Процесс регистрации

В этой статье описаны все способы, которыми семьи могут зарегистрироваться — на киоске самообслуживания или с помощью администратора на станции регистрации.

Запуск сессии регистрации

Прежде чем кто-либо сможет зарегистрироваться, должна быть активна сессия.

1. Откройте Регистрация в боковой панели панели администратора.
2. Нажмите Запустить сессию.
3. В окне «Запустить сессию регистрации» при необходимости выберите мероприятие или класс в раскрывающемся списке Связать с мероприятием/классом (или оставьте «Без мероприятия — автономная сессия») и укажите пользовательское имя сессии (или оставьте пустым для значения по умолчанию).
4. Нажмите Запустить сессию, чтобы активировать.

Сессия также может создаваться автоматически при открытии «Регистрация» из мероприятия в модуле Мероприятия — мероприятие передаётся, и новая сессия связывается с ним.

Примечание: Вы можете одновременно вести несколько сессий для разных мероприятий или классов. Каждая сессия ведёт свой список независимо.

Способ 1: Поиск по номеру телефона (рекомендуется)

Самый быстрый способ для семей, уже находящихся в системе.

На киоске

1. Семья вводит номер телефона на экранной цифровой панели. Достаточно последних 4 и более цифр.
2. Нажимают Найти мою семью.
3. Система ищет по мобильным, домашним и рабочим номерам среди всех людей в базе церкви.
4. Появляются совпадающие семьи, сгруппированные по домохозяйствам. Каждый член семьи указан с именем, возрастом, фото, информацией об аллергиях и зачисленным классом.
5. Семья нажимает на каждого, кто регистрируется сегодня. Рядом с выбранными появляется зелёная галочка.
6. Нажимают Зарегистрировать, чтобы завершить.
7. Отображаются коды безопасности, этикетки можно печатать.

На панели администратора

1. Выберите вкладку Номер телефона на странице станции регистрации. Эта вкладка уже выбрана при открытии станции, поэтому обычно можно сразу начинать вводить.
2. Введите номер телефона в поле поиска (подсказка «Введите телефон (последние 4+ цифры)…»).
3. Появляются результаты по семьям. Нажмите на каждого человека для выбора.
4. Нажмите Зарегистрировать [N] чел.

Совет: Информация о зачисленном классе заполняется автоматически. Если ребёнок зачислен в «Детский сад», этот класс будет предварительно выбран — родителю не нужно выбирать вручную.

Введите или отсканируйте номер телефона

Поле телефона на вкладке Номер телефона — это обычное поле ввода телефона, и оно принимает номер двумя способами:

• Наберите цифры на клавиатуре или экранной цифровой панели, или
• Отсканируйте номер USB- или Bluetooth-сканером штрих-кодов / бейджей. Сканер просто «печатает» символы в поле, которое в фокусе, поэтому отдельный режим сканера включать не нужно — нажмите в поле телефона и сканируйте.

Отдельной кнопки «Поиск» на станции администратора нет. По мере ввода цифр поиск запускается автоматически после короткой паузы (примерно треть секунды), и результаты сужаются по мере добавления цифр.

Примечание: Нужны только последние 4 или более цифры. Менее 4 цифр не дают результатов. Поиск смотрит по мобильным, домашним и рабочим номерам активных людей в вашей церкви.

Совет: Совпадение полностью игнорирует пунктуацию. Скобки, пробелы, дефисы, точки и слэши убираются как из того, что вы вводите, так и из того, что сохранено, перед сравнением номеров — поэтому номер, сохранённый как (360) 903-5828, находится, наберёте ли вы 3609035828, 903-5828 или просто 5828. (Раньше это подводило церкви: номера, сохранённые со скобками или слэшами, могли молча так и не совпасть. Теперь это исправлено.)

(Скриншот будет добавлен.)

Способ 2: Поиск по имени

Полезно, когда номер телефона семьи не внесён или семья не помнит, какой номер указывала при регистрации.

На киоске

1. На экране ввода телефона нажмите Поиск по имени.
2. Введите имя или фамилию человека.
3. В результатах — фото, возраст и предупреждения об аллергиях.
4. Выберите человека и продолжите регистрацию.

На панели администратора

1. Выберите вкладку Поиск по имени.
2. Введите не менее 2 символов. Результаты появляются сразу.
3. Нажмите Зарегистрировать рядом с человеком.
4. При необходимости назначьте класс из раскрывающегося списка.
5. Нажмите Завершить регистрацию.

Способ 3: QR-код / код предварительной регистрации

Для семей, предварительно зарегистрировавшихся из портала участника (см. статью о предварительной регистрации).

