Запросы на замену
Когда волонтёр отклоняет назначение на служение, критически важно быстро найти замену. Система запросов на замену TimelyChurch автоматизирует этот процесс: создаёт запрос, определяет подходящих заменяющих и уведомляет их.
Как работают запросы на замену
Автоматическое создание
Когда волонтёр отклоняет назначение, система автоматически проверяет, следует ли создать запрос на замену:
- Волонтёр отклоняет назначение (с необязательной причиной).
- Система проверяет, остаётся ли потребность в служении незаполненной (т. е. недостаточно подтверждённых/ожидающих волонтёров для требуемого количества).
- Система проверяет, что мероприятие ещё в будущем.
- Система проверяет, нет ли уже открытого запроса на замену для этой должности.
- Если все условия выполнены, новый запрос на замену создаётся автоматически.
Уровень срочности устанавливается в зависимости от того, насколько скоро мероприятие:
- Срочно — мероприятие в течение 3 дней
- Обычный — мероприятие более чем через 3 дня
Ручное создание
Администраторы также могут создавать запросы на замену вручную, если волонтёр отменяет или становится недоступным вне обычного процесса отклонения.
Сведения о запросе на замену
Каждый запрос на замену включает:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Потребность в служении мероприятия | Должность, которую нужно заполнить |
| Исходный волонтёр | Человек, который был изначально назначен и отклонил или не может служить |
| Запросил | Администратор, создавший запрос (или система, если создан автоматически) |
| Причина | Почему нужна замена (например, «Волонтёр отклонил назначение», «Семейная чрезвычайная ситуация») |
| Срочность | Низкая, Обычная или Срочная |
| Статус | Открыт, Выполнен или Отменён |
| Приглашённые волонтёры | Список людей, приглашённых заполнить вакансию |
| Количество уведомлений | Сколько раз отправлялись напоминания |
| Последнее уведомление | Когда было отправлено последнее уведомление |
Поиск доступных заменяющих
При создании запроса на замену система может определить подходящих заменяющих волонтёров, проверяя:
- Активные участники команды — только участники команды служения, занимающие соответствующую должность
- Доступность — участники, не отмеченные как недоступные (блокировка) на дату мероприятия
- Без конфликтов — участники, не назначенные на это мероприятие или на другое в пересекающееся время
Эта фильтрация гарантирует, что связываются только действительно доступные и квалифицированные волонтёры.
Приглашение волонтёров
Администраторы могут пригласить конкретных волонтёров заполнить открытый запрос на замену:
- Откройте запрос на замену.
- Просмотрите список доступных волонтёров.
- Выберите волонтёров, которых хотите пригласить.
- Нажмите Отправить приглашения.
Система:
- Записывает, какие волонтёры приглашены (хранится в массиве
invited_volunteers) - Отправляет уведомления по электронной почте приглашённым волонтёрам
- Обновляет метку времени и счётчик уведомлений
Содержание уведомления
Приглашённые волонтёры получают письмо с:
- Названием и датой мероприятия
- Должностью, которую нужно заполнить
- Причиной необходимости замены
- Ссылкой на портал участника, где они могут принять
Выполнение запроса на замену
Когда волонтёр соглашается заполнить вакансию:
- Запрос на замену отмечается как Выполнен.
- Записывается ID участника, выполнившего замену.
- Сохраняется метка времени выполнения запроса.
- Автоматически создаётся новое назначение на должность, связывающее нового волонтёра с потребностью в служении.
Отмена запроса на замену
Если замена больше не нужна (например, мероприятие отменено или исходный волонтёр передумал), запрос можно отменить:
- Откройте запрос на замену.
- Нажмите Отменить запрос.
- Статус меняется на «Отменён».
Автоматические напоминания
Система включает область для поиска запросов на замену, которым нужны напоминания:
- Запрос должен оставаться Открытым
- Связанное мероприятие должно быть в будущем (starts_at >= сегодня)
- Либо уведомление ещё не отправлялось, либо последнее уведомление было более 24 часов назад
Это позволяет системе отправлять периодические напоминания приглашённым волонтёрам по незаполненным запросам на замену.
Уровни срочности
| Уровень | Цвет | Когда применяется |
|---|---|---|
| Низкий | Серый | Много времени до мероприятия; не критично |
| Обычный | Янтарный | Стандартная срочность; мероприятие более чем через 3 дня |
| Срочный | Красный | Мероприятие в течение 3 дней; требуется немедленное внимание |
Уровень срочности автоматически устанавливается при автоматическом создании запроса на замену на основе отклонения, но администратор может изменить его вручную.
Интеграция с процессом отклонения
Система запросов на замену тесно интегрирована с процессом отклонения назначения:
- Волонтёр получает письмо с уведомлением о назначении.
- Волонтёр нажимает ссылку Отклонить в письме (или отклоняет через портал).
- Статус назначения меняется на «Отклонено».
- Причина отклонения записывается.
- Если должность больше не полностью заполнена и мероприятие в будущем, запрос на замену создаётся автоматически.
- Система проверяет, существует ли уже открытый запрос на замену для этой потребности. Если да, дубликат не создаётся.
- Администратор уведомляется об отклонении и открытом запросе на замену.
Совет: Для срочных запросов на замену используйте функцию приглашения, чтобы напрямую пригласить 2–3 конкретных волонтёров, вместо ожидания, пока кто-то запишется сам. Это значительно повышает шанс быстро заполнить должность.
Совет: Поощряйте участников команды установить предпочтение «Могу в последний момент» в настройках портала. Это упрощает определение тех, кто готов подставить в короткий срок при срочных запросах на замену.