Каскадное автозаполнение, приглашения на замену и значки «Вне офиса»

Когда вы заполняете воскресное расписание во вторник, а кто-то отклоняет в субботу вечером, несколько функций вступают в действие, чтобы вам не пришлось вручную искать замену. В этой статье описаны связанные инструменты, которые находятся на страницах команды и мероприятия или рядом с ними:

• Каскадное автозаполнение при отклонении — когда волонтёр отклоняет (или так и не отвечает), система автоматически приглашает следующую лучшую замену.
• Запросы на заполнение — попросите сразу нескольких людей занять свободное место служения; побеждает тот, кто откликнется первым.
• Приглашения заменяющих учителей — для классов Требует внимания → Пригласить учителей отправляет запрос на замену выбранному списку доступных учителей.
• Значки «В отпуске» на вкладке Участники — значок на каждом участнике команды, показывающий предстоящие заблокированные даты.

Вместе они берут на себя большую часть текучки от недели к неделе, чтобы вы могли сосредоточиться на людях, а не на бумажной работе.

Каскадное автозаполнение при отклонении

По умолчанию, когда волонтёр отклоняет назначение, его слот просто снова открывается — он отображается как открытый на вкладке Служение мероприятия и в Сетке расписания, а руководители команды получают оповещение. При включённом каскадном автозаполнении в команде система вместо этого немедленно выбирает лучшую доступную замену для этого слота и приглашает её — без кликов администратора.

Включение (для каждой команды)

1. На боковой панели администратора нажмите Группы.
2. Откройте команду, для которой хотите включить каскадное автозаполнение.
3. На вкладке Сведения найдите карточку Настройки планирования.
4. Отметьте Автоматически выбирать замену, когда кто-то отказывается.
5. Убедитесь, что отмечено Включить автоматическое планирование и Стратегия ротации — не Только вручную: каскад никогда не запускается для команды с выключенным автоматическим планированием. Выберите:
   • Справедливая ротация — выбирает того, кто дольше всех не служил (рекомендуется для большинства команд).
   • По кругу — следует фиксированному порядку.
6. Нажмите Сохранить настройки планирования.

Что происходит при отклонении

1. Волонтёр нажимает В этот раз нет в Telegram, Отклонить в письме или отклоняет в портале.
2. Система отмечает назначение как Отклонено и немедленно оценивает всех доступных квалифицированных участников команды для этой должности.
3. Лучший кандидат назначается со статусом Ожидает.
4. Его приглашают так же, как любого нового назначенного (через Telegram или email).
5. Если он тоже отклоняет, каскад пробует снова — до 3 попыток всего.
6. Когда попытки заканчиваются, каскад останавливается, и место остаётся открытым для руководителей команды, которых оповестили о каждом отказе.

Когда никто не отвечает

При включённом Идти дальше, если человек не отвечает в настройках планирования команды приглашение, оставшееся без ответа дольше Срок ответа (дней после приглашения) команды, помечается как Истекло и запускает тот же каскад — отказы и истечения делят один бюджет попыток. В Сетке расписания во всплывающем окне истёкшего приглашения написано Истёк, с датой, и предлагаются Пригласить повторно и Отменить приглашение (см. Сетка расписания — визуальное планирование волонтёров). До этого неответившим напоминают в дни, заданные в Напоминать неответившим (за сколько дней до мероприятия) (по умолчанию за 4 и 2 дня до мероприятия).

Кого каскад пропускает

Каскад соблюдает все обычные правила планирования, поэтому не выберет того, кто:

• Отметил себя недоступным на эту дату (или имеет повторяющийся шаблон, блокирующий её).
• Уже назначен на другую должность на этом мероприятии или на пересекающееся.
• Достиг личного максимума в месяц или нарушает правило мин. дней между служениями команды.
• Отказался от автопланирования.
• Архивирован или неактивен.

Поэтому каскад безопасно оставлять включённым: он никогда не переназначит того, кто сказал, что недоступен.

Совет: Каскадное автозаполнение наиболее безопасно для команд с минимум 6–8 активными участниками. Для очень маленьких команд (например, звукорежиссёры вдвоём) каскад всё равно часто исчерпывает кандидатов — в таких случаях проще оставить его выключенным и самим отправить запрос на заполнение.

