Разделённые транзакции
Что такое разделённая транзакция?
Split transaction — это одна транзакция, сумма которой делится между двумя или более категориями. Вместо одной строки «Office Depot, $250, Office Supplies» вы можете разделить тот же чек $250 на «$180 Office Supplies + $70 Ministry Supplies».
Это сохраняет низкое количество транзакций (одна запись на чек, депозит или перевод), при этом давая точную отчётность по категориям.
Когда использовать разделение
Распространённые сценарии:
- Смешанные чеки — один поход в Costco покупает канцтовары, материалы для служения и угощения. Разделяйте по категориям вместо создания трёх отдельных транзакций или угадывания одной «универсальной» категории.
- Комбинированные депозиты — один депозитный слип объединяет десятины, целевые дары и сбор средств. Разделите депозит по категориям дохода (или по Фондам).
- Распределённые расходы — ежемесячный страховой счёт, который следует разделить между расходами на объект и транспорт.
- Возмещения с несколькими позициями — отчёт о расходах сотрудника, охватывающий несколько разных категорий.
Разделение vs. другие варианты
| Используйте это | Когда |
|---|---|
| Split transaction | Одно реальное движение денег, несколько категорий. Общая сумма из одного депозита, чека или перевода. |
| Две отдельные транзакции | Два действительно отдельных движения денег, даже если они произошли в один день. |
| Journal entry (journal entries) | Ручная двойная проводка — другой, ориентированный на бухгалтера инструмент. Используйте для исправления или переклассификации ранее записанной транзакции, а не для разбиения одного депозита по категориям. Split — одно движение денег по многим категориям; journal entry — сбалансированная дебет/кредит проводка. |
Примечание: Journal Entries — функция Advanced mode. Если бухгалтерия установлена в Simple mode, вы их не увидите, и это нормально — splits сами покрывают повседневную потребность «один платёж, несколько категорий».
Создание разделения
Разделения создаются при записи транзакции дохода или расхода.
- На странице Transactions (в Simple mode называется Money In / Out) нажмите кнопку New Transaction в правом верхнем углу.
- Из меню выберите New Expense или New Income. Оба открывают форму Record Transaction. (Разделение недоступно для New Transfer — перевод просто перемещает деньги между двумя счетами.)
- Заполните поля верхнего уровня как обычно: amount, date, account, category, payee/description.
- Включите переключатель Split Transaction. Панель разделения появится ниже.
- Панель начинается с одной строки split. Для каждой строки установите:
- Category — категория дохода или расхода для этой части.
- Amount — сумма в долларах для этой части.
- Memo — необязательно, для короткой заметки о назначении этой части.
- Нажмите + Add Line, чтобы добавить ещё одну строку split. Используйте × рядом со строкой для удаления (нужно оставить хотя бы одну строку).
- Следите за цифрой Remaining под строками. Она показывает, сколько от общей суммы ещё не распределено, и становится зелёной, когда достигает $0.00.
- Нажмите Save.
Правило «суммы разделения должны равняться общей сумме»
Форма непрерывно проверяет, что сумма всех строк split равна сумме транзакции верхнего уровня. Индикатор Remaining показывает нераспределённый остаток — он остаётся красным, пока splits не сложатся точно, затем становится зелёным на Remaining: $0.00.
Если вы попытаетесь сохранить, пока splits не сбалансированы, форма остановит вас с сообщением: «Split amounts must equal the transaction total.» Сервер обеспечивает то же правило, поэтому split никогда не может провестись несбалансированным. Скорректируйте суммы, чтобы они сложились в общую сумму, перед сохранением.
Редактирование или удаление разделения
Откройте транзакцию со страницы Transactions и нажмите на её строку, чтобы увидеть детальный вид в стиле чека, который перечисляет строки split под транзакцией. Вы можете редактировать поля верхнего уровня (date, amount, account, payee, description, notes и т. д.) с кнопки Edit на любой транзакции.
Редактирование разбивки split
Теперь вы можете изменить саму разбивку split — другие категории или другие суммы по строкам — прямо из формы Edit, без удаления и повторного создания транзакции (раньше это был единственный вариант). Когда вы открываете разделённую транзакцию для редактирования, панель Split Transaction открывается уже включённой и предзаполненной текущими строками split транзакции. Скорректируйте категории или суммы, добавьте или удалите строки и следите за цифрой Remaining — splits по-прежнему должны складываться в общую сумму транзакции (Remaining: $0.00), прежде чем вы сможете сохранить.
Чтобы превратить split обратно в обычную транзакцию с одной категорией, откройте её для редактирования, выключите переключатель Split Transaction и выберите одну категорию.
Примечание: Разбивка split сверенной (reconciled) транзакции заблокирована для защиты завершённой сверки — сначала снимите сверку, если нужно разделить её заново.
Отчётность по разделениям
Income Statement (в Simple mode отображается как Money In vs Money Out) и Отчёты по категориям обрабатывают каждую строку split так, как если бы это была отдельная транзакция для суммирования по категориям. Строки Total Income и Total Expense остаются точными, поскольку splits всегда суммируются в валовую сумму транзакции.
Tracking classes (см. Tracking Classes) прикрепляются на уровне транзакции, а не строки split, поэтому все строки в одном split разделяют один tracking class. Если нужен разный класс по строкам, нужны отдельные транзакции вместо splits.
Лучшие практики
Используйте splits свободно для чеков, сдержанно для всего остального. Чеки, охватывающие несколько категорий, — классический случай для splits. В остальных случаях две чистые транзакции обычно проще читать и сверять.
Документируйте разделение в описании. Используйте описание верхнего уровня для сводки («Costco run, supplies + ministry»), а memo по строкам — для деталей по категориям.
Сверяйте splits как одну транзакцию. При сверке с банковской выпиской (Reconciliation находится в меню Setup ▾ в Advanced mode или More ▾ в Simple mode) split — одна строка в банковской выписке и одна cleared строка в TimelyChurch — строки split находятся под ней, а не на уровне сверки.