Запросы на обмен

Иногда волонтёр не может служить в назначенную дату, но вместо того чтобы полностью отказаться от слота, он предпочитает обменяться с другим участником команды, служащим в другую неделю. TimelyChurch имеет одноранговый процесс запроса на обмен, встроенный в портал участника, который позволяет волонтёрам справляться с этим самостоятельно — без участия администратора.

Когда использовать обмен вместо запроса на замену

Обмен — это настоящая двусторонняя сделка: оба волонтёра остаются в расписании, они просто меняются датами. Когда вы просите команду подменить, это односторонне — вас покрывают, другой человек берёт дополнительную смену.

Как работает обмен

Запрос на обмен связывает ваше назначение с назначением другого волонтёра на другую дату. Когда другой человек принимает, система меняет местами двух волонтёров в их назначениях, так что:

• Теперь вы запланированы на дату, которая изначально была у него.
• Он запланирован на дату, которая изначально была у вас.
• Оба назначения возвращаются в статус Ожидает, чтобы каждый волонтёр мог повторно подтвердить новое обязательство.

Вы можете обменяться на любое предстоящее назначение товарища по команде в одной из команд, где вы служите. Оно не обязано быть на той же должности — достаточно двух реальных предстоящих назначений, принадлежащих двум разным волонтёрам.

Запрос обмена

1. Войдите в портал участника.
2. Откройте Моё расписание.
3. Найдите назначение, на которое вы не можете прийти (оно помечено Требуется ответ, пока вы не ответите), и нажмите Предложить обмен.
4. В окне Предложить обмен выберите Назначение, которое они берут — список показывает предстоящие назначения ваших товарищей по команде (имя, дата и должность).
5. При необходимости добавьте Сообщение (необязательно) с объяснением, почему вам нужен обмен (макс. 500 символов).
6. Нажмите Отправить запрос на обмен.

Примечание: Предложить обмен отображается, пока ваше назначение ещё ожидает, и только когда хотя бы у одного товарища по команде есть предстоящее назначение, на которое можно обменяться. После подтверждения используйте Попросить команду прикрыть в Telegram (ниже) или поговорите с руководителем.

Целевой волонтёр получает уведомление. Пока он не ответит, ваше исходное назначение остаётся активным — вы его не сняли. Если он отклонит или не ответит, вы по-прежнему в расписании на исходную дату.

Ваш запрос появляется в разделе Ваши ожидающие запросы на замену в Моё расписание («Отправлено [имя] — ждём ответа.»). Передумали? Нажмите Отменить запрос в любой момент до ответа.

Просьба ко всей команде подменить (Telegram)

Если вы подключили свой аккаунт Telegram, вы можете попросить всю свою команду сразу, а не называть одного человека:

1. Напишите боту вашей церкви /swaps.
2. Выберите назначение, которое нужно покрыть, и нажмите 📣 Попросить команду прикрыть.
3. Каждый подходящий товарищ по команде получает сообщение с кнопкой ✋ Я могу взять.
4. Побеждает первое нажатие. Тот, кто нажмёт первым, занимает ваш слот; сообщение у остальных меняется на «Уже закрыто ✅».

Пока запрос открыт, он отображается на вашей странице Моё расписание как «Открыто для всей команды — ждём, кто откликнется.» с кнопкой Отменить запрос.

Ответ на запрос обмена

Если другой волонтёр просит обменяться с вами:

1. Вы получаете уведомление с деталями запроса (дата его назначения, ваша дата назначения и любое сообщение).
2. В портале участника запрос появляется в разделе Запросы на обмен в Моё расписание (и в разделе Требуется ваш ответ на вашей панели). Нажмите Принять обмен или Отклонить.

Принять

Когда вы принимаете:

• Волонтёры двух назначений меняются местами немедленно.
• Оба назначения сбрасываются в Ожидает, чтобы каждый получил новый запрос на подтверждение для новой даты.
• Запрос на обмен отмечается как принят с меткой времени.
• Инициатор уведомляется, что обмен состоялся.

Отклонить

Когда вы отклоняете:

• Запрос на обмен отмечается как отклонён с меткой времени.
• Оба назначения остаются как были — в расписании ничего не меняется.
• Инициатор уведомляется, чтобы он мог попробовать другого участника, попросить всю команду в Telegram или отклонить назначение, чтобы его руководители нашли замену.

Вы можете отвечать только на запросы, где вы являетесь целевым участником — система блокирует попытки принять или отклонить запросы, адресованные кому-то другому.

Статусы запроса на обмен

Каждый запрос на обмен находится в одном из четырёх состояний:

Что видят администраторы

Обмен полностью одноранговый, но администраторы не остаются в неведении:

• После принятого обмена оба обновлённых назначения появляются на вкладке Служение мероприятия с новым именем волонтёра.
• Оба назначения показывают статус Ожидает, чтобы вы сразу видели, какие назначения всё ещё требуют повторного подтверждения после обмена.

Администраторы, желающие отменить или переопределить обмен, могут сделать это, удалив или переназначив волонтёров напрямую с вкладки Служение мероприятия так же, как для любого другого назначения.

Совет: Поощряйте команду использовать процесс обмена вместо прямого отклонения. Обмены автоматически сохраняют покрытие (без поиска замены накануне), и они поддерживают сбалансированную статистику частоты служения команды в течение месяца.

Совет: Если обмен принят близко к дате мероприятия, дважды проверьте, что оба волонтёра действительно повторно подтвердили свои новые ожидающие назначения. Система сбрасывает статус в Ожидает именно для того, чтобы вы видели, кто подтвердил изменение, а кто нет.