Повторяющиеся транзакции

Обзор

Многие церковные расходы происходят по регулярному расписанию — ежемесячные коммунальные счета, еженедельные услуги уборщика, квартальные страховые премии, годовые подписки на ПО. Вместо ручного ввода каждый раз вы можете настроить их как повторяющиеся транзакции в TimelyChurch.

Повторяющиеся транзакции можно настроить на автоматическое проведение или на появление по расписанию для ручной проверки перед проведением.

Настройка повторяющейся транзакции

1. Перейдите в Finances > Accounting > Recurring Transactions.
2. Нажмите Add Recurring Transaction.
3. Заполните поля:
   • Account (обязательно) — банковский счёт, на который будет записана транзакция.
   • Type (обязательно) — Income или Expense.
   • Amount (обязательно) — сумма в долларах каждого повторения.
   • Frequency (обязательно) — как часто повторяется транзакция:
     • Weekly
     • Bi-Weekly (каждые две недели)
     • Monthly
     • Quarterly (каждые три месяца)
     • Yearly
   • Day of Month — для ежемесячных повторяющихся транзакций укажите день месяца (1-31). Если в месяце меньше дней, система использует последний день месяца.
   • Next Occurrence (обязательно) — дата следующего (или первого) повторения. Должна быть сегодня или в будущем.
   • End Date — необязательно. Если установлена, повторяющаяся транзакция автоматически деактивируется после этой даты.
   • Category — категория дохода или расхода.
   • Payee — поставщик или источник.
   • Fund — при необходимости назначьте Фонду.
   • Description — назначение транзакции. Этот текст также копируется в описание каждой проведённой транзакции, поэтому пишите так, как хотите видеть в книге.
   • Auto Post — если включено, транзакция будет проводиться автоматически, когда наступит дата следующего повторения. Если отключено, вам нужно провести вручную.

Примечание: Шаблоны повторения хранят одно поле Description, но не хранят отдельные значения «Notes» или «Reference Number» — эти поля существуют на отдельных проведённых транзакциях, а не в расписании повторения. Добавляйте любой дополнительный контекст, который хотите переносить в каждое повторение, прямо в Description. 4. Нажмите Save.

Просмотр повторяющихся транзакций

Страница Recurring Transactions показывает:

• Количество active повторяющихся транзакций.
• Количество транзакций due this week.
• Список всех повторяющихся транзакций, отсортированный по дате следующего повторения.

Каждая запись в списке отображает:

• Описание и получателя
• Сумму и тип (income/expense)
• Частоту
• Счёт и категорию
• Дату следующего повторения
• Статус active/paused
• Статус auto-post

Ручное проведение повторяющейся транзакции

Если auto-post отключён (или вы хотите провести раньше):

1. Найдите повторяющуюся транзакцию в списке.
2. Нажмите Post Now.
3. Обычная транзакция создаётся в бухгалтерской книге с сегодняшней датой.
4. Дата следующего повторения автоматически сдвигается на следующую запланированную дату по частоте.

Пропуск повторения

Если нужно пропустить конкретное повторение (например, поставщик дал бесплатный месяц):

1. Нажмите Skip на повторяющейся транзакции.
2. Транзакция не создаётся.
3. Дата следующего повторения сдвигается на следующую запланированную дату.

Пауза и возобновление

Вы можете временно приостановить повторяющуюся транзакцию без удаления:

1. Нажмите toggle, чтобы приостановить повторяющуюся транзакцию.
2. Пока приостановлена, автоматические проведения не происходят, и транзакция не появляется в счётчике «due this week».
3. Нажмите toggle снова для возобновления. Дата следующего повторения остаётся на месте, поэтому может потребоваться корректировка, если прошло время.

Редактирование повторяющейся транзакции

1. Нажмите значок редактирования на повторяющейся транзакции.
2. Обновите любые поля: сумму, частоту, категорию, получателя, даты, настройку auto-post и т. д.
3. Нажмите Save.

Изменения применяются только к будущим повторениям. Уже проведённые транзакции не затрагиваются.

Удаление повторяющейся транзакции

1. Нажмите опцию удаления на повторяющейся транзакции.
2. Подтвердите удаление.

Удаляется только расписание повторяющейся транзакции. Любые уже проведённые транзакции остаются в книге.

Поведение Auto-Post

Когда Auto Post включён:

• Система проверяет просроченные повторяющиеся транзакции и автоматически создаёт соответствующую бухгалтерскую транзакцию.
• Дата следующего повторения сдвигается на следующую запланированную дату.
• Если установлена end date и следующее повторение попало бы после неё, повторяющаяся транзакция автоматически деактивируется.

Когда Auto Post отключён:

• Повторяющаяся транзакция появляется в списке с датой оплаты, но транзакция не создаётся, пока вы не нажмёте Post Now.
• Это полезно для сумм, которые могут немного меняться (как коммунальные счета) — вы можете провести вручную и скорректировать сумму для каждого повторения.

Детали частоты

Лучшие практики

Используйте auto-post для транзакций с фиксированной суммой. Если сумма никогда не меняется (например, ипотечный платёж, фиксированная зарплата), auto-post экономит время.

Используйте ручное проведение для переменных сумм. Для коммунальных счетов или других расходов, где сумма меняется каждый месяц, оставьте auto-post выключенным. Повторяющаяся транзакция служит напоминанием на панели, и вы можете скорректировать сумму при проведении.

Устанавливайте end dates для временных обязательств. Если вы поддерживаете миссионера 12 месяцев или платите за краткосрочную аренду, установите end date, чтобы повторяющаяся транзакция остановилась автоматически.

Регулярно просматривайте страницу Recurring Transactions. Проверяйте счётчик «due this week», чтобы ничего не пропустить, особенно для повторяющихся транзакций с ручным проведением.