Шаблоны расписания команды (шаблон автоприменения)

Шаблон расписания команды — это сохранённый набор должностей для служения, который автоматически прикрепляется к каждому новому мероприятию выбранного типа. Настройте его один раз для команды поклонения, и каждое новое мероприятие поклонения приходит со слотами для звука, гостеприимных, вокалистов и техники — вам больше не нужно добавлять одни и те же пять должностей каждое воскресенье.

Если вы настроите только одну вещь в системе волонтёров, настройте это. Это самая большая экономия времени в планировании волонтёров.

Когда использовать шаблон расписания команды

Шаблон — правильный инструмент, когда:

• Одни и те же должности повторяются каждый раз, когда ваша команда служит (кадое воскресное поклонение требует 1 звукорежиссёра, 2 вокалистов, 3 гостеприимных и т. д.).
• Вы хотите, чтобы создание мероприятия — серией или разовым администратором — никогда не требовало ручного прохода «Добавить должность».
• Вам нужен стандартный состав, который администратор может изменить на конкретном мероприятии без нарушения шаблона.

Если потребности команды сильно меняются от мероприятия к мероприятию, шаблон менее полезен — просто добавляйте должности вручную.

Где найти шаблоны

1. На боковой панели администратора нажмите Группы.
2. Откройте команду, которую хотите шаблонизировать (например, «Команда поклонения», «Команда гостеприимства»).
3. Нажмите вкладку Шаблоны на странице команды. Раздел Шаблоны расписания перечисляет шаблоны команды.

У каждой команды своя панель шаблонов. Шаблоны не пересекаются между командами — шаблон поклонения и шаблон гостеприимства разделены, даже если оба применяются к мероприятиям «Поклонение».

Создание шаблона

1. На вкладке Шаблоны команды нажмите Новый шаблон (или Создать первый шаблон, если у команды их нет).
2. Введите Название шаблона. Рекомендуемый формат: «[Команда] [Стиль богослужения] — настройка» — например:
   • Стандартная настройка поклонения
   • Настройка для причастия
   • Настройка для среды — библейское изучение
3. Добавьте Описание (необязательно), чтобы другие администраторы понимали назначение шаблона.
4. Задайте правила автоприменения:

1. Сохраните шаблон.
2. В карточке шаблона в разделе Должности в этом шаблоне нажмите Добавить должность для каждой роли, которую этот шаблон должен предзагружать. В окне Добавить должность в шаблон укажите:
   • Должность — выберите из существующих должностей команды (звукорежиссёр, гостеприимный и т. д.)
   • Необходимое количество — сколько слотов этой должности создавать на каждом мероприятии (например, 3 гостеприимных, 1 звукорежиссёр)
   • Заметки (необязательно) — напоминание, отображаемое в слоте («Нужно прийти пораньше»)

На каждой карточке шаблона показано По умолчанию (если это так), сколько нужно должностей, сколько в нём задач и к каким типам мероприятий он Автоматически применяется к.

Что происходит после сохранения

С этого момента любое новое мероприятие, чей тип мероприятия соответствует правилу автоприменения шаблона по умолчанию, придёт с предзагруженными должностями шаблона. Это применяется к:

• Мероприятиям, генерируемым повторяющейся серией
• Мероприятиям, созданным администратором в панели «Создать мероприятие» (в сообщении подтверждения названы применённые шаблоны)

Вы по-прежнему можете редактировать должности на конкретном мероприятии, если эта неделя отличается (например, нужно только 2 гостеприимных вместо 3 из-за маленького рождественского богослужения). Редактирование одного мероприятия не меняет шаблон; следующее мероприятие по-прежнему придёт со стандартными 3.

Совет: Шаблон по умолчанию каждой команды применяется сам по себе, поэтому несколько команд могут предзагрузить одно и то же мероприятие — вы получаете объединение. Команда поклонения может иметь шаблон по умолчанию «Стандартная настройка поклонения», а команда гостеприимства — свой «Настройка встречи гостей в воскресенье», и оба применятся к мероприятию воскресного поклонения без конфликта.

Чтобы использовать шаблон, не являющийся шаблоном по умолчанию, на одном мероприятии, откройте вкладку Служение мероприятия, нажмите Назначить команду, выберите команду и выберите шаблон в поле Шаблон.

