Follow-Ups

Follow-ups — задачи, помогающие команде не упускать пасторскую заботу, сопровождение посетителей и другие важные действия. Вы можете создавать follow-ups для отдельных участников, назначать сотрудникам, задавать приоритеты и сроки и отслеживать до завершения.

Зачем использовать Follow-Ups?

Без системы добрые намерения легко забываются. Follow-ups обеспечивают:

• Приветственный звонок посетителю в первую неделю
• Запланированные и выполненные визиты в больницу
• Реакцию на молитвенные просьбы
• Своевременный ответ на вопросы о членстве
• Никто не забыт — у каждой задачи есть ответственный и срок

Панель Follow-Ups

TimelyChurch предоставляет отдельную страницу Follow-Ups для просмотра и управления всеми follow-up задачами церкви.

1. В левой панели нажмите Follow-Ups.
2. Вы увидите список всех активных follow-ups — самые срочные и просроченные вверху.

Статистика на панели

Вверху страницы быстрая статистика:

• Total Open — все pending и in progress
• Overdue — задачи с прошедшим сроком, не завершённые
• Due Today — задачи на сегодня
• Due This Week — задачи на текущую неделю

Фильтрация Follow-Ups

Используйте фильтры для сужения списка:

Создание Follow-Up

С панели Follow-Ups

1. На странице Follow-Ups нажмите Create Follow-Up.
2. Заполните форму:
   • Person (необязательно) — найдите и выберите участника, к которому относится задача. Можно оставить пустым для общих задач.
   • Category (обязательно) — тип follow-up:
     • General
     • Pastoral Care
     • Home Visit
     • Hospital Visit
     • First-Time Visitor
     • Baptism Preparation
     • Prayer Request
     • Event Invitation
     • Volunteer Opportunity
     • Membership Update
     • Meeting
     • Phone Call
     • Equipment Repair
     • Equipment Maintenance
     • Equipment Issue
     • Facility Maintenance
   • Method (обязательно) — как выполнить:
     • Phone Call
     • In-Person Visit
     • Message/Email
     • Meeting
   • Due Date (обязательно) — когда должно быть выполнено
   • Due Time (необязательно) — конкретное время
   • Assigned To (необязательно) — ответственный сотрудник. Если пусто — назначается на вас.
   • Priority (обязательно):
     • Low
     • Normal
     • High
     • Urgent
   • Description (необязательно) — заметки о том, что нужно сделать
   • Enable Reminder (необязательно) — напоминания до срока
3. Нажмите Create.

Совет: заголовок генерируется автоматически по категории и имени. Например, «First-Time Visitor» для «Sarah Johnson» даст «First-Time Visitor - Sarah Johnson».

Из профиля участника

1. Откройте профиль участника.
2. Перейдите на вкладку Follow-Ups.
3. Нажмите Add Follow-Up.
4. Заполните те же поля (участник уже выбран).
5. Нажмите Create.

Управление Follow-Ups

Обновление Follow-Up

1. Найдите задачу на панели или в профиле.
2. Откройте follow-up.
3. Измените category, method, due date, assignee, priority, description или status.
4. Нажмите Save.

Изменение статуса

Follow-ups проходят статусы:

Изменить статус можно:

• Редактированием и выбором нового статуса, или
• Кнопкой Mark Complete для быстрого завершения.

Завершение Follow-Up

1. Найдите follow-up.
2. Нажмите Mark Complete (или измените статус на «Completed»).
3. При необходимости добавьте Completion Notes (например, «Позвонил, оставил голосовое. Попробую в четверг.»).
4. Нажмите Save.

Дата завершения и кто отметил выполненным записываются автоматически.

Удаление Follow-Up

1. Найдите follow-up.
2. Нажмите Delete.
3. Подтвердите удаление.

Совет: вместо удаления лучше «Cancelled», если задача больше не нужна — сохраняется запись о планах для подотчётности и отчётности.

Уровни приоритета Follow-Up

Приоритет помогает сфокусироваться на главном:

Просроченные urgent и high — вверху панели Follow-Ups.

Категории Follow-Up

Совет: четыре категории оборудования/объектов обычно создаются автоматически при заметке на Resource (звуковая панель, фургон и т.д.). Можно создавать вручную для разовых задач.

Рекомендации

1. Создавайте follow-up для каждого первого посетителя — своевременный звонок или email в первую неделю сильно повышает шанс возврата.
2. Назначайте конкретного человека — задачи без ответственного забываются. Всегда назначайте кого-то.
3. Реалистичные сроки — не всё urgent. Urgent — только для действительно срочного.
4. Добавляйте completion notes — кратко фиксируйте, что произошло. Ценная запись для команды.
5. Проверяйте просроченные еженедельно — в начале недели смотрите панель Follow-Ups и разбирайте просроченное.

Связанные статьи

• Профиль участника
• Управление справочником участников