Запросы на заполнение — спросите нескольких человек, побеждает первый откликнувшийся

Когда вы хотите СПРОСИТЬ конкретных людей, а не назначать автоматически, откройте вкладку Служение мероприятия, откройте меню Редактировать позицию должности и выберите Отправить запрос на замену. Выберите любых активных участников команды, добавьте необязательное сообщение и срок, и отправьте. Каждый получит персональную ссылку (Telegram, если привязан, иначе почта); места достаются ПЕРВЫМ откликнувшимся. Когда занято последнее место, запрос закрывается сам, остальным приходит тёплое «место занято — спасибо», а руководители получают итоговый состав. Полное руководство: Запросы на замену: предложите свободные места — кто первый откликнулся, тот и служит.

Когда что использовать

Оба можно использовать в одной команде — каскад срабатывает первым, а запрос на заполнение — запасной вариант для того, что не удалось заполнить.

Приглашения заменяющих учителей (классы)

Для учителей классов (воскресная школа и другие учебные расписания) открытые запросы на замену появляются в Требует внимания на вкладке Планирование в разделе Открыть запросы на замену. Вместо того чтобы писать учителям по одному:

1. На боковой панели администратора нажмите Требует внимания и откройте вкладку Планирование.
2. Найдите открытый запрос на замену и нажмите Пригласить учителей.
3. В окне Пригласить заменяющих учителей перечислены учителя, доступные на эту дату. Отметьте тех, кого хотите спросить (или Выбрать все).
4. Нажмите Отправить приглашения.

Каждый приглашённый учитель видит запрос на портале (на панели и в Моё расписание) с кнопками Принять и Отклонить. На карточке вы также можете Отправить напоминание, чтобы повторно напомнить приглашённым учителям, или Отменить запрос. См. Запросы на замену учителя.

Примечание: «Пригласить учителей» предназначено только для учебных расписаний классов. Для должностей служения (поклонение, гостеприимство, техника и т. д.) используйте каскад или запрос на заполнение.

Значки «В отпуске» на вкладке Участники команды

Откройте любую страницу команды и нажмите вкладку Участники. В каждой строке участника отображается:

• Его роль/должность в команде и частота служения.
• Любая предстоящая недоступность в виде янтарного значка В отпуске.

Значок выглядит так: «В отпуске N дн. · далее 15 мая» — число предстоящих заблокированных дат плюс ближайшая.

Почему это важно

Прежде чем тратить время на ручной выбор волонтёров на следующий месяц, взгляните на вкладку Участники. Участники с янтарными значками уже сообщили, что не будут доступны, поэтому:

• Пропускайте их в своих планах.
• Свяжитесь заранее, если нужно покрыть их слот (например, отпуск молодёжного пастора через две недели — начните искать замену сейчас).
• Уточните, если число выглядит необычно (короткое сообщение всё прояснит).

Как вычисляется значок

Значок учитывает заблокированные даты волонтёра в ближайшие 60 дней, включая:

• Разовые недоступные даты, которые волонтёр добавил в портале.
• Даты, заблокированные активным шаблоном повторяющейся недоступности (например, «1-е воскресенье месяца»).
• Даты в любом диапазоне дат, который они заблокировали.

Как эти функции работают вместе

Типичная неделя на хорошо настроенной команде:

1. Автозаполнение расставляет людей, пропуская тех, у кого есть заблокированные даты (те же данные о доступности, что стоят за значками В отпуске).
2. Волонтёр принимает — всё хорошо. Или отклоняет.
3. При отклонении каскадное автозаполнение автоматически приглашает замену (до 3 попыток).
4. Если каскад исчерпан, руководитель отправляет запрос на заполнение нескольким подходящим людям.
5. Первый откликнувшийся занимает слот. Готово.

Вам не пришлось листать таблицы доступности. Система сделала это за вас.

Связанные статьи

• Шаблоны расписания команды (шаблон автоприменения) — предзагрузите правильные должности, прежде чем каскаду придётся работать.
• Как организовано планирование волонтёров — общая картина, в которую это вписывается.
• Запросы на замену — все способы покрыть место служения, когда кто-то не может прийти.
• Управление доступностью волонтёров — откуда берутся данные за значками «В отпуске».