Запросы на замену учителя

TimelyChurch включает встроенную систему запросов на замену для учителя, который уже подтвердил занятие, а потом понял, что всё-таки не сможет прийти. Другие учителя могут просматривать открытые запросы и добровольно подменять, обеспечивая проведение каждого занятия.

Это отдельный, более поздний механизм по сравнению с тем, что происходит, когда приглашение учителя отклонено или остаётся без ответа до того, как кто-либо подтвердил участие, — с этим автоматически справляется сам движок планирования. См. Планирование учителей о стороне приглашения.

Как работают запросы на замену

Процесс запроса на замену включает три шага:

1. Учитель создаёт запрос на замену для одного из своих запланированных занятий.
2. Команда уведомляется через уведомления в приложении и email.
3. Другой учитель принимает запрос, и расписание автоматически обновляется с новым учителем.

Запрос замены (с точки зрения учителя)

Учителя запрашивают замену из своего портала:

1. Войдите и перейдите в Моё расписание из портала.
2. Найдите предстоящую запись расписания, где вам нужна замена.
3. Нажмите Нужна замена?.
4. Заполните детали запроса:
   • Причина (необязательно) — объясните, почему нужна замена (например, «Семейный отпуск», «Болезнь», «Вне города»).
   • Срочность — установите уровень срочности:
     • Низкая — дата далеко, достаточно времени найти замену.
     • Обычная — стандартный запрос с разумным запасом времени.
     • Срочная — занятие скоро, замена нужна немедленно.
5. Отправьте запрос.

Что происходит дальше

• Статус расписания автоматически меняется на Нужна замена.
• Все учителя церкви получают уведомление об открытом запросе на замену.
• В уведомление включаются имя запрашивающего учителя, название класса, дата и уровень срочности.

Принятие запроса на замену (с точки зрения добровольца)

Когда другой учитель видит открытый запрос на замену и доступен:

1. Перейдите в Моё расписание в портале.
2. Открытые запросы на замену появляются в отдельном разделе страницы расписания.
3. Запросы, куда вас лично пригласили, выделены отдельно вверху.
4. Просмотрите детали запроса:
   • Какой класс нуждается в замене.
   • Дата.
   • Урок для преподавания (если назначен).
   • Кто изначально запросил замену.
   • Уровень срочности.
5. Нажмите Я помогу (на общем открытом запросе) или Принять (на запросе, куда вас лично пригласили), чтобы добровольно взять назначение.
6. Вы теперь назначены учителем для этой записи расписания.

После принятия

• Статус запроса на замену меняется на Выполнен.
• Расписание обновляется с новым учителем, и статус меняется на Подтверждено.
• Изначальный учитель уведомляется, что его запрос выполнен.
• Если у расписания были беседы о запросах материалов (например, запросы на материалы для поделок), эти беседы автоматически передаются новому учителю. В каждую беседу добавляется системное сообщение о передаче.

Отклонение запроса

Если вас лично пригласили на запрос на замену, но вы не можете помочь, нажмите Отклонить. Отклонение просто убирает запрос из вашего вида — он остаётся открытым для других учителей.

Приглашённые запросы на замену

Помимо рассылки запросов на замену всем учителям, система поддерживает целевые приглашения:

• Администраторы могут пригласить конкретных учителей на запрос на замену, выбрав их из списка учителей.
• Приглашённые учителя видят эти запросы в отдельном разделе «Приглашённые» на странице расписания, что делает их заметнее общих открытых запросов.
• Отслеживание приглашений записывает, каких учителей пригласили и когда отправлены уведомления.

Управление запросами на замену (с точки зрения администратора)

Просмотр открытых запросов

Администраторы могут видеть открытые запросы на замену через:

• Интерфейс управления расписанием, где расписания со статусом «Нужна замена» помечены.
• Систему «Требует внимания», которая выделяет расписания без учителя.

Прямое назначение замены

Если ни один учитель не откликнулся, администратор может напрямую назначить замену:

1. Найдите запись расписания, которой нужна замена.
2. Смените назначенного учителя на заменяющего.
3. Статус расписания возвращается к «Запланировано».

Отмена запроса на замену

Если планы изначального учителя изменились и он всё же может вести:

1. Запрос на замену можно отменить.
2. Статус расписания возвращается к «Запланировано».
3. Дальнейшие уведомления по этому запросу не отправляются.

Уровни срочности

Срочные запросы приоритизируются при доставке уведомлений и могут запускать дополнительные напоминания.

Автоматические напоминания

Система автоматически отправляет напоминания для открытых запросов на замену:

• Напоминания отправляются для запросов, открытых более 24 часов.
• Только запросы на предстоящие (будущие) даты получают напоминания.
• Каждое напоминание отслеживается для предотвращения дублирующих уведомлений.
• Счётчик уведомлений записывается, чтобы администраторы видели, сколько раз запрос был разослан.

Расписание доставки

Напоминания о запросах на замену отправляются как часть ежедневных уведомлений TimelyChurch:

• Когда отправляются: Каждое утро в 8:00 по местному времени вашей церкви, поэтому каждая церковь получает напоминания в разумный местный час.
• Что включается: TimelyChurch находит каждый открытый запрос на замену, дата класса которого ещё в будущем и который прошёл 24+ часа без ответа, затем повторно отправляет приглашения и предупреждает администраторов вашей церкви.

Если напоминания не отправляются, проверьте, что соответствующий запрос на замену старше 24 часов, а дата класса всё ещё в будущем.

Связь с подтверждением учителем

Эта система запросов на замену и процесс подтверждения учителя (см. Планирование учителей) охватывают два разных момента:

• До того как учитель подтвердил участие: неотвеченное или отклонённое приглашение обрабатывает сам движок планирования — он автоматически приглашает следующего подходящего человека, и запрос на замену не создаётся, пока эта ротация не исчерпается.
• После того как учитель подтвердил участие: именно тогда вступает в дело система запросов на замену с этой страницы. Учитель нажимает «Нужна замена?», и расписание переходит в статус «Нужна замена», пока кто-то не примет запрос.

Если вы видите расписание со статусом «Нужна замена», значит, уже подтвердивший участие учитель (или администратор от его имени) открыл запрос — это не признак того, что на занятие изначально никого не назначили.

Статусы запроса на замену

Советы по управлению заменами

• Поощряйте ранние запросы — чем раньше учитель знает, что не сможет прийти, тем больше времени найти замену.
• Используйте уровни срочности — правильная срочность помогает другим учителям приоритизировать запросы, требующие немедленного внимания.
• Используйте целевые приглашения — если вы знаете, какие учителя доступны, пригласите их напрямую вместо ожидания добровольца.
• Следите за открытыми запросами — регулярно проверяйте запросы на замену, остающиеся открытыми по мере приближения даты. Если никто не принял запрос в течение нескольких дней, рассмотрите прямое назначение замены.
• Указывайте причину — учителя должны включать причину при запросе замены. Это помогает другим учителям понять ситуацию и может побудить их откликнуться.