Запись возврата по расходу (возврат от поставщика / от Amazon)
Когда поставщик возвращает деньги за уже записанную покупку — Amazon возвращает деньги за возвращённый товар, поставщик кредитует переплату, конференция возвращает оплату за отменённую регистрацию — вы можете записать этот возврат прямо на исходную транзакцию расхода. TimelyChurch проводит его как встречный кредит по той же категории, фонду и счёту, поэтому деньги возвращаются на ваш банковский счёт, а чистые расходы по этой категории уменьшаются до того, что вы фактически заплатили. Исходная покупка при этом никогда не редактируется и не удаляется, что сохраняет ваши сверки и контрольный след нетронутыми.
Это возврат по покупкам (расходам), а не по пожертвованиям. Если нужно вернуть деньги жертвователю, используйте функцию возврата в его пожертвовании — возврат пожертвования корректирует его отчёт о пожертвованиях. Попытка вернуть здесь транзакцию дохода блокируется сообщением, которое направит вас к возврату пожертвования.
Два способа записать возврат от поставщика. Эта статья описывает запись возврата прямо на исходный расход — правильный инструмент, когда вы работаете от самой покупки. Если же возврат вместо этого появляется как входящее поступление во время импорта банковской выписки, вы можете классифицировать его прямо там, в очереди проверки импорта, как Refund for expense — см. Импорт банковского CSV. Оба пути дают один и тот же безопасный для денег контр-расход по исходной категории расхода.
Где находится действие Refund
Возвраты записываются на вкладке Transactions в модуле бухгалтерии.
- Откройте Finances → Accounting, затем вкладку Transactions (в Simple mode она называется Money In / Out).
- Найдите исходный расход, который возвращаете. Строка поиска вверху ищет по сумме, получателю, описанию или номеру ссылки, если нужно его отыскать.
- Откройте транзакцию. Начать возврат можно из любого места:
- Из меню действий строки — нажмите меню ⋯ в строке расхода и выберите Refund.
- Из деталей транзакции — нажмите на транзакцию, чтобы открыть подробный вид, и нажмите кнопку Refund в нижней части.
Действие Refund появляется только у расходов. Оно скрыто у транзакций дохода и перевода, а также у самого возврата (нельзя вернуть возврат — вместо этого верните исходную покупку).
Запись возврата
При открытии действия Refund появляется окно Record a refund:
- Refund amount — предзаполнено полной суммой исходной покупки. Измените его на ту сумму, которую поставщик действительно вернул. Подсказка под полем показывает максимум, который можно вернуть (Up to $X.XX).
- Reason (необязательно) — краткая заметка для ваших записей, например «вернул лишние кабели» или «отменённая регистрация». Она сохраняется в строке возврата.
- Нажмите Record Refund.
Появится подтверждение: «Refund recorded. The purchase now shows the net amount and the money is back in your bank.» (Возврат записан. Покупка теперь показывает чистую сумму, а деньги вернулись в банк.)
Частичный и полный возврат
Вы можете вернуть всю покупку или только её часть, и можете возвращать в несколько шагов:
- Полный возврат — оставьте сумму как есть (полную исходную сумму) и запишите её.
- Частичный возврат — введите только ту часть, которую вернули. Например, если вы купили материалов на $200 и вернули один товар за $45, введите 45.
- Несколько возвратов со временем — если поставщик возвращает одну и ту же покупку частями, записывайте каждый по мере поступления. TimelyChurch отслеживает, какая часть исходной суммы ещё доступна к возврату, и каждый раз обновляет предел Up to $X.XX.
Нельзя вернуть больше, чем стоила покупка. Сумма всех возвратов по покупке ограничена исходной суммой. Если вы попытаетесь вернуть больше оставшегося доступного остатка, возврат будет заблокирован сообщением о том, сколько ещё осталось. Если позже вы удалите возврат, эта сумма снова станет доступной к возврату.
Как возврат отображается в реестре и бюджете
Возврат записывается как контр-расход — отрицательный расход по той же категории, фонду и счёту, что и исходная покупка, датированный сегодняшним днём. Вот что это означает на практике:
- Остаток банковского счёта увеличивается на сумму возврата — деньги вернулись.
- Чистые расходы по категории уменьшаются — категория расхода теперь отражает то, что вы действительно потратили, а не полную сумму до возврата. Это напрямую переходит в ваш отчёт бюджет против факта и в отчёты о расходах.
- Это не проводится как доход. Возврат от поставщика — это уменьшение расхода, а не пожертвование, поэтому он не появляется в итогах пожертвований и ни в чьём отчёте о пожертвованиях.
- Исходная покупка не меняется. В списке Transactions вы увидите обе строки: исходную покупку и новую строку «Refund of: …» для кредита. Вместе они дают вашу реальную стоимость.
Поскольку исходная транзакция остаётся ровно такой, какой вы её ввели, завершённая сверка, уже включавшая эту покупку, остаётся действительной — возврат просто появится как новый пункт для сверки, когда он пройдёт по банку.
Ограничения и защита
TimelyChurch защищает книги, чтобы возврат не создал путаницы:
- Только расходы. Здесь можно вернуть только транзакции расхода. Возвраты доходов (пожертвований) идут через процесс возврата пожертвования.
- Никаких возвратов сверх суммы. Совокупные возвраты по покупке никогда не могут превысить исходную сумму.
- Нельзя вернуть возврат. Действие скрыто на строках возврата; вместо этого верните исходную покупку.
- Закрытые финансовые годы защищены. Возврат датируется сегодняшним днём, поэтому запись возврата в период, который вы уже закрыли через Year-End Close, блокируется. Это не даёт запоздалому возврату от поставщика тихо переоткрыть завершённые книги. Если возврат действительно относится к закрытому году, администратору сначала нужно будет переоткрыть этот год — см. Year-End Close.