Каскадное автозаполнение, приглашения на замену и значки «Вне офиса»
Когда вы заполняете воскресное расписание во вторник, а кто-то отклоняет в субботу вечером, несколько функций вступают в действие, чтобы вам не пришлось вручную искать замену. В этой статье описаны три связанных инструмента, которые находятся на страницах команды и мероприятия или рядом с ними:
- Каскадное автозаполнение при отклонении — когда волонтёр отклоняет назначение, система автоматически выбирает следующую лучшую замену.
- Требует внимания > Пригласить заменяющих учителей — способ в один клик отправить запрос на замену отобранному списку доступных учителей.
- Индикаторы «Вне офиса» на вкладке Участники — значок на каждом участнике команды, показывающий предстоящие заблокированные даты.
Вместе они обрабатывают большую часть текучки в течение недели, чтобы вы могли сосредоточиться на людях, а не на бумажной работе.
Каскадное автозаполнение при отклонении
По умолчанию, когда волонтёр отклоняет назначение, его слот просто остаётся пустым и появляется в Требует внимания на мероприятии. При включённом каскадном автозаполнении в команде система вместо этого немедленно повторно запускает автопланировщик для этого слота и выбирает лучшую доступную замену — без кликов администратора.
Включение (для каждой команды)
- На боковой панели администратора нажмите Группы.
- Откройте команду, для которой хотите включить каскадное автозаполнение.
- Найдите карточку Настройки планирования на странице команды.
- Включите переключатель Автовыбор замены при отклонении.
- Выберите стратегию ротации, которую должен использовать каскад:
- Справедливая ротация — выбирает того, кто дольше всех не служил (рекомендуется для большинства команд).
- По кругу — выбирает следующего в явном порядке, который вы установили на вкладке Участники команды.
- Сохраните.
Что происходит при отклонении
- Волонтёр нажимает Отклонить в электронном письме или в портале.
- Система отмечает назначение как Отклонено и немедленно оценивает всех доступных квалифицированных участников команды для этой должности.
- Лучший кандидат автоназначается со статусом Ожидает.
- Он получает письмо о назначении так же, как любой новый назначенный.
- Если он тоже отклоняет, каскад пробует снова — до 3 попыток всего.
- После 3 неудачных попыток система прекращает каскад и создаёт запрос на замену, который попадает в карточку Требует внимания мероприятия.
Кого каскад пропускает
Каскад соблюдает все обычные правила планирования, поэтому не выберет того, кто:
- Отметил себя недоступным на эту дату (или имеет повторяющийся шаблон, блокирующий её).
- Уже назначен на другую должность на этом мероприятии или на пересекающееся.
- Достиг личного максимума в месяц или нарушает правило мин. дней между служениями команды.
- Отказался от автопланирования.
Поэтому каскад безопасно оставлять включённым: он никогда не переназначит того, кто сказал, что недоступен.
Совет: Каскадное автозаполнение наиболее безопасно для команд с минимум 6–8 активными участниками. Для очень маленьких команд (например, звукорежиссёры вдвоём) каскад часто исчерпывает кандидатов и переходит к запросу на замену — в таких случаях проще оставить его выключенным и сразу приглашать замену вручную.
Требует внимания > Пригласить заменяющих учителей
Когда каскад сдаётся (или у вас он выключен), открытый слот появляется в разделе Требует внимания мероприятия в Открытых запросах на замену. Вместо отправки писем волонтёрам по одному вы можете разослать приглашение сразу нескольким:
- Откройте мероприятие и прокрутите до Требует внимания.
- Найдите открытый запрос на замену и нажмите Пригласить учителей (или Пригласить волонтёров, в зависимости от типа команды).
- Откроется модальное окно со списком всех участников команды, которые доступны на эту дату (исключает уже назначенных, недоступных или превысивших месячный лимит).
- Отметьте галочками людей, которых хотите пригласить. Можно выбрать одного или нескольких.
- При необходимости добавьте заметку («Особенно ценим помощь — короткий срок!»).
- Нажмите Отправить.
Каждый приглашённый получает электронное письмо и уведомление в портале с кнопкой Я помогу в один клик. Первый, кто займёт слот, заполняет его; остальные получают вежливое «спасибо, этот слот уже занят».
Когда использовать это вместо каскада
| Используйте каскад | Используйте приглашение учителей |
|---|---|
| Нужно ноль кликов при обычном отклонении. | Хотите сами выбрать, кого спросить. |
| Команда достаточно большая, чтобы ротация имела смысл. | Слот срочный или специализированный (например, «нужно обучение на новом пульте»). |
| Культура команды: «первый подходящий заполняет». | Культура команды: «спрашиваем тех, кто скорее согласится». |
Оба можно использовать в одной команде — каскад срабатывает первым, а приглашение учителей — запасной вариант для того, что не удалось заполнить.
Индикаторы «Вне офиса» на вкладке Участники команды
Откройте любую страницу команды и нажмите вкладку Участники. В каждой строке участника отображается два элемента с первого взгляда:
- Его роль/должность в команде.
- Любая предстоящая недоступность в виде янтарного значка Вне офиса.
Формат значка: «Вне N дн. · след. 15 мая» — количество предстоящих заблокированных дат плюс ближайшая.
Почему это важно
Прежде чем тратить время на ручной выбор волонтёров на следующий месяц, взгляните на вкладку Участники. Участники с янтарными значками уже сообщили, что не будут доступны, поэтому:
- Пропускайте их в своих планах.
- Свяжитесь заранее, если нужно покрыть их слот (например, отпуск молодёжного пастора через две недели — начните искать замену сейчас).
- Уточните причину, если она необычна («Вне 14 дн.» без причины может быть ошибкой; короткое сообщение всё прояснит).
Как вычисляется значок
Значок учитывает:
- Разовые недоступные даты, которые волонтёр добавил в портале.
- Даты, заблокированные активным шаблоном повторяющейся недоступности (например, «Каждое 1-е воскресенье»).
- Даты в любом диапазоне отпуска, который они добавили.
Он не учитывает даты более чем на 60 дней вперёд (чтобы избежать шума).
Значок отображается на вкладках Участники команды и в представлениях руководителя команды в портале, чтобы руководители видели ту же информацию без доступа администратора.
Как эти три функции работают вместе
Типичная неделя на хорошо настроенной команде:
- Автозаполнение работает от воскресенья к воскресенью, пропуская участников со значками Вне офиса (поскольку базовые данные доступности — тот же источник).
- Волонтёр принимает в письме — всё хорошо. Или отклоняет.
- При отклонении каскадное автозаполнение автоматически выбирает замену (до 3 попыток).
- Если каскад исчерпан, администратор видит Требует внимания на мероприятии и нажимает Пригласить учителей, чтобы спросить отобранную группу.
- Первый откликнувшийся занимает слот. Готово.
Вам не пришлось листать таблицы доступности. Система сделала это за вас.
Связанные статьи
- Шаблоны расписания команды — предзагрузите правильные должности, прежде чем каскаду придётся работать.
- Как организовано планирование волонтёров — общая картина, в которую это вписывается.
- Запросы на замену — подробный справочник о том, что происходит после отправки приглашения из Требует внимания.
- Управление доступностью волонтёров — откуда берутся данные за значками «Вне офиса».