Отчёты и отслеживание волонтёров

TimelyChurch ведёт подробные данные об участии волонтёров, которые помогают руководителям церкви понимать паттерны служения, выявлять риски выгорания и обеспечивать справедливую ротацию. В этой статье описаны статистика, отслеживание и функции отчётности, доступные для управления волонтёрами.

Статистика списка волонтёров

Откройте раздел Отчёты на боковой панели, нажмите Все отчёты, затем выберите Волонтёры, чтобы открыть отчёт по волонтёрам. Используйте селектор диапазона дат вверху страницы, чтобы задать период для анализа. Отчёт показывает три сводные карточки:

Эти цифры дают вам быстрый снимок вашей базы волонтёров за выбранный диапазон дат.

Профили отдельных волонтёров

Информация о служении человека хранится на его вкладке Служение. Откройте Участники, нажмите на человека, чтобы открыть его профиль, затем выберите вкладку Служение. Вверху вы увидите четыре сводные плитки:

• Команды — в скольких командах служения состоит этот человек
• Предстоящие — сколько у него предстоящих назначений на мероприятия
• Ожидающие — сколько из этих предстоящих назначений всё ещё ждут ответа
• Прошлые — на скольких прошлых мероприятиях он был назначен (история служения)

Под плитками вкладка Служение перечисляет Предстоящие назначения и Историю служения (для каждого — мероприятие, должность, дата и статус ответа/регистрации). Если у человека есть более старые Роли волонтёра в служении или Даты недоступности, эти разделы также отображаются.

Статистика служения участников команды

Для участников команды (система планирования на основе мероприятий) TimelyChurch отслеживает гораздо более детальные данные:

Статистика по каждому участнику

Текст «Последнее служение» отображается в удобочитаемом формате:

• «Сегодня» / «Вчера» / «3 дня назад» / «2 недели назад» / или фактическая дата, если прошло более 30 дней
• «Никогда не служил», если участник никогда не был назначен на мероприятие

Статистика принятия

TimelyChurch отслеживает, насколько надёжно каждый участник команды отвечает на назначения:

Эта статистика обновляется в реальном времени, когда волонтёры принимают или отклоняют назначения.

Прогрессия навыков

Система использует статистику принятия для предложения повышения уровня навыков:

Когда участник команды соответствует критериям, на вкладке Участники команды показывается, сколько участников «готовы к повышению уровня навыков» («Судя по истории принятия назначений, эти участники могут быть готовы к более высокому уровню навыков»), а в строке участника появляется предложение Обновить до. Руководители команд могут:

• Одобрить повышение — уровень навыков участника повышается
• Скрыть предложение — предложение скрывается (оно появится снова, если критерии будут выполнены после дальнейшего прогресса)

Предложение включает обоснование (например, «15 принятых назначений, 82,3% процент принятия»), чтобы руководители могли принять обоснованное решение.

Обнаружение выгорания

TimelyChurch предоставляет несколько индикаторов, помогающих выявить волонтёров, которые могут быть в зоне риска выгорания:

Флаг частого служащего

Участник команды помечается как «частый служащий», когда он служил 3 или более раз в текущем месяце. Этот флаг появляется в интерфейсе умных предложений, чтобы предупредить администраторов перед повторным назначением.

Оценка приоритета планирования (ранжирование умных предложений)

Это простая оценка приоритета, используемая для ранжирования кандидатов внутри группы Рекомендуемые (чередовать), когда администраторы назначают волонтёров вручную с вкладки Служение мероприятия (окно Найти волонтёров). Она использует только три фактора:

• +100 баллов — никогда не служил (наивысший приоритет для новых волонтёров)
• +1 балл за день с последнего служения (максимум +50)
• -10 баллов за раз служения в этом месяце

Оценка ограничена минимумом 0. Высокая оценка означает, что участнику давно не давали ротацию; 0 означает, что он часто служил и ему нужен перерыв.

Две системы оценки, две цели. Оценка выше ранжирует список «Рекомендуемые» при ручном назначении. Она НЕ включает предпочтения по дням/времени, лимиты частоты или правила минимального интервала. Алгоритм Справедливой ротации автопланировщика (см. «Понимание алгоритма оценки» ниже) — более полный; он учитывает предпочтения и лимиты при запуске Автозаполнения.

