Рабочие процессы одобрения

Формы TimelyChurch включают встроенный рабочий процесс одобрения, который позволяет проверять отправки и принимать решения по ним, прежде чем они считаются окончательными. Каждая отправка проходит жизненный цикл из трёх статусов: Ожидает, Одобрено или Отклонено.

Как работает рабочий процесс одобрения

Жизненный цикл статуса отправки

Отправка получена --> Ожидает --> Одобрено
                                --> Отклонено
                                --> (Сброс в ожидание для повторной проверки)

1. Ожидает — каждая новая отправка начинается со статуса «Ожидает». Она ждёт, пока администратор её проверит.
2. Одобрено — администратор проверил отправку и принял её. Если форма использует синхронизацию профиля «При одобрении», сопоставленные данные записываются в запись Person в этот момент.
3. Отклонено — администратор проверил отправку и отклонил её. Данные профиля не синхронизируются.

Отправки можно сбросить обратно в «Ожидает» из статуса Одобрено или Отклонено, если вам нужно пересмотреть решение.

Когда использовать рабочие процессы одобрения

Рабочие процессы одобрения полезны, когда вам нужно:

• Проверять заявки волонтёров перед добавлением в команды служения
• Проверять регистрационные данные перед подтверждением записи на мероприятие
• Отбирать запросы (например, на использование помещений, консультации) перед обработкой
• Контролировать качество данных, проверяя, что попадает в профили участников
• Ограничивать доступ к ресурсам или услугам на основе ответов формы

Проверка отправок

Из списка отправок

1. Перейдите к форме и нажмите Просмотреть отправки.
2. Используйте выпадающий список фильтра статуса, чтобы показать только отправки со статусом Ожидает.
3. Щёлкните отправку, чтобы открыть страницу деталей.

Список отправок показывает цветной значок статуса для каждой отправки:

• Ожидает (янтарный) — ожидает проверки
• Одобрено (зелёный) — принято
• Отклонено (красный) — отклонено

На странице деталей отправки

Страница деталей предоставляет:

• Крупный индикатор статуса вверху
• Все ответы формы, отображённые поле за полем
• Информацию об отправителе на боковой панели
• Кнопки действий для одобрения или отклонения

Одобрение отправки

1. Откройте страницу деталей отправки.
2. Нажмите зелёную кнопку Одобрить.
3. Появится модальное окно, где вы можете при необходимости добавить заметки проверки.
4. Нажмите Одобрить отправку.

Что происходит при одобрении:

• Статус отправки меняется на «Одобрено».
• Записываются метка времени проверки и имя проверяющего.
• Если режим синхронизации профиля формы установлен на При одобрении, сопоставленные поля синхронизируются с записью Person. Вы увидите сообщение об успехе, например: «Submission approved and 3 field(s) synced to profile.»
• Если синхронизация по какой-либо причине не удалась, одобрение всё равно проходит, а ошибка записывается в журнал.

Отклонение отправки

1. Откройте страницу деталей отправки.
2. Нажмите красную кнопку Отклонить.
3. Появится модальное окно, где вы должны указать причину отклонения (обязательно).
4. Нажмите Отклонить отправку.

Что происходит при отклонении:

• Статус отправки меняется на «Отклонено».
• Записываются метка времени проверки, имя проверяющего и причина отклонения.
• Данные профиля не синхронизируются независимо от режима синхронизации формы.
• Причина отклонения сохраняется и отображается в разделе Review Notes на странице деталей отправки.

Сброс решения

Если вам нужно пересмотреть одобренную или отклонённую отправку:

1. Откройте страницу деталей отправки.
2. Нажмите Сбросить в ожидание.
3. Отправка возвращается в статус Ожидает и может быть проверена заново.

Примечание: если данные уже синхронизированы с профилем Person (после предыдущего одобрения), сброс статуса не отменяет синхронизацию. Изменения профиля необратимы после применения.

Заметки проверки

Заметки проверки служат журналом аудита для ваших решений:

• Заметки при одобрении необязательны и могут документировать, почему отправка принята.
• Причины отклонения обязательны и объясняют, почему отправка отклонена.
• Заметки отображаются на странице деталей отправки вместе с меткой времени проверки и именем проверяющего.

Сочетание одобрений с синхронизацией профиля

Рабочий процесс одобрения особенно мощен в сочетании с режимом синхронизации профиля При одобрении:

Совет: для форм вроде заявок волонтёров или запросов на членство используйте режим синхронизации «При одобрении». Это гарантирует, что в базу Участники попадают только проверенные, одобренные данные.

Индикаторы на панели

Значок количества ожидающих

На странице формы ссылка Просмотреть отправки в боковой панели быстрых действий показывает пульсирующий значок с числом ожидающих отправок. Это даёт быстрый визуальный сигнал, что отправки требуют внимания.

Карточки статистики

Страница формы и список отправок показывают карточки статистики с количеством Total, Ожидает, Одобрено и Отклонено — для быстрого обзора очереди проверки.

Рекомендации

1. Проверяйте оперативно. Регулярно просматривайте ожидающие отправки, особенно для срочных форм вроде регистрации на мероприятия.
2. Используйте заметки проверки. Документируйте обоснование одобрений и отклонений. Это создаёт полезный журнал аудита.
3. Настройте уведомления. Включите уведомления администраторов или добавьте произвольных получателей, чтобы получать оповещения о новых отправках.
4. Выберите правильный режим синхронизации. Используйте «При одобрении» для форм, где важно качество данных, и «При отправке» для форм с низким риском, где важна скорость.
5. Экспортируйте регулярно. Экспортируйте отправки в CSV для архивации и отчётности, особенно перед архивированием или удалением формы.