Уведомления волонтёрам
TimelyChurch отправляет уведомления по электронной почте, чтобы информировать волонтёров об их назначениях и упростить процесс принятия/отклонения. В этой статье описаны все типы уведомлений, как они работают и как ими управлять.
Типы уведомлений
1. Письмо с запросом на назначение
Срабатывает, когда: волонтёр назначен на должность для служения (вручную администратором или через автопланирование).
Тема письма: «Запрос на служение: [Название должности] — [Название мероприятия]»
Содержание письма:
- Имя волонтёра
- Название мероприятия
- Дата мероприятия (например, «Воскресенье, 15 марта 2026 г.»)
- Время мероприятия (например, «9:00 — 11:00»)
- Место мероприятия (если указано)
- Название должности (например, «Звукорежиссёр»)
- Кто назначил (имя администратора, если применимо)
- Название церкви
- Кнопка «Принять» — подписанный URL для подтверждения назначения в один клик
- Кнопка «Отклонить» — подписанный URL для отклонения назначения в один клик
- Ссылка на страницу служения в портале участника
- Ссылка на страницу управления доступностью
Важные детали:
- URL принятия и отклонения — подписанные URL с ограниченным сроком действия, истекающие через 7 дней.
- Нажатие ссылки «Принять» меняет статус назначения на «Подтверждено» и обновляет статистику служения.
- Нажатие ссылки «Отклонить» меняет статус на «Отклонено» и может запустить запрос на замену.
- Для принятия или отклонения вход не требуется — подписанный URL обеспечивает аутентификацию.
2. Письмо-напоминание волонтёру
Срабатывает, когда:
- Автоматически каждый день в 18:00 для каждого подтверждённого волонтёра, служащего на следующий день. TimelyChurch выполняет это за вас автоматически (см. Автоматизация и запланированные задачи).
- Вручную, когда администратор нажимает Отправить напоминания на вкладке Служение мероприятия.
Тема письма: «Напоминание: вы служите [когда] — [Название мероприятия]»
Время рассчитывается автоматически:
- «сегодня», если мероприятие в текущий день
- «завтра», если мероприятие на следующий день
- «через X дней» для более отдалённых мероприятий (например, «через 3 дня»)
Содержание письма:
- Имя волонтёра
- Название мероприятия
- Дата и время мероприятия
- Место мероприятия
- Название должности
- Как скоро мероприятие (например, «завтра», «через 3 дня»)
- Название церкви
- Ссылка на страницу служения в портале участника
Кто получает: только волонтёры со статусом Подтверждено для мероприятия. Ожидающие и отклонившие не получают напоминания.
Пропущенные волонтёры: волонтёры без адреса электронной почты пропускаются. Администратору показывается количество пропущенных.
3. Уведомление о запросе на замену
Срабатывает, когда: администратор приглашает конкретных волонтёров заполнить открытый запрос на замену.
Содержание письма:
- Название и дата мероприятия
- Должность, которую нужно заполнить
- Причина необходимости замены
- Уровень срочности
- Ссылка для ответа
4. Уведомление об изменении мероприятия
Срабатывает, когда: изменяются сведения о мероприятии (дата, время или место) и администратор выбирает уведомить.
Кто получает: все подтверждённые волонтёры, назначенные на это мероприятие.
Содержание письма: сведения об изменениях и обновлённая информация о мероприятии.
5. Массовая рассылка
Срабатывает, когда: администратор отправляет массовое сообщение волонтёрам по выбранным мероприятиям.
Кто получает: все волонтёры с ожидающими или подтверждёнными назначениями на выбранные мероприятия, у которых есть адрес электронной почты.
6. Уведомления о запросах на обмен
Срабатывает, когда: волонтёр запрашивает обмен назначением с другим участником команды через портал участника (см. Запросы на обмен).
Кто получает:
- Целевой волонтёр уведомляется, что кто-то хочет обменяться сменами, с действиями принятия и отклонения в портале.
- Инициатор уведомляется, когда целевой участник принимает или отклоняет.
При принятии обмена оба назначения возвращаются в статус Ожидает, чтобы каждый волонтёр мог повторно подтвердить новое обязательство, что повторно запускает стандартный процесс письма с запросом на назначение.
Отправка напоминаний
Автоматические ежедневные напоминания (18:00)
По умолчанию TimelyChurch автоматически отправляет каждому подтверждённому волонтёру письмо накануне вечером его назначения. Напоминание запускается каждый день в 18:00 и просматривает все мероприятия, запланированные на следующий день. Включать ничего не нужно — это работает по умолчанию.
Что оно делает:
- Находит каждое назначение со статусом Подтверждено для завтрашних мероприятий.
- Отправляет каждому волонтёру стандартное письмо-напоминание.
- Записывает, когда было отправлено каждое напоминание, чтобы в области администратора было видно, когда каждый человек получил последнее напоминание.
Ожидающие и отклонённые назначения пропускаются, волонтёры без электронной почты пропускаются без уведомления. См. Автоматизация и запланированные задачи для полного списка запланированных задач и просмотра логов.
Ручные напоминания для одного мероприятия
Вы также можете отправить напоминания по запросу в любое время:
- Откройте мероприятие и перейдите на вкладку Служение.
