Запись возврата по расходу (возврат от поставщика / от Amazon)
Когда поставщик возвращает деньги за уже записанную покупку — Amazon возвращает деньги за возвращённый товар, поставщик кредитует переплату, конференция возвращает оплату за отменённую регистрацию — вы можете записать этот возврат прямо на исходную транзакцию расхода. TimelyChurch проводит его как встречный кредит по той же категории, фонду и счёту, поэтому деньги возвращаются на ваш банковский счёт, а чистые расходы по этой категории уменьшаются до того, что вы фактически заплатили. Исходная покупка при этом никогда не редактируется и не удаляется, что сохраняет ваши сверки и контрольный след нетронутыми.
Это возврат по покупкам (расходам), а не по пожертвованиям. Если нужно вернуть деньги жертвователю, используйте функцию возврата в его пожертвовании — возврат пожертвования корректирует его отчёт о пожертвованиях. Попытка вернуть здесь транзакцию дохода блокируется сообщением, которое направит вас к возврату пожертвования.
Два способа записать возврат от поставщика. Эта статья описывает запись возврата прямо на исходный расход — правильный инструмент, когда вы работаете от самой покупки. Если же возврат вместо этого появляется как входящее поступление во время импорта банковской выписки, вы можете классифицировать его прямо там, в очереди проверки импорта, как Refund for expense — см. Импорт банковского CSV. Оба пути дают один и тот же безопасный для денег контр-расход по исходной категории расхода.
Где находится действие Refund
Возвраты записываются на вкладке Transactions в модуле бухгалтерии.
- Откройте Finances → Accounting, затем вкладку Transactions (в Simple mode она называется Money In / Out).
- Найдите исходный расход, который возвращаете. Строка поиска вверху ищет по сумме, получателю, описанию или номеру ссылки, если нужно его отыскать.
- Откройте транзакцию. Начать возврат можно из любого места:
- Из меню действий строки — нажмите меню ⋯ в строке расхода и выберите Refund.
- Из деталей транзакции — нажмите на транзакцию, чтобы открыть подробный вид, и нажмите кнопку Refund в нижней части.
Действие Refund появляется только у расходов. Оно скрыто у транзакций дохода и перевода, а также у самого возврата (нельзя вернуть возврат — вместо этого верните исходную покупку). Для записи возврата нужно разрешение Создать в строке «Бухгалтерия» вашей роли.
Запись возврата
При открытии действия Refund появляется окно Record a refund:
- Refund amount — предзаполнено полной суммой исходной покупки. Измените его на ту сумму, которую поставщик действительно вернул. Подсказка под полем показывает максимум, который можно вернуть (например, Up to $200.00).
- Reason (необязательно) — краткая заметка для ваших записей, например «вернул лишние кабели» или «отменённая регистрация». Она сохраняется в строке возврата.
- Нажмите Record Refund.
Появится подтверждение: «Refund recorded. The purchase now shows the net amount and the money is back in your bank.» (Возврат записан. Покупка теперь показывает чистую сумму, а деньги вернулись в банк.)
Частичный и полный возврат
Вы можете вернуть всю покупку или только её часть, и можете возвращать в несколько шагов:
- Полный возврат — оставьте сумму как есть (полную исходную сумму) и запишите её.
- Частичный возврат — введите только ту часть, которую вернули. Например, если вы купили материалов на $200 и вернули один товар за $45, введите 45.
- Несколько возвратов со временем — если поставщик возвращает одну и ту же покупку частями, записывайте каждый по мере поступления. TimelyChurch отслеживает, какая часть исходной суммы ещё доступна к возврату, и каждый раз обновляет предел Up to.
Нельзя вернуть больше, чем стоила покупка. Сумма всех возвратов по покупке ограничена исходной суммой. Если вы попытаетесь вернуть больше оставшегося доступного остатка, возврат будет заблокирован сообщением о том, сколько ещё осталось. Если позже вы удалите возврат, эта сумма снова станет доступной к возврату.
Как возврат отображается в реестре и бюджете
Возврат записывается как контр-расход — отрицательный расход по той же категории, фонду и счёту, что и исходная покупка, датированный сегодняшним днём. Вот что это означает на практике:
- Остаток банковского счёта увеличивается на сумму возврата — деньги вернулись.
- Чистые расходы по категории уменьшаются — категория расхода теперь отражает то, что вы действительно потратили, а не полную сумму до возврата. Это напрямую переходит в ваш отчёт бюджет против факта и в отчёты о расходах.
- Это не проводится как доход. Возврат от поставщика — это уменьшение расхода, а не пожертвование, поэтому он не появляется в итогах пожертвований и ни в чьём отчёте о пожертвованиях.
- Исходная покупка не меняется. В списке Transactions вы увидите обе строки: исходную покупку и новую строку «Refund of: …» для кредита. Вместе они дают вашу реальную стоимость.
Поскольку исходная транзакция остаётся ровно такой, какой вы её ввели, завершённая сверка, уже включавшая эту покупку, остаётся действительной — возврат просто появится как новый пункт для сверки, когда он пройдёт по банку.
Ограничения и защита
TimelyChurch защищает книги, чтобы возврат не создал путаницы:
- Только расходы. Здесь можно вернуть только транзакции расхода. Возвраты доходов (пожертвований) идут через процесс возврата пожертвования.
- Никаких возвратов сверх суммы. Совокупные возвраты по покупке никогда не могут превысить исходную сумму.
- Платёж по счёту вернуть нельзя. Расход, созданный оплатой счёта, отклоняется с сообщением «This expense is a bill payment — void the bill payment instead.» («Этот расход — платёж по счёту; вместо этого аннулируйте платёж по счёту.»). См. Bills and Payments.
- Нельзя вернуть возврат. Действие скрыто на строках возврата; вместо этого верните исходную покупку.
- Закрытые финансовые годы защищены. Запись возврата в год, который вы уже закрыли через Закрыть финансовый год, блокируется. Это не даёт запоздалому возврату от поставщика тихо изменить завершённые книги. Закрытый год нельзя открыть заново — см. Year-End Close.