План счетов

Что такое план счетов?

План счетов — это организованный список всех финансовых счетов, которые ваша церковь использует для учёта денег. Представьте его как систему хранения для ваших финансов — каждый доллар, который приходит или уходит, записывается в один из этих счетов.

TimelyChurch следует стандартным конвенциям некоммерческого учёта, группируя счета в пять типов. Каждый тип счёта имеет стандартный диапазон номеров для упорядоченности.

Где найти: Откройте Финансы, затем нажмите вкладку Accounting. В панели вкладок бухгалтерии откройте выпадающее меню Setup ▾ и выберите Chart of Accounts. План счетов — функция Advanced (Full Accounting) — он скрыт, когда бухгалтерия установлена в Simple (Checkbook) mode. Чтобы переключить режим, перейдите в Accounting > Setup ▾ > Settings (или меню More ▾ в Simple mode) и выберите Full Accounting в разделе Accounting Mode.

Типы счетов

Assets (1000-1999) — что принадлежит вашей церкви

Счета активов отслеживают ценности: банковские счета, наличные, недвижимость и оборудование.

Распространённые примеры:

• 1000 — Checking Account
• 1010 — Savings Account
• 1020 — Petty Cash
• 1500 — Building & Property
• 1600 — Equipment & Furniture

Liabilities (2000-2999) — что ваша церковь должна

Счета обязательств отслеживают долги и обязательства: неоплаченные счета, кредиты, остатки по кредитным картам и задолженности по налогам на зарплату.

Распространённые примеры:

• 2000 — Accounts Payable
• 2100 — Payroll Liabilities
• 2200 — Credit Card
• 2500 — Mortgage/Loan Payable

Equity (3000-3999) — чистые активы

Счета капитала представляют чистую стоимость церкви — разницу между тем, что вы имеете, и тем, что должны. Для некоммерческих организаций их часто называют «net assets».

Распространённые примеры:

• 3000 — Unrestricted Net Assets
• 3100 — Temporarily Restricted

Income (4000-4999) — поступающие деньги

Счета доходов отслеживают все источники выручки.

Распространённые примеры:

• 4000 — Tithes & Offerings
• 4100 — Designated Gifts
• 4200 — Fundraising Income
• 4300 — Interest & Investment Income
• 4400 — Facility Rental Income
• 4900 — Other Income

Важно: Счёт 4000 (Tithes & Offerings) — счёт по умолчанию, используемый при автоматическом проведении пожертвований из модуля Пожертвования. Система сначала ищет счёт с номером 4000; если вы переименуете или перенумеруете его (или он больше не существует), система переходит к первому найденному активному счёту доходов. По этой причине мы рекомендуем сохранять счёт доходов с номером 4000 в вашем плане счетов.

Платные формы регистрации и продажи товаров могут направлять доход на другой счёт доходов (например, доход от регистрации на мероприятие на счёт 4200 Fundraising вместо 4000). Маршрутизация выбирается на самой форме при её создании — она не меняет значение по умолчанию для обычных пожертвований.

Expenses (5000-5999) — уходящие деньги

Счета расходов отслеживают все траты.

Распространённые примеры:

• 5000 — Payroll & Benefits
• 5100 — Building & Maintenance
• 5200 — Utilities
• 5300 — Office & Administrative
• 5400 — Ministry Supplies
• 5500 — Missions & Outreach
• 5600 — Benevolence
• 5700 — Insurance
• 5800 — Professional Services
• 5900 — Other Expenses

Загрузка шаблона по умолчанию

Если вы начинаете с нуля, TimelyChurch предоставляет встроенный шаблон плана счетов на основе стандартных практик некоммерческого учёта.

1. Откройте страницу Chart of Accounts (Finances > Accounting tab > Setup ▾ > Chart of Accounts).
2. Нажмите кнопку Load Template.
3. Система создаст все перечисленные выше счета со стандартными номерами и описаниями.
4. Настройте счета под конкретные потребности вашей церкви.

Примечание: Шаблон можно загрузить только когда счетов ещё нет. Если вы уже создали счета вручную, кнопка не появится.

