Регистрация и посещаемость на мероприятии

TimelyChurch отслеживает, кто был на ваших мероприятиях, через систему Регистрация. Регистрация обеспечивает отслеживание прибытия в реальном времени с сессиями, кодами безопасности и киоском, а также является основой для списка Ученики класса и списка Участники встречи. Каждое мероприятие открывается как Центр мероприятия, и эти инструменты отображаются как вкладки вверху страницы (Регистрация, Ученики или Участники — в зависимости от типа мероприятия).

Регистрация

Регистрация предназначена для отслеживания в реальном времени людей, прибывающих на мероприятие. Она работает через сессии регистрации, которые вы запускаете и останавливаете по мере необходимости.

Включение регистрации

Регистрация включена по умолчанию для типов Богослужение, Класс/Учеба и Мероприятие. Для встреч или для ручного включения на любом мероприятии:

1. Откройте мероприятие (Центр мероприятия).
2. Нажмите кнопку Добавить (или Добавить возможность) на панели вкладок.
3. Включите Регистрация в группе Участники.
4. Вкладка «Регистрация» появится на панели вкладок Центра мероприятия.

Запуск сессии регистрации

1. Откройте мероприятие и нажмите вкладку Регистрация.
2. Нажмите Запустить сессию.
3. Сессия теперь активна и готова принимать регистрации.

Пока сессия активна, на вкладке «Регистрация» отображается «Регистрация активна» с пульсирующим индикатором и текущим счётчиком зарегистрированных людей.

Регистрация людей

После активации сессии вы можете регистрировать людей через Быструю регистрацию:

1. Введите имя или номер телефона человека в поле поиска (минимум 2 символа).
2. В результатах появляются совпадающие люди из базы данных вашей церкви.
3. Нажмите кнопку Зарегистрировать рядом с именем человека.
4. Появляется сообщение подтверждения с именем человека и кодом безопасности.

Совет: Код безопасности полезен для детского служения, где родители получают код, который должен совпадать при выдаче ребёнка.

Коды безопасности и процесс выдачи

Каждая запись регистрации генерирует уникальный код безопасности, связывающий ребёнка со взрослым, который его привёл. Стандартный шаблон детского служения:

1. Привод: родитель или опекун регистрирует ребёнка. Система назначает код безопасности (виден в подтверждении киоска, на родительской этикетке и на детской этикетке).
2. Печать этикеток: этикетка с кодом безопасности печатается для детского бейджа и соответствующая этикетка выдаётся родителю.
3. Выдача: в конце сессии родитель предъявляет свою копию. Волонтёр сравнивает её с этикеткой ребёнка и отпускает ребёнка только при совпадении кодов.

Это предотвращает выдачу ребёнка не тому взрослому и создаёт аудиторский след, привязанный к записи регистрации.

Печатные этикетки регистрации

TimelyChurch поддерживает создание пользовательских макетов печатных этикеток через шаблоны этикеток. Шаблон этикетки определяет физические размеры этикетки (ширина, высота, единица, ориентация) и элементы данных, которые на ней печатаются.

Встроенные типы шаблонов:

• Ребёнок — для детских бейджей во время служения.
• Родитель — для соответствующей квитанции выдачи, которую сохраняет родитель.
• Волонтёр — для бейджей персонала и волонтёров.
• Пользовательский — для любых других случаев (посетитель, бейдж с именем и т. д.).

Доступные поля этикеток включают данные человека (имя, фамилия, полное имя, прозвище, возраст, дата рождения, класс), данные регистрации (код безопасности, время регистрации, название класса/группы, название комнаты, название сессии), медицинские предупреждения (аллергии, особые заметки, медицинские заметки), брендинг церкви (название церкви, логотип церкви) и статические элементы (пользовательский текст, изображение, горизонтальная линия, QR-код, значок щита безопасности).

Шаблоны могут быть отмечены как по умолчанию (автовыбор для своего типа), активные или системные (встроенные, неудаляемые). Шаблоны можно создать один раз и повторно использовать для всех мероприятий с включённой регистрацией.

