Автоматизация и запланированные задачи
TimelyChurch запускает три фоновые запланированные задачи, которые поддерживают систему волонтёров в рабочем состоянии без вмешательства администратора. Они выполняют скучную, но критически важную работу — напоминания по электронной почте, ежемесячный сброс статистики и генерацию повторяющихся дат недоступности — чтобы вы могли сосредоточиться на координации людей, а не на бухгалтерии.
В этой статье описаны все запланированные задачи, связанные с волонтёрами: что они делают, когда запускаются и как их проверить или переопределить.
Задачи, связанные с волонтёрами, в обзоре
| Задача | Расписание | Назначение |
|---|---|---|
| Ежедневные напоминания волонтёрам | Ежедневно, 18:00 | Отправка напоминания по email подтверждённым волонтёрам на завтра |
| Ежемесячный сброс статистики служения | Ежемесячно, 1-е число в 00:30 | Сброс счётчика «раз служил в этом месяце» у каждого участника |
| Генерация повторяющейся недоступности | Еженедельно, воскресенья в 00:00 | Материализация повторяющихся шаблонов недоступности в конкретные даты блокировки |
Каждая описана подробно ниже.
1. Ежедневные напоминания волонтёрам (18:00)
Расписание: Каждый день в 18:00 по времени сервера
Что делает
Каждый вечер задача просматривает каждое назначение со статусом Подтверждено, у которого мероприятие начинается на следующий день. Для каждого:
- Берёт email волонтёра из записи человека.
- Если email есть, отправляет напоминание — тот же шаблон напоминания, что использует кнопка «Отправить напоминания» вручную.
- Записывает время, когда волонтёру отправлено напоминание, чтобы администраторы видели в интерфейсе, когда волонтёр последний раз получил напоминание.
- При ошибке отправки (неверный email, сбой почтового сервера) ошибка фиксируется, и задача продолжается со следующим волонтёром.
Назначения в статусе ожидания и отклонённые пропускаются. Волонтёры без email в профиле пропускаются молча.
Почему 18:00?
Вечерняя отправка максимизирует шанс, что письмо попадёт во входящие, когда волонтёр проверяет телефон после ужина — задолго до сна, но достаточно поздно, чтобы «завтра» было в голове. Если хотите отправлять напоминания в другое время, используйте кнопку Отправить напоминания на вкладке Служение мероприятия в любое время — автоматический запуск в 18:00 всё равно выполнится.
Настройка заблаговременности
Автоматический запуск нацелен на мероприятия через 1 день — то есть завтра. Координаторы, желающие более длинное предупреждение, могут использовать кнопку Отправить напоминания на более далёком мероприятии, чтобы заранее уведомить всех подтверждённых на него. Автоматический запуск в 18:00 по-прежнему нацелен только на завтра.
Отключение
В обычном режиме ежедневный запуск всегда включён. Если когда-либо понадобится приостановить его для вашей церкви, обратитесь в поддержку TimelyChurch, и мы отключим его для вас.
2. Ежемесячный сброс статистики служения (1-е число, 00:30)
Расписание: 1-е число каждого месяца в 00:30
Что делает
У каждого участника группы отслеживается, сколько раз он служил в этом месяце — счётчик, который автопланировщик использует для соблюдения месячных лимитов служения на уровне команды и человека (см. Создание команд служения и ролей, настройки планирования команды). Каждый раз, когда кто-то служит, счётчик увеличивается. Без сброса счётчик рос бы бесконечно, и автопланировщик считал бы, что все достигли лимита.
Эта задача выполняется в ранние часы 1-го числа и:
- Просматривает каждого участника группы, чей счётчик относится к предыдущему месяцу (или ещё не был установлен).
- Сбрасывает счётчик «раз служил в этом месяце» обратно в 0.
- Помечает его как относящийся к новому месяцу, чтобы служения этого месяца считались заново.
Зачем и задача, и встроенный сброс?
Система также сбрасывает счётчик автоматически, когда автопланировщик обнаруживает, что счётчик участника всё ещё относится к предыдущему месяцу. Запланированная задача — страховочная сеть для двух случаев:
- У церкви очень низкая активность волонтёров в данном месяце — автоматический сброс срабатывает только при запуске автопланировщика, поэтому тихая команда никогда не перейдёт на новый месяц.
