Планирование волонтёров на мероприятия

В этой статье описано, как добавлять должности служения к мероприятиям и назначать на них волонтёров. TimelyChurch предоставляет несколько способов планирования волонтёров — от ручного назначения по одному до полностью автоматизированного умного планирования.

Концептуальная модель. Планирование волонтёров организовано вокруг самого мероприятия. Межмероприятийный вид — это кнопка Сетка расписания на странице Мероприятия. Для модели из пяти концепций (мероприятие, серия, команда, должность, назначение) см. Как организовано планирование волонтёров. Для самой большой экономии времени — предзагрузка должностей на каждое новое мероприятие — см. Шаблоны расписания команды.

Предварительные требования

Перед планированием волонтёров на мероприятие убедитесь, что у вас есть:

• Создана хотя бы одна команда служения с определёнными должностями и активными участниками (см. Создание команд служения и ролей)
• Включена возможность Волонтёры на мероприятии (используйте Добавить возможность на странице мероприятия) или Волонтёры в разделе Функции серии мероприятий

Добавление должностей к мероприятию

Должность на мероприятии определяет роль, которую нужно заполнить для конкретного мероприятия, а также сколько людей требуется.

Пошагово

1. Перейдите в Мероприятия и откройте мероприятие, которое нужно укомплектовать.

2. Нажмите вкладку Служение.

3. Нажмите Добавить должность. Откроется окно Добавить волонтёрскую должность.

4. Выберите режим должности:

   Из команды:

   • Выберите Команду из выпадающего списка.
   • Выберите Должность в этой команде (например, «Звукорежиссёр» из «Команды техники»).

   Пользовательский:

   • Введите Название должности (например, «Помощник на парковке»).
   • Система автоматически добавляет её в команду «Custom Roles», чтобы её можно было использовать повторно на будущих мероприятиях.

5. Укажите Сколько требуется? — сколько волонтёров требуется для этой должности.

6. При необходимости добавьте Заметки (необязательно) об особых требованиях.

7. Настройте параметры записи:

1. Нажмите Добавить должность.

Совет: Вы можете добавить несколько должностей к одному мероприятию. Для воскресного утреннего богослужения вы можете добавить потребности для звукорежиссёра (1 нужен), гостеприимных (3 нужны), руководителя поклонения (1 нужен) и работников яслей (2 нужны).

Обновление и удаление должностей

Откройте меню должности Редактировать позицию (⋯):

• Чтобы обновить число нужных людей, измените Требуются участники и нажмите Сохранить вместимость.
• Чтобы позволить членам команды записываться самостоятельно, включите Открыто для регистраций.
• Чтобы удалить должность (и все её назначения) с этого мероприятия, нажмите Удалить должность и подтвердите.

Назначение волонтёров

После настройки должностей вы можете назначать волонтёров несколькими способами.

Способ 1: Ручное назначение

1. На вкладке Служение мероприятия найдите должность, которую нужно заполнить.
2. Нажмите кнопку Назначить рядом с должностью. Откроется окно Найти волонтёров.
3. Просматривайте Члены команды или переключитесь на Все участники, чтобы искать по имени, email или телефону.
4. Нажмите Назначить рядом с волонтёром. (По окончании нажмите Готово.)

Человек остаётся в статусе Ожидает, пока не ответит, — либо сразу получает Подтверждено, если у его команды включено Автоподтверждение назначений (пропустить статус ожидания).

Система выполняет следующие проверки перед назначением:

• Членство в церкви — человек должен принадлежать вашей церкви.
• Доступность — человек не должен быть отмечен как недоступный (дата блокировки) на дату мероприятия.
• Предотвращение дублирования — человек не может быть назначен на одну и ту же должность дважды.
• Обнаружение конфликтов — если человек уже служит в пересекающееся время, вас спросят Всё равно назначить?, и вы можете выбрать Всё равно назначить.

Если проверка не пройдена, вы увидите сообщение с объяснением, почему.

Способ 2: Умные предложения

При открытии окна Найти волонтёров для конкретной должности TimelyChurch разделяет участников команды на группы:

1. Рекомендуемые (чередовать) — участники, которые давно не служили (14+ дней с последнего служения) и доступны. Они отсортированы по приоритетному баллу, лучшие кандидаты показаны первыми (отмечаются люди, которые «Никогда не служил»).
2. Недавние (недавно служили) — доступные участники, которые недавно служили. Показаны, чтобы вы могли назначить их при необходимости.
3. Конфликты — участники, уже назначенные на другую должность на этом мероприятии или на пересекающееся мероприятие.
4. Недоступно — участники, отметившие себя недоступными на дату мероприятия.

Люди, уже занимающие эту должность, отображаются как Уже назначен.

Алгоритм предложений учитывает:

• Дней с последнего служения волонтёра (больше дней = выше приоритет)
• Раз служил в этом месяце (меньше раз = выше приоритет)
• Служил ли волонтёр ранее (наивысший приоритет)
• Предпочтения по дню недели и времени суток
• Личные ограничения частоты служения
• Правила планирования команды (макс. в месяц, мин. дней между)
• Отказался ли волонтёр от автопланирования

Способ 3: Автозаполнение (одна должность)

Для одной незаполненной должности:

1. Нажмите кнопку Авто (Автозаполнить лучшего кандидата) рядом с должностью.
2. Подтвердите «Автоматически заполнить эту позицию лучшим доступным кандидатом?», нажав Автозаполнение.

Алгоритм автозаполнения выбирает волонтёра с наивысшим приоритетным баллом. Если у команды включено Автоподтверждение назначений, назначение подтверждается автоматически. В противном случае оно начинается со статуса «ожидает». Та же настройка команды действует, когда руководитель назначает человека вручную на вкладке «Служение» или в Сетке расписания.

Способ 4: Автозаполнение (всё мероприятие)

Чтобы автозаполнить все незаполненные должности сразу:

1. Нажмите кнопку Автозаполнить всё вверху вкладки Служение.
2. Подтвердите «Автоматически заполнить все незаполненные позиции лучшими доступными кандидатами?», нажав Автозаполнить все.

Система заполняет должности по порядку и гарантирует, что ни один волонтёр не будет назначен дважды на разные должности.

Способ 5: Автозаполнение всей серии

Если ваше мероприятие является частью повторяющейся серии (воскресное утро, среда вечером и т. д.), вы можете автозаполнить все предстоящие повторения в серии одним кликом, вместо открытия каждого мероприятия отдельно:

1. На странице Мероприятия откройте Ещё → Серия мероприятий и откройте серию.
2. Нажмите Автозаполнение всех мероприятий на странице серии и подтвердите.
3. Система проходит через каждое предстоящее активное мероприятие в серии, запускает оценку автозаполнения для каждого и назначает лучших доступных волонтёров на все открытые должности.
4. Вы увидите сводку о том, сколько должностей заполнено на скольких мероприятиях (например, «Автозаполнено 24 из 30 позиций на 6 мероприятиях»).

Автозаполнение на уровне серии соблюдает те же правила, что и автозаполнение одного мероприятия: пропускает недоступных волонтёров на конкретную дату, учитывает макс. в месяц и мин. дней между служениями команды, избегает двойного назначения на пересекающиеся мероприятия и учитывает волонтёров, отказавшихся от автопланирования. Поскольку оно работает на нескольких неделях сразу, оно естественным образом справедливо распределяет назначения на весь период.

Примечание: Любое автозаполнение (Способы 3–5 и Автозаполнить N открытых на Сетке расписания) пропускает команды со Стратегией ротации Только вручную или с выключенным Включить автопланирование и никогда не выбирает архивных или неактивных людей. См. Создание команд служения и ролей.

Совет: Сочетайте Автозаполнение всех мероприятий с Должностями для служения в серии мероприятий (см. Создание команд служения и ролей), чтобы новые повторения уже приходили с определёнными должностями. Тогда одним кликом можно укомплектовать целый квартал.

Способ 6: Назначить всю команду

Если вы хотите добавить в мероприятие должности всей команды сразу:

1. Нажмите Назначить команду.
2. В окне Назначить команду служения выберите команду в поле Выберите команду и (по желанию) Шаблон.
3. Нажмите Назначить команду.