На киоске

1. На экране ввода телефона нажмите Есть код предварительной регистрации? или Сканировать QR-код камерой.
2. Отсканируйте QR-код с телефона семьи или введите 8-символьный код вручную на экранной панели.
3. Система проверяет код, что он на сегодня и ещё не использован, и автоматически регистрирует всех предварительно выбранных членов семьи.
4. Коды безопасности и этикетки генерируются мгновенно.

Bluetooth- или USB-сканер штрих-кодов также может прочитать QR-код в любой момент без перехода на конкретный экран.

Способ 4: Регистрация посетителя на месте

Для впервые пришедших посетителей, ещё не находящихся в системе.

На киоске

1. Нажмите Добавить посетителя в панели заголовка киоска.
2. Введите имя, фамилию и при необходимости телефон для каждого члена семьи.
3. Отметьте, является ли каждый ребёнком или взрослым.
4. Для детей при необходимости укажите класс и информацию об аллергиях.
5. Отправьте форму. Для всей семьи генерируется один общий код безопасности.
6. Система создаёт новые записи «Человек» и, если введено несколько человек, новую запись «Семья», связывающую их.

На панели администратора

Регистрация посетителей также доступна из заголовка киоска. Модальное окно посетителя принимает до 7 членов семьи одновременно.

Способ 5: Регистрация волонтёров

Волонтёры (учителя, помощники, встречающие) регистрируются отдельно от детей, которым они служат. Это позволяет знать, кто на дежурстве на данном служении, и соблюдать соотношение волонтёр/ребёнок в каждой комнате.

Со станции регистрации администратора

1. Откройте Регистрация в панели администратора.
2. Найдите волонтёра в панели поиска (по телефону или имени).
3. Выберите класс/группу, в которой он служит сегодня.
4. Нажмите Зарегистрировать как волонтёра.

Волонтёр добавляется в сессию с типом регистрации volunteer. Он отображается в представлении комнаты и на панели волонтёров отчёта сессии.

Выдача волонтёра

Волонтёрам не нужен код безопасности при выдаче. Нажмите кнопку Вне рядом с именем в списке — система фиксирует время выдачи и уменьшает текущий счётчик волонтёров в комнате.

Совет: Записи регистрации волонтёров также попадают в статистику служения. Система отслеживает, как часто каждый человек служит, что помогает с признанием в конце года и отчётами по ротации служения.

Соотношение волонтёр/ребёнок

Для каждого класса с зарегистрированными детьми TimelyChurch рассчитывает живое соотношение волонтёров на дежурстве к присутствующим детям:

• Волонтёры — число регистраций волонтёров для этой группы, ещё не выданных, за сегодня.
• Дети — число детских регистраций для той же группы, ещё не выданных, за сегодня.
• Соотношение — дети, делённые на волонтёров (округление до одного знака). Отображается только при наличии хотя бы одного волонтёра.

Например, если 3 волонтёра и 12 детей зарегистрированы в «Детский сад», соотношение 4,0 (один волонтёр на четверых детей).

Используйте это число для:

• Соответствия требованиям — многие политики безопасности детей требуют минимального соотношения взрослый/ребёнок (часто 1:5 для 3–5 лет, 1:8 для 6–12 лет). Панель показывает текущее соотношение с первого взгляда.
• Покрытия — замечайте комнаты с нехваткой персонала и переназначайте волонтёра до прихода детей.
• Отчётности — разбор после служения использует те же данные.

См. Регистрация волонтёров для полного рабочего процесса.

Что происходит при регистрации

При успешной регистрации человека происходит следующее:

1. Создаётся запись регистрации с именем, аллергиями, особыми заметками и уникальным кодом безопасности.
2. Та же запись регистрации одновременно является посещаемостью человека за день, отмеченной как «присутствует». Если человек назначен в класс, посещаемость записывается для этого класса. (Регистрация и посещаемость — единая система — отдельный шаг посещаемости не нужен.)
3. Регистрация появляется в живом списке на станции регистрации администратора — в представлении списка и комнат.
4. Если включена автопечать, этикетки сразу отправляются на принтер.

Регистрация нескольких людей (семейная регистрация)

При поиске по телефону можно выбрать нескольких членов семьи и зарегистрировать всех одним действием. Каждый получает свой код безопасности. Модальное окно успеха показывает все коды и кнопку Печать этикеток для печати всех этикеток сразу.

Выдача

Выдача требует кода безопасности для защиты детей.

