Поделиться файлом или папкой с конкретным человеком
Иногда папка, полная командных файлов, — не то, что нужно: вы просто хотите передать один файл или целую папку одному конкретному человеку. Может быть, это экземпляр на проверку для вашего пастора, рабочий лист для замещающего учителя, который пока не состоит ни в одной команде, или материал для волонтёра между поручениями. Личный доступ делает именно это — независимо от членства в командах: вы делитесь, человек получает уведомление, и материал появляется лично у него.
Как поделиться с человеком
- Откройте Уроки на боковой панели администратора, в режиме папок.
- Найдите файл или папку, которыми хотите поделиться:
- Для папки — наведите курсор на неё и откройте меню ••• (или используйте кнопку на панели инструментов, когда папка открыта), затем выберите Поделиться с людьми….
- Для файла — используйте значок «поделиться» в строке этого файла.
- Откроется панель со списком тех, с кем уже поделились, и строкой поиска.
- Найдите человека по имени и нажмите на него, чтобы добавить.
- Выберите его уровень доступа — Просмотр или Участие (см. ниже) — и, при желании, добавьте короткое сообщение, которое появится в его уведомлении.
- Человек добавляется сразу же. Его уровень доступа можно изменить или полностью убрать его из списка в любой момент — в той же панели.
Один и тот же файл или папку можно расшарить сразу нескольким людям, вдобавок к любым уже существующим командным доступам — одно другому не мешает.
Что видит получатель
В момент, когда вы делитесь, получатель сразу получает одно уведомление (внутри приложения, а также по почте, если у него включены уведомления) — о том, чем и кто с ним поделился, вместе с вашим необязательным сообщением. Если позже вы измените его уровень доступа, повторное уведомление не отправляется — только при первом расшаривании.
Всё, чем с ним поделились, он находит в разделе Расшарено со мной — карточка на главной странице его портала участника, которая появляется, как только с ним лично чем-то поделились. Это работает для любого участника портала, состоит он в команде служения или нет; раздел полностью независим от «Файлов команды».
- Если расшарена папка: он видит папку и файлы внутри неё.
- Если расшарен файл напрямую: он видит только этот файл.
- Если расшарена папка, а один из её файлов дополнительно расшарен отдельно: применяется более высокий из двух уровней доступа.
Просмотр против Участия
- Просмотр — получатель может видеть и скачивать материал. И только.
- Участие — всё, что даёт «Просмотр», плюс загрузка новых файлов в расшаренную папку.
Личный доступ не включает уровень «управления» — переименование или удаление остаются за тем, кто уже управляет папкой или является владельцем файла. Если кому-то нужен именно такой уровень контроля, расшарьте папку с его командой на уровне Управление либо сделайте его лидером/сополидером команды, с которой она расшарена (см. Поделиться папкой Drive с командой).
Хотите просто ссылку, а не конкретного человека?
Если вам удобнее выдать ссылку, которая работает для кого угодно — без учётной записи TimelyChurch, — используйте Получить ссылку в том же меню. Она создаёт ссылку на файл или папку, при желании защищённую 6-значным PIN-кодом, которую можно отключить или перегенерировать в любой момент. Это хороший вариант для приглашённого спикера, распечатанной раздатки или ссылки в бюллетене; личный доступ лучше подходит, когда вы хотите уведомить конкретного человека и точно отслеживать, у кого есть доступ.
Кто может это делать
- Администраторы церкви и все, у чьей роли есть право редактирования Уроков, могут поделиться любым файлом или папкой с любым человеком.
- Любой, у кого есть «Управление» папкой — включая лидера/сополидера команды, с которой расшарена папка, — тоже может поделиться этой папкой (или её файлами) с отдельными людьми, даже без более широкого права редактирования Уроков.
- Тот, кто загрузил файл, может поделиться именно этим файлом с кем-то, даже не управляя его папкой.
- Поделиться можно с любым человеком из вашего справочника. Если у него ещё нет входа в портал, запись о доступе всё равно создаётся и ждёт его — просто уведомление по почте придёт только после того, как появится учётная запись, на которую его отправить.