Импорт банковского CSV
Обзор
Большинство банков позволяют скачать CSV-файл транзакций за любой период выписки. Вместо ручного ввода каждой строки в TimelyChurch вы можете загрузить этот файл и позволить системе разобрать его, сопоставить с вашими счетами и категориями и провести каждую строку как транзакцию. Каждая импортированная строка проходит через очередь проверки, чтобы человек всегда подтверждал, что попадает в книги, прежде чем окажется в главной книге.
Workflow Bank CSV Import разработан для казначеев, которые сверяют ежемесячно: скачать CSV банка, загрузить, проверить, принять. Большинство месяцев занимают всего несколько минут.
Где найти
Перейдите в Finances > Accounting > Transactions (в Simple mode эта вкладка называется Money In / Out). Нажмите маленькую стрелку на split-кнопке New Transaction, чтобы открыть меню, затем выберите Import from CSV. То же меню — где вы создаёте New Expense, New Income, New Transfer или New Journal Entry, и где экспортируете отфильтрованный список в CSV.
Если строки уже ожидают от предыдущей загрузки, вкладка Transactions в навигации бухгалтерии показывает янтарный счётчик с количеством строк, ожидающих проверки, и очередь проверки появляется inline вверху страницы Transactions.
Поддерживаемые форматы банков
TimelyChurch автоматически определяет формат файла по строке заголовка и применяет встроенный парсер. Распознаваемые форматы включают:
- Bank of America — стандартный CSV-экспорт расчётного счёта.
- CashApp — экспорт в стиле выписки с бизнес-счетов CashApp.
- PayPal и Stripe — экспорты активности платёжных процессоров.
Если формат вашего банка не определён автоматически, файл всё равно можно импортировать как generic CSV: вы подтверждаете или корректируете сопоставление столбцов сами на следующем шаге (см. «Процесс загрузки» ниже). Строки, которые нельзя чисто разобрать, пропускаются, а помеченные как возможные дубликаты выводятся в очередь проверки, чтобы вы могли подтвердить или исключить их.
Процесс загрузки
Выбор Import from CSV открывает трёхшаговое модальное окно:
- Шаг 1 — Upload File. Выберите bank account, которому принадлежит файл (в списке только счета типа Asset), и выберите CSV file для загрузки, затем нажмите Next: Map Columns.
- Шаг 2 — Map Columns. TimelyChurch читает файл, показывает detected source и превью первых строк, и предлагает сопоставление столбцов (date, description, amount, fee, payee/name, reference). Для распознанных банков это обычно верно как есть; для generic CSV подтвердите или скорректируйте, какой столбец соответствует каждому полю.
- Шаг 3 — Import. TimelyChurch запускает обнаружение дубликатов (см. ниже) и подготавливает каждую разобранную строку в статусе for review. Строки затем появляются в очереди проверки на странице Transactions.
Если вы загружаете файл, который уже был импортирован для этого счёта, на шаге 2 отображается янтарное предупреждение «This file was already imported» с датой оригинального импорта и количеством, и вы можете выбрать Import Anyway или отменить.
Очередь проверки
Очередь проверки — сердце процесса импорта. Каждая загруженная строка остаётся здесь, пока вы явно не примете или не исключите её — ничего не проводится в книгу автоматически.
Каждая строка в очереди показывает:
- Дату транзакции, описание и сумму, разобранные из CSV.
- Предлагаемую category (система пытается сопоставить по ключевым словам описания и вашим предыдущим категоризациям).
- Предлагаемого payee/donor, если описание совпадает с существующим получателем.
- Method (способ оплаты), который можно переопределить перед принятием.
- Любые duplicate warnings (см. следующий раздел).
Для каждой строки вы можете редактировать предлагаемую категорию, получателя, method и другие детали inline, прежде чем решить, что с ней делать. Остальная часть этого раздела объясняет, как классифицировать строку, обрабатывать пожертвования и комиссии и принимать — по одной строке или массово.
После принятия или исключения строка покидает список проверки. Вы можете возвращаться к очереди в нескольких сессиях — ничто не заставляет очистить её за один раз.
Классификация каждой строки: доход, расход или перевод
У каждой строки есть элемент управления Type. По умолчанию он показывает Auto (Income) или Auto (Expense) — TimelyChurch определяет доход или расход по знаку суммы в CSV (деньги на счёт — доход, деньги со счёта — расход), поэтому обычно можно оставить его в значении Auto. Переключите его на Transfer для строки, которая просто перемещает деньги между двумя вашими собственными счетами (например, с расчётного на сберегательный), а не является реальным доходом или расходом.
Регистрация перевода
Установка Type строки в Transfer заменяет поле категории на выбор Other account. Выберите счёт, на который или с которого переместились деньги — вторую сторону перевода. В списке только ваши банковские счета/счета активов и обязательств, исключая счёт, в который вы импортировали. У перевода нет категории, жертвователя или комиссии, поэтому эти поля для строки скрыты. Вы должны выбрать другой счёт, прежде чем строка будет принята; TimelyChurch не проведёт перевод без второй стороны или указывающий на тот же счёт.
Пожертвования: выбрать жертвователя или отметить как анонимное
Когда категория строки — это категория пожертвования, требующая жертвователя (десятины, приношения и подобное), вы должны указать источник дара, прежде чем он будет проведён. Есть два способа:
- Выберите жертвователя в поиске Donor name... или добавьте нового человека inline. Принятый дар привязывается к этому человеку, поэтому появляется в его записи пожертвований и годовой справке.
- Отметьте «Anonymous offering» для действительно безымянного дара — наличные в тарелке или анонимный онлайн-дар. Это записывает пожертвование без жертвователя и удовлетворяет требование без указания человека.
Эти два варианта взаимоисключающие: включение Anonymous offering снимает выбранного жертвователя, а выбор жертвователя снимает флаг анонимности. Если вы попытаетесь принять строку пожертвования без того и другого, TimelyChurch остановит вас и попросит выбрать жертвователя или отметить как анонимное. Общий доход, который не является категорией пожертвования (например, продажа книг или кофе), не требует жертвователя и проводится сам по себе.
Комиссии за обработку
Когда строка несёт комиссию за обработку — Cash App, PayPal и подобные процессоры сообщают комиссию отдельно — фиолетовый значок Fee показывает сумму, а под описанием появляется выбор Fee category. Выберите категорию расхода, на которую должна быть проведена комиссия; в списке только категории расходов, потому что комиссия всегда является расходом. TimelyChurch записывает дар в его валовой сумме и проводит комиссию как отдельный расход, поэтому отчёты показывают и полные пожертвования, и чистое зачисление. Строка с комиссией не будет принята, пока вы не выберете её категорию комиссии.
Совет: Если вы всегда направляете комиссии процессора в одну категорию, TimelyChurch предложит запомнить это («Always use this category for ... fees?») после того, как вы выберете её несколько раз, чтобы будущие импорты заполняли её автоматически.
Принятие строк
- Примите одну строку зелёной галочкой в её столбце Actions. Это проводит реальную транзакцию — а для пожертвования и связанный дар — в вашу книгу и убирает строку из очереди.
- Исключите строку (×), если она не должна стать транзакцией (например, банковская комиссия, уже записанная в другом месте).
- Массовое принятие: на странице Review all кнопка Accept categorized одним кликом проводит все строки, у которых уже есть категория. Строки, которым всё ещё не хватает жертвователя, категории комиссии или другого счёта перевода, намеренно остаются в очереди, чтобы ничего не осталось классифицированным наполовину. Вы также можете выбрать несколько строк и использовать Apply category, чтобы задать одну категорию для всех перед принятием.
Обнаