Запросы на замену
Когда волонтёр не может служить, вам быстро нужна замена. В этой статье описано, что происходит, когда волонтёр отказывается от места служения, какие инструменты используют руководители, чтобы найти кого-то другого, и чем это отличается от запросов на замену, которые используются для учителей классов.
Когда волонтёр отказывается
Волонтёр может отказаться из сообщения в Telegram (В этот раз нет), по кнопке Отклонить в письме или в разделе Моё расписание на портале участника. Когда это происходит:
- Назначение меняется на Отклонено (с причиной, если он её указал).
- Руководителей команды уведомляют — в уведомлениях в приложении, в Telegram, если у них включены уведомления Telegram, или иначе по email. (Если у команды нет руководителя, уведомляют администраторов вашей церкви.)
- Если у команды включено Автоматически выбирать замену, когда кто-то отказывается (и команда не установлена в «Только вручную»), следующий по ротации человек приглашается автоматически. После нескольких попыток (по умолчанию 3) это прекращается, и место остаётся для руководителя.
- Иначе место просто снова открыто, и руководитель находит кого-то с помощью инструментов ниже.
Оповещение руководителя об отказе в Telegram
В Telegram оповещение об отказе содержит три кнопки:
- 🔁 Найти замену — фиксирует, что месту нужна замена.
- ↩️ Пригласить повторно — снова спрашивает того же человека. Если он теперь занят чем-то пересекающимся, бот называет это и предлагает Всё равно пригласить снова.
- 📅 Просмотреть мероприятие — отвечает ссылкой на мероприятие.
В версии для email есть кнопка Открыть расписание служения, которая ведёт на эту команду в Сетке расписания.
Поиск замены
Используйте тот инструмент, который подходит к ситуации:
| Инструмент | Где | Лучше всего, когда |
|---|---|---|
| Назначить | Мероприятие → вкладка Служение → должность → Назначить | Вы знаете, кого хотите. Окно Найти волонтёров показывает, кто доступен, кто недавно служил и у кого конфликт. |
| Авто | Мероприятие → вкладка Служение → должность → Авто | Вы хотите, чтобы лучшего доступного человека выбрали за вас. |
| Отправить запрос на замену | Мероприятие → вкладка Служение → меню Редактировать позицию должности | Вы хотите спросить сразу нескольких людей и позволить первому ответившему занять место. См. Запросы на замену: предложите свободные места — кто первый откликнулся, тот и служит. |
| Пригласить к служению / Пригласить повторно | Сетка расписания → нажмите на ячейку человека | Вы работаете сразу с несколькими неделями. См. Сетка расписания, состав команды и копирование недели вперёд. |
| Открыто для регистраций | Мероприятие → вкладка Служение → меню Редактировать позицию должности | Любой человек из команды может взять место сам через Взять смену на портале. См. Самостоятельная запись волонтёров. |
/openslots |
Telegram-бот вашей церкви | Вы вдали от компьютера. Он перечисляет все незаполненные должности на ближайшие 2 недели с кнопкой Заполнить. |
Совет: Для срочных пробелов (до мероприятия всего несколько дней) запрос на заполнение 2–3 конкретным людям обычно срабатывает быстрее, чем ожидание, пока кто-то вызовется сам.
Совет: Поощряйте членов команды отмечать Могу подключиться в последний момент при необходимости в Настройки планирования на портале. Это подсказывает руководителям, кто готов выручить в короткий срок.
Обмены: когда волонтёр сам находит замену
Вместо отказа волонтёр может Предложить обмен в разделе Моё расписание — предложив своё место товарищу по команде или всей своей команде. Когда кто-то соглашается, расписание обновляется само. См. Запросы на обмен.
Автоматические напоминания и истечение срока
Каждая команда может решить, что происходит, когда кто-то просто не отвечает, — в разделе Настройки планирования на вкладке Сведения команды:
- Напоминать неответившим (за сколько дней до мероприятия) — например «4, 2».
- Идти дальше, если человек не отвечает со Срок ответа (дней после приглашения) — безответное приглашение истекает, и следующий по ротации человек приглашается автоматически.
См. Каскадное автозаполнение, приглашения на замену и значки «Вне офиса».
Запросы на замену для учителей классов
У классов (воскресная школа и другие учебные расписания) есть собственный процесс запросов на замену. Учитель, который не может преподавать, нажимает Нужна замена? на классе в разделе Моё расписание, а администраторы видят запрос в Требует внимания → Планирование → Открыть запросы на замену, где могут Пригласить учителей, Отправить напоминание или Отменить запрос. Этот процесс описан в статье Запросы на замену учителя, а со стороны учителя — в Запрос замены учителя.