Учебник: приглашение на замену через «Требует внимания»
Аудитория: Администратор церкви или руководитель команды, обрабатывающий срочный запрос на замену Необходимое время: Около 5 минут (в реальной жизни, в реальную субботу вечером) Вам понадобится: Разрешения администратора или руководителя команды на команде, где не хватает волонтёра
Чему вы научитесь
К концу этого руководства вы будете знать, как:
- Открыть панель Требует внимания и найти открытые запросы на замену
- Использовать модальное окно Пригласить учителей, чтобы отправить приглашение на замену нескольким потенциальным заменителям сразу
- Доверять автоматическому фильтру, скрывающему тех, кто уже назначен в этот день (без двойного бронирования)
- Подтвердить, что приглашения ушли по электронной почте и в уведомлениях в приложении
Это учебник, за который вы поблагодарите себя в первую субботу вечером, когда получите сообщение «завтра не смогу». Пять минут от начала до конца.
Шаг 1: Откройте панель «Требует внимания»
Время: 30 секунд
- Войдите в панель администратора TimelyChurch.
- В боковой панели нажмите Требует внимания. (Обычно рядом есть небольшой значок с числом, показывающим, сколько элементов требует вашего внимания.)
Панель организована в разделы, включая Открытые запросы на замену, Незаполненные должности, Ожидающие приглашения и Задачи подготовки. Вся суть этой страницы — единый вид «что требует меня прямо сейчас» — больше ничего.
Совет: Добавьте этот URL в закладки на телефоне. Первое, что делать каждое субботнее утро — проверить панель. Большинство недель она будет пустой — в этом и смысл.
Полное описание функции см. в статье Обзор «Требует внимания».
Шаг 2: Найдите открытый запрос на замену
Время: 30 секунд
- Прокрутите до раздела Открытые запросы на замену. (Если не видите его, нажмите значок Настройки вверху панели и убедитесь, что Показывать открытые запросы на замену включено.)
- Раздел перечисляет каждый активный запрос на замену с:
- Кто запросил замену (например, Сара М., вокалист)
- На какое мероприятие назначен (например, Воскресное поклонение, 11 авг., 10:00)
- Когда сделан запрос
- Указанной причиной (например, «Семейная чрезвычайная ситуация»)
- Найдите строку для должности, которую нужно заполнить. Нажмите строку, чтобы развернуть детали.
Совет: Запросы на замену поступают из двух источников — волонтёр нажимает Отклонить на своём назначении или руководитель команды отмечает должность открытой. Оба попадают сюда.
Шаг 3: Нажмите «Пригласить учителей»
Время: 15 секунд
- В развёрнутой строке запроса на замену нажмите кнопку Пригласить учителей (так подписано и для учебных команд, и для команд служения — функция идентична).
- Справа откроется модальное окно.
Примечание: Кнопка подписана «Пригласить учителей», но применяется к любому типу команды — поклонение, звук, дети, приветствие и т. д. Функция идентична независимо от подписи.
Шаг 4: Просмотрите автоматически отфильтрованный список доступных
Время: 1–2 минуты
Модальное окно делает сложную часть за вас. Оно показывает каждого участника той же команды кроме:
- Людей, уже назначенных служить в другом месте в тот же день (без двойного бронирования)
- Людей, отметивших себя недоступными на эту дату (учитываются и Вне офиса, и повторяющиеся шаблоны)
- Людей, уже отклонивших этот конкретный запрос (чтобы не беспокоить повторно)
- Людей, достигших лимита Макс. раз в месяц
Остаётся список законных, доступных заменителей.
Каждая строка кандидата показывает:
- Имя и основные должности
- Зелёную точку, если он хорошо подходит (закрывает именно эту должность)
- Метку «Последнее служение: [дата]», чтобы предпочесть того, кто давно не служил
- Ссылку с иконкой телефона, если хотите сначала написать напрямую
Отсортируйте список по Последнее служение (сначала давнее), если хотите распределить нагрузку справедливо.
Шаг 5: Выберите заменителей и отправьте
Время: 1 минута
- Отметьте флажок рядом с каждым человеком, которого хотите пригласить. Можно выбрать нескольких. Побеждает принцип «кто первый согласился» — кто первым примет, получает слот, остальные получают вежливое уведомление «больше не требуется».
- При необходимости добавьте личную заметку в поле Сообщение — одного-двух предложений достаточно: «Привет, команда, Сара завтра не сможет. Кто первый — тот и служит. Спасибо!»
- Нажмите Отправить приглашения.
- Модальное окно закроется, появится зелёный баннер подтверждения: Приглашения отправлены N людям.
Совет: Выбор 2–3 человек — оптимальный вариант. Выбор только одного рискует, что он не увидит вовремя. Выбор 8 заставляет всех телефоны звонить без необходимости.
Шаг 6: Подтвердите, что уведомления ушли
Время: 30 секунд
Система доставляет каждое приглашение двумя способами одновременно:
- Электронная почта — на адрес в профиле, с кнопкой Принять в один клик
- Уведомление в приложении — значок колокольчика в заголовке портала с той же кнопкой Принять
Чтобы проверить, что всё работает:
- Обновите страницу Требует внимания.
- Запрос на замену теперь показывает N ожидающих приглашений вместо «Открыт».
- Нажмите строку для развёртывания — вы увидите статус каждого приглашённого (
Ожидает,Принято,Отклонено). - По мере ответов статус обновляется в реальном времени. Первое Принять закрепляет замену и автоматически отменяет приглашения остальных.
Вы сами получите уведомление в момент, когда кто-то примет — и сможете перестать обновлять страницу.
Подробнее см. в статье Уведомления волонтёров.
Шаг 7: Что если никто не примет?
Время: Зависит от ситуации
Если прошло 6 часов и никто не согласился, у вас два варианта:
- Расширьте круг. Откройте запрос снова, нажмите Пригласить учителей второй раз и выберите ещё несколько человек.
- Позвоните напрямую. Нажмите иконку телефона рядом с вероятным кандидатом и позвоните. После устного согласия нажмите Отметить подтверждённым в модальном окне, чтобы зафиксировать вручную.
Если должность объективно не может быть заполнена, нажмите Отметить должность незаполненной, чтобы убрать её с панели Требует внимания — мероприятие будет показывать покрытие «1 из 2» вместо вечного флага.
Что делать дальше
- Проведите руководителей команд через этот учебник — у них те же полномочия Пригласить учителей на своих командах. (Учебник 02: Управление командой)
- Убедитесь, что каждый волонтёр указал доступность, чтобы автоматический фильтр реально работал. (Учебник 03: Настройка доступности)
- Прочитайте Запросы на замену — полный справочник по всем опциям этого процесса.
- Настройте Автовыбор замены на каждой команде, чтобы большинство отказов заполнялись системой до попадания на панель Требует внимания. (Учебник 01, шаг 4)
Мечта — панель Требует внимания, которая большую часть времени пуста. Теперь вы знаете, как к этому прийти.