Обнаружение дубликатов и объединение

Со временем в справочнике могут появиться дубликаты записей Person — из импорта данных, когда разные сотрудники добавляют одного и того же человека, или когда кто-то заполняет форму с немного другим именем. TimelyChurch помогает находить эти дубликаты, сравнивать их бок о бок и объединять в одну чистую запись без потери данных.

Почему появляются дубликаты

• Несколько импортов — один и тот же человек встречается в CSV из разных источников.
• Варианты имён — «Bob Smith» и «Robert Smith» введены как отдельные записи.
• Опечатки — «Jonh» vs. «John» или разные адреса email для одного человека.
• Отправки форм — посетитель заполняет карточку связи, а сотрудник также добавляет его вручную.

Дубликаты вызывают путаницу — один человек появляется дважды в отчётах, с ним связываются разные люди, а записи посещаемости и пожертвований разделены между двумя профилями.

Автоматическое обнаружение дубликатов

TimelyChurch автоматически сканирует потенциальные дубликаты и присваивает каждому совпадению оценку уверенности от 0 до 100. Оценка основана на том, какие поля совпали и насколько сильно каждое совпадение.

Уровни уверенности

В списке сравнения пара с наивысшей уверенностью отображается первой. Два вспомогательных фильтра вверху страницы сужают список:

• High Confidence — показывает только пары с оценкой 80 и выше. Начните здесь для быстрых результатов.
• Pending — пары, которые вы ещё не проверили.

Что означает каждый уровень на практике

• 100 и 90 обычно безопасно объединять после подтверждения, что имена примерно совпадают.
• 80 требует взгляда на адреса, возраст или членство в семьях, чтобы исключить тёзок (особенно часто у отца/сына или бабушки/внучки).
• 70 и 60 нужно открыть, сравнить, затем либо объединить, либо отметить Not a Duplicate, чтобы система перестала их показывать.
• 55 — самый низкий уровень, который система показывает. Чаще всего это опечатки, но относитесь к ним как к кандидатам на проверку, а не к автообъединению.

Потенциальные дубликаты помечаются и собираются для проверки на странице Duplicate Review.

Страница Duplicate Review

1. В левой боковой панели перейдите в Участники > Duplicate Review (или найдите в меню администратора).
2. Вы увидите список потенциальных пар дубликатов, отсортированных по оценке уверенности (сначала наивысшие).

Статистика панели

Вверху страницы вы увидите счётчики:

• Pending — пары дубликатов, ожидающие проверки
• Merged — пары, которые объединены
• Not Duplicate — пары, которые вы подтвердили как разных людей
• Dismissed — пары, которые вы отклонили без действия

Фильтрация дубликатов

Можно фильтровать список дубликатов по:

• Status — Pending, Merged, Not Duplicate, Dismissed или All
• Match Type — тип обнаруженного совпадения
• High Confidence — показывать только дубликаты с оценкой уверенности 80% и выше
• Search — поиск по имени или email

Проверка пары дубликатов

Для каждого потенциального дубликата обе записи отображаются бок о бок, включая:

• Имена
• Адреса email
• Номера телефонов
• Статус членства

У вас три варианта для каждой пары:

Вариант 1: Объединить

Если две записи — один человек, объедините их в одну:

1. Нажмите Объединить.
2. Выберите, какую запись сохранить (Person A или Person B).
3. При необходимости добавьте заметки с пояснением объединения.
4. Нажмите Confirm Merge.

При объединении:

• Сохраняемая запись становится основным профилем.
• Членства в семьях из вторичной записи переносятся в основную.
• Заметки перемещаются в основной профиль.
• Follow-ups перемещаются в основной профиль.
• Отправки форм перемещаются в основной профиль.
• Отсутствующая контактная информация из вторичной записи заполняет пустые поля основной (email, телефон, адрес, дата рождения, пол и т. д.).
• Вторичная запись деактивируется и мягко удаляется (архивируется).

Вариант 2: Not a Duplicate

Если две записи — действительно разные люди (например, отец и сын с одинаковым именем):

1. Нажмите Not a Duplicate.
2. При необходимости добавьте заметку с пояснением.
3. Нажмите Confirm.

Это убирает пару из списка ожидающих и предотвращает повторное помечение.

Вариант 3: Dismiss

Если вы не уверены или хотите разобраться позже:

1. Нажмите Dismiss.
2. При необходимости добавьте заметку.

Отклонённые пары убираются из списка ожидающих.

Совет: начните с дубликатов высокой уверенности (80%+). Это почти всегда настоящие дубликаты, и их можно быстро разрешить.

Расширенное объединение из профиля Person

Вы также можете инициировать объединение прямо из профиля любого человека, когда знаете, кто дубликат:

Шаг 1: Поиск дубликата

1. Откройте профиль человека.
2. В меню Actions выберите Merge with Another Person.
3. Появится страница поиска. Введите имя, email или телефон человека, с которым хотите объединить.
4. Выберите совпадающую запись из результатов поиска.

Шаг 2: Сравнение бок о бок

1. После выбора второго человека появится страница детального сравнения.
2. Для каждого поля (имя, фамилия, email, телефон, адрес и т. д.) вы увидите значения из обеих записей.
3. Выберите, какое значение сохранить для каждого поля, выбрав Primary или Secondary.
4. Можно также выбрать значения для пользовательских полей.

Шаг 3: Подтверждение и выполнение

1. Внимательно проверьте выбор.
2. Выберите, какая запись Primary (та, которая будет сохранена).
3. Введите имя вторичного человека (который будет архивирован) для подтверждения.
4. При необходимости добавьте заметки с пояснением объединения.
5. Нажмите Объединить.

После объединения:

• Вы будете перенаправлены на профиль основного человека.
• Сообщение об успехе покажет, что было перенесено (заметки, follow-ups, членства в семьях и т. д.).
• Вторичный человек архивируется.

Совет: шаг подтверждения (ввод имени вторичного человека) — мера безопасности от случайных объединений. Уделите момент двойной проверке перед подтверждением.

История объединений

TimelyChurch ведёт журнал всех объединений:

1. Перейдите в Участники > Merge History.
2. Вы увидите список всех прошлых объединений, включая:
   • Кого с кем объединили
   • Какой член команды выполнил объединение
   • Когда произошло объединение

Этот журнал аудита полезен для подотчётности и для разбора вопросов, если нужно понять, как записи были объединены.

Массовые действия для дубликатов

Когда нужно проверить много потенциальных дубликатов, можно ускорить процесс массовыми действиями:

• Bulk Mark as Not Duplicate — выберите несколько пар и отметьте их все как не дубликаты сразу.
• Bulk Dismiss — выберите несколько пар и отклоните их все сразу.

1. На странице Duplicate Review отметьте флажками пары, с которыми хотите действовать.
2. Нажмите Mark Not Duplicate или Dismiss на панели массовых действий.

Предотвращение дубликатов

Лучшая стратегия — не допускать создания дубликатов:

1. Используйте опцию Skip Duplicates при импорте — включена по умолчанию и проверяет совпадения имён и email перед созданием новых записей.
2. Ищите перед добавлением — при ручном добавлении TimelyChurch предупредит, если похожая запись уже существует.
3. Стандартизируйте ввод данных — поощряйте персонал использовать полные официальные имена (не прозвища) как имя, а поле прозвища — для неформальных имён.
4. Проверяйте дубликаты регулярно — просматривайте страницу Duplicate Review еженедельно или ежемесячно, чтобы поймать те, что проскочили.

Связанные статьи

• Управление справочником участников
• Обзор профиля Person
• Добавление участников
• Импорт и экспорт данных
• История объединений