Автоматизация и запланированные задачи

TimelyChurch каждый день берёт на себя несколько волонтёрских дел без нажатия кнопок — сообщает людям, что они поставлены в расписание, напоминает им перед служением, отслеживает тех, кто не ответил, и поддерживает в актуальном состоянии доступность и счётчики служения. В этой статье объясняется каждая автоматическая задача, когда она выполняется и какие настройки команды ею управляют.

Всё время указано по часовому поясу вашей церкви.

Автоматические задачи в обзоре

Каждая описана ниже.

1. Приглашения «Вы поставлены в расписание» (утром)

Когда вы ставите человека на дату дальше окна оповещения его команды, приглашение откладывается, а не отправляется. Каждое утро TimelyChurch отправляет отложенные приглашения на даты, которые только что попали в этот срок.

• Управляется: Сообщать за столько дней до служения в разделе Когда людям сообщают, что они поставлены в расписание в Настройки планирования команды (по умолчанию 30 дней; 0 = сообщать людям в момент назначения).
• Почему утром: это первый раз, когда волонтёр узнаёт об этой дате, поэтому сообщение приходит, когда он ещё может организовать замену.
• Даты внутри окна никогда не откладываются — постановка человека на это воскресенье по-прежнему сообщает ему сразу.

2. Предупреждение о свободных местах для руководителей (утром)

Каждое утро TimelyChurch просматривает мероприятия в ближайшие 3 дня, где ещё остаются незаполненные должности служения, и предупреждает руководителей соответствующей команды (в приложении, а также по email или в Telegram) не чаще раза в день на мероприятие. Так свободное место не остаётся незамеченным до воскресного утра.

3. Напоминания по безответным приглашениям (в середине утра)

Именно это делает молчание безвредным:

• Повторно напоминает всем, кто всё ещё в статусе Ожидает, в дни, которые выбрала их команда в Напоминать неответившим (за сколько дней до мероприятия) — по умолчанию за 4 и 2 дня до мероприятия; не чаще одного напоминания в день.
• Истекает приглашения, оставшиеся без ответа дольше Срок ответа (дней после приглашения) команды, когда включено Идти дальше, если человек не отвечает. Истёкшее приглашение обрабатывается как отказ, поэтому следующий по ротации человек приглашается в то же утро.
• Закрывает запросы на заполнение, срок которых истёк без отклика, и сообщает руководителю команды, что место всё ещё свободно.

Это выполняется утром намеренно: когда приглашение истекает и передаётся дальше, у следующего человека есть целый день, чтобы ответить.

4. Напоминания о служении (вечером)

Каждый вечер TimelyChurch напоминает волонтёрам со статусом Ожидает или Подтверждено о предстоящей дате — один раз, в день напоминания их команды.

• Управляется: Отправлять напоминания о служении этой команде (по умолчанию включено) и Отправлять напоминание за столько дней (по умолчанию 2; 0 = утром в день мероприятия) в Настройки планирования команды.
• Когда день напоминания за 2 или более дней, волонтёры также получают одно последнее напоминание за день до служения.
• Тому, кого поставили внутрь окна напоминания (например, в пятницу на воскресенье), напомнят при ближайшем вечернем запуске.
• Напоминания приходят в Telegram, если волонтёр его привязал, иначе — по email.
• Отклонённым назначениям никогда не напоминают, и никто не получает два напоминания в один день.

Хотите напомнить людям в другое время? Используйте Больше действий → Отправлять напоминания на вкладке Служение мероприятия или Напомнить N в Сетке расписания в любое время. Автоматическое напоминание всё равно тоже отправится.

5. Проверка «Готовы к воскресенью» (субботним вечером)

В субботу вечером администраторы вашей церкви получают одну короткую сводку на воскресенье: либо «✅ Вы готовы к воскресенью», когда всё настроено, либо «Почти готово — несколько моментов требуют внимания» с конкретными пунктами и ссылками для их исправления. Она приходит в Telegram, если администратор его привязал, иначе — по email. Церкви, у которых на этой неделе нет воскресных мероприятий, ничего не получают.

6. Ежемесячный сброс счётчиков служения (1-го числа месяца)

У каждого участника команды есть счётчик «раз служил в этом месяце», который автозаполнение использует для соблюдения месячных лимитов (Макс. раз в месяц у команды и личный лимит каждого волонтёра). Каждый раз, когда человек служит, счётчик растёт — в месяце мероприятия, поэтому подтверждение человека сегодня на дату в следующем месяце засчитывается в следующий месяц.

Сразу после полуночи 1-го числа TimelyChurch обнуляет любой счётчик, который всё ещё относится к более раннему месяцу. (Автозаполнение также сбрасывает устаревший счётчик всякий раз, когда замечает его, так что у малоактивных команд всё тоже корректно.) Те, чей счётчик уже актуален, не затрагиваются.

7. Повторяющаяся недоступность (воскресенье в полночь)

Волонтёры могут задавать повторяющиеся шаблоны недоступности вроде «каждое второе воскресенье» или «1-е воскресенье месяца» — см. Повторяющаяся недоступность. Каждое воскресенье в полночь TimelyChurch превращает каждый активный шаблон в конкретные заблокированные даты на ближайшие 3 месяца:

• Добавляются только даты, которые ещё не заблокированы; существующие даты не трогаются.
• Каждая сгенерированная дата несёт причину шаблона (или значение по умолчанию вроде «Повторяющееся: 1-е воскресенье месяца»), чтобы руководители знали, почему она заблокирована.

Редактирование шаблона обновляет его даты сразу, так что волонтёру не нужно ждать воскресенья, чтобы изменение вступило в силу.

Если сообщения не приходят

• Проверьте, что команда не отключила Отправлять напоминания о служении этой команде.
• Проверьте у команды Сообщать за столько дней до служения — дата, находящаяся дальше этого срока, ещё не объявляется.
• Проверьте, что у волонтёра указан адрес email или привязан Telegram. Если нет ни того, ни другого, связаться с человеком невозможно.
• Помните, что отклонённым и удалённым назначениям никогда не напоминают.

Связанные материалы

• Уведомления волонтёрам — сообщения, которые отправляют эти задачи, и процесс принятия/отклонения
• Повторяющаяся недоступность — шаблоны для волонтёров, которые читает воскресная задача
• Управление доступностью волонтёров — как месячные счётчики и заблокированные даты влияют на автозаполнение
• Каскадное автозаполнение, приглашения на замену и значки «Вне офиса» — что происходит после отказа или истёкшего приглашения