Уведомления волонтёрам
TimelyChurch держит волонтёров в курсе их назначений и делает принятие или отклонение делом одного касания. Сообщения приходят через Telegram, если волонтёр привязал свой аккаунт, иначе по email, и большинство также появляется в списке уведомлений в приложении. В этой статье описаны все сообщения волонтёрам, когда они отправляются, и настройки команды, которые ими управляют.
Типы уведомлений
1. Приглашение «Вы поставлены в расписание»
Отправляется, когда: волонтёр назначен на должность служения (вручную, автозаполнением, из Сетки расписания или из Telegram) — и дата попадает в окно оповещения его команды.
Каждая команда сама решает, насколько заранее люди узнают об этом, в разделе Группы → [Команда] → Сведения → Настройки планирования → Когда людям сообщают, что они поставлены в расписание → Сообщать за столько дней до служения (по умолчанию 30 дней):
- Если мероприятие попадает в этот срок, приглашение отправляется сразу.
- Если оно дальше, приглашение откладывается и отправляется утром (около 9:00 по времени церкви) в тот день, когда мероприятие попадает в срок. Вы можете спланировать целый семестр или год сразу, и каждый волонтёр узнаёт о каждой дате примерно за месяц.
- 0 означает «сообщать людям в момент назначения».
Изменение настройки влияет на приглашения, которые ещё не отправлены. Никому не пишут дважды.
В Telegram волонтёр получает сообщение с мероприятием, датой, временем и должностью и тремя кнопками: ✅ Да, смогу, ❌ В этот раз нет и ⏰ Напомнить заранее… (которая предлагает за 3 дня, за 1 день или Утром).
По email тема письма — «Serving Request: [Название должности] - [Название мероприятия]», и в письме указаны:
- Название мероприятия, дата, время и место
- Название должности
- Кто назначил (если применимо)
- Кнопки Принять и Отклонить
- Ссылки для просмотра полного расписания и управления доступностью на портале
Важные детали:
- Ссылки «Принять» и «Отклонить» — защищённые персональные ссылки, срок действия которых истекает через 7 дней.
- Для принятия или отклонения из письма вход в систему не требуется.
- Принятие меняет назначение на Подтверждено; отклонение меняет его на Отклонено и оповещает руководителей команды (см. Запросы на замену).
Когда назначение уже подтверждено — у команды включено Автоподтверждение назначений (пропустить статус ожидания), поэтому размещение руководителем или автозаполнение подтверждает его сразу, — сообщение сообщает волонтёру, что он в расписании, а не задаёт вопрос. В Telegram в нём те же мероприятие, дата, время и должность и «Вы подтверждены — отвечать не нужно.», без кнопок. По email тема — «Назначение на служение: [Название должности] - [Название мероприятия]», в письме написано «Вы назначены на предстоящее мероприятие:» и «Вы подтверждены — отвечать не нужно.», а кнопок Принять и Отклонить нет. Если дата дальше окна оповещения команды, волонтёр узнаёт об этом с напоминанием о служении перед служением.
Копируете сразу много недель? Когда вы используете Копировать вперёд в серии, каждый волонтёр получает одно сводное сообщение со списком всех дат, на которые его добавили, вместо отдельного сообщения на каждую дату. Сводка направляет его в Моё расписание на портале, где он может подтвердить или отклонить каждую дату.
2. Напоминания о служении
Автоматические напоминания отправляются волонтёрам со статусом Ожидает или Подтверждено один раз, вечером (18:00 по времени церкви) в день напоминания каждой команды. Каждая команда задаёт:
- Отправлять напоминания о служении этой команде — по умолчанию включено.
- Отправлять напоминание за столько дней — по умолчанию 2 («вы служите через 2 дня»; 0 = утром в день мероприятия). Если значение 2 или больше, люди также получают одно последнее напоминание за день до служения.
Ручные напоминания: откройте вкладку Служение мероприятия, нажмите Больше действий → Отправлять напоминания, и каждому подтверждённому волонтёру этого мероприятия сразу будет отправлено напоминание. В Сетке расписания Напомнить N напоминает всем, кто ещё ожидает, в видимом окне.
Тема письма: «Reminder: You're serving [время] - [Название мероприятия]» — время читается как «today», «tomorrow» или «in X days».
Содержание письма: название мероприятия, дата и время, место, должность, насколько скоро оно состоится и ссылка на Моё расписание на портале.
Пропущенные волонтёры: волонтёры без привязанного Telegram и без адреса email недоступны и пропускаются.
3. Напоминания тем, кто не ответил
Если команда задаёт Напоминать неответившим (за сколько дней до мероприятия) (например, «4, 2»), всем, кто всё ещё в статусе «ожидает», напоминают снова в эти дни. При включённом Идти дальше, если человек не отвечает приглашение, оставшееся без ответа после Срок ответа, истекает, и следующий по ротации человек приглашается. См. Каскадное автозаполнение, приглашения на замену и значки «Вне офиса».
4. Оповещения руководителей об отказах
Отправляется, когда: волонтёр отказывается.
Кто получает: руководители и соруководители команды (или администраторы вашей церкви, если у команды нет руководителя) — в приложении, в Telegram с кнопками Найти замену, Пригласить повторно и Просмотреть мероприятие либо по email с кнопкой Открыть расписание служения.
