Simple vs. Advanced Accounting Mode

Обзор

Бухгалтерию TimelyChurch можно просматривать в одном из двух режимов:

• Простая кассовая книга (Simple Checkbook) — упрощённый вид для небольших церквей и волонтёров-казначеев. Панель вкладок бухгалтерии показывает Dashboard, Check Register, Money In / Out, Giving, Bills и Reports, а повседневные экраны переименованы простым языком (например, Transactions становится Money In / Out, а Income / Expense — Money In / Money Out). Несколько экранов для опытных пользователей (Chart of Accounts, Journal Entries и Budgets в меню Setup) скрыты для уменьшения загромождения.
• Полная бухгалтерия (Full Accounting) — каждая функция бухгалтерии доступна со стандартной бухгалтерской терминологией: Chart of Accounts, Categories, Payees, Budgets, Reconciliation, Повторяющиеся, Journal Entries, Trial Balance, General Ledger, Audit Log, Отчёт 1099, Закрыть финансовый год и полный набор Отчётов.

Оба режима работают с одними и теми же базовыми данными. Переключение режимов не мигрирует, не копирует и не удаляет ничего — оно меняет только видимость экранов в навигации и подписи некоторых из них. Транзакция, записанная в Simple mode, — та же транзакция в Полной бухгалтерии; отличается только формулировка на экране.

Режим — личный. Каждый выбирает свой вид. Когда ваш казначей переключается на «Простая кассовая книга», меняются только экраны казначея — ваш бухгалтер может одновременно оставаться в «Полная бухгалтерия». Церковь задаёт значение по умолчанию, с которым начинают новые участники (см. Настройки финансов ниже).

Какой режим выбрать?

Нет «неправильного» ответа. Многие казначеи начинают в «Простой кассовой книге» на первый или второй год, затем переходят в «Полную бухгалтерию», когда финансовая команда растёт или совет просит более детальную отчётность.

Первоначальная настройка

При первом открытии Бухгалтерии в новой церкви экран Добро пожаловать в Бухгалтерию спрашивает «Кто ведёт книги для вашей церкви?»:

• Я — «Я волонтёр-бухгалтер, пастор или администратор (не профессиональный бухгалтер)» — Использовать простой режим.
• Мой бухгалтер или CPA — «Мне нужны полные инструменты бухгалтерского учёта по GAAP» — Использовать полную бухгалтерию.

Ваш ответ задаёт режим по умолчанию для церкви. Для выбора нужно разрешение на редактирование настроек. Он не постоянен — каждый может позже переключить свой вид (см. «Переключение режимов» ниже).

Что видно в каждом режиме

В обоих режимах панель вкладок вверху каждой страницы бухгалтерии показывает одни и те же основные вкладки:

• Dashboard
• Check Register (в Simple mode страница называется Чековая книга)
• Money In / Out (эта вкладка называется Transactions в Полной бухгалтерии)
• Giving
• Bills
• Reports

Разница — в выпадающем меню в конце панели вкладок:

• В Simple Checkbook оно называется More ▾.
• В Full Accounting оно называется Setup ▾.

Simple Checkbook

Выпадающее меню More ▾ открывает экраны, которые волонтёру-казначею чаще всего нужны:

• Categories
• Payees
• Reconciliation
• Повторяющиеся
• Trial Balance
• General Ledger
• Audit Log
• Отчёт 1099
• Закрыть финансовый год

Скрыто в Simple mode (это концепции Full Accounting):

• Chart of Accounts
• Budgets (по-прежнему доступны через Финансы > Бюджеты на боковой панели)
• Journal Entries
• Поле Класс учёта в транзакциях

Full Accounting

Выпадающее меню Setup ▾ открывает полный набор бухгалтерских экранов:

• Chart of Accounts — полный список счетов по пяти типам учёта.
• Categories — категории доходов и расходов с подкатегориями.
• Payees — справочник поставщиков с отслеживанием 1099.
• Budgets — годовые / квартальные / месячные бюджеты с Отчётами по отклонениям.
• Reconciliation — workflow банковской сверки.
• Повторяющиеся — доходы и расходы, которые повторяются по расписанию. См. Recurring Transactions.
• Journal Entries — ручные двойные проводки для корректировок в стиле CPA.
• Trial Balance — снимок баланса по всем счетам.
• General Ledger — детализация каждой проводки по счёту.
• Audit Log — запись о том, кто что изменил и когда.
• Отчёт 1099 — платежи поставщикам для годовой налоговой отчётности.
• Закрыть финансовый год — блокировка транзакций завершённого года.

Full Accounting также показывает полный набор Отчётов, включая Balance Sheet и Budget vs Actual (см. «Reports» ниже).

Как меняются подписи в Simple mode

Simple mode сохраняет те же экраны, но переименовывает их более простым языком. Данные идентичны — отличается только формулировка. Несколько примеров:

Reports

Отчёты работают на одних данных в обоих режимах; Simple mode просто показывает сфокусированный набор и переименовывает пару из них.

• Simple Checkbook выделяет Treasurer's Report (одностраничная месячная сводка), плюс Money In vs Money Out (Income Statement) и Giving Statements. Карточки Balance Sheet, Trial Balance, General Ledger и Budget vs Actual скрыты в центре «Отчёты», поскольку обычно сбивают с толку волонтёров-казначеев (Trial Balance и General Ledger остаются в меню More ▾).
• Full Accounting добавляет карточки Balance Sheet, Trial Balance, General Ledger и Budget vs Actual поверх всего вышеперечисленного.

