Справки о пожертвованиях

Справки о пожертвованиях — это годовые сводки взносов каждого донора для налоговой документации. TimelyChurch может генерировать, просматривать, скачивать и отправлять по email отдельные или массовые справки о пожертвованиях в формате PDF.

Примечание по тарифу: Giving Statements — функция тарифа Pro. Если ваша церковь на тарифе Starter или Growth, страница Statements заблокирована запросом на обновление. Обновитесь до Pro, чтобы генерировать справки.

Доступ к справкам о пожертвованиях

Страница Statements находится в финансовых отчётах. Добраться можно двумя способами:

1. В боковой панели администратора перейдите в Финансы > Accounting > Reports, затем откройте карточку Giving Statements.
2. На странице Пожертвования нажмите меню More Actions (⋮) в правом верхнем углу и выберите Print statements. Откроется диалог «Generate Statement», где вы выбираете получателей и период; по нажатию Generate вы попадёте на страницу Statements с применёнными параметрами.

На странице Statements отображаются все доноры с пожертвованиями за выбранный год. Хлебные крошки вверху: Dashboard / Accounting / Reports / Giving Statements.

Выбор года

Используйте выпадающий список Year вверху страницы, чтобы выбрать год для просмотра справок. TimelyChurch перечисляет каждый год, в котором есть данные о пожертвованиях, с ограничением последних 2 лет.

Политика хранения данных: справки о пожертвованиях ограничены данными за последние 2 года. Если вы выберете или запросите год старше этого срока, TimelyChurch не сгенерирует справку.

Список доноров

На странице Statements отображаются все доноры, у которых есть запись участника в справочнике церкви и которые внесли пожертвования, подходящие для справки, в выбранном году, отсортированные по общей сумме пожертвований (сначала наибольшие). Для каждого донора вы видите:

• Donor — имя донора и, при наличии, его семья.
• Email — для электронной отправки справок.
• Total (Year) — общая сумма пожертвований за выбранный год.
• Actions — Preview, Download PDF или Email.

В списке только доноры, привязанные к записи участника в справочнике. Пожертвования без привязанного человека (например, онлайн-подарки с несопоставленным email) не отображаются, пока вы не привяжете их к участнику.

Вверху страницы три сводные карточки: Total Giving за год, число Donors и Average Gift.

Предпросмотр справки

1. Нажмите иконку Preview (глаз) рядом с именем донора.
2. Откроется веб-предпросмотр справки с:
   • Названием, адресом и телефоном церкви.
   • Именем донора и, при наличии, адресом семьи.
   • Налоговым годом и общей суммой взносов с налоговым вычетом.
   • Квартальной сводкой (Q1–Q4).
   • Деталями взносов по месяцам, каждая строка показывает:
     • Дату пожертвования
     • Фонд
     • Способ оплаты
     • Сумму (чистая сумма с налоговым вычетом)
   • Подитог по каждому месяцу.
   • Блок Summary by Fund — только если пожертвования охватывают более одного фонда.
   • Блок налогового раскрытия IRS.

Из предпросмотра можно также Print, Download PDF или Email Statement кнопками вверху.

Скачивание справки в PDF

1. Нажмите иконку Download PDF рядом с именем донора (также доступна с экрана предпросмотра).
2. Генерируется и скачивается PDF-файл.
3. Имя файла: [church-slug]-giving-statement-YYYY-PersonID.pdf.

PDF содержит ту же информацию, что и предпросмотр, в формате для печати или вложения в email.

Налоговое раскрытие IRS в PDF

Каждая справка PDF заканчивается юридическим блоком с обязательным раскрытием IRS о благотворительных взносах. Формулировка зависит от подарков донора:

• Когда за подарки не получены товары или услуги, блок читается так:

Tax Information: No goods or services were provided in exchange for these contributions. [Church Name] is a tax-exempt organization under section 501(c)(3) of the Internal Revenue Code. This statement is provided for your tax records. Tax ID: [Tax ID, if set on the church profile]. Please retain for your files.

• Когда один или несколько подарков включали товары или услуги (подарок «quid pro quo», например благотворительный ужин), блок вместо этого указывает общую стоимость полученных товаров или услуг, чистую сумму с налоговым вычетом и ссылается на сноски по строкам в справке.

Строка Tax ID появляется только если вы указали федеральный Tax ID (EIN) церкви в настройках церкви. Если ваша церковь не является организацией 501(c)(3), стандартная формулировка может быть неуместна — проконсультируйтесь с бухгалтером или юристом перед рассылкой справок.

Отправка справки по email

1. Нажмите иконку Email рядом с именем донора или откройте Preview донора и нажмите Email Statement.
2. При необходимости настройте:
   • Subject — по умолчанию «Your YYYY Giving Statement from [Church Name].»
   • Message — редактор с текстом благодарности по умолчанию, который можно изменить. (При отправке с экрана предпросмотра тема и сообщение обязательны.)
3. Нажмите Send Email.

