Запросы на обмен
Иногда волонтёр не может служить в назначенную дату, но вместо того чтобы полностью отказаться от слота, он предпочитает обменяться с другим участником команды, служащим в другую неделю. TimelyChurch имеет одноранговый процесс запроса на обмен, встроенный в портал участника, который позволяет волонтёрам справляться с этим самостоятельно — без участия администратора.
Когда использовать обмен вместо запроса на замену
| Ситуация | Используйте |
|---|---|
| Вы не можете служить и у вас есть конкретный участник команды, с которым можно обменяться неделями | Запрос на обмен |
| Вы не можете служить и вам нужен кто угодно для подстановки | Запрос на замену (см. Запросы на замену) |
| Вы не можете служить и хотите полностью отказаться от слота | Отклоните назначение из портала (см. Уведомления волонтёрам) |
Обмен — это настоящая двусторонняя сделка: оба волонтёра остаются в расписании, они просто меняются датами. Запрос на замену односторонний — вас покрывают, другой человек берёт дополнительную смену.
Как работает обмен
Запрос на обмен связывает ваше назначение с назначением другого волонтёра на другую дату. Когда другой человек принимает, система меняет местами двух волонтёров в их назначениях, так что:
- Теперь вы запланированы на дату, которая изначально была у него.
- Он запланирован на дату, которая изначально была у вас.
- Оба назначения возвращаются в статус Ожидает, чтобы каждый волонтёр мог повторно подтвердить новое обязательство.
Два назначения не обязаны быть на одной должности или даже в одной команде — достаточно двух реальных предстоящих назначений, принадлежащих двум разным волонтёрам в одной церкви.
Запрос обмена
- Войдите в портал участника.
- Откройте Моё расписание служения.
- Найдите назначение, на которое вы не можете прийти, и нажмите Предложить обмен.
- Выберите волонтёра (и его назначение), с которым хотите обменяться. Система показывает предстоящие назначения других участников команды в той же церкви.
- При необходимости добавьте короткое сообщение с объяснением (макс. 500 символов).
- Нажмите Отправить запрос.
Целевой волонтёр получает уведомление. Пока он не ответит, ваше исходное назначение остаётся активным — вы его не сняли. Если он отклонит или не ответит, вы по-прежнему в расписании на исходную дату.
Ответ на запрос обмена
Если другой волонтёр просит обменяться с вами:
- Вы получаете уведомление с деталями запроса (дата его назначения, ваша дата назначения и любое сообщение).
- Из портала участника нажмите Принять или Отклонить.
Принять
Когда вы принимаете:
- Волонтёры двух назначений меняются местами немедленно.
- Оба назначения сбрасываются в Ожидает, чтобы каждый получил новый запрос на подтверждение для новой даты.
- Запрос на обмен отмечается как принят с меткой времени.
- Инициатор уведомляется, что обмен состоялся.
Отклонить
Когда вы отклоняете:
- Запрос на обмен отмечается как отклонён с меткой времени.
- Оба назначения остаются как были — в расписании ничего не меняется.
- Инициатор уведомляется, чтобы он мог попробовать другого участника или перейти к запросу на замену.
Вы можете отвечать только на запросы, где вы являетесь целевым участником — система блокирует попытки принять или отклонить запросы, адресованные кому-то другому.
Статусы запроса на обмен
Каждый запрос на обмен находится в одном из четырёх состояний:
| Статус | Значение |
|---|---|
| Ожидает | Запрос отправлен. Целевой волонтёр ещё не ответил. |
| Принят | Целевой участник принял. Два назначения обменяны. |
| Отклонён | Целевой участник отклонил. В расписании изменений нет. |
| Отменён | Зарезервировано для будущего использования (например, инициатор отзывает предложение). В настоящее время запросы на обмен нельзя отменить из портала — если вы передумали до ответа целевого участника, свяжитесь с координатором. |
Что видят администраторы
Обмен полностью одноранговый, но администраторы не остаются в неведении:
- После принятого обмена оба обновлённых назначения появляются на вкладке Служение мероприятия с новым именем волонтёра.
- Оба назначения показывают статус Ожидает, чтобы вы сразу видели, какие назначения всё ещё требуют повторного подтверждения после обмена.
- Метки времени уведомления и ответа назначения сбрасываются, потому что новому волонтёру нужен свежий процесс подтверждения.
Администраторы, желающие отменить или переопределить обмен, могут сделать это, удалив или переназначив волонтёров напрямую с вкладки Служение мероприятия так же, как для любого другого назначения.
Совет: Поощряйте команду использовать процесс обмена вместо прямого отклонения. Обмены автоматически сохраняют покрытие (без поиска замены накануне), и они поддерживают сбалансированную статистику частоты служения команды в течение месяца.
Совет: Если обмен принят близко к дате мероприятия, дважды проверьте, что оба волонтёра действительно повторно подтвердили свои новые ожидающие назначения. Система сбрасывает статус в Ожидает именно для того, чтобы вы видели, кто подтвердил изменение, а кто нет.