Simple vs. Advanced Accounting Mode
Обзор
Бухгалтерия TimelyChurch может работать в одном из двух режимов:
- Simple Checkbook — упрощённый вид для небольших церквей и волонтёров-казначеев. Панель вкладок бухгалтерии показывает Dashboard, Check Register, Money In / Out, Giving, Bills и Reports, а повседневные экраны переименованы простым языком (например, Transactions становится Money In / Out, а Income / Expense — Money In / Money Out). Несколько экранов для опытных пользователей (Chart of Accounts, Budgets, Journal Entries) скрыты для уменьшения загромождения.
- Full Accounting (Advanced) — каждая функция бухгалтерии доступна со стандартной бухгалтерской терминологией: Chart of Accounts, Categories, Payees, Budgets, Reconciliation, Journal Entries, Trial Balance, General Ledger, Audit Log и полный набор Отчётов.
Оба режима работают с одними и теми же базовыми данными. Переключение режимов не мигрирует, не копирует и не удаляет ничего — оно меняет только видимость экранов в навигации и подписи некоторых из них. Транзакция, записанная в Simple mode, — та же транзакция в Full Accounting mode; отличается только формулировка на экране.
Какой режим выбрать?
| Используйте Simple Checkbook, если... | Используйте Full Accounting, если... |
|---|---|
| У вас одна финансовая роль (один казначей) | У вас финансовый комитет или несколько сотрудников в книгах |
| Вы думаете о финансах как о «церковной чековой книге» | Вы мыслите в терминах дебет/кредит, актив/обязательство, accrual |
| Вы отчитываетесь о поступлениях/расходах наличности, а не о полных отчётах | Вы формируете Balance Sheets и Income Statements |
| Годовые пожертвования ниже порога для аудита | Ваш устав или страховщик требуют формальные финансовые Отчёты |
| Вы не ведёте формальные годовые бюджеты | Вы устанавливаете, отслеживаете и отчитываетесь по бюджету каждый год |
| У вас менее ~5 транзакций с банковскими счетами в неделю | У вас значительный объём транзакций по нескольким счетам |
Нет «неправильного» ответа. Многие церкви начинают в Simple mode на первый или второй год, затем переходят в Full Accounting, когда финансовая команда растёт или совет просит более детальную отчётность.
Первоначальная настройка
При первом открытии Бухгалтерии в новой церкви короткий мастер настройки спрашивает, кто ведёт книги, и выбирает режим на основе вашего ответа. Вы можете изменить режим в любое время (см. «Переключение режимов» ниже), поэтому этот первый выбор не постоянен.
Что видно в каждом режиме
В обоих режимах панель вкладок вверху каждой страницы бухгалтерии показывает одни и те же основные вкладки:
- Dashboard
- Check Register
- Money In / Out (эта вкладка называется Transactions в Full Accounting mode)
- Giving
- Bills
- Reports
Разница — в выпадающем меню в конце панели вкладок:
- В Simple Checkbook mode оно называется More ▾.
- В Full Accounting mode оно называется Setup ▾.
Simple Checkbook Mode
Выпадающее меню More ▾ открывает экраны, которые волонтёру-казначею чаще всего нужны:
- Categories
- Payees
- Reconciliation
- Trial Balance
- General Ledger
- Audit Log
Скрыто в Simple mode (это концепции Full Accounting):
- Chart of Accounts
- Budgets
- Journal Entries
Full Accounting (Advanced) Mode
Выпадающее меню Setup ▾ открывает полный набор бухгалтерских экранов:
- Chart of Accounts — полная иерархия счетов по пяти типам учёта.
- Categories — категории доходов и расходов с подкатегориями.
- Payees — справочник поставщиков с отслеживанием 1099.
- Budgets — годовые / квартальные / месячные бюджеты с Отчётами по отклонениям.
- Reconciliation — workflow банковской сверки.
- Journal Entries — ручные двойные проводки для корректировок в стиле CPA.
- Trial Balance — снимок баланса по всем счетам.
- General Ledger — детализация каждой проводки по счёту.
- Audit Log — запись о том, кто что изменил и когда.
Full Accounting также открывает полный набор Отчётов, включая Balance Sheet и Budget vs. Actual (см. «Reports» ниже).
Как меняются подписи в Simple mode
Simple mode сохраняет те же экраны, но переименовывает их более простым языком. Данные идентичны — отличается только формулировка. Несколько примеров:
| В Full Accounting | В Simple Checkbook |
|---|---|
| Transactions | Money In / Out |
| Income | Money In |
| Expense | Money Out |
| Income Statement | Money In vs Money Out |
| Opening Balances | Starting Balances |
Reports
Отчёты работают на одних данных в обоих режимах; Simple mode просто показывает сфокусированный набор и переименовывает пару из них.
