Отчёты по расписанию
Отчёты по расписанию помогают поддерживать здоровое покрытие учителями по каждому классу в календаре. Модуль предоставляет три вида: Overview того, как прошёл период, Отчёт Coverage Gaps, показывающий, чего ещё не хватает в календаре впереди, и Отчёт Teacher Activity, ранжирующий, кто служит больше всего (и кто замолчал).
Все три Отчёта находятся в разделе Расписания на панели Отчётов.
Где найти
- Перейдите в Отчёты в боковой панели администратора.
- В разделе Расписания секции Все отчёты нажмите:
- Overview
- Gaps
- Teachers
Плитка быстрого отчёта Внимание (Пробелы) на панели также открывает Coverage Gaps, а плитка Служение (На этой неделе) открывает Overview на эту неделю. Всем трём Отчётам нужно только право «Отчёты»; для Экспорт CSV нужно также действие Экспорт в строке «Отчёты».
Для справки о том, как работает планирование (создание серий, назначение учителей, отслеживание недоступности, запросы на замену), см. раздел планирования базы знаний.
Schedule Overview
Отчёт Overview показывает, как держалось покрытие учителей и уроков за выбранный период — обычно «This Month» или «Last 90 Days».
Что показывает
- Быстрые ссылки на Пробелы (с числом предстоящих пробелов) и Учителя.
- Итого — расписания за период.
- Учителя — покрытие учителями: из запланированных дат, какая доля имела назначенного учителя. 100% — идеал; ниже 90% означает, что слишком много пробелов проскочило.
- Уроки — покрытие уроками: из запланированных дат, какая доля имела назначенный урок.
- Нужна замена — записи, помеченные как требующие замены, которые ещё не перекрыты.
- Лучшие учителя — «Чаще всего назначено в» выбранном диапазоне: ранжированный список учителей, служивших чаще всего.
- Наиболее преподаваемые уроки — «Избранное за всё время»: уроки, использованные чаще всего за всё время (этот список не следует диапазону дат).
Как читать
- Teacher coverage 100% за последние 90 дней: здорово. Переходите к Gaps, чтобы увидеть, выглядят ли следующие 90 дней так же хорошо.
- Teacher coverage в диапазоне 70-90%: у вас хронические пробелы. Откройте Coverage Gaps, чтобы увидеть, кластеризуются ли они в одном классе или одном уик-энде.
- Список «Лучшие учителя» доминируют 2-3 имени: проверьте в Teacher Activity список Доступны для планирования. Если несколько человек несут церковь, набор нужен раньше выгорания.
- Список most-taught lessons показывает те же 3 урока: возможно, вы переиспользуете учебную программу больше, чем планировали. Стоит обзор учебной программы.
Диапазон дат
Учитывает стандартные предустановки диапазона Отчётов: Today, This Week, Last 7 Days, This Month, Last 30 Days, Last 90 Days, This Year, Last Year и Пользовательский диапазон…
Экспорт
Нажмите Export CSV, чтобы скачать данные расписания за период со столбцами: Date, Class, Teacher, Lesson, Status. Экспорт отражает активный диапазон дат.
Coverage Gaps
Это самый операционно полезный Отчёт по расписанию. Пробелы в покрытии («Расписания, требующие внимания») показывает предстоящие записи расписания, которым чего-то не хватает — учителя, урока или замены.
Что показывает
Для каждой активной записи расписания между сегодня и горизонтом look-ahead (см. ниже) Отчёт помечает любое из трёх условий, с карточкой-счётчиком для каждого (Учитель не назначен, Урок не назначен, Требуется замена):
- No teacher назначен
- No lesson назначен
- Требуется замена (кто-то отказался, слот не перезаполнен)
Записи, помеченные как holidays, исключаются — им не нужен штат.
Список Предстоящие пробелы («Следующие N недель») показывает для каждой записи:
- Дата
- Класс
- Проблема — одно или более из «No teacher», «No lesson», «Needs sub»
- Статус
- Исправить — открывает расписание, чтобы сразу закрыть пробел
Если ничего не отсутствует, страница сообщает Всё покрыто!
Как читать
- Gaps в ближайшие 1-2 недели: триаж немедленно. Это слоты, наиболее вероятно приводящие к воскресному утреннему scramble.
- Gaps за 3 и более недель: планируйте и набирайте. Ещё есть время назначить без срочности.
- Паттерн: один и тот же класс появляется неделю за неделей: этому классу нужен основной учитель. Перестаньте полагаться на substitutes; наберите постоянного.
- Паттерн: одна дата отсутствует по нескольким классам: вероятно праздник или специальная служба — отметьте как holiday в расписании, чтобы перестало появляться в gaps.
Окно look-ahead
Используйте Планирование вперёд: вверху страницы, чтобы выбрать 2 недели, 4 недели, 6 недель, 8 недель или 12 недель. По умолчанию — 4 недели.
Экспорт
Нажмите Экспорт CSV, чтобы скачать gaps со столбцами: Date, Class, Issue, Teacher, Lesson (назначенные сейчас учитель и урок, если есть).
Teacher Activity
Этот Отчёт показывает, кто служит и кого забыли.
Что показывает
- Два счётчика: Активные преподаватели и Не преподавали в периоде.
- Активные преподаватели — «Назначено на период» выбранный диапазон: ранжированный список каждого, кто был запланирован хотя бы раз, с количеством раз.
- Доступны для планирования — «Не запланировано в период»: члены команды, которые не были запланированы вообще за период, у каждого ссылка Расписание, которая открывает расписание, чтобы сразу назначить человека.
Как читать
- Топ-5 имён делают 80% служения: классическое 80/20. Пора набирать — эти люди в зоне риска выгорания.
- Список «Доступны для планирования» из 10+ человек: кто-то проскользнул. Свяжитесь, чтобы спросить, интересуются ли они ещё служением; они могли переехать, сменить сезон жизни или просто быть упущенными.
- Ранее высоко служившее имя теперь в списке «Доступны для планирования»: стоит личная проверка. Иногда жизнь изменилась (новый ребёнок, новая работа); иногда они чувствовали недооценённость и тихо ушли.
Совет: Используйте Teacher Activity, чтобы обеспечить справедливое распределение обязанностей преподавания. Если один учитель несёт непропорциональную нагрузку, рассмотрите набор дополнительных волонтёров для этого класса.
Диапазон дат
Стандартные предустановки, как в Overview.
Экспорт
Нажмите Экспорт CSV, чтобы скачать список активных учителей со столбцами: Name, Email, Times Scheduled. (Список «Доступны для планирования» только на экране.)
Распространённые workflow
- Еженедельно: открывайте Coverage Gaps (look-ahead 2 недели) в начале недели для триажа воскресенья, прежде чем оно наступит.
- Ежемесячно: открывайте Schedule Overview в конце каждого месяца для мониторинга процентов покрытия со временем.
- Ежеквартально: открывайте Teacher Activity (Last 90 Days) для выявления риска выгорания и неактивных волонтёров, с которыми стоит связаться снова.
Права доступа
Всем трём Отчётам нужно только право «Отчёты»; для Экспорт CSV нужно также действие Экспорт в строке «Отчёты».