Самостоятельная запись волонтёров
TimelyChurch позволяет волонтёрам самостоятельно записываться на открытые должности для служения через портал участника. Это снижает административную нагрузку на персонал церкви и даёт волонтёрам возможность выбирать, когда и где они служат.
Включение самостоятельной записи
Самостоятельная запись настраивается для каждой должности при добавлении потребности в служении к мероприятию.
Пошагово
- Перейдите к мероприятию и откройте вкладку Служение.
- При добавлении или редактировании потребности в служении настройте следующие параметры:
| Настройка | Описание |
|---|---|
| Открыто для записи | Включите, чтобы разрешить волонтёрам самостоятельно записываться на эту должность |
| Срок записи | (Необязательно) Установите дату и время, после которого самостоятельная запись закроется. Если оставить пустым, запись остаётся открытой до начала мероприятия. |
| Требовать одобрение | Если включено, самостоятельные записи начинаются со статусом «ожидает» и должны быть одобрены администратором. Если отключено, записи подтверждаются автоматически. |
Как волонтёры записываются
Через портал участника
- Волонтёры входят в портал участника.
- Переходят на страницу Возможности для волонтёров.
- Видят список предстоящих мероприятий с открытыми должностями для служения.
- Для каждой должности они могут видеть:
- Название должности
- Сколько мест осталось (например, «осталось 2 места»)
- Статус записи (Открыто, Закрыто или Заполнено)
- Срок записи, если он установлен
- Нажимают Записаться рядом с доступной должностью.
Проверки при записи
Перед разрешением записи система проверяет, что волонтёр соответствует всем требованиям:
- Запись должна быть открыта — для должности должно быть включено «Открыто для записи», и срок не должен истечь.
- Ещё не записан — волонтёр не может записаться на ту же должность дважды.
- Есть свободные места — хотя бы один слот должен оставаться незаполненным.
- Членство в команде — если должность принадлежит конкретной команде служения, волонтёр должен быть активным участником этой команды.
- Доступность — волонтёр не должен быть отмечен как недоступный (дата блокировки) на дату мероприятия.
- Мероприятие в будущем — мероприятие ещё не должно было начаться.
Если какая-либо проверка не пройдена, волонтёр увидит понятное сообщение с объяснением (например, «Вы уже записаны на эту должность», «Все места заняты», «Вы должны быть участником этой команды для записи»).
Отображение статуса записи
Система показывает разные сообщения о статусе в зависимости от состояния должности:
| Статус | Отображается, когда |
|---|---|
| Открыто для записи | Запись включена без срока |
| Открыто до [дата] | Запись включена со сроком (например, «Открыто до 15 мар., 9:00») |
| Запись закрыта | Срок истёк |
| Заполнено | Все места заняты |
| Только назначение администратором | Запись не включена для этой должности |
Также отображается количество оставшихся мест (например, «осталось 3 места», «осталось 1 место» или «Нет свободных мест»).
Процесс одобрения
Когда включено Требовать одобрение:
- Волонтёр записывается, и его назначение создаётся со статусом Ожидает.
- Администратор получает уведомление об ожидающей записи.
- Администратор проверяет и либо:
- Подтверждает назначение (меняет статус на Подтверждено)
- Отклоняет назначение (меняет статус на Отклонено)
Когда Требовать одобрение отключено:
- Волонтёр записывается, и его назначение сразу устанавливается в статус Подтверждено.
- Статистика служения волонтёра автоматически обновляется.
Отмена записи
Волонтёры могут отменить свою запись, пока мероприятие ещё не началось:
- На странице Моё расписание служения в портале участника найдите назначение.
- Нажмите Отозвать или Отменить.
- Назначение удаляется, и слот снова становится доступным.
Если мероприятие уже началось или прошло, волонтёр не может отменить запись.
Лучшие практики самостоятельной записи
Совет: Включайте самостоятельную запись для должностей, которые легко заполнить и не требуют особых навыков, таких как гостеприимные, распорядители или обслуживание кофе. Для специализированных должностей, таких как звукорежиссёр или руководитель поклонения, оставьте запись отключённой и назначайте волонтёров вручную.
Совет: Установите срок записи как минимум за 48 часов до мероприятия. Это даёт вам время проверить назначения и заполнить оставшиеся пробелы через ручное назначение или автопланирование.
Совет: Используйте настройку «Требовать одобрение» для должностей, где вы хотите проверить, кто записывается. Это полезно для детского служения или других чувствительных областей, где нужен дополнительный контроль перед включением волонтёра в расписание.
Представление администратора о самостоятельных записях
На вкладке Служение мероприятия администраторы видят все назначения независимо от способа их создания. Самостоятельные записи определяются тем, что поле «Назначил» пустое (null), тогда как назначенные администратором волонтёры показывают имя администратора.
Администраторы сохраняют полный контроль и могут:
- Изменить статус любой записи (Ожидает, Подтверждено, Отклонено)
- Удалить любую запись
- Закрыть запись, отключив «Открыто для записи» или установив прошедший срок
- Изменить необходимое количество волонтёров в любое время