- Simple Checkbook выделяет Treasurer's Report (одностраничная месячная сводка), плюс Money In vs Money Out (Income Statement), Giving Statements и 1099 Report. Balance Sheet и Budget vs. Actual скрыты, поскольку обычно сбивают с толку волонтёров-казначеев.
- Full Accounting добавляет Balance Sheet и Budget vs. Actual поверх всего вышеперечисленного.
Переключение режимов не меняет данные внутри любого Отчёта, и исторические Отчёты сохраняют те же цифры независимо от режима.
Переключение режимов
Вы можете переключить режим из двух мест.
С Finance Dashboard:
- Перейдите в Finances > Accounting.
- В заголовке страницы вы увидите кнопку с подписью Simple Mode (зелёная) или Full Accounting (indigo) в зависимости от текущего режима.
- Нажмите кнопку, чтобы открыть меню режима. Вы увидите два варианта с кратким описанием того, что включает каждый режим.
- Нажмите нужный режим — он вступит в силу немедленно.
Из Settings:
- Откройте Reports & Setup > Settings (или Settings в выпадающем меню) и найдите карточку Accounting Mode.
- Выберите Simple Checkbook или Full Accounting.
- Нажмите Save Accounting Mode.
За кулисами переключение обновляет сохранённое предпочтение режима бухгалтерии вашей церкви. Страница подтверждает новый режим кратким сообщением об успехе.
Примечание: Переключение вступает в силу немедленно и применяется ко всем в вашей церкви — это настройка на уровне церкви, а не предпочтение пользователя. Если казначей предпочитает Simple, а остальному персоналу нужен Advanced, оставьте церковь в Advanced и позвольте казначею игнорировать ненужные пункты.
Что происходит при переключении
Переключение режимов не разрушает данные. Конкретно:
- Данные не мигрируют, не копируются, не удаляются и не преобразуются. Каждая транзакция, счёт, получатель, бюджет и сверка остаётся точно там, где была.
- Скрытые экраны всё ещё хранят свои данные. Переключение с Advanced на Simple скрывает страницу Budgets из навигации, но не удаляет бюджеты. Переключение обратно делает её снова видимой, нетронутой.
- Автоматизация продолжает работать. Автопроводка повторяющихся транзакций, автопроводка пожертвований, генерация повторяющихся счетов и автозапись комиссий Stripe продолжаются независимо от режима.
- Блокировки сверки остаются. Период, сверенный в Advanced mode, по-прежнему заблокирован при переключении в Simple, и наоборот.
Вы можете переключаться туда-обратно по необходимости без последствий.
Когда переключаться с Simple на Advanced
Распространённые сигналы, что пора обновиться:
- Совет просит Balance Sheet, Income Statement или Отчёты по категориям, которые Check Register не может дать.
- Вы начинаете работать с несколькими банковскими счетами и нужна формальная ежемесячная сверка.
- Вы впервые устанавливаете формальный годовой бюджет.
- Вы нанимаете платного бухгалтера или казначея, привыкшего к стандартным бухгалтерским workflow.
- У вас появляются ограниченные Фонды (целевые пожертвования), которые нужно отслеживать отдельно.
Когда переключаться с Advanced на Simple
Реже, но допустимые сценарии:
- Церковное растение новое, и волонтёр-казначей перегружен полным набором функций.
- Вы унаследовали Advanced-настройку, но церковь сократилась.
- Вы временно хотите дать менее опытному волонтёру-казначею упрощённый вид.
Во всех этих случаях помните, что данные сохраняются — вы всегда можете вернуться.
Лучшие практики
Выберите один режим и придерживайтесь его в течение финансового года. Переключение в середине года безвредно, но может сбить с толку персонал и сделать аудиторский след менее ясным. Если решили перейти на Advanced, сделайте это в начале нового финансового года, желательно сразу после year-end close.
Обучайте в используемом режиме. Если вы в Simple mode, не беспокойтесь об обучении новых волонтёров Chart of Accounts или Journal Entries — они никогда не увидят эти экраны. Если вы в Advanced, проведите их через полный workflow.
Отчёты в Simple mode — подмножество, а не другой формат. Отчёты, созданные в Simple mode, берут данные из тех же источников, что и эквивалентные Отчёты в Advanced mode. Переключение режимов меняет некоторые подписи (например, «Income Statement» становится «Money In vs Money Out»), но не меняет цифры, и исторические Отчёты сохраняют те же числа.