План счетов
Что такое план счетов?
План счетов — это организованный список всех финансовых счетов, которые ваша церковь использует для учёта денег. Представьте его как систему хранения для ваших финансов — каждый доллар, который приходит или уходит, записывается в один из этих счетов.
TimelyChurch следует стандартным конвенциям некоммерческого учёта, группируя счета в пять типов. Каждый тип счёта имеет стандартный диапазон номеров для упорядоченности.
Где найти: Откройте Финансы > Бухгалтерия. В панели вкладок бухгалтерии откройте выпадающее меню Настройка ▾ и выберите План счетов. План счетов — экран полной бухгалтерии: он скрыт, пока ваш вид установлен на «Простая кассовая книга». Чтобы переключить свой вид, нажмите кнопку Режим бухгалтерии в шапке панели управления финансами (на ней написано Простой режим) и выберите Полная бухгалтерия. См. Simple vs. Advanced Accounting Mode.
Типы счетов
Assets (1000-1999) — что принадлежит вашей церкви
Счета активов отслеживают ценности: банковские счета, наличные, недвижимость и оборудование.
Распространённые примеры:
- 1000 — Checking Account
- 1010 — Savings Account
- 1020 — Petty Cash
- 1500 — Building & Property
- 1600 — Equipment & Furniture
Liabilities (2000-2999) — что ваша церковь должна
Счета обязательств отслеживают долги и обязательства: неоплаченные счета, кредиты, остатки по кредитным картам и задолженности по налогам на зарплату.
Распространённые примеры:
- 2000 — Accounts Payable
- 2100 — Payroll Liabilities
- 2200 — Credit Card
- 2500 — Mortgage/Loan Payable
Equity (3000-3999) — чистые активы
Счета капитала представляют чистую стоимость церкви — разницу между тем, что вы имеете, и тем, что должны. Для некоммерческих организаций их часто называют «net assets».
Распространённые примеры:
- 3000 — Unrestricted Net Assets
- 3100 — Temporarily Restricted
Income (4000-4999) — поступающие деньги
Счета доходов отслеживают все источники выручки.
Распространённые примеры:
- 4000 — Tithes & Offerings
- 4100 — Designated Gifts
- 4200 — Fundraising Income
- 4300 — Interest & Investment Income
- 4400 — Facility Rental Income
- 4900 — Other Income
Важно: Счёт 4000 (Tithes & Offerings) — счёт по умолчанию, используемый при автоматическом проведении пожертвований из модуля Пожертвования. Система сначала ищет счёт с номером 4000; если вы переименуете или перенумеруете его (или он больше не существует), система переходит к первому найденному активному счёту доходов. По этой причине мы рекомендуем сохранять счёт доходов с номером 4000 в вашем плане счетов.
Платные формы регистрации и продажи товаров могут направлять доход на другой счёт доходов (например, доход от регистрации на мероприятие на счёт 4200 Fundraising вместо 4000). Маршрутизация выбирается на самой форме при её создании — она не меняет значение по умолчанию для обычных пожертвований.
Expenses (5000-5999) — уходящие деньги
Счета расходов отслеживают все траты.
Распространённые примеры:
- 5000 — Payroll & Benefits
- 5100 — Building & Maintenance
- 5200 — Utilities
- 5300 — Office & Administrative
- 5400 — Ministry Supplies
- 5500 — Missions & Outreach
- 5600 — Benevolence
- 5700 — Insurance
- 5800 — Professional Services
- 5900 — Other Expenses
Загрузка шаблона по умолчанию
Если вы начинаете с нуля, TimelyChurch предоставляет встроенный шаблон плана счетов на основе стандартных практик некоммерческого учёта.
- Откройте страницу План счетов (Финансы > Бухгалтерия > Настройка ▾ > План счетов).
- Нажмите кнопку Load Template.
- Система создаст все перечисленные выше счета со стандартными номерами и описаниями.
- Настройте счета под конкретные потребности вашей церкви.
Примечание: Шаблон можно загрузить только когда счетов ещё нет. Если вы уже создали счета вручную, кнопка не появится.
Создание нового счёта
- Откройте страницу План счетов.
- Нажмите Новый счёт. Откроется окно Создать аккаунт.
- Заполните поля:
- Название счёта (обязательно) — понятное описательное название (например, «Main Checking Account»).
- Тип счёта (обязательно) — Asset, Liability, Equity, Income или Expense.
- Номер счёта — необязательно, но рекомендуется. Используйте стандартную нумерацию (1000-е для активов, 2000-е для обязательств и т. д.).
