Обмен между волонтёрами
Функция Обмен позволяет двум волонтёрам обменяться назначениями на служение напрямую, без участия администратора. Используйте её, когда у вас конфликт в день, на который вы назначены служить, а коллега служит в день, который вам больше подходит.
Когда использовать обмен
Обмен — подходящий инструмент, когда:
- Вы и другой волонтёр уже назначены на разные даты в одной и той же роли.
- Вы хотите обменяться датами друг с другом, а не отклонять назначение и заставлять координатора искать замену.
- Другой волонтёр ещё не отклонил слот, который вы хотели бы взять.
Если ни один коллега сейчас не назначен на дату, которая вам подходит, вместо этого отклоните назначение или запросите замену. Обмен не может заполнить пустую должность — он только перемещает двух существующих волонтёров между двумя существующими назначениями.
Кто может предложить обмен
Любой волонтёр с предстоящим назначением на служение в статусе ожидает подтверждения или подтверждено может предложить обмен. Руководители команд могут использовать тот же процесс для своих личных назначений. Запросы на обмен ограничены людьми, служащими в одном типе должности, чтобы обмен оставлял расписание с правильным покрытием.
Как предложить обмен
- Откройте Моё расписание служения в портале.
- Найдите предстоящее назначение, от которого вы хотели бы отказаться в обмен.
- Под кнопками Подтвердить и Отклонить нажмите Предложить обмен.
- Откроется модальное окно с заголовком Предложить обмен.
- В выпадающем списке Назначение коллеги для принятия выберите назначение коллеги, которое вы хотели бы взять в обмен. Список показывает коллег, назначенных на ту же роль в другой день, с именем, первой буквой фамилии, датой и должностью.
- При необходимости введите короткое сообщение для контекста (например, «У меня свадьба 13-го»).
- Нажмите Отправить запрос на обмен.
Запрос теперь в статусе ожидания. Ваш коллега увидит его при следующем посещении своего расписания служения и получит уведомление.
Что видит получатель
Когда вы получаете запрос на обмен от другого волонтёра, в верхней части страницы Моё расписание служения появляется фиолетовый баннер Запросы на обмен. Для каждого входящего запроса баннер показывает:
- Кто просит
- Дату, от которой он отказывается
- Дату, которую он хочет взять у вас
- Необязательное сообщение
У вас есть две кнопки:
| Действие | Что происходит |
|---|---|
| Принять обмен | Два назначения немедленно меняются местами. Теперь вы назначены на исходную дату запрашивающего, а запрашивающий — на вашу исходную дату. Оба расписания обновляются для всех. |
| Отклонить | Запрос на обмен закрывается. Ваше назначение остаётся в расписании без изменений. Запрашивающий получает уведомление об отклонении. |
Вы можете оставить запрос без ответа, если ещё не готовы решить — он останется в баннере, пока вы не примете, не отклоните или не пройдёт дата назначения.
Переходы статусов
Запрос на обмен проходит через следующие состояния:
- Ожидает — запрашивающий отправил запрос; получатель ещё не ответил. Запрос отображается в баннере Запросы на обмен получателя.
- Принят — получатель нажал Принять. Оба назначения обменены. Запрос закрыт.
- Отклонён — получатель нажал Отклонить. Запрос закрыт, изменения в расписании не вносятся.
После принятия или отклонения обмен нельзя отменить через портал. Если допущена ошибка, проще всего отправить новый запрос на обмен в обратном направлении или обратиться к руководителю команды или координатору.
Что меняется в расписании при принятии обмена
При принятии обмена система обновляет обе записи назначений волонтёров, меняя людей местами между двумя мероприятиями:
- Исходный статус назначения (ожидает подтверждения или подтверждено) сохраняется для каждого человека на его новой дате.
- Подтверждения по электронной почте и напоминания о мероприятии отправляются на основе новых назначений.
- Панель руководителя команды отражает новый состав при следующей загрузке.
- Календарные ленты iCal (см. Экспорт календаря iCal) обновляются при следующей синхронизации, поэтому новые даты автоматически появляются в личных календарях волонтёров.
Ограничения
- Обмен работает только между двумя существующими назначениями. Он не может оставить должность пустой или заполнить пустую должность.
- Нельзя обменяться с самим собой.
- Нельзя обменять назначение, которое уже отклонено.
- Выпадающий список обмена показывает только коллег из вашей роли; обмен между разными ролями нужно согласовывать через руководителя команды.
Рекомендации
- Свяжитесь заранее. Короткое сообщение перед отправкой запроса на обмен повышает вероятность принятия.
- Используйте поле сообщения. Краткая причина («У меня рабочая поездка в тот уик-энд») помогает получателю принять решение.
- Принимайте или отклоняйте оперативно. Слишком долгое ожидание ответа мешает обоим расписаниям стабилизироваться.
- Обновите доступность после обмена. После завершения обмена уделите минуту, чтобы обновить Доступность для служения, чтобы координаторы знали о новом конфликте.