Создание нового счёта

1. Откройте страницу Chart of Accounts (Finances > Accounting tab > Setup ▾ > Chart of Accounts).
2. Нажмите New Account.
3. Заполните поля:
   • Name — понятное описательное название (например, «Main Checking Account»).
   • Account Number — необязательно, но рекомендуется. Используйте стандартную нумерацию (1000-е для активов, 2000-е для обязательств и т. д.).
   • Account Type — выберите Asset, Liability, Income, Expense или Equity.
   • Fund — при необходимости привяжите счёт к конкретному Фонду пожертвований. Выпадающий список Fund наиболее полезен для счетов Asset, Income и Expense, где важна отчётность по Фондам; он также доступен для Liability и Equity, но используется реже.
   • Parent Account — при необходимости вложите счёт под другой счёт того же типа (для субсчетов).
   • Opening Date — дата начала остатка по счёту.
   • Opening Balance — начальный остаток по счёту.
   • Description — необязательные заметки о назначении счёта.
4. Нажмите Save.

Субсчета

Вы можете создать иерархию счетов, назначив родительский счёт. Например:

• 1000 — Checking Account (родитель)
  • 1001 — Operating Checking (субсчёт)
  • 1002 — Payroll Checking (субсчёт)

Чтобы создать субсчёт, выберите родительский счёт в выпадающем списке Parent Account при создании или редактировании счёта.

Отслеживание номеров чеков

Отслеживание номеров чеков доступно только для счетов типа asset (обычно ваши расчётные счета). Вы не увидите эту опцию для счетов liability, equity, income или expense.

1. Отредактируйте банковский счёт (тип Asset).
2. Включите Track Check Numbers.
3. Введите Starting Check Number (например, 1001).

После включения система будет автоматически предлагать следующий номер чека при записи транзакции расхода с этого счёта. Номер увеличивается автоматически после каждого использования.

Привязка счетов к фондам

Вы можете привязать счёт к конкретному Фонду пожертвований. Это полезно для отслеживания остатков по Фондам в плане счетов. Выберите Фонд в выпадающем списке Fund при создании или редактировании счёта.

Редактирование счёта

1. Нажмите значок редактирования рядом с любым счётом.
2. Обновите поля по необходимости.
3. Нажмите Save.

Примечание: Изменение типа счёта повлияет на расчёт остатков. Активы и расходы увеличиваются дебетом; обязательства, доходы и капитал — кредитом.

Архивирование счёта

Если вы больше не используете счёт, но у него есть история транзакций, архивируйте его вместо удаления.

1. Нажмите опцию архивирования на счёте.
2. Счёт будет скрыт из выпадающих списков и активного списка.
3. Вся история транзакций сохраняется.

Чтобы просмотреть архивные счета, включите опцию Show Archived на странице Chart of Accounts. Вы можете восстановить архивный счёт в любое время.

Удаление счёта

Удалить можно только счёт без транзакций. Если у счёта есть транзакции, вы должны архивировать его или сначала объединить с другим счётом.

Объединение счетов

Если у вас есть дублирующиеся счета или вы хотите консолидировать, вы можете объединить один счёт с другим.

1. Нажмите опцию объединения на исходном счёте (который хотите удалить).
2. Выберите целевой счёт (который сохранит транзакции).
3. Подтвердите объединение.

Все транзакции с исходного счёта будут перенесены на целевой счёт, остаток целевого счёта будет пересчитан, а исходный счёт удалён. Оба счёта должны быть одного типа (нельзя объединить asset с expense, например).

Как рассчитываются остатки

TimelyChurch автоматически рассчитывает остатки по счетам по следующей формуле:

Для счетов Asset и Expense: Balance = Opening Balance + Income + Transfers In - Expenses - Transfers Out

Для счетов Liability, Income и Equity: Balance = Opening Balance - Income - Transfers In + Expenses + Transfers Out

Остатки пересчитываются автоматически при создании, обновлении или удалении транзакции. Вам никогда не нужно вручную корректировать остаток.