Флаг «нужна ротация»

Участнику «нужна ротация», если он не служил за последние 14 дней (или никогда не служил). Это используется системой умных предложений, чтобы разделить волонтёров на Рекомендуемые (чередовать) и Недавние (недавно служили).

Отчёты о служении на уровне мероприятия

Статистика вкладки Служение

На вкладке Служение каждого мероприятия вы можете видеть:

• Заполнено должностей — сколько должностей заполнено в целом, со счётчиками подтверждено, ожидающих, отклонено и открытых мест
• Статус заполнения по должности — сколько из необходимых слотов заполнено для каждой должности
• Полосы внимания — сколько должностей ещё нуждаются в волонтёрах и сколько людей ожидают подтверждения
• Предупреждения Слишком много назначений и Конфликт расписания, где они применимы

Вид «Список»

Переключите вкладку «Служение» на Список, чтобы увидеть простой перечень всех назначенных с их именем (Волонтёр), Должностью, Командой и Статусом (Подтверждено, Ожидает или Отклонено), а также итоги внизу.

История служения на мероприятии

Для повторяющихся мероприятий вы можете просматривать похожие прошлые мероприятия и данные о волонтёрах через Больше действий → Копировать из мероприятия (окно Копировать из предыдущего мероприятия). Это фактически служит просмотром истории служения, показывая:

• Даты прошлых мероприятий
• Сколько должностей было определено
• Сколько волонтёров было назначено
• Разбивку по должностям (название должности, назначено, требуется)

Фильтрация и поиск

Диапазон дат отчёта по волонтёрам

Отчёт по волонтёрам (Отчёты → Все отчёты → Волонтёры) фильтруется селектором диапазона дат вверху страницы. Выберите предустановленный диапазон или задайте пользовательские даты начала и окончания — каждая сводная карточка и таблица волонтёров ниже обновятся, показывая только людей с назначениями волонтёров на мероприятия в этом периоде. Вы также можете нажать Экспорт CSV, чтобы скачать список (Имя, Email, Телефон, Назначения, Последнее служение) для координации команды или планирования благодарностей.

Категории умных предложений

При назначении волонтёров через вкладку Служение мероприятия окно Найти волонтёров группирует участников команды на:

1. Рекомендуемые (чередовать) — не служили 14+ дней, доступны, отсортированы по оценке приоритета
2. Недавние (недавно служили) — доступны, но недавно служили, отсортированы по давности
3. Конфликты — уже назначены на другую должность или пересекающееся мероприятие
4. Недоступно — отмечены как недоступные на дату мероприятия

Понимание алгоритма оценки (автопланировщик)

Автопланировщик использует более богатый алгоритм оценки, чем ранжирование умных предложений выше. Это алгоритм, который запускается при нажатии Авто у должности, Автозаполнить всё на мероприятии, Автозаполнение всех мероприятий в серии или Заполнить N свободных в Сетке расписания. Он поддерживает две стратегии (Справедливая ротация и Round Robin).

Вот как стратегия Справедливая ротация оценивает кандидатов:

Для стратегии Round Robin оценка основана исключительно на позиции в порядке ротации. Следующий человек в очереди получает наивысшую оценку.

Обновление статистики служения

Статистика служения обновляется автоматически в определённые моменты:

• При подтверждении назначения — система записывает дату служения, добавляет к общему числу служений участника и к его счётчику за текущий месяц
• Месячный сброс — счётчик «раз служил в этом месяце» автоматически сбрасывается при начале нового месяца
• При создании нового назначения — общее число назначений участника увеличивается
• При принятии назначения — счётчик принятых увеличивается, и система проверяет, нужно ли предложить повышение навыка
• При отклонении назначения — счётчик отклонённых увеличивается

Совет: Просматривайте статистику служения волонтёров ежемесячно, чтобы выявлять волонтёров, которые могут переслуживать или недослуживать. Оценка приоритета планирования упрощает обнаружение дисбаланса — участники с очень высокой оценкой давно не получали возможность служить, а участники с низкой оценкой могут нуждаться в перерыве.

Совет: Обращайте внимание на процент принятия. Снижающийся процент принятия у участника команды может указывать, что его планируют слишком часто или в неудобное время. Рассмотрите корректировку предпочтений частоты служения или разговор о доступности.

Совет: Используйте предложения по прогрессии навыков как способ признать и поощрить ваших волонтёров. Когда система предлагает повышение навыка, уделите момент, чтобы лично отметить верность и рост волонтёра.