Бронирование комнат и оборудования

TimelyChurch включает систему бронирования комнат и оборудования, которая напрямую интегрируется с вашими мероприятиями. Бронируйте комнаты для служений и встреч, заказывайте оборудование вроде проекторов и звуковых систем, и позвольте системе автоматически проверять конфликты расписания.

Бронирование комнат

Назначение комнаты мероприятию

1. При создании или редактировании мероприятия найдите раскрывающийся список Комната.
2. Выберите комнату из списка активных комнат, настроенных для вашей церкви.
3. Если у мероприятия есть время начала и окончания, бронирование комнаты создаётся автоматически при сохранении мероприятия.

Примечание: В раскрывающемся списке комнат отображается название каждой комнаты и вместимость (например, «Зал общения (вместимость: 150)»). Это помогает выбрать подходящее пространство для ожидаемой посещаемости.

Автоматическое обнаружение конфликтов

TimelyChurch автоматически проверяет конфликты расписания при назначении комнаты:

• Если выбранная комната уже имеет бронирование, пересекающееся со временем вашего мероприятия, вы увидите ошибку: «Выбранная комната имеет конфликт бронирования в это время.»
• Обнаружение конфликтов учитывает время подготовки и уборки, настроенное для бронирований комнат, поэтому буферное время включено.
• При редактировании мероприятия система исключает собственное существующее бронирование мероприятия из проверки конфликтов, чтобы оно не помечало само себя.

Детали бронирования комнаты

Каждое бронирование комнаты отслеживает:

При назначении комнаты через мероприятие статус бронирования автоматически устанавливается как Подтверждено.

Свойства комнаты

Каждая комната в TimelyChurch может иметь следующие свойства:

• Название — отображаемое название комнаты.
• Вместимость — максимальное число людей.
• Здание — в каком здании находится комната.
• Этаж — на каком этаже.
• Расстановка/организация — раскладка комнаты по умолчанию:
  • Рассадка как в зале
  • Классная расстановка
  • Столы для общения
  • U-образная (обсуждение)
  • Круг для молитвы
  • Презентация на сцене
  • Театральная
  • Совещательная
  • Расстановка для молодёжи
  • Расстановка для яслей
  • Гибкое / открытое пространство
• Удобства — доступное оборудование и функции:
  • Проектор, Экран, Доска
  • Звуковая система, Микрофон, Пианино
  • Столы, Стулья
  • Доступ на кухню, Вид на ясли
  • Доступ для инвалидов, Кондиционер
• Цвет — цвет для отображения в календаре.

Заметки, фото и вложения комнаты

Помимо бронирований, у каждой комнаты есть собственный журнал активности, фотогалерея и хранилище документов. Они помогают командам по помещениям отслеживать обслуживание, делиться схемами расстановки и хранить договоры аренды в одном месте.

Заметки комнаты — журнал активности комнаты с отметками времени (например, «Запланирован ремонт кондиционера», «Установлено новое пианино»).

• Просмотрите список заметок комнаты.
• Добавьте заметку. К заметке можно прикрепить одно или несколько фото.
• Удалите заметку. При удалении заметки удаляются и прикреплённые фото.

Фото комнаты — отдельная галерея изображений комнаты (отдельно от фото в заметках). Удобно для схем расстановки, справочных снимков или маркетинговых фото.

• Загрузите фото в галерею.

Вложения комнаты — документы, привязанные к комнате, такие как планы этажей, руководства по оборудованию, договоры с поставщиками или страховые сертификаты.

• Загрузите документы, чтобы хранить их вместе с комнатой.

Совет: Используйте заметки комнаты для срочной активности (ремонт, инспекции), фотогалерею для визуального справочника, а вложения — для постоянных справочных документов.

Бронирование комнаты для повторяющихся мероприятий

При создании повторяющихся мероприятий с назначенной комнатой:

• Каждое сгенерированное повторение получает собственное бронирование комнаты.
• Обнаружение конфликтов выполняется для каждого повторения отдельно.
• Если у конкретного повторения есть конфликт комнаты, это повторение пропускается, а остальные создаются. Сводное сообщение сообщает, сколько было пропущено из-за конфликтов.

Изменение или удаление комнаты

• Изменение комнаты: отредактируйте мероприятие, выберите другую комнату и сохраните. Старое бронирование заменяется новым.
• Удаление комнаты: отредактируйте мероприятие, очистите выбор комнаты и сохраните. Бронирование комнаты удаляется.

Бронирование оборудования и ресурсов

TimelyChurch также поддерживает бронирование оборудования и ресурсов для мероприятий.

Доступные категории ресурсов

Ресурсы организованы по категориям:

Свойства ресурса

Каждый ресурс имеет:

• Название — что это за ресурс.
• Описание — подробности о ресурсе.
• Категория — из категорий выше.
• Количество — сколько единиц доступно. Это позволяет частичное бронирование (например, 10 складных столов, а мероприятие бронирует 4).
• Местоположение — где хранится ресурс.
• Можно бронировать — можно ли резервировать ресурс.
• Требует одобрения — нужно ли одобрение администратора перед подтверждением бронирования.

Бронирование ресурсов для мероприятия

На странице деталей мероприятия вы можете бронировать ресурсы:

1. Перейдите к представлению деталей мероприятия.
2. Бронирования ресурсов отображаются в обзоре мероприятия, показывая назначенные ресурсы.
3. Каждое бронирование отслеживает ресурс, количество, временной диапазон, статус и любые заметки.

Статусы бронирования ресурсов

Проверка доступности

Система отслеживает доступность ресурса по количеству:

• Если у ресурса количество 10, а 6 уже забронированы на пересекающееся время, остаётся доступно только 4.
• Запросы на бронирование, превышающие доступное количество, помечаются как конфликты.

Совет: Ресурсы с флагом Требует одобрения дают администраторам возможность проверить бронирования перед подтверждением, что полезно для ценного или ограниченного оборудования.