Учебник: «Управление командой» для руководителя

Аудитория: Руководитель команды поклонения (или любой команды служения), ответственный за заполнение воскресных должностей Необходимое время: Около 15 минут Вам понадобится: Разрешение руководителя команды хотя бы на одной команде служения — спросите администратора церкви, если не уверены

Чему вы научитесь

К концу этого руководства вы будете знать, как:

• Найти страницу своей команды и понять, что на ней отображается
• Читать значки Вне офиса в составе, чтобы не назначить случайно человека, который в отъезде
• Понимать, как система ротирует команду (справедливая ротация, круговая ротация или только вручную)
• Редактировать шаблон расписания команды — список должностей, которым новые мероприятия могут автозаполняться
• Открыть Сетку расписания, чтобы видеть покрытие команды на ближайшие недели с первого взгляда

Для большинства действий не нужен полный доступ администратора. Разрешения руководителя команды достаточно для управления участниками и шаблонами. Несколько настроек (ротация планирования команды) находятся на вкладке только для администратора — мы укажем их по ходу.

Шаг 1: Найдите страницу своей команды

Время: 1 минута

1. Войдите в панель администратора TimelyChurch.
2. В боковой панели разверните Люди и нажмите Группы.
3. Страница перечисляет все группы вашей церкви. Нажмите вкладку фильтра Команды вверху, чтобы сузить список до команд служения.
4. Нажмите название своей команды — например, Команда поклонения или Команда звука.

Вы попадёте на страницу команды. Хлебные крошки вверху показывают Группы — [ваша команда], а ряд вкладок проходит по основной панели: Сведения о группе, Участники, Шаблоны (и ещё несколько в зависимости от настройки команды).

Совет: Некоторые вкладки доступны только администраторам. Если вы руководитель команды без полного доступа администратора Группы, вы не увидите вкладку Сведения о группе — вы попадёте на Шаблоны (или Участники). Это ожидаемо. Если вы не видите свою команду вообще, возможно, у вас ещё нет разрешений руководителя. Попросите администратора церкви добавить вас как руководителя на вкладке Сведения о группе.

Шаг 2: Просмотрите состав (и значки «Вне офиса»)

Время: 3 минуты

1. Нажмите вкладку Участники.
2. Вы увидите каждого участника с назначенными должностями.
3. Ищите янтарный значок Вне офиса N дн. · след. [дата] рядом с именами — они появляются автоматически, когда участник отметил недоступность в ближайшие 60 дней. Значок показывает количество предстоящих заблокированных дат и ближайшую из них.
4. Наведите курсор на метку должности в строке участника, чтобы увидеть, какие именно должности он закрывает.

Янтарный значок учитывает:

• Разовые недоступные даты, которые участник добавил в портале
• Даты, заблокированные активным повторяющимся шаблоном недоступности
• Даты внутри любого диапазона отпуска, который они добавили

У участника без предстоящих блокировок нет значка — он полностью доступен на ближайшие 60 дней.

Совет: Поощряйте команду заранее указывать доступность. Значки Вне офиса появляются только когда данные внесены в систему — это сильно упрощает вашу работу.

Подробнее о том, как участники управляют этим, см. в статье Повторяющаяся недоступность.

Шаг 3: Поймите ротацию (справедливая, круговая или только вручную)

Время: 3 минуты

Стратегия ротации определяет, кого система предлагает первым — и кого автозаполняет — при заполнении должности.

Обратите внимание: Настройки ротации находятся в карточке Настройки планирования на вкладке Сведения о группе, которая доступна только администраторам. Если вы только руководитель команды, вы не увидите эту вкладку. Попросите администратора церкви установить ротацию для вашей команды или предоставить вам доступ администратора Группы. Ниже — варианты, которые увидит ваш администратор.