Письмо включает:

• Приветствие с именем донора.
• Год справки.
• Сообщение благодарности.
• PDF-справку во вложении (имя файла giving-statement-YYYY.pdf).

Требования:

• У донора должен быть email в записи.
• Если email нет, опция отправки для этого донора отключена.

Массовая генерация справок

Чтобы создать справки для всех доноров сразу:

1. На странице Statements выберите Year.
2. Нажмите Download All.

Скачивается один PDF-файл с одной справкой на страницу для каждого подходящего донора. Имя файла: [church-slug]-giving-statements-YYYY-all.pdf.

Удобно для печати и рассылки справок всем донорам сразу. (Для очень больших списков TimelyChurch ограничивает один массовый скачиваемый файл 500 донорами и предлагает генерировать справки по отдельности.)

Детали данных справки

Что включено

• Все пожертвования, подходящие для справки, привязанные к записи донора за выбранный год, включая помеченные анонимными (анонимность — только флаг для публичного отображения; налоговая запись донора отражает каждый его подарок).
• Распределения по фондам — если пожертвование разделено между несколькими фондами, доля каждого фонда отображается отдельно с чистой вычитаемой суммой.
• Способы оплаты для каждого пожертвования.

Что исключено

• Полностью возвращённые пожертвования — подарок с полным возвратом не попадает в справку. Частичные возвраты включаются по чистой вычитаемой сумме (возврат вычитается автоматически).
• Пожертвования в натуральной форме / товарами — не денежные (in-kind) подарки не включаются в справку о денежных взносах.
• Стоимость товаров/услуг — когда подарок включал товары или услуги в обмен (quid pro quo), учитывается только чистая вычитаемая часть; стоимость товаров/услуг вычитается.
• Непривязанные пожертвования — пожертвования без person_id (например, онлайн-подарки с несопоставленным email) не попадают ни в одну справку. Чтобы включить их, отредактируйте пожертвование и привяжите к участнику.

Группировка по фондам

В деталях справки пожертвования группируются по месяцам. Когда пожертвования охватывают более одного фонда, также появляется блок Summary by Fund с итогом по каждому фонду. Если пожертвование разделено между несколькими фондами, доля каждого фонда распределяется пропорционально и показывается отдельной строкой.

Разбивка по кварталам

Справки включают квартальную сводку:

• Q1 (январь – март)
• Q2 (апрель – июнь)
• Q3 (июль – сентябрь)
• Q4 (октябрь – декабрь)

Это помогает донорам проверить свой график пожертвований в течение года.

Рабочий процесс годовых справок

Рекомендуемый порядок подготовки годовых справок о пожертвованиях:

1. Проверьте данные — перед генерацией справок просмотрите страницу Пожертвования за год и убедитесь, что все пожертвования записаны и правильно привязаны к донорам.
2. Привяжите несопоставленные пожертвования — проверьте онлайн-пожертвования или вручную внесённые подарки без привязки к записи участника. Отредактируйте их и добавьте правильного человека.
3. Проверьте возвраты — убедитесь, что возвраты обработаны в TimelyChurch, чтобы справки отражали правильные чистые вычитаемые суммы.
4. Сгенерируйте и проверьте — просмотрите несколько отдельных справок для проверки точности.
5. Массовая генерация — используйте Download All для массового PDF на печать или отправляйте справки по email по отдельности.
6. Отправьте по email — для доноров с email используйте функцию отправки.
7. Распечатайте и отправьте почтой — для доноров без email распечатайте массовый PDF и отправьте бумажные копии.

Устранение неполадок

«This donor does not have an email address»

В записи участника донора не заполнено поле email. Перейдите в Участники > найдите человека > отредактируйте запись > добавьте email.

Пожертвование отсутствует в справке

Проверьте следующее:

• Привязано ли пожертвование к правильному человеку? (Проверьте поле person_id.)
• Было ли пожертвование полностью возвращено? Полностью возвращённые подарки исключаются.
• Является ли пожертвование in-kind (не денежным)? In-kind подарки не включаются в справки о денежных взносах.
• Попадает ли дата пожертвования в выбранный год?

Итоги справки не совпадают с панелью пожертвований

Панель Пожертвования показывает все пожертвования, включая непривязанные и валовые суммы. Справки включают только подходящие для справки пожертвования, привязанные к записи участника, по чистой вычитаемой сумме (возвраты и стоимость товаров/услуг вычитаются). Разница возникает из непривязанных пожертвований, полностью возвращённых подарков, in-kind подарков и корректировок товаров/услуг.