Обнаружение дубликатов и объединение

Со временем в справочнике могут появиться дубликаты записей Person — из импорта данных, когда разные сотрудники добавляют одного и того же человека, или когда кто-то заполняет форму с немного другим именем. TimelyChurch помогает находить эти дубликаты, сравнивать их бок о бок и объединять в одну чистую запись без потери данных.

Почему появляются дубликаты

• Несколько импортов — один и тот же человек встречается в CSV из разных источников.
• Варианты имён — «Bob Smith» и «Robert Smith» введены как отдельные записи.
• Опечатки — «Jonh» vs. «John» или разные адреса email для одного человека.
• Отправки форм — посетитель заполняет карточку связи, а сотрудник также добавляет его вручную.

Дубликаты вызывают путаницу — один человек появляется дважды в отчётах, с ним связываются разные люди, а записи посещаемости и пожертвований разделены между двумя профилями.

Автоматическое обнаружение дубликатов

TimelyChurch ищет потенциальные дубликаты и присваивает каждому совпадению оценку уверенности от 0 до 100. Оценка основана на том, какие поля совпали и насколько сильно каждое совпадение.

• Каждый день TimelyChurch проверяет ваших активных участников и добавляет в список проверки любую пару с оценкой 80 и выше.
• Когда участник добавляет члена семьи в портале участника и похожий человек уже существует, его спрашивают, тот же ли это человек. Если он отвечает, что это другой человек, пара всё равно добавляется в список проверки, чтобы сотрудники перепроверили её, — так могут появляться пары с меньшей оценкой (ниже 80).

Уровни уверенности

В списке проверки пара с наивысшей уверенностью отображается первой. Отметьте Высокая уверенность (80%+) вверху страницы, чтобы показать только пары с оценкой 80 и выше, — начните с них для быстрых результатов.

Что означает каждый уровень на практике

• 100 и 90 обычно безопасно объединять после подтверждения, что имена примерно совпадают.
• 80 требует взгляда на адреса, возраст или членство в семьях, чтобы исключить тёзок (особенно часто у отца/сына или бабушки/внучки).
• 70 и 60 нужно открыть, сравнить, затем либо объединить, либо отметить Not a Duplicate, чтобы система перестала их показывать.
• 55 — самая низкая оценка, которую присваивает TimelyChurch. Чаще всего это опечатки, но относитесь к ним как к кандидатам на проверку, а не к автообъединению.

Потенциальные дубликаты собираются для проверки на странице «Проверка дубликатов».

Страница Duplicate Review

У «Проверки дубликатов» нет отдельного пункта на боковой панели. Вы попадаете на неё со страницы «Участники»:

1. Когда есть ожидающие пары, рядом с Участники на левой боковой панели появляется маленькая янтарная точка.
2. Откройте Участники. Янтарный баннер Найдены дубликаты вверху страницы показывает, сколько пар нужно проверить (например, «3 возможных дубликатов требуют проверки»).
3. Нажмите на баннер. Откроется страница Проверка дубликатов с ожидающими парами, отсортированными по оценке уверенности (сначала наивысшие).

Баннер появляется, только пока есть ожидающие пары, и только у ролей с охватом всей церкви — роль с Свои команды его не видит.

Сводные плитки

Вверху страницы вы увидите счётчики:

• Pending — пары дубликатов, ожидающие проверки
• Merged — пары, которые объединены
• Не дубл. — пары, которые вы подтвердили как разных людей
• Итого — все найденные до сих пор пары

Фильтрация дубликатов

Можно фильтровать список дубликатов по:

• Search — поиск по имени или email
• Match Type — Совпадение email, Совпадение по имени, Совпадение по телефону или Определено автоматически
• Высокая уверенность (80%+) — показывать только пары с оценкой уверенности 80% и выше

Нажмите Фильтр, чтобы применить, или Сбросить фильтры, чтобы сбросить.

Проверка пары дубликатов

Для каждого потенциального дубликата обе записи отображаются бок о бок, включая:

• Имена
• Email, Телефон, Дата рождения и Адрес
• Добавлено — когда была создана каждая запись
• Ссылка Просмотреть профиль для каждого человека

У вас три варианта для каждой пары:

Вариант 1: Объединить

Если две записи — один человек, объедините их в одну:

1. Нажмите Объединить. Откроется диалог Объединить записи.
2. Выберите, какую запись сохранить, — нажмите на человека с пометкой Сохранить эту запись.
3. При необходимости добавьте Заметки (необязательно) с пояснением объединения.
4. Нажмите Объединить записи.

