Year-End Close
Обзор
Close Fiscal Year завершает книги календарного года, блокируя каждую транзакцию с датой в этом году. После закрытия года:
- Никакую транзакцию с датой в этом году нельзя записать, изменить или удалить — включая проводки, возвраты и строки банковского импорта.
- Год остаётся закрытым навсегда. Закрытие года нельзя отменить — заново открыть его невозможно.
- Все более ранние годы тоже считаются закрытыми.
Закрытие не проводит закрывающую запись и не обнуляет никакие счета. Ваши отчёты уже сами учитывают границу года: Balance Sheet всегда показывает результаты прошлых лет как Нераспределённая прибыль (прошлые годы), а текущего года — как Неограниченный чистый доход (с начала года), закрывали вы год или нет (см. Financial Reports).
Закрытие книг не обязательно для продолжения работы — TimelyChurch отслеживает транзакции между годами в любом случае — но это лучшая практика для любой церкви с финансовым комитетом, ежегодным аудитом или утверждёнными советом финансовыми отчётами, потому что утверждённые цифры прошлого года перестают меняться.
Только календарные годы: Закрытие года всегда работает с периодом с 1 января по 31 декабря.
Когда закрывать год
Большинство церквей закрывают книги после завершения последней сверки года и внесения всех финальных корректировок. Обычно это происходит в конце января или феврале, после сверки декабрьской банковской выписки.
Поскольку закрытый год нельзя открыть заново, не закрывайте его, пока не внесены все поздние проводки, корректировки аудита и исправления за этот год.
Где найти
Перейдите в Finances > Accounting, откройте меню Настройка ▾ в панели вкладок бухгалтерии (Ещё ▾ в Простой кассовой книге) и выберите Закрыть финансовый год. Страница называется Закрытие года («Проверьте и закройте финансовый год, чтобы заблокировать транзакции.»).
Используйте выпадающий список года вверху, чтобы выбрать год. В нём только прошлые годы — от года первой транзакции до прошлого года — и по умолчанию открывается прошлый год. Если год уже закрыт, страница сообщает об этом («Финансовый год ГГГГ уже закрыт. Все операции за этот год заблокированы.»).
Контрольный список закрытия
Контрольный список закрытия для ГГГГ показывает три проверки. «Все пункты должны быть выполнены, прежде чем год можно будет закрыть.» Каждый непройденный пункт ведёт по ссылке на страницу, где его можно исправить.
- Все банковские счета сверены — каждая транзакция с датой в этом году на каждом активном счёте актива (расчётный, сберегательный, наличные и любой другой счёт актива) должна быть сверена. Если нет, страница перечисляет каждый счёт с числом несверенных транзакций и ссылкой Перейти к банковской сверке.
- Нет открытых пакетов депозитов — ни один пакет депозитов с датой в этом году не должен оставаться Open. Пакеты Closed и Deposited эту проверку проходят — но отметьте внесёнными все пакеты Closed до закрытия года: после закрытия года пакет, пожертвования которого датированы этим годом, уже нельзя отметить внесённым. Ссылка: Перейти к пакетам депозитов.
- Нет неоплаченных счетов — ни один счёт, датированный этим годом (по дате счёта), не должен быть Unpaid или Partially Paid. Оплатите счёт или удалите его, если он введён по ошибке. Ссылка: Перейти к счетам.
Ожидающие строки в очереди проверки банковского импорта не блокируют закрытие — но после закрытия года строку с датой в этом году уже нельзя принять.
Под контрольным списком Финансовая сводка ГГГГ показывает Всего доходов, Всего расходов и Чистый доход за год.
Закрытие года
Когда все проверки пройдены:
- Нажмите Закрыть финансовый год ГГГГ.
- Прочтите подтверждение: «Это заблокирует все транзакции ГГГГ» — ни одну транзакцию этого года нельзя будет изменить или удалить, и «Это действие нельзя отменить».
- Подтвердите кнопкой Закрыть финансовый год ГГГГ.
Вы увидите сообщение «Финансовый год ГГГГ успешно закрыт. Все транзакции ГГГГ года теперь заблокированы.»
Для закрытия нужно разрешение Закрыть в строке «Бухгалтерия» вашей роли (входит в Полный доступ).
Workflow казначея
Типичный процесс конца года для казначея церкви в TimelyChurch:
- 31 декабря — прекратите вводить новые транзакции за закрываемый год. Продолжайте нормально для нового года.
- Начало января — дождитесь декабрьской банковской выписки; сверьте декабрь.
- Середина января — запишите финальные корректирующие проводки, относящиеся к закрываемому году, оплатите или приведите в порядок счета года и завершите любой открытый пакет депозитов.
- Конец января — запустите предварительные Отчёты (Balance Sheet, Income Statement, Treasurer's Report) за закрываемый год. Поделитесь с финансовым комитетом.
- После обзора комитетом (и любого аудита) — внесите финальные исправления, затем закройте год.
- После закрытия — сгенерируйте финальные Отчёты за закрытый год. Распространите совету, сохраните в годовых записях и (если применимо) передайте аудитору.
Лучшие практики
Не закрывайте, пока аудит не финализирован. Если ваша церковь проходит аудит, завершите корректирующие проводки аудита перед закрытием. Закрытый год нельзя открыть заново.
Распечатайте или сохраните в PDF финальные Отчёты сразу после закрытия. Balance Sheet, Income Statement и Treasurer's Report за закрытый год — официальные годовые финансы церкви. Сохраняйте их в записях, а не только в системе.
Согласуйте с зарплатой и формами 1099. Годовые подачи (W-2, 1099) имеют свои сроки. Убедитесь, что данные поставщиков 1099 точны перед закрытием — платежи в закрытом году больше нельзя исправить.