Отчёты по посещаемости и история регистрации

TimelyChurch предоставляет подробные данные о посещаемости из каждой сессии регистрации. В этой статье описано, как просматривать отчёты по сессиям, отслеживать тенденции и использовать данные для последующей работы.

Отчёт по деталям сессии

После сессии регистрации (или пока она ещё активна) вы можете просмотреть полный отчёт.

Доступ к отчёту

1. Перейдите в Планирование > Регистрация.
2. В баннере Активные сессии (или на панели Сегодняшние сессии в правой боковой панели) нажмите значок глаза или название сессии.
3. Откроется страница деталей сессии.

В заголовке страницы находятся Список класса и Режим киоска (пока сессия активна), Экспорт CSV (скачивает список посещаемости этой сессии), Завершить сессию и — при наличии разрешения Управление в модуле «Регистрация» — Удалить. Сессию, в которой ещё есть зарегистрированные дети, удалить нельзя; сначала зарегистрируйте их выход.

Содержимое отчёта

Сводная статистика

Вверху страницы отображаются следующие ключевые показатели:

Привязанное мероприятие

Если сессия привязана к мероприятию, вверху отображается баннер с названием мероприятия и временем начала со ссылкой на страницу деталей мероприятия в модуле «Мероприятия».

По классу/месту

Группированная разбивка (отображается на боковой панели, когда используется более одного класса/места) показывает, сколько людей зарегистрировалось в каждый класс или группу. Это помогает руководителям детского служения видеть, сколько детей было в каждой комнате.

Хронология регистрации

Разбивка регистраций по часам их совершения (например, «10:00: 23 регистрации, 11:00: 8 регистраций»), отображаемая в виде небольшой гистограммы на боковой панели. Это показывает паттерны прибытия и пиковые часы.

Список посещаемости

Полный список каждой регистрации в сессии, отсортированный по времени (сначала самые новые). Каждая запись показывает:

• имя и фото человека (или инициалы)
• значок Ребёнок для детей
• назначение класса/группы
• время регистрации
• время выдачи (если выдан), или значок Присутствует, если всё ещё зарегистрирован

Для активных сессий у каждой строки с присутствующим также есть кнопка Выход. Для ребёнка она открывает окно Регистрация выхода ребёнка с выбором забирающего и примечанием об опеке, если оно есть.

Список класса

Для учителей и руководителей комнат Список класса (кнопка вверху страницы активной сессии) показывает сессию по комнатам и сам обновляется каждые несколько секунд:

• Фильтр Помещение: (Все помещения или одно помещение).
• Три вкладки: Ожидаемые (люди из класса, которые ещё не зарегистрированы — отсюда их можно зарегистрировать), Здесь (зарегистрированы сейчас, с предупреждениями об аллергиях и медицинских данных, Нажмите для кода, чтобы показать код безопасности, и кнопкой Выход) и Выход зарегистрирован (с Забрал(а), где был записан забирающий).
• Красный баннер БЛОКИРОВКА АКТИВНА — все выходы приостановлены с указанием, кто и когда её включил, пока блокировка действует.
• Метки браслетов и Назначить браслет, когда сессия использует браслеты.

Закрытие старой сессии

Иногда в сессии за предыдущий день всё ещё отображаются зарегистрированные люди — никто не зарегистрировал их выход, а завершение сессии выход никому не регистрирует. Чтобы навести порядок:

1. Откройте страницу старой сессии.
2. Нажмите Закрыть просроченные регистрации («Отмечает каждого, кто всё ещё зарегистрирован в этой сессии, как вышедшего, без записи о получении. Используйте только для старых сессий, которые, как вы знаете, закончились.»).
3. Подтвердите кнопкой Закрыть регистрации. Действие записывается в журнал активности.

Кнопка появляется только на сессиях с датой раньше сегодняшней, в которых ещё есть зарегистрированные люди, и только при разрешении Управление в модуле «Регистрация». Для сегодняшней сессии зарегистрируйте выход обычным образом или завершите сессию. (Сессии, оставленные открытыми с предыдущего дня, также автоматически закрываются в фоновом режиме, без оповещений — но люди в них остаются зарегистрированными, пока вы не закроете их здесь.)

Обзор сегодняшних сессий

Страница станции регистрации отображает все сессии текущего дня на боковой панели, включая:

• название сессии
• время начала и окончания
• количество регистраций

Это даёт быстрый обзор активности дня без перехода к каждой сессии.

Историческая посещаемость через отчёты

Для тенденций посещаемости за период используйте раздел Отчёты панели администратора.

1. В левой боковой панели откройте Отчёты и нажмите Все отчёты.
2. В группе Посещаемость выберите Регистрации.
3. Отфильтруйте по диапазону дат.
4. Просмотрите список регистраций, сводную статистику (всего регистраций, уникальных людей, регистраций с аллергиями) и разбивку по источникам (киоск, ручной ввод класса, учёт по количеству или запись волонтёра).

Этот отчёт использует те же данные регистрации и помогает заметить паттерны, например:

• средняя воскресная посещаемость за выбранный период
• какие классы растут или сокращаются (см. отчёт По классам)
• сезонные колебания посещаемости

Аналитика регистрации

Отчёт Аналитика регистрации («Часы пиковой регистрации и продолжительность сессий по классам») показывает паттерны прибытия и то, как долго люди остаются, за любой диапазон дат.