Пошаговая настройка: шаблон воскресного поклонения

Полная настройка для самого распространённого случая — стандартизация воскресного утреннего богослужения:

1. Перейдите в Группы > откройте Команду поклонения.
2. Нажмите вкладку Шаблоны.
3. Нажмите Новый шаблон.
4. Назовите его Стандартная настройка поклонения.
5. Отметьте Установить шаблоном по умолчанию для этой команды.
6. Автоприменение к типам мероприятий: отметьте Поклонение.
7. Сохраните.
8. В карточке нового шаблона добавьте должности с помощью Добавить должность:
   • Звукорежиссёр — 1 нужен
   • Руководитель поклонения — 1 нужен
   • Вокалист — 3 нужно
   • Инструменталист — 4 нужно
   • Проекция — 1 нужна

Готово. Каждое новое мероприятие воскресного поклонения с этого момента приходит со всеми 10 слотами, готовыми к заполнению. Откройте вкладку Служение мероприятия, нажмите Автозаполнить всё, и у вас будет черновик расписания ещё за один клик.

Чек-листы задач: подготовка, которая создаётся сама

Должности определяют, кто служит; чек-листы задач — что должно быть сделано. Сразу под разделом должностей в каждом шаблоне вы найдёте раздел Задачи в этом шаблоне — постоянный список подготовки команды. Каждое мероприятие, к которому применяется шаблон, получает эти задачи автоматически — как настоящие задачи группы с настоящими сроками.

Как добавить задачу

1. В карточке шаблона нажмите Добавить задачу в разделе Задачи в этом шаблоне.
2. Заполните три поля:
   • Название задачи — что нужно сделать («Распечатать сет-листы»).
   • Когда срок выполнения? — относительно даты мероприятия: от за 2 недели до мероприятия до через 1 день после мероприятия. Когда задача создаётся для реального мероприятия, срок превращается в настоящую календарную дату, рассчитанную в часовом поясе вашей церкви.
   • Назначить — выберите конкретного активного участника команды или оставьте Лидер группы (по умолчанию) — задача достанется тому, кто в этот момент руководит командой.
3. Нажмите Добавить задачу. Удалить задачу можно в любой момент по × в её строке — это меняет только шаблон и никогда не трогает задачи, уже созданные для мероприятий.

Что происходит на каждом мероприятии

Когда шаблон применяется к мероприятию (автоматически по типу мероприятия или вручную), каждая строка чек-листа становится задачей группы:

• Она появляется во вкладке «Задачи» команды, в «Мои задачи» у каждого ответственного и во вкладке «Задачи подготовки» на странице мероприятия, где командные задачи помечены названием команды — их легко отличить от разовых задач, добавленных вручную.
• В описании указано, к какому мероприятию она относится («Для мероприятия: Воскресное служение»).
• Повторное применение шаблона к тому же мероприятию никогда не создаёт дубликатов.
• Если мероприятие отменяется, его незавершённые задачи удаляются автоматически. Завершённые остаются — это часть вашей истории.

Совет: Чек-листы задач применяются автоматически только вместе с остальным шаблоном — шаблон должен быть отмечен как шаблон по умолчанию для этой команды и совпадать с типом мероприятия. Любой шаблон всегда можно применить к любому мероприятию вручную.

Редактирование или вывод шаблона из эксплуатации

• Редактировать шаблон — измените название, описание, настройку «по умолчанию» или типы мероприятий для автоприменения, затем Сохранить изменения. Добавляйте и удаляйте должности и задачи прямо на карточке. Существующие мероприятия, к которым уже был применён шаблон, не изменяются ретроактивно; новую структуру используют только вновь созданные мероприятия.
• Дублировать — создайте копию, чтобы начать вариацию (например, версию для воскресенья с причастием).
• Установить по умолчанию — сделайте этот шаблон шаблоном команды по умолчанию (тем, который применяется автоматически).
• Прекратить автоприменение — снимите отметки со всех типов мероприятий в разделе Автоматически применять к типам мероприятий (или сделайте шаблоном по умолчанию другой). Шаблон сохраняется на случай, если вы захотите вернуть его.
• Удалить — удаляет шаблон полностью. Существующие мероприятия сохраняют должности, которые уже были на них.

Связанные статьи

• Как организовано планирование волонтёров — общая модель, в которую это вписывается.
• Каскадное автозаполнение, приглашения на замену и значки «Вне офиса» — следующий по значимости выигрыш в рабочем процессе после шаблонов.
• Создание команд служения и ролей — должности должны быть определены в команде, прежде чем они появятся в шаблоне.
• Планирование волонтёров на мероприятия — после предзагрузки должностей эта статья описывает их заполнение.