При объединении:

• Сохраняемая запись становится основным профилем.
• Недостающие сведения из другой записи заполняют пустые поля основной (email, телефон, адрес, дата рождения, пол и т. д.).
• Пожертвования, обещания, посещаемость и регистрации, членства в группах, роли волонтёра, заметки, follow-ups, отправки форм, семейные связи и значения пользовательских полей другой записи переносятся в основной профиль.
• Другая запись деактивируется и архивируется.

Объединение требует права Удаление в разделе «Участники и семьи».

Вариант 2: Not a Duplicate

Если две записи — действительно разные люди (например, отец и сын с одинаковым именем):

1. Нажмите Не дубликат. Откроется диалог Отметить как не дубликат.
2. При необходимости добавьте заметку с пояснением.
3. Нажмите Подтвердить, что это не дубликат.

Это убирает пару из списка ожидающих и предотвращает повторное помечение.

Вариант 3: Dismiss

Если вы не уверены или хотите разобраться позже:

1. Нажмите Dismiss.
2. Подтвердите, когда появится вопрос «Скрыть это предупреждение о дубликате? Оно больше не появится.»

Отклонённые пары убираются из списка ожидающих.

Совет: начните с дубликатов высокой уверенности (80%+). Это почти всегда настоящие дубликаты, и их можно быстро разрешить.

Расширенное объединение из профиля Person

Вы также можете инициировать объединение прямо из профиля любого человека, когда знаете, кто дубликат:

Шаг 1: Найдите дубликат

1. Откройте профиль человека.
2. В меню Действия выберите Объединить профили. (Нужно право Удаление в разделе «Участники и семьи»; роль с Свои команды этого пункта не видит.)
3. Страница Объединить профили показывает Текущий профиль со связанными записями. В разделе Найти дублирующий профиль введите имя, email или телефон либо выберите из Недавние участники.
4. Выберите совпадающую запись из Результаты поиска.

Шаг 2: Сравните и объедините

После выбора второго человека откроется страница Сравнить и объединить профили. Она проводит вас через пять шагов:

1. Шаг 1: выберите основной профиль — выберите профиль, который нужно сохранить. Каждая карточка показывает, сколько у него пожертвований, записей посещаемости, заметок и групп и есть ли у него учётная запись пользователя.
2. Шаг 2: разрешите конфликты полей — для каждого поля, где две записи различаются (имя, email, телефон, адрес и т. д.), выберите, какое значение сохранить. Если значения пользовательских полей различаются, раздел Конфликты пользовательских полей позволяет выбрать и их.
3. Шаг 3: проверьте перенос связанных данных — посмотрите пожертвования, посещаемость, регистрации, группы, заметки, follow-ups, отправки форм и семейные связи, которые перейдут в основной профиль.
4. Шаг 4: добавьте заметки (необязательно) — укажите, почему эти профили объединяются.
5. Шаг 5: подтвердите объединение — введите имя вторичного человека (которого архивируют) для подтверждения, затем нажмите Объединить профили.

После объединения:

• Вы будете перенаправлены на профиль основного человека.
• Сообщение об успехе покажет, что было перенесено (заметки, follow-ups, членства в семьях и т. д.).
• Вторичный человек архивируется.

Совет: шаг подтверждения (ввод имени вторичного человека) — мера безопасности от случайных объединений. Уделите момент двойной проверке перед подтверждением.

История объединений

TimelyChurch ведёт журнал каждого объединения — кого с кем объединили, кто это сделал, когда и какие записи были перенесены. См. История объединений, чтобы узнать, как открыть и прочитать его.

Массовые действия для дубликатов

Когда нужно проверить много потенциальных дубликатов, можно ускорить процесс массовыми действиями:

• Не дубликаты — отметить все выбранные пары как не дубликаты сразу.
• Скрыть всё — скрыть все выбранные пары сразу.

1. На странице Duplicate Review отметьте флажками пары, с которыми хотите действовать.
2. Нажмите Не дубликаты или Скрыть всё в появившейся панели.

Предотвращение дубликатов

Лучшая стратегия — не допускать создания дубликатов:

1. Используйте опцию Skip Duplicates при импорте — включена по умолчанию и проверяет совпадения имён и email перед созданием новых записей.
2. Ищите перед добавлением — при ручном добавлении TimelyChurch предупредит, если похожая запись уже существует.
3. Стандартизируйте ввод данных — поощряйте персонал использовать полные официальные имена (не прозвища) как имя, а поле прозвища — для неформальных имён.
4. Проверяйте дубликаты регулярно — просматривайте страницу Duplicate Review еженедельно или ежемесячно, чтобы поймать те, что проскочили.

Связанные статьи

• Управление справочником участников
• Обзор профиля Person
• Добавление участников
• Импорт и экспорт данных
• История объединений