- Дата начала (обязательно) — день, когда вы перешли на TimelyChurch.
- Начальный остаток (обязательно) — остаток по банковской выписке на этот день. Оставляйте $0, только если это совершенно новый счёт или счёт доходов/расходов.
- Ссылка на фонд — при необходимости привяжите счёт к конкретному Фонду пожертвований (или оставьте Нет ссылки на фонд).
- Описание — необязательные заметки о назначении счёта.
- Нажмите Создать аккаунт.
Отслеживание номеров чеков
Отслеживание номеров чеков доступно только для счетов типа asset (обычно ваши расчётные счета). Вы не увидите эту опцию для счетов liability, equity, income или expense.
- Откройте меню действий банковского счёта (⋮) и выберите Редактировать.
- В разделе Отслеживание номеров чеков отметьте Включить автоматическое отслеживание номеров чеков.
- Введите Следующий номер чека (например, 1001).
После включения система предлагает следующий номер чека при записи транзакции расхода с этого счёта («Этот номер будет предлагаться при записи расходных транзакций»). В списке у счёта появляется значок Чек №.
Привязка счетов к фондам
Вы можете привязать счёт к конкретному Фонду пожертвований. Это полезно для отслеживания остатков по Фондам в плане счетов. Выберите фонд в поле Ссылка на фонд при создании или редактировании счёта. В списке он показан в столбце Связанный фонд.
Действия со счётом
У каждой строки счёта есть меню действий (⋮):
- Просмотреть транзакции — открывает страницу «Транзакции», отфильтрованную по этому счёту (можно также нажать на строку).
- Редактировать — изменить данные.
- Объединить с... — перенести транзакции этого счёта на другой счёт.
- Архивировать / Восстановить — скрыть счёт или вернуть его.
- Удалить — удалить счёт без транзакций.
Редактирование, архивирование и восстановление требуют разрешения Редактировать в строке «Бухгалтерия» вашей роли; объединение и удаление требуют Удалить (входит в Полный доступ).
Редактирование счёта
- Откройте меню действий счёта (⋮) и выберите Редактировать.
- Обновите поля по необходимости в окне Редактировать счёт. Для счетов активов и обязательств раздел Начальный баланс позволяет исправить Дату начала и Начальный остаток (остаток по банковской выписке на день начала работы в TimelyChurch); изменение пересчитывает текущий остаток счёта. Снимите флажок Активный, чтобы деактивировать счёт.
- Нажмите Сохранить изменения.
Примечание: Изменение типа счёта повлияет на расчёт остатков. Активы и расходы увеличиваются дебетом; обязательства, доходы и капитал — кредитом.
Архивирование счёта
Если вы больше не используете счёт, но у него есть история транзакций, архивируйте его вместо удаления.
- Откройте меню действий счёта (⋮) и выберите Архивировать.
- Счёт будет скрыт из выпадающих списков и активного списка.
- Вся история транзакций сохраняется.
Чтобы просмотреть архивные счета, отметьте Показать архивные на странице «План счетов» (рядом показано число архивных счетов). Выберите Восстановить в меню архивного счёта, чтобы вернуть его.
Удаление счёта
Удалить можно только счёт без транзакций. Откройте его меню действий, выберите Удалить и подтвердите («Вы уверены, что хотите удалить этот аккаунт? Это действие нельзя отменить.»). Если у счёта есть транзакции, архивируйте его или сначала объедините с другим счётом.
Объединение счетов
Если у вас есть дублирующиеся счета или вы хотите консолидировать, вы можете объединить один счёт с другим.
- Откройте меню действий (⋮) исходного счёта (который хотите удалить) и выберите Объединить с....
- В окне Объединить счёт выберите целевой счёт в поле Объединить с (тот, который сохранит транзакции). «Можно объединять только счета одного типа.»
- Подтвердите объединение.
Все транзакции с исходного счёта переносятся на целевой счёт, остаток целевого счёта пересчитывается, а исходный счёт удаляется. Это действие нельзя отменить.
Как рассчитываются остатки
TimelyChurch рассчитывает остатки автоматически — вам никогда не нужно корректировать их вручную:
- Банковские, кассовые, кредитные и другие балансовые счета начинаются с начального остатка и меняются с каждым депозитом, платежом и переводом по ним.
- Счета доходов и расходов показывают общую сумму за всё время по категориям, которые на них проводятся, — рассчитанную так же, как в отчёте о доходах и расходах.
Остатки пересчитываются при создании, обновлении или удалении транзакции. В списке также показан Начальный остаток каждого счёта.