Выдача с проверкой кода

1. На станции регистрации администратора найдите панель Проверить и выдать (на настольном ПК — в правой боковой панели; на мобильном — раскрываемый раздел «Проверить и выдать»).
2. Введите 6-символьный код безопасности.
3. Нажмите Проверить код.
4. Система показывает имя человека, время регистрации и заметки об аллергиях.
5. Для ребёнка: появляется список «Кто забирает?» с уполномоченными взрослыми семьи. Выберите, кто забирает ребёнка. Кнопка Подтвердить выдачу остаётся неактивной, пока не выбран получающий.
6. Нажмите Подтвердить выдачу, чтобы завершить.

Переопределение администратором: Если вы вошли как администратор и нужный взрослый не в списке уполномоченных на выдачу, отметьте Переопределить авторизацию выдачи (только администратор) на панели. Это позволит завершить выдачу; переопределение записывается в заметки регистрации.

Быстрая выдача (кнопка «Вне»)

Кнопка Вне рядом с каждым зарегистрированным человеком в списке выдаёт без ввода кода безопасности — удобно, когда родитель потерял квитанцию.

• Для взрослых и волонтёров кнопка «Вне» выдаёт одним нажатием.
• Для ребёнка кнопка «Вне» открывает окно «Кто забирает?» со списком уполномоченных взрослых семьи. Нужно выбрать одного перед завершением выдачи. Если уполномоченных нет в профиле, используйте Проверить и выдать с переопределением администратора.

Безопасность детей: Ребёнок никогда не может быть отпущен без указания уполномоченного взрослого на выдачу (или переопределения администратором на панели «Проверить и выдать»). Быстрая выдача для детей по-прежнему соблюдает эту защиту — она только пропускает шаг кода, но не проверку получающего.

Кто забирает? (выбор получающего)

Каждый раз, когда вы выдаёте ребёнка — через Проверить и выдать или быструю кнопку Вне — появляется список «Кто забирает?». В нём показаны члены семьи ребёнка, отмеченные как уполномоченные на выдачу, каждый с фото (или инициалом) и, где это применимо, бейджем Опекун для законных опекунов.

Выберите человека, который на самом деле забирает ребёнка, затем нажмите Подтвердить выдачу (или Выдать). Кнопка остаётся неактивной, пока вы кого-нибудь не выберете. Кого вы выберете — записывается в регистрацию и показывается в списке как «Забрал(а): …», так что у вас есть чёткая запись о том, кто с кем ушёл. Перед выдачей сервер повторно сверяет ваш выбор со списком уполномоченных на выдачу ребёнка.

Несколько важных моментов:

• Список берётся из флага «Может забирать». Член семьи появляется здесь, только когда в его записи отмечено «Может забирать». Задайте это в разделе Участники → Семьи: откройте семью и отметьте «Может забирать» для каждого родителя или опекуна, кому разрешено забирать детей.
• Бейдж «Опекун» не даёт права на выдачу. Он помогает вам распознать законного опекуна, но сам по себе не разрешает выдачу. Разрешение исходит исключительно из флага «Может забирать». Это значит, что вы можете запретить конкретному опекуну забирать ребёнка (например, при ограничении по опеке), просто не отмечая для него «Может забирать».
• Человек должен быть в списке ребёнка. Если вы назовёте того, кто не уполномочен на выдачу, выдача блокируется с сообщением «Этот человек не уполномочен забирать [имя].» Администратор всё же может переопределить это на панели Проверить и выдать (см. выше); у быстрой кнопки Вне переопределения нет.
• Ещё никто не настроен? Если у ребёнка нет уполномоченных на выдачу в профиле, при выборе показывается янтарная заметка — «Пока никто не указан как уполномоченный забирать этого ребёнка.» — с напоминанием открыть Участники → Семьи и отметить «Может забирать» для родителя или опекуна.

(Скриншот будет добавлен.)

Заметки об опеке

Если у ребёнка есть примечание об опеке в записи семьи (судебное предписание или ограничение на выдачу), оно выводится красным оповещением «Примечание об опеке» вверху окна быстрой выдачи — показывается до того, как вы отпустите ребёнка, чтобы волонтёр у двери увидел его вовремя и среагировал. Если ребёнок относится к нескольким семьям, примечания объединяются, чтобы ничего не упустить.

Примечание: Оповещение об опеке появляется в окне быстрой выдачи «Выдать ребёнка» (мобильный путь / страница сессии). Боковая панель Проверить и выдать на десктопе показывает выбор получающего, но не повторяет примечание об опеке, поэтому для детей с ограничениями по опеке безопаснее выдавать через быструю кнопку Вне.

Предотвращение повторной регистрации

Система не позволяет зарегистрировать одного человека дважды в одну сессию. Если кто-то уже зарегистрирован, отображается сообщение об ошибке, и этот человек пропускается при семейной регистрации.