Планирование волонтёров на мероприятия

В этой статье описано, как добавлять потребности в служении к мероприятиям и назначать волонтёров на эти должности. TimelyChurch предоставляет несколько способов планирования волонтёров — от ручного назначения по одному до полностью автоматизированного умного планирования.

Концептуальная модель. Планирование волонтёров организовано вокруг самого мероприятия. Межмероприятийный вид — это кнопка Сетка расписания на странице Мероприятия. Для модели из пяти концепций (мероприятие, серия, команда, должность, назначение) см. Как организовано планирование волонтёров. Для самой большой экономии времени — предзагрузка должностей на каждое новое мероприятие — см. Шаблоны расписания команды.

Предварительные требования

Перед планированием волонтёров на мероприятие убедитесь, что у вас есть:

• Создана хотя бы одна команда служения с определёнными должностями и активными участниками (см. Создание команд служения и ролей)
• Включено планирование волонтёров на мероприятии или серии мероприятий (через настройки функций мероприятия)

Добавление потребностей в служении к мероприятию

«Потребность в служении» определяет должность, которую нужно заполнить для конкретного мероприятия, а также сколько людей требуется.

Пошагово

1. Перейдите в Мероприятия и откройте мероприятие, которое нужно укомплектовать.

2. Нажмите вкладку Служение.

3. Нажмите Добавить потребность в служении.

4. Выберите режим должности:

   Выбрать из существующих должностей:

   • Выберите команду служения из выпадающего списка.
   • Выберите должность в этой команде (например, «Звукорежиссёр» из «Команды техники»).

   Создать пользовательскую должность:

   • Переключитесь в режим «Пользовательская».
   • Введите название должности (например, «Помощник на парковке»).
   • Система автоматически создаст команду «Разовые мероприятия» при необходимости.

5. Установите Количество необходимых — сколько волонтёров требуется для этой должности.

6. При необходимости добавьте заметки об особых требованиях.

7. Настройте параметры записи:

1. Нажмите Сохранить.

Совет: Вы можете добавить несколько потребностей в служении к одному мероприятию. Для воскресного утреннего богослужения вы можете добавить потребности для звукорежиссёра (1 нужен), гостеприимных (3 нужно), руководителя поклонения (1 нужен) и работников яслей (2 нужно).

Обновление и удаление потребностей в служении

• Чтобы обновить потребность в служении, нажмите значок редактирования в строке потребности и измените количество или заметки.
• Чтобы удалить потребность в служении (и все её назначения), нажмите значок удаления.

Назначение волонтёров

После настройки потребностей в служении вы можете назначать волонтёров несколькими способами.

Способ 1: Ручное назначение

1. На вкладке Служение мероприятия найдите должность, которую нужно заполнить.
2. Нажмите кнопку Назначить рядом с должностью.
3. Появится модальное окно с доступными волонтёрами.
4. Найдите конкретного человека по имени.
5. Нажмите на имя волонтёра для назначения.

Система выполняет следующие проверки перед назначением:

• Членство в церкви — человек должен принадлежать вашей церкви.
• Доступность — человек не должен быть отмечен как недоступный (дата блокировки) на дату мероприятия.
• Предотвращение дублирования — человек не может быть назначен на одну и ту же должность дважды.
• Обнаружение конфликтов — человек не может быть назначен на другое мероприятие, пересекающееся по времени.

Если какая-либо проверка не пройдена, вы увидите сообщение об ошибке с объяснением, почему назначение невозможно.

Способ 2: Умные предложения

При открытии модального окна назначения для конкретной должности TimelyChurch разделяет доступных участников команды на четыре группы:

1. Рекомендуемые (зелёные) — участники, которые давно не служили (14+ дней с последнего служения) и доступны. Они отсортированы по приоритетному баллу, лучшие кандидаты показаны первыми.
2. Недавно служили (нейтральные) — доступные участники, которые недавно служили. Показаны, чтобы вы могли назначить их при необходимости.
3. Недоступны (серые) — участники, отметившие себя недоступными на дату мероприятия. Причина недоступности отображается.
4. Конфликты (оранжевые) — участники, уже назначенные на другую должность на этом мероприятии или на пересекающееся мероприятие.

Алгоритм предложений учитывает:

• Дней с последнего служения волонтёра (больше дней = выше приоритет)
• Раз служил в этом месяце (меньше раз = выше приоритет)
• Служил ли волонтёр ранее (наивысший приоритет)
• Предпочтения по дню недели и времени суток
• Личные ограничения частоты служения
• Правила планирования команды (макс. в месяц, мин. дней между)
• Отказался ли волонтёр от автопланирования

Способ 3: Автозаполнение (одна должность)

Для одной незаполненной должности:

1. Нажмите кнопку Автозаполнить рядом с должностью.
2. Вы можете предпросмотреть, кто будет назначен, перед подтверждением.
3. Нажмите Подтвердить для автоназначения лучших кандидатов.

Алгоритм автозаполнения выбирает волонтёра с наивысшим приоритетным баллом. Если у команды включено автоподтверждение, назначение подтверждается автоматически. В противном случае оно начинается со статусом «ожидает».

Способ 4: Автозаполнение (всё мероприятие)

Чтобы автозаполнить все незаполненные должности сразу:

1. Нажмите кнопку Автозаполнить всё вверху вкладки Служение.
2. Предпросмотрите предлагаемые назначения.
3. Подтвердите для назначения волонтёров на все открытые должности.

Система заполняет должности по порядку и гарантирует, что ни один волонтёр не будет назначен дважды на разные должности.

Способ 5: Автозаполнение серии

Если ваше мероприятие является частью повторяющейся серии (воскресное утро, среда вечером и т. д.), вы можете автозаполнить все предстоящие повторения в серии одним кликом, вместо открытия каждого мероприятия отдельно:

1. Перейдите в Мероприятия > Серии и откройте серию.
2. Нажмите Автозаполнить всё на странице серии.
3. Система проходит через каждое предстоящее активное мероприятие в серии, запускает оценку автозаполнения для каждого и назначает лучших доступных волонтёров на все открытые должности.
4. Вы увидите сводку о том, сколько должностей заполнено на скольких мероприятиях (например, «Автозаполнено 24 из 30 позиций на 6 мероприятиях»).

Автозаполнение на уровне серии соблюдает те же правила, что и автозаполнение одного мероприятия: пропускает недоступных волонтёров на конкретную дату, учитывает макс. в месяц и мин. дней между служениями команды, избегает двойного назначения на пересекающиеся мероприятия и учитывает волонтёров, отказавшихся от автопланирования. Поскольку оно работает на нескольких неделях сразу, оно естественным образом справедливо распределяет назначения на весь период.

Совет: Сочетайте автозаполнение серии с шаблоном должностей для служения на серии мероприятий (см. Создание команд служения и ролей), чтобы новые повторения уже приходили с определёнными потребностями в должностях. Тогда одним кликом можно укомплектовать целый квартал.

Способ 6: Назначить всю команду

Если вы хотите назначить всю команду сразу:

1. Нажмите Назначить команду.
2. Выберите команду служения из выпадающего списка.
3. При необходимости выберите Создать потребности для автоматического создания потребностей в служении на основе должностей команды.
4. Система назначает участников команды на их должности, проверяя доступность и конфликты.

Способ 7: Копировать с предыдущего мероприятия

Для повторяющихся богослужений, где часто служат одни и те же волонтёры:

1. Нажмите Копировать с предыдущего.
2. Система показывает похожие прошлые мероприятия (тот же тип или принимающая группа) с назначениями волонтёров.
3. Выберите исходное мероприятие.
4. Выберите, нужно ли:
   • Копировать только должности — создаёт те же потребности в служении без назначения людей
   • Копировать должности и назначения — воспроизводит и должности, и назначения волонтёров
   • Уведомить волонтёров — отправить уведомления вновь назначенным волонтёрам
5. Система пропускает волонтёров, недоступных на новую дату мероприятия.

Способ 8: Массовое назначение

Для назначения нескольких волонтёров сразу:

1. Используйте интерфейс массового назначения на вкладке Служение.
2. Выберите несколько волонтёров и их целевые должности.
3. Отправьте все назначения сразу.

Система проверяет каждое назначение индивидуально, сообщая, сколько назначено и сколько пропущено (с причинами).

Статусы назначений

Каждое назначение волонтёра имеет один из трёх статусов:

Изменение статуса назначения

Администраторы могут вручную изменить статус назначения:

1. Найдите назначение на вкладке Служение мероприятия.
2. Нажмите значок статуса или кнопку редактирования.
3. Выберите новый статус: Ожидает, Подтверждено или Отклонено.

Массовое подтверждение

Чтобы подтвердить все ожидающие назначения сразу:

1. Нажмите Подтвердить всё вверху вкладки Служение.
2. Все ожидающие назначения для мероприятия меняются на «подтверждено».

Удаление назначения

Чтобы удалить волонтёра с должности:

1. Найдите назначение на вкладке Служение мероприятия.
2. Нажмите кнопку Удалить (X) рядом с его именем.
3. Подтвердите удаление.

Имя волонтёра будет удалено с должности, и слот снова будет отмечен как открытый.

Статус заполнения потребностей в служении

Каждая потребность в служении показывает прогресс заполнения:

• Заполнено — все необходимые слоты имеют подтверждённых или ожидающих волонтёров
• X/Y заполнено — показывает, сколько из необходимых слотов заполнено (например, «2/4 заполнено»)
• Процент заполнения — визуальный индикатор прогресса

Потребность в служении считается «полностью укомплектованной», когда количество подтверждённых или ожидающих назначений соответствует или превышает необходимое количество.

Совет: Используйте функцию «Копировать с предыдущего мероприятия» для повторяющихся еженедельных богослужений. Это значительно экономит время и обеспечивает согласованность назначений волонтёров из недели в неделю.