Просмотр зарегистрированных людей

Под областью поиска раздел Зарегистрированы показывает всех, кто сейчас зарегистрирован в активной сессии, включая:

• Имя и инициалы.
• Время регистрации (например, «5 минут назад»).
• Код безопасности (если применимо).

Режим киоска

Для самообслуживающейся регистрации вы можете открыть отдельное представление киоска:

1. Пока сессия активна, нажмите Открыть киоск.
2. В новой вкладке браузера открывается полноэкранный интерфейс киоска.
3. Разместите его на планшете или мониторе у стойки приветствия.

Киоск позволяет участникам или встречающим искать и регистрировать людей без доступа к полному интерфейсу администратора.

Завершение сессии

Когда мероприятие закончилось или регистрация завершена:

1. Нажмите кнопку Завершить сессию на вкладке «Регистрация».
2. Сессия деактивируется.
3. Все записи регистрации сохраняются для отчётности.

Регистрация для серий мероприятий

Когда регистрация включена в повторяющейся серии мероприятий, каждое повторение может иметь собственную сессию регистрации. Сессия привязана к конкретному повторению мероприятия, поэтому счётчики регистрации отслеживаются по каждому повторению.

Посещаемость класса и встречи

Посещаемость — часть той же системы регистрации, представленная через две вкладки, специфичные для типа, в Центре мероприятия: вкладка Ученики для мероприятий класса/учёбы и вкладка Участники для встреч. Обе позволяют составить список людей и зафиксировать присутствие, регистрируя их.

Вкладка «Ученики» (классы)

Для мероприятий типа «Класс/Учеба» в Центре мероприятия появляется вкладка Ученики. Она показывает список класса и позволяет регистрировать учеников во время сессии.

1. Откройте мероприятие и нажмите вкладку Ученики.
2. Вы увидите список учеников, зачисленных в класс (обычно участники принимающей группы).
3. В заголовке показано, сколько зачислено, и сколько присутствует после активации сессии.

Когда сессия регистрации активна, у каждого ученика есть кнопка Зарегистрировать, а в заголовке доступна кнопка Зарегистрировать всех для отметки всего списка присутствующими сразу. Зарегистрированные ученики показывают значок Внутри с временем и кодом безопасности и могут быть отмечены как ушедшие кнопкой Вне.

Примечание: Вкладка «Ученики» требует, чтобы мероприятие было связано с классом (принимающая группа). Если группа не связана, отредактируйте мероприятие и выберите принимающую группу для включения отслеживания учеников.

Добавление ученика

Чтобы добавить кого-то в список класса:

1. Нажмите Добавить ученика на вкладке «Ученики».
2. Найдите существующего человека по имени.
3. Нажмите Добавить рядом с человеком в результатах. Он зачисляется в список класса.

Уже зачисленные люди показывают значок Зачислен, чтобы не добавить их дважды.

Вкладка «Участники» (встречи)

Для мероприятий типа «Встреча» с включённой посещаемостью вместо «Ученики» появляется вкладка Участники.

1. Откройте мероприятие и нажмите вкладку Участники.
2. Используйте кнопку Добавить участника, чтобы найти и зарегистрировать людей.
3. Если сессия не активна, нажмите Запустить регистрацию, чтобы начать запись посещаемости.

Список участников показывает:

• Имя и фото каждого человека (или инициалы).
• Время регистрации.
• Текущий статус: Присутствует (ещё зарегистрирован) или Вышел.

Вы можете отметить выход кнопкой Вне, пока сессия активна. Внизу сводка показывает общее число участников и сколько сейчас присутствует.

Добавление участника

1. На вкладке «Участники» нажмите Добавить участника.
2. Ищите по имени (не менее 2 символов).
3. Нажмите Зарегистрировать рядом с человеком, чтобы зафиксировать посещаемость.

Понимание различий

Регистрация, Ученики и Участники работают на одном движке регистрации; разница в том, как каждый представлен для типа мероприятия.

Совет: Для крупных богослужений используйте вкладку «Регистрация» с киоском. Для воскресной школы используйте вкладку «Ученики» для составления списка и регистрации учеников. Вы можете включить регистрацию на том же мероприятии, где есть вкладка «Ученики» или «Участники».