- Нажмите кнопку Отправить напоминания.
- Система отправляет письмо-напоминание каждому подтверждённому волонтёру для этого мероприятия.
- Вы увидите сводку: «Отправлено X напоминание(й) (Y пропущено — нет электронной почты).»
Это полезно, когда вы хотите напомнить раньше автоматического запуска в 18:00 — например, в четверг для воскресного утреннего богослужения.
Поведение напоминаний (ручных или автоматических)
- Напоминания отправляются только подтверждённым волонтёрам (не ожидающим и не отклонившим).
- Волонтёры без адреса электронной почты пропускаются.
- Неудачные отправки записываются, но не останавливают процесс для других волонтёров.
Процесс принятия/отклонения
Процесс принятия/отклонения разработан максимально простым для волонтёров:
С точки зрения волонтёра
- Приходит уведомление по электронной почте с деталями назначения.
- Волонтёр нажимает Принять или Отклонить прямо в письме.
- Принять: статус назначения меняется на «Подтверждено». Волонтёр видит страницу подтверждения.
- Отклонить: волонтёр может указать причину. Статус меняется на «Отклонено».
- Альтернативно волонтёр может войти в портал участника и управлять назначениями на странице Моё расписание служения.
Из портала
- Волонтёр входит и переходит в Моё расписание служения.
- Видит список предстоящих назначений, разделённых по статусу.
- Для ожидающих назначений может нажать Подтвердить или Отклонить.
- Для подтверждённых может зарегистрироваться, когда происходит мероприятие (начиная за 2 часа до мероприятия до его окончания).
Что происходит при отклонении
Когда волонтёр отклоняет:
- Статус назначения меняется на «Отклонено».
- Причина отклонения (если указана) записывается.
- Отклонение учитывается в статистике принятия волонтёра.
- Если должность больше не полностью заполнена и мероприятие в будущем, запрос на замену создаётся автоматически (см. Запросы на замену).
Регистрация
Волонтёры могут зарегистрироваться на назначение через портал:
- Окно регистрации: начинается за 2 часа до начала мероприятия и заканчивается при окончании мероприятия (или через 2 часа после начала, если время окончания не задано).
- Условия: только подтверждённые назначения, по которым ещё не была выполнена регистрация.
- Процесс: волонтёр нажимает Регистрация в портале, и записывается метка времени.
Настройки уведомлений для команд
Некоторые параметры уведомлений управляются на уровне команды:
| Настройка | Описание |
|---|---|
| Уведомлять при автоназначении | Если включено, волонтёры получают письмо, когда автопланировщик назначает их. Если отключено, автоназначения проходят без уведомления. |
| Автоподтверждение назначений | Если включено, назначения начинаются как «Подтверждено» вместо «Ожидает», и волонтёры не получают письмо с кнопками принятия/отклонения — они сразу переходят к напоминаниям. |
Другие фоновые задачи, влияющие на волонтёров
Ещё две запланированные задачи затрагивают систему волонтёров, но не отправляют электронную почту — они поддерживают данные в актуальном состоянии. Администраторам следует знать, что они выполняются, хотя они бесшумны. Обе подробно описаны в Автоматизация и запланированные задачи.
| Задача | Расписание | Что делает |
|---|---|---|
| Ежемесячный сброс статистики | 1-е число каждого месяца, рано утром | Сбрасывает счётчик «раз служил в этом месяце» каждого участника команды в ноль, чтобы автопланировщик рассматривал новый месяц как чистое окно ротации. |
| Создание повторяющейся недоступности | Еженедельно, воскресенья в полночь | Читает шаблоны повторяющейся недоступности каждого волонтёра (каждое воскресенье, 1-е число месяца и т. д.) и предварительно создаёт даты блокировки на следующие три месяца. См. Повторяющаяся недоступность. |
Уведомления в приложении
Помимо электронной почты, TimelyChurch может создавать уведомления в приложении, которые появляются в центре уведомлений пользователя в панели администратора или портале. Они служат резервным вариантом для волонтёров, которые редко проверяют электронную почту.
Отслеживание уведомлений
Каждое назначение отслеживает:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Уведомлён | Когда было отправлено уведомление о назначении |
| Ответил | Когда волонтёр принял или отклонил |
| Зарегистрирован | Когда волонтёр зарегистрировался на мероприятии |
| Причина отклонения | Причина отклонения (если указана) |
Эти метки времени помогают администраторам сразу видеть, кто был уведомлён, кто ответил и кто зарегистрировался.
Совет: Отправляйте напоминания за 2–3 дня до мероприятия, чтобы у волонтёров было достаточно времени на подготовку. Для воскресных богослужений хорошей практикой является отправка напоминания в четверг или пятницу.
Совет: Если у вас есть волонтёры, которые постоянно не отвечают на назначения, проверьте правильность их адреса электронной почты. Система пропускает волонтёров без адреса в базе.
Совет: Используйте функцию «Автоподтверждение» для небольших сплочённых команд, где вы знаете, что все придут. Это устраняет шаг принятия/отклонения и упрощает процесс. Полный процесс принятия/отклонения оставьте для больших команд или менее стабильных пулов волонтёров.