Отчёт 1099 открывается из меню Setup ▾ / More ▾ в обоих режимах. Переключение режимов не меняет данные внутри любого Отчёта, и исторические Отчёты сохраняют те же цифры независимо от режима.

Переключение режимов

Вы можете переключить свой собственный вид из двух мест.

С Finance Dashboard:

1. Перейдите в Finances > Accounting.
2. В заголовке страницы вы увидите кнопку Режим бухгалтерии с подписью Простой режим (зелёная) или Полная бухгалтерия (indigo) в зависимости от текущего вида.
3. Нажмите кнопку, чтобы открыть меню. Вы увидите два варианта с кратким описанием того, что включает каждый режим: Простая кассовая книга («Панель управления, Чековый реестр, Пожертвования, Счета, Отчёты») и Полная бухгалтерия («План счетов, категории, получатели платежей, бюджеты, сверка»).
4. Нажмите нужный режим — он вступит в силу немедленно, а сообщение подтвердит: «Теперь ваш вид бухгалтерии — …».

Из Check Register: тот же элемент управления есть в шапке Check Register, с подписью Simple или Advanced.

Ваш выбор запоминается для вас между сессиями и устройствами. Он не меняет вид ни у кого другого.

Настройки финансов

Страница Настройки финансов содержит две настройки для всей церкви:

• Режим бухгалтерии по умолчанию для новых участников — «Это задаёт начальный вид для новых участников. Каждый может изменить свой вид в любое время на панели бухгалтерии — это меняет только значение по умолчанию.» Выберите Простая кассовая книга или Полная бухгалтерия и нажмите Сохранить режим бухгалтерии. Для изменения значения по умолчанию нужно разрешение на редактирование настроек.
• Комиссии платёжного процессора — Категория комиссии обработки и Счёт комиссии обработки, на которые проводятся комиссии за обработку. Нажмите Сохранить настройки (нужно разрешение «Редактировать» в строке «Бухгалтерия»). См. Stripe Fee Auto-Recording.

У страницы «Настройки финансов» нет собственного пункта в меню бухгалтерии. Она открывается по ссылке Открыть настройки финансов →, которую очередь проверки банковского импорта показывает, когда импортированные строки содержат комиссию за обработку, а категория комиссии не задана.

Что происходит при переключении

Переключение режимов не разрушает данные. Конкретно:

• Данные не мигрируют, не копируются, не удаляются и не преобразуются. Каждая транзакция, счёт, получатель, бюджет и сверка остаётся точно там, где была.
• Скрытые экраны всё ещё хранят свои данные. Переключение с Полной бухгалтерии на Simple скрывает План счетов и Бухгалтерские проводки из ваших меню, но ничего не удаляет. Переключение обратно делает их снова видимыми, нетронутыми.
• Автоматизация продолжает работать. Проведение пожертвований, генерация повторяющихся счетов и запись комиссий Stripe продолжаются независимо от вида любого человека.
• Блокировки сверки остаются. Период, сверенный в одном режиме, остаётся сверенным и в другом.

Вы можете переключаться туда-обратно по необходимости без последствий.

Когда переключаться с Simple на Full Accounting

Распространённые сигналы, что пора обновить свой вид:

• Совет просит Balance Sheet, Income Statement или Отчёты по категориям, которые Check Register не может дать.
• Вы начинаете работать с несколькими банковскими счетами и нужна формальная ежемесячная сверка.
• Вы впервые устанавливаете формальный годовой бюджет.
• Вы нанимаете платного бухгалтера или казначея, привыкшего к стандартным бухгалтерским workflow.
• У вас появляются ограниченные Фонды (целевые пожертвования), которые нужно отслеживать отдельно.

Когда переключаться с Full Accounting на Simple

Реже, но допустимые сценарии:

• Церковное растение новое, и волонтёр-казначей перегружен полным набором функций.
• Вы унаследовали настройку Full Accounting, но церковь сократилась.
• Вы хотите дать менее опытному волонтёру-казначею упрощённый вид — он может переключить свой вид, пока остальные остаются в Full Accounting.

Во всех этих случаях помните, что данные сохраняются — вы всегда можете вернуться.

Лучшие практики

Задайте значение по умолчанию под большинство вашей команды. Новые участники начинают в режиме церкви по умолчанию; те, кому нужен другой вид, могут переключить свой.

Обучайте в том режиме, которым пользуется каждый. Если волонтёр пользуется Simple Checkbook, не беспокойтесь об обучении его Chart of Accounts или Journal Entries — он не увидит эти экраны. Если кто-то работает в Full Accounting, проведите его через полный workflow.

Отчёты в Simple mode — подмножество, а не другой формат. Отчёты, созданные в Simple mode, берут данные из тех же источников, что и эквивалентные Отчёты в Full Accounting. Переключение режимов меняет некоторые подписи (например, «Income Statement» становится «Money In vs Money Out»), но не меняет цифры, и исторические Отчёты сохраняют те же числа.

Связанные статьи

• Accounting Overview
• Financial Reports
• Stripe Fee Auto-Recording