Обмен между волонтёрами

Функция Обмен позволяет двум волонтёрам обменяться назначениями на служение напрямую, без участия администратора. Используйте её, когда у вас конфликт в день, на который вы назначены служить, а коллега служит в день, который вам больше подходит.

Когда использовать обмен

Обмен — подходящий инструмент, когда:

• Вы и коллега уже назначены на разные даты в команде, в которой вы оба служите.
• Вы хотите обменяться датами друг с другом, а не отклонять назначение и заставлять координатора искать замену.
• Другой волонтёр ещё не отклонил слот, который вы хотели бы взять.

Если ни один коллега сейчас не назначен на дату, которая вам подходит, вместо этого отклоните назначение или — если вы в Telegram — попросите всю команду подменить (см. ниже). Обмен не может заполнить пустую должность — он только перемещает двух существующих волонтёров между двумя существующими назначениями.

Кто может предложить обмен

В портале вы можете предложить обмен для предстоящего назначения, на которое вы ещё не ответили (оно помечено Требуется ответ) — ссылка Предложить обмен находится рядом с Подтвердить и Отклонить. Вы можете обменяться на любое предстоящее назначение коллеги в одной из команд, где вы служите; оно не обязано быть на той же должности. Руководители команд могут использовать тот же процесс для своих личных назначений.

Уже подтвердили? Используйте Попросить команду прикрыть в Telegram (ниже) или поговорите с руководителем команды.

Как предложить обмен

1. Откройте Моё расписание в портале.
2. Найдите предстоящее назначение, от которого вы хотели бы отказаться в обмен.
3. Рядом с кнопками Подтвердить и Отклонить нажмите Предложить обмен.
4. Откроется окно с заголовком Предложить обмен.
5. В выпадающем списке Назначение, которое они берут выберите назначение коллеги, которое вы хотели бы взять в обмен. Он перечисляет предстоящие назначения ваших коллег и показывает их имя, первую букву фамилии, дату и должность.
6. При необходимости введите короткое Сообщение (необязательно) для контекста (например, «У меня конфликт 13-го»).
7. Нажмите Отправить запрос на обмен.

Запрос теперь в статусе ожидания. Ваш коллега получает уведомление, а ваш запрос отображается в разделе Ваши ожидающие запросы на замену на странице Моё расписание («Отправлено [имя] — ждём ответа.»). Передумали? Нажмите Отменить запрос, пока он ещё ожидает.

Просьба ко всей команде (Telegram)

Если вы привязали Telegram, вы можете попросить сразу всех в вашей команде, а не выбирать одного человека:

1. Отправьте /swaps боту вашей церкви.
2. Выберите назначение, которое нужно покрыть, и нажмите 📣 Попросить команду прикрыть.
3. Каждый подходящий коллега получает сообщение с кнопкой ✋ Я могу взять. Первый, кто нажмёт, занимает ваш слот; сообщение у остальных меняется на «Уже закрыто ✅».

Пока запрос открыт, ваша страница Моё расписание показывает его как «Открыто для всей команды — ждём, кто откликнется.» с кнопкой Отменить запрос.

Что видит получатель

Когда вы получаете запрос на обмен от другого волонтёра, в верхней части страницы Моё расписание появляется раздел Запросы на обмен (а запрос отображается в разделе Требуется ваш ответ на вашей панели). Для каждого входящего запроса он показывает:

• Кто просит
• Слот, от которого он отказывается
• Слот, который он хочет взять у вас

У вас есть две кнопки:

Вы можете оставить запрос без ответа, если ещё не готовы решить — он останется там, пока вы не примете, не отклоните, запрашивающий не отменит его или не пройдёт дата назначения.

Переходы статусов

Запрос на обмен проходит через следующие состояния:

1. Ожидает — запрашивающий отправил запрос; получатель ещё не ответил. Запрос отображается в разделе Запросы на обмен получателя.
2. Принят — получатель нажал Принять. Оба назначения обменены. Запрос закрыт.
3. Отклонён — получатель нажал Отклонить. Запрос закрыт, изменения в расписании не вносятся.
4. Отменён — запрашивающий нажал Отменить запрос до чьего-либо ответа. Изменений в расписании нет.

После принятия или отклонения обмен нельзя отменить через портал. Если допущена ошибка, обратитесь к руководителю команды или координатору.

Что меняется в расписании при принятии обмена

При принятии обмена система обновляет обе записи назначений волонтёров, меняя людей местами между двумя мероприятиями:

• Оба назначения переводятся в Ожидает, чтобы каждый подтвердил свою новую дату.
• Напоминания отправляются на основе новых назначений.
• Вкладка «Служение» мероприятия и Сетка расписания показывают новый состав.
• Если вы скачали расписание в календарное приложение (см. Экспорт календаря iCal), скачайте его снова, чтобы получить новую дату.

Ограничения

• Обмен работает только между двумя существующими назначениями. Он не может оставить должность пустой или заполнить пустую должность.
• Нельзя обменяться с самим собой.
• Нельзя обменять назначение, которое уже отклонено.
• Выпадающий список обмена показывает только назначения в командах, где вы служите; всё остальное нужно согласовывать через руководителя команды.
• В портале Предложить обмен предлагается, только пока ваше назначение ещё ожидает.

Рекомендации

• Свяжитесь заранее. Короткое сообщение перед отправкой запроса на обмен повышает вероятность принятия.
• Используйте поле сообщения. Краткая причина («У меня рабочая поездка в тот уик-энд») помогает получателю принять решение.
• Принимайте или отклоняйте оперативно. Слишком долгое ожидание ответа мешает обоим расписаниям стабилизироваться.
• Обновите доступность после обмена. После завершения обмена заблокируйте дату, на которую вы не могли прийти, в Моё расписание → Доступность, чтобы координаторы знали о конфликте.