5. Приглашения по запросу на заполнение
Отправляется, когда: руководитель отправляет запрос на заполнение свободной должности. Каждый приглашённый получает персональную ссылку для отклика (в Telegram — кнопку Я могу взять). См. Запросы на замену: предложите свободные места — кто первый откликнулся, тот и служит.
6. Уведомление об изменении мероприятия
Отправляется, когда: мероприятие переносится, и администратор решает уведомить людей.
Кто получает: зарегистрированные участники и подтверждённые волонтёры служения на этом мероприятии. См. Напоминания и уведомления о мероприятиях.
7. Уведомления о запросах на обмен
Отправляется, когда: волонтёр предлагает обмен из Моё расписание (см. Запросы на обмен).
Кто получает:
- Товарищу по команде (или всей команде, при открытом обмене) сообщают, что кто-то хочет обменяться, с действиями «принять» и «отклонить» на портале.
- Предложившему сообщают, когда его обмен принят или отклонён.
Если обмен принят, оба назначения возвращаются в статус Ожидает, чтобы каждый волонтёр мог заново подтвердить свою новую дату.
Процесс принятия/отклонения
Процесс принятия/отклонения разработан так, чтобы быть максимально простым для волонтёров:
Из Telegram или email
- Приглашение приходит с данными о назначении.
- Волонтёр нажимает Да, смогу / Принять или В этот раз нет / Отклонить.
- Принять: назначение меняется на «Подтверждено». Из email волонтёр видит страницу подтверждения.
- Отклонить: волонтёр может при желании указать причину. Назначение меняется на «Отклонено».
С портала
- Волонтёр входит и открывает Моё расписание (вид «Список»).
- Пункты, требующие ответа, помечены Требуется ответ; он нажимает Подтвердить или Отклонить.
- Он также может Предложить обмен, чтобы поменяться с товарищем по команде.
- В день служения он может нажать Я здесь, чтобы отметиться.
Что происходит при отклонении
Когда волонтёр отклоняет:
- Назначение меняется на «Отклонено», и причина (если есть) записывается.
- Отказ учитывается в статистике принятия волонтёра.
- Руководителей команды оповещают, и — если команда это разрешает — следующий по ротации человек приглашается автоматически (см. Запросы на замену).
Регистрация
Волонтёры могут отметиться на своём назначении в разделе Моё расписание:
- Окно регистрации: начинается за 2 часа до начала мероприятия и заканчивается, когда мероприятие заканчивается (или через 2 часа после начала, если время окончания не задано).
- Право: только подтверждённые назначения, на которых ещё не отметились.
- Процесс: волонтёр нажимает Я здесь; после этого назначение показывает Зарегистрирован.
Настройки уведомлений для команд
Эти настройки находятся в карточке Настройки планирования на вкладке Сведения команды:
| Настройка | Описание |
|---|---|
| Уведомлять волонтёров при автоматическом назначении | Если включено, волонтёрам сообщают, когда автозаполнение их назначает. Если отключено, автозаполненные назначения проходят без уведомлений. |
| Автоподтверждение назначений (пропустить статус ожидания) | Если включено, назначения, которые делает руководитель (на вкладке Служение мероприятия, из Сетки расписания или через Сменить позицию), и автозаполненные начинаются со статуса «Подтверждено», а не «Ожидает», так что волонтёру нечего принимать. Волонтёры, которые записываются сами, по-прежнему следуют настройке позиции Требовать одобрение. |
| Отправлять напоминания о служении этой команде | Включает или отключает автоматические напоминания. |
| Отправлять напоминание за столько дней | Когда уходит автоматическое напоминание (по умолчанию 2). |
| Сообщать за столько дней до служения | Насколько заранее людям впервые сообщают, что они поставлены в расписание (по умолчанию 30; 0 = сразу). |
| Напоминать неответившим (за сколько дней до мероприятия) | Дополнительные напоминания тем, кто не ответил. |
| Идти дальше, если человек не отвечает / Срок ответа | Истекают безответные приглашения, и приглашается следующий человек. |
Другие автоматические обновления
Ещё две автоматические задачи влияют на волонтёров, но не отправляют сообщений. См. Автоматизация и запланированные задачи.
| Задача | Когда | Что делает |
|---|---|---|
| Ежемесячный сброс счётчиков | 1-го числа каждого месяца, сразу после полуночи | Сбрасывает счётчик «раз служил в этом месяце» каждого участника команды, чтобы автозаполнение воспринимало новый месяц как чистое окно ротации. |
| Повторяющаяся недоступность | Еженедельно, по воскресеньям в полночь | Превращает шаблоны повторяющейся недоступности каждого волонтёра (каждое воскресенье, 1-е число месяца и т. д.) в заблокированные даты на следующие три месяца. См. Повторяющаяся недоступность. |
Совет: Чем больше волонтёров привяжут Telegram, тем быстрее приходят ответы — кнопка в одно касание лучше письма. Участники привязывают его в профиле на портале.
Совет: Если у вас есть волонтёры, которые постоянно не отвечают, проверьте, правильно ли указан их email и привязали ли они Telegram. Если нет ни того, ни другого, связаться с человеком невозможно.
Совет: Используйте Автоподтверждение назначений для небольших сплочённых команд, где вы уверены, что все придут. Это пропускает шаг принятия/отклонения. Сохраняйте полный процесс принятия/отклонения для более крупных команд.