Tracking Classes
Что такое tracking class?
Tracking class (поле Класс учёта на транзакции) — это тег, который вы можете прикрепить к транзакции, чтобы разрезать Отчёты по измерению, которое не является категорией, счётом или Фондом. Наиболее распространённые случаи использования:
- Служения — отмечайте каждую транзакцию, касающуюся молодёжного служения, команды поклонения или миссий, чтобы группировать их вместе.
- Кампусы или локации — для мультисайтовых церквей отмечайте транзакции по кампусу.
- Программы или мероприятия — отслеживайте все траты на летний лагерь, строительную кампанию или разовую конференцию.
- Отделы — разделяйте офисные траты и траты на объекты без создания дублирующих категорий.
Tracking classes дополняют (но не заменяют) категории и Фонды. Где категория отвечает на вопрос какой это тип расхода? и Фонд отвечает из какого ограниченного «ведра» денег это оплачено?, tracking class отвечает какому служению, кампусу или программе это принадлежит?
Требования к режиму
Поле Класс учёта — часть вида Полная бухгалтерия. Оно не появляется в Простой кассовой книге — Простая кассовая книга оставляет форму транзакции с essentials (date, amount, account, category, fund).
Вы можете переключать свой собственный вид между «Простая кассовая книга» и «Полная бухгалтерия» в любое время кнопкой Режим бухгалтерии в шапке панели управления финансами. Переключение меняет только подписи и видимые экраны — ваши финансовые данные никогда не затрагиваются — поэтому любые классы, уже применённые к транзакциям, сохраняются, если вы перейдёте в Простую кассовую книгу и обратно.
Отметка транзакции
В Полной бухгалтерии поле Класс учёта появляется в форме транзакции:
- На странице Transactions нажмите New Transaction и выберите New Expense, New Income или New Transfer. (Все три открывают одну форму с предустановленным типом.)
- Заполните транзакцию как обычно.
- В выпадающем списке Класс учёта — показанном рядом с Fund — выберите класс, к которому относится эта транзакция. Оставить None всегда разрешено; не каждой транзакции нужен класс.
- Нажмите Записать транзакцию.
Тот же выпадающий список Класс учёта доступен при редактировании существующей транзакции, поэтому вы можете добавить или изменить класс позже.
Если вы используете Split Transaction для распределения одной транзакции по нескольким категориям, каждая строка split сохраняется с классом транзакции.
Для пожертвований, автоматически импортированных из модуля Пожертвования, вы можете установить класс позже, отредактировав получившуюся транзакцию дохода и выбрав значение в выпадающем списке Класс учёта.
Откуда берутся tracking classes
Классы, появляющиеся в выпадающем списке Класс учёта, — это активные классы, настроенные для вашей церкви. Если в списке только None, классы ещё не созданы.
Примечание: Настройка классов выполняется TimelyChurch как часть конфигурации бухгалтерии. Если вам нужно добавить, переименовать или вывести из эксплуатации новый класс, обратитесь в поддержку, и мы настроим его для вас.
У большинства церквей в итоге от 5 до 25 классов. Класс можно пометить как inactive, чтобы вывести из эксплуатации без потери истории — inactive классы перестают появляться в выпадающем списке Класс учёта, но остаются прикреплёнными к транзакциям, которые их уже используют.
Лучшие практики
Держите список коротким. Несколько хорошо определённых классов полезнее, чем десятки перекрывающихся. Стремитесь к минимальному числу, которое отвечает на вопросы, которые совет действительно задаёт.
Определите конвенцию отметки заранее. «Отмечать каждую транзакцию» подходит одним церквям; «отмечать только транзакции, специфичные для служения, общие накладные оставлять без отметки» — другим. Выберите конвенцию и задокументируйте её.
Tracking class vs. fund. Используйте Фонд, когда ограничения доноров или правила учёта требуют хранить деньги отдельно. Используйте tracking class, когда нужно только отчитываться по срезу. Многие церкви используют оба: например, Building Fund (Фонд) может также быть отмечен классом «Capital Campaign 2026», чтобы отличить от предыдущих кампаний в том же Фонде.
Tracking class vs. category. Категории — измерение плана счетов, которое попадает в Income Statement. Tracking classes — ортогональное измерение. Используйте оба. Один коммунальный счёт может быть в категории «Utilities» и отмечен классом «Main Campus» — оба полезны, ни один не заменяет другой.