Планирование волонтёров на мероприятии

Когда у мероприятия включена функция Планирование волонтёров, вкладка Служение на странице деталей мероприятия становится центром для определения необходимых ролей волонтёров и назначения людей на них. В этой статье описан полный рабочий процесс от определения потребностей в служении до автопланирования и напоминаний.

Подробнее об управлении волонтёрами (квалификации, доступность, команды) см. раздел volunteer-management.

Совет: Чтобы спланировать сразу множество недель и людей — приглашать, подтверждать, напоминать и заполнять всё расписание визуально с одного экрана — используйте сетку расписания. Эта статья описывает детальную настройку одного мероприятия; сетка расписания — это вид сразу по всем.

Определение потребностей в служении

Потребность в служении — это одно открытое место волонтёра на мероприятии (например, «1 звукорежиссёр», «2 встречающих», «3 работника в яслях»).

Добавление потребности

1. Откройте мероприятие и нажмите вкладку Служение.
2. Нажмите Добавить потребность в служении.
3. Выберите Позицию из списка позиций служения вашей церкви (например, Встречающий, Звукорежиссёр, Руководитель детского служения).
4. Введите число необходимых мест.
5. При необходимости добавьте заметки (например, «Нужен человек с обучением по новому пульту»).
6. Сохраните.

Каждая сохранённая потребность создаёт открытые места; затем вы назначаете людей на эти места.

Назначение волонтёров

Есть несколько способов заполнить места — от ручного назначения одного человека до полностью автоматического.

Ручное назначение одного человека

1. В строке потребности в служении нажмите Назначить.
2. Найдите человека.
3. Выберите статус назначения (Ожидание, Подтверждено, Отклонено).
4. Сохраните.

Массовое назначение нескольких людей

Если вы заранее знаете, кого хотите на несколько позиций:

1. Нажмите Массовое назначение на вкладке «Служение» мероприятия.
2. Найдите и выберите нескольких людей, сопоставив каждого с позицией.
3. Сохраните.

Назначение всей команды

Если у вас настроена команда служения, вы можете добавить всех её участников одним нажатием:

1. Нажмите Назначить команду.
2. Выберите команду и позиции, которые нужно заполнить из участников команды.
3. Сохраните.

Показать доступных волонтёров

Чтобы увидеть, кто доступен на дату мероприятия (исключая людей, указавших недоступность через портал), откройте вид доступных волонтёров. В нём показан список кандидатов с отмеченным статусом доступности.

Автопланирование

TimelyChurch может оценивать и автоматически выбирать лучшего волонтёра для каждого открытого места. Оценка учитывает квалификации, доступность на дату мероприятия и недавнюю нагрузку служения (чтобы одного и того же волонтёра не просили каждую неделю).

Автозаполнение одной позиции

Автозаполнение одного открытого места в потребности служения:

• Нажмите действие Автозаполнение у позиции.

Автозаполнение всего мероприятия

Автозаполнение всех открытых мест служения за одну операцию:

• Нажмите Автозаполнить все на вкладке «Служение» мероприятия.

Просмотр оценённых кандидатов

Если вы хотите увидеть ранжированный список кандидатов, из которых планировщик выберет (без фиксации), откройте вид оценённых кандидатов. В нём показан каждый кандидат с оценкой, квалифицирующими факторами и блокирующими проблемами (недоступность, отсутствие квалификации).

Совет: Для автопланирования на всю серию, заполняющего каждое мероприятие в повторяющейся серии сразу, см. Рабочий процесс «Автозаполнение серии» в «Управление сериями мероприятий».

Быстрые действия

Несколько ярлыков ускоряют типичные сценарии при заполнении мероприятия.

Копирование волонтёров из похожего мероприятия

Если на прошлой неделе богослужение прошло с отличной командой, просто скопируйте её:

1. Нажмите Копировать из мероприятия.
2. Найдите похожее мероприятие (система предлагает мероприятия того же типа и шаблона).
3. Выберите, какие позиции копировать.
4. Сохраните.

Массовое подтверждение назначений

После автозаполнения, когда кандидаты в статусе «Ожидание», вы можете массово установить «Подтверждено» без нажатия на каждого.

Отправка напоминаний волонтёрам

После назначения волонтёров TimelyChurch может отправлять email-напоминания об их предстоящей роли служения.

Ручная рассылка напоминаний

Отправить напоминания для мероприятия прямо сейчас:

• Нажмите Отправить напоминания волонтёрам на вкладке «Служение».

Автоматическое ежедневное напоминание

TimelyChurch автоматически выполняется ежедневно в 18:00 и отправляет email каждому волонтёру, который служит на следующий день, без ручного вмешательства.

Ссылки действий в email

Email-напоминания волонтёрам включают кнопки принятия и отклонения. Волонтёр может подтвердить или отклонить прямо из email без входа в систему. Ссылка защищена (не может быть подделана) и привязана к конкретному назначению.

Запросы на замену

Когда подтверждённый волонтёр не может служить, он (или администратор) может отметить назначение как требующее замены. После этого вы можете создать запрос на замену, отменить его или выполнить (отметить как заполненный).

Процесс замены связан с более широкой системой уведомлений, чтобы подходящие заменяющие были уведомлены и могли занять открытое место.

Шаблоны расписания команды

Если у команды служения есть опубликованный шаблон расписания, его применение к мероприятию автоматически создаёт все стандартные потребности в служении за один шаг. Настройка:

• Вкладка Шаблоны на странице конфигурации команды (Группы > [Команда] > Шаблоны).
• Применение к одному мероприятию: при создании мероприятия выберите шаблон в Применить шаблон.
• Применять автоматически: настройте правило шаблона автоприменения к типам мероприятий (например, «Богослужение»), и каждое новое мероприятие этого типа приходит с предзагруженными позициями шаблона — без ручного применения.

Это автоприменение — самая большая экономия времени в планировании волонтёров. Полное руководство по настройке см. в Шаблоны расписания команды. Полную концептуальную модель см. в Как организовано планирование волонтёров.

Сводка рабочего процесса служения на мероприятии

Типичный поток для богослужения:

1. Создайте мероприятие (или сгенерируйте из серии); шаблон автоматически создаёт потребности в служении.
2. Запустите Автозаполнить все, чтобы оценить и предложить кандидатов.
3. Просмотрите предложения; вручную замените тех, кто кажется неподходящим.
4. Нажмите Массовое подтверждение, чтобы подтвердить все автозаполнения.
5. Нажмите Отправить напоминания волонтёрам (или дождитесь ежедневной задачи в 18:00).
6. Волонтёры нажимают «Принять/Отклонить» в email; отклонения автоматически превращаются в запросы на замену.