Самостоятельная запись волонтёров
TimelyChurch позволяет волонтёрам самостоятельно записываться на открытые должности для служения через портал участника. Это снижает административную нагрузку на персонал церкви и даёт волонтёрам возможность выбирать, когда и где они служат.
Включение самостоятельной записи
Самостоятельная запись настраивается для каждой должности при добавлении должности к мероприятию.
Пошагово
- Перейдите к мероприятию и откройте вкладку Служение.
- Нажмите Добавить должность и в окне Добавить волонтёрскую должность настройте следующие параметры:
| Настройка | Описание |
|---|---|
| Открыто для самостоятельной регистрации | Отметьте, чтобы разрешить членам команды самостоятельно записываться на эту должность |
| Срок регистрации (необязательно) | Установите дату и время, после которого самостоятельная запись закрывается. Оставьте пустым, если срока нет — тогда запись остаётся открытой до начала мероприятия. |
| Требовать одобрение | Отмечено по умолчанию. Самостоятельные записи начинаются со статусом «ожидает», пока руководитель их не подтвердит. Если не отмечено, записи подтверждаются автоматически. |
Для должности, которая уже есть на мероприятии, откройте её меню Редактировать позицию (⋯) и включите Открыто для регистраций. Должности, открытые для записи, отображаются с небольшой меткой РЕГИСТРАЦИЯ на вкладке «Служение».
Как волонтёры записываются
Через портал участника
- Волонтёры входят в портал участника и открывают Моё расписание.
- Они нажимают Взять смену (на панели портала карточка Мои команды также предлагает Взять свободное место). Открывается страница Возможности для волонтёров («Просматривайте и записывайтесь на доступные позиции служения»).
- Они видят предстоящие мероприятия с должностями, открытыми для записи в их собственных командах — страница перечисляет команды, в которых они состоят, в строке «Вы состоите в:».
- Для каждой должности они могут видеть:
- Название должности и команду
- Сколько мест осталось (например, «осталось 2 места»)
- Краткую причину, если записаться нельзя
- Нажимают Записаться рядом с доступной должностью.
Примечание: Страница напоминает волонтёрам: «Совет: регистрация выражает заинтересованность — лидер команды подтвердит ваше назначение.» Если должность требует одобрения, они видят «Вы записались на … Координатор подтвердит вашу запись.» Если нет — «Вы подтверждены на …!»
Если записываться не на что, страница показывает Нет открытых возможностей. Тот, кто не состоит ни в одной команде служения, видит Ещё не участник команды? — «Свяжитесь с администратором церкви, чтобы вас добавили в команду служения.»
Проверки при записи
Перед разрешением записи система проверяет, что волонтёр соответствует всем требованиям:
- Запись должна быть открыта — должность должна быть открыта для записи, и срок не должен истечь.
- Ещё не записан — волонтёр не может записаться на ту же должность дважды.
- Есть свободные места — хотя бы один слот должен оставаться незаполненным.
- Членство в команде — если должность принадлежит конкретной команде служения, волонтёр должен быть активным участником этой команды.
- Доступность — волонтёр не должен быть отмечен как недоступный на дату мероприятия.
- Мероприятие в будущем — мероприятие ещё не должно было начаться.
Если проверка не пройдена, волонтёр видит понятное сообщение с объяснением (например, «Вы уже записаны на эту должность», «Все места заняты», «Вы должны быть участником этой команды для записи», «Вы отмечены как недоступный на эту дату»).
Процесс одобрения
Когда Требовать одобрение отмечено:
- Волонтёр записывается, и его назначение создаётся со статусом Ожидает.
- Запись появляется на вкладке Служение мероприятия и в Сетке расписания, как любое другое ожидающее назначение.
- Руководитель проверяет её и либо нажимает Подтвердить (✓), либо Удалить.
Когда Требовать одобрение не отмечено:
- Волонтёр записывается, и его назначение сразу устанавливается в статус Подтверждено.
- Статистика служения волонтёра автоматически обновляется.
Отмена записи
Волонтёры могут отменить свою запись, пока мероприятие ещё не началось:
- На странице Возможности для волонтёров найдите назначение в разделе Ваши записи.
- Нажмите Отказаться и подтвердите.
- Назначение удаляется, и слот снова становится доступным.
Если мероприятие уже началось или прошло, волонтёр не может отменить запись. Когда запись уже в расписании, волонтёр также может отклонить её или предложить обмен в разделе Моё расписание, как любое другое назначение.
Лучшие практики самостоятельной записи
Совет: Включайте самостоятельную запись для должностей, которые легко заполнить и не требуют особых навыков, таких как гостеприимные, распорядители или обслуживание кофе. Для специализированных должностей, таких как звукорежиссёр или руководитель поклонения, оставляйте запись выключенной и назначайте волонтёров сами.
Совет: Установите срок записи как минимум за 48 часов до мероприятия. Это даёт вам время проверить назначения и заполнить оставшиеся пробелы через ручное назначение или автозаполнение.
Совет: Держите Требовать одобрение включённым для должностей, где вы хотите проверить, кто записывается. Это полезно для детского служения или других чувствительных областей, где нужен дополнительный взгляд на каждого волонтёра, прежде чем он попадёт в расписание.
Управление самостоятельными записями
На вкладке «Служение» мероприятия администраторы и руководители команд видят все назначения независимо от способа их создания и могут:
- Подтвердить ожидающую запись
- Удалить любую запись
- Закрыть запись, отключив Открыто для регистраций в меню Редактировать позицию должности
- В любое время изменить Требуются участники