1. Откройте вкладку Сведения о группе.
2. Прокрутите до карточки Настройки планирования.
3. Выберите Стратегию ротации:
   • Справедливая ротация (рекомендуется) — TimelyChurch отслеживает, кто служил давнее всего, и предлагает его первым. Со временем все получают равные смены.
   • Круговая ротация (фиксированный порядок) — система циклически проходит команду в заданном порядке.
   • Только вручную (отключить автозаполнение) — отключает автозаполнение, чтобы вы назначали всех вручную. Используйте для очень маленьких команд, где ротация не важна.
4. Установите Мин. дней между служениями (по умолчанию 7), чтобы один человек не назначался слишком часто.
5. Установите Макс. раз в месяц — мягкий лимит, чтобы никто не служил каждую неделю. Оставьте 0 для без ограничений.
6. При необходимости включите Включить автопланирование и связанные флажки (уведомлять при автоназначении, автоподтверждение, автовыбор замены при отказе).
7. Нажмите Сохранить настройки планирования.

Шаг 4: Отредактируйте шаблон расписания команды

Время: 4 минуты

Шаблон расписания — это повторно используемый список должностей, который можно применять при настройке мероприятий, чтобы не перестраивать один и тот же состав каждую неделю. Шаблоны также можно настроить на автоприменение к определённым типам мероприятий.

1. Нажмите вкладку Шаблоны. Заголовок — Шаблоны расписания.
2. Вы должны увидеть существующие шаблоны команды. Тот, что помечен По умолчанию, предлагается первым при создании мероприятий. Если шаблонов нет, нажмите Новый шаблон и создайте один.
3. Нажмите шеврон (⌄) в строке шаблона, чтобы развернуть и увидеть включённые должности.
4. Чтобы изменить название, описание, статус по умолчанию или типы мероприятий для автоприменения, нажмите меню ⋮ в строке и выберите Редактировать шаблон, внесите изменения, затем Сохранить изменения.
5. В развёрнутом виде управляйте должностями:
   • Нажмите Добавить должность, чтобы добавить роль. Выберите должность, установите Необходимо (например, 2 для двух вокалистов), добавьте необязательную заметку и нажмите Добавить должность.
   • Нажмите ✕ рядом со строкой должности, чтобы удалить её.
6. Меню ⋮ также позволяет Дублировать шаблон, Установить по умолчанию или Удалить его.

Существующие мероприятия, к которым шаблон уже применён, не обновятся задним числом — шаблон действует только на мероприятия, которые вы создаёте или обновляете после этого.

Шаг 5: Просмотрите сетку расписания

Время: 4 минуты

Сетка расписания — ваш вид «всё с первого взгляда». Она показывает, кто служит в ближайшие несколько недель, чтобы вы могли заметить пробелы до воскресного утра.

1. В боковой панели разверните Планирование и нажмите Мероприятия.
2. В заголовке страницы Мероприятия нажмите кнопку Ещё (⋮) и выберите Сетка расписания. Откроется центр планирования мероприятий на одноимённой вкладке.
3. Сетка загружается с:
   • Строками: каждый участник команды, сгруппированный по команде
   • Столбцами: предстоящие недели (переключайте окно между 4, 8 или 12 неделями)
   • Ячейками: круг статуса на неделю — ✓ Подтверждено, ? Ожидает, ✕ Отклонено, – Недоступен или слабая точка для доступного, неназначенного слота. Легенда внизу объясняет каждый символ.
4. Используйте стрелки дат и переключатель 4 / 8 / 12 нед. для перемещения и изменения размера окна.
5. Используйте кнопку фильтра Команда, чтобы сузить сетку до одной команды, если вы руководите несколькими.
6. Нажмите Автозаполнить N открытых в правом верхнем углу, чтобы система заполнила доступные слоты из вашей ротации (они уйдут как ожидающие для подтверждения волонтёрами), и Напомнить, чтобы подтолкнуть тех, кто ещё не ответил.
7. Нажмите Экспорт PDF, если хотите распечатать или поделиться снимком с соруководителем.

Совет: Открывайте сетку каждое утро вторника. Заметить слабую неделю во вторник даёт пять дней на исправление. Заметить в субботу в 21:00 — нет.

Более подробное описание см. в статье Сетка расписания и вид состава.

Что делать дальше

• Отправьте Учебник 03: Настройка доступности каждому участнику команды, чтобы значки Вне офиса заполнились.
• Добавьте в закладки Учебник 04: Приглашение на замену через «Требует внимания» на недели, когда кто-то отказывается в последний момент.
• Прочитайте Запросы на обмен между волонтёрами, чтобы знать, как обрабатывать обмены между участниками команды.

У вас всё получится. Ваша команда оценит, насколько организованно всё стало.