1. Откройте Отчёты > Все отчёты.
2. В группе Посещаемость выберите Аналитика регистрации.
3. Выберите диапазон дат.

Вверху три плитки: Всего регистраций, Сред. длительность и Всего выходов. Ниже:

• Часы пиковой регистрации — регистрации по часам дня.
• Продолжительность по классам — средняя длительность сессии по каждой группе с показателями Мин., Макс. и Выходы для каждого класса.

Если за диапазон ничего не записано, на странице сообщается «Нет данных о регистрации за этот период.» Тот же паттерн прибытия для одной сессии показан в Хронологии регистрации на странице этой сессии.

Что говорят пиковые часы

• Паттерн прибытия — большинство регистраций сосредоточено вокруг начала служения. Почасовая разбивка показывает, насколько узок этот интервал.
• Пробелы в штате — если большинство регистраций приходится на один час, может потребоваться больше волонтёров у входа в этот период.
• Поздние прибытия — видно, сколько семей приходит после начала служения. Это может влиять на политику поздней сдачи детей.

Что говорит длительность

• Проверка длительности служения — если богослужение должно длиться 75 минут, а средняя длительность регистрации — 110 минут, семьи задерживаются. Это помогает планировать зал общения.
• Обнаружение поздней выдачи — класс с необычно высоким максимумом длительности может указывать на то, что родители забывают забирать детей, или просто задерживаются после служения. Сочетайте с оповещением о невостребованных детях (статья 11) для полной картины.
• Операционное планирование — полезно для установки реалистичного времени окончания мероприятий, на которое опираются оповещения сотрудников о невостребованных детях.

Примечание: В среднюю длительность учитываются только регистрации с временем регистрации И временем выдачи. Люди, всё ещё зарегистрированные (или ушедшие без сканирования при выдаче), исключаются.

Записи посещаемости и классы

Сама регистрация является записью посещаемости — нет отдельной второй записи для синхронизации. Когда человек регистрируется в классе, эта регистрация считается его посещаемостью в этом классе на эту дату. Это означает:

• Учителям воскресной школы не нужно отдельно отмечать посещаемость, когда семьи регистрируются. Она уже записана.
• Отчёты по посещаемости классов отражают данные регистрации. Откройте класс (Планирование > Классы) или используйте Планирование > Посещаемость.
• Чтобы записать посещаемость за прошедшее занятие или мероприятие без киоска, используйте Ручная отметка посещаемости в заголовке станции регистрации.
• Запись регистрации включает время регистрации и того, кто выполнил регистрацию.

Примечание: Регистрация считается «присутствием». Учителя по-прежнему могут вручную отмечать посещаемость на занятиях класса (отмечая каждого присутствующим или отсутствующим) из представления встреч/посещаемости класса — полезно для классов, которые встречаются без киоска регистрации.

Учёт по количеству

Учёт по количеству позволяет записать массовый подсчёт для сессии без индивидуальной регистрации каждого человека. Вы вводите и корректируете учёт по количеству в режиме киоска (нажмите элемент управления Учёт по количеству), а режим киоска показывает комбинированный живой итог:

Итого = Индивидуальные регистрации + Учёт по количеству

Это полезно для служений, где только дети регистрируются индивидуально, а взрослые в зале считаются через учёт по количеству.

Отслеживание посетителей впервые

Отчёт по сессии автоматически определяет посетителей впервые — людей, которых никогда раньше не регистрировали в этой сессии. Этот подсчёт отображается в сводной статистике.

Используйте эти данные, чтобы:

• подготовить приветственные пакеты или последующие коммуникации для новичков.
• отслеживать конверсию посетителей в постоянных участников со временем.

Экспорт данных

Данные сессий и посещаемости можно просматривать на экране. Чтобы экспортировать:

• Одну сессию — нажмите Экспорт CSV на странице сессии. В файле указан каждый человек с его типом, классом, временем регистрации и выхода, тем, кто зарегистрировал его приход и уход, и тем, кто его забрал.
• Диапазон дат — откройте Отчёты > Все отчёты > Регистрации, задайте диапазон дат и нажмите Экспорт CSV. Коды безопасности в экспорт не включаются.
• Отчёты Обзор, По классам и Отсутствующие также предлагают экспорт в CSV.

Советы по эффективному учёту посещаемости

1. Привязывайте сессии к мероприятиям. Это гарантирует, что данные посещаемости связаны с правильным служением или программой и появляются в отчётах по мероприятиям.
2. Используйте классы и помещения. Назначение детей классам при регистрации автоматически формирует посещаемость по классам и питает представление помещений.
3. Завершайте сессии по окончании. Завершение сессии фиксирует время окончания и предотвращает накопление устаревших данных. Оно не принудительно выдаёт присутствующих — зарегистрируйте выход всех или используйте Закрыть просроченные регистрации в старой сессии.
4. Просматривайте подсчёт посетителей впервые еженедельно. Это один из самых ценных показателей для отслеживания роста церкви.
5. Сочетайте учёт по количеству с индивидуальной регистрацией. Используйте учёт по количеству для посещаемости взрослых на богослужении и индивидуальную регистрацию для детского служения, чтобы получить полную картину.

Совет: Страница деталей сессии — отличный инструмент для разбора после служения. Просмотрите, кто пришёл, проверьте подсчёт посетителей впервые и отметьте детей, которых ещё не выдали, перед закрытием.