- Прерванный процесс оставляет счётчик участника рассинхронизированным.
Поскольку задача обновляет только тех участников, чей счётчик устарел, её безопасно повторять и она недорога в выполнении. Если все уже сброшены, задача ничего не обновляет и завершается.
Отключение / настройка
Ритм зафиксирован на 1-е число месяца в 00:30. Если когда-либо понадобится сбросить статистику в середине месяца (например, после исправления ошибки импорта данных), обратитесь в поддержку TimelyChurch. Сброс в середине месяца затрагивает только участников, чей счётчик уже устарел, поэтому он не влияет на тех, у кого счётчик актуален.
3. Генерация повторяющейся недоступности (еженедельно по воскресеньям)
Расписание: Еженедельно по воскресеньям в 00:00
Что делает
Волонтёры (или администраторы от их имени) могут настроить повторяющиеся шаблоны недоступности вроде «каждое второе воскресенье» или «1-е воскресенье месяца» — см. Повторяющаяся недоступность. Эти шаблоны хранятся как правила, а не как конкретные даты. Автопланировщику и умным предложениям нужны конкретные даты блокировки, поэтому эта задача переводит правила в даты.
Каждое воскресенье в полночь:
- Задача загружает каждый активный повторяющийся шаблон в каждой церкви.
- Для каждого шаблона вычисляет, какие даты в ближайшие 3 месяца соответствуют правилу.
- Для каждой подходящей даты добавляет дату блокировки, если её ещё нет. Существующие даты не трогаются; вставляются только действительно новые.
- Помечает каждую сгенерированную дату причиной шаблона (или значением по умолчанию вроде «Повторяющееся: 1-е воскресенье месяца»), чтобы администраторы знали, почему дата заблокирована.
Почему еженедельно по воскресеньям?
Воскресенье в полночь даёт свежесгенерированным датам время «устояться» до начала рабочей недели и держит видимый календарь блокировок всегда на 3 месяца вперёд от «сегодня». Большая часть автопланирования и назначений в церквях происходит в течение недели, поэтому данные актуальны к моменту использования.
Настройка горизонта планирования
Окно по умолчанию в 3 месяца — разумный баланс между «достаточно далеко для планирования» и «не так далеко, чтобы шаблоны дрейфовали». Если нужно сгенерировать даты блокировки на больший срок вперёд, можно отредактировать повторяющийся шаблон волонтёра, чтобы обновить его, или обратиться в поддержку TimelyChurch. Следующий автоматический запуск в воскресенье продолжит со стандартным окном в 3 месяца.
Когда запускать вручную
- Сразу после того, как волонтёр добавил или изменил повторяющийся шаблон, если не хотите ждать до следующего воскресенья. Редактирование шаблона обновляет его даты сразу.
- После восстановления данных, чтобы календарь блокировок соответствовал текущим сохранённым шаблонам.
Проверка активности
Успешный ежедневный запуск напоминаний отправляет напоминание каждому подтверждённому волонтёру на мероприятия завтрашнего дня (например, 14 напоминаний на мероприятия определённого дня).
Успешный еженедельный запуск недоступности материализует активные повторяющиеся шаблоны в конкретные даты блокировки (например, 27 дат недоступности из 9 шаблонов).
Если письма-напоминания или даты блокировки не появляются, когда должны, обратитесь в поддержку TimelyChurch, чтобы мы проверили автоматические задачи для вашей церкви.
Связанные материалы
- Уведомления волонтёров — содержание писем и процесс принятия/отклонения, который используют ежедневные напоминания
- Повторяющаяся недоступность — интерфейс волонтёра для создания шаблонов, которые читает еженедельная задача
- Управление доступностью — как месячная статистика и даты блокировки влияют на автопланировщик
Совет: Все три задачи защищены от наложения, поэтому даже если предыдущий запуск ещё идёт (например, медленный почтовый сервер при ежедневной отправке напоминаний), следующий запланированный запуск не запустит дубликат. Защита снимается сама после завершения запуска.