Должности команды добавляются в мероприятие. Никто пока не назначен и не уведомлён — заполните должности вручную или с помощью Автозаполнить (Способы 3–5). Если у команды ещё нет должностей, в команду добавляется должность Волонтёр и помещается на мероприятие.

Способ 7: Копировать с предыдущего мероприятия

Для повторяющихся богослужений, где часто служат одни и те же волонтёры:

1. Откройте Больше действий и нажмите Копировать из мероприятия. Откроется окно Копировать из предыдущего мероприятия.
2. Система показывает похожие прошлые мероприятия (того же типа) с назначениями волонтёров, у каждого — дата и время.
3. Выберите исходное мероприятие.
4. Выберите, нужно ли:
   • Копировать назначения волонтёров (не только должности) — оставьте без отметки, чтобы скопировать только должности; отметьте, чтобы скопировать и людей
   • Отправлять уведомления назначенным волонтёрам
5. Нажмите Копировать в это мероприятие. Волонтёры, отметившие новую дату как недоступную, пропускаются автоматически.

Статусы назначений

Каждое назначение волонтёра имеет один из этих статусов:

Подтверждение за волонтёра

Если волонтёр лично сообщил вам, что будет служить, нажмите кнопку Подтвердить (✓) рядом с его ожидающим назначением на вкладке «Служение». Для ожидающего человека можно также нажать Спросить ещё раз, чтобы повторно отправить запрос; для подтверждённого Напомнить отправляет напоминание.

Массовое подтверждение

Чтобы подтвердить все ожидающие назначения сразу:

1. Откройте Больше действий вверху вкладки «Служение» и нажмите Подтвердить все ожидающие.
2. Все ожидающие назначения для мероприятия меняются на «подтверждено».

Когда никто не отвечает. Каждая команда может настроить Напоминать неответившим (за сколько дней до мероприятия) (по умолчанию за 4 и 2 дня до мероприятия) и Срок ответа — при включённом Идти дальше, если человек не отвечает безответное приглашение истекает, и следующий по ротации человек приглашается автоматически. См. Каскадное автозаполнение, приглашения на замену и значки «Вне офиса».

Когда волонтёрам сообщают

Назначение человека не всегда сразу отправляет ему сообщение. В Настройки планирования каждой команды входит Когда людям сообщают, что они поставлены в расписание → Сообщать за столько дней до служения (по умолчанию 30 дней):

• Для даты внутри этого окна волонтёру сообщают сразу (через Telegram, если привязан, иначе по email).
• Для более далёкой даты сообщение «вы поставлены в расписание» откладывается и отправляется утром в тот день, когда дата попадает в окно. Вы можете спланировать целый семестр или год сразу, и никого не побеспокоят, пока не приблизится его очередь.
• Установите 0, чтобы сообщать людям в момент назначения.

Пока им не сообщили, назначение по-прежнему отображается как Ожидает на вкладке «Служение» и в Сетке расписания (или Подтверждено — в команде с автоподтверждением; такой волонтёр узнаёт об этом с напоминанием о служении). См. Уведомления волонтёрам.

Удаление назначения

Чтобы удалить волонтёра с должности:

1. Найдите назначение на вкладке Служение мероприятия.
2. Нажмите кнопку Удалить (✕) рядом с его именем.

Имя волонтёра будет удалено с должности, и слот снова будет отмечен как открытый.

Статус заполнения должности

Каждая должность показывает прогресс заполнения:

• Заполнено — все необходимые слоты имеют подтверждённых или ожидающих волонтёров
• X/Y заполнено — показывает, сколько из необходимых слотов заполнено (например, «2/4 заполнено»)
• Процент заполнения — визуальный индикатор прогресса

Должность считается «полностью укомплектованной», когда количество подтверждённых или ожидающих назначений соответствует или превышает необходимое количество.

Совет: Используйте Копировать из мероприятия для повторяющихся еженедельных богослужений. Это значительно экономит время и обеспечивает согласованность назначений волонтёров из недели в неделю.