папки (переименование/удаление любого файла, загрузка) сразу после расшаривания, но не может сам добавлять или убирать команды — это остаётся действием администратора.
- Обычный участник команды получает тот уровень (Участие или Управление), который присвоен команде в целом.
- Тот, кто не состоит ни в одной команде, с которой расшарена папка, ничего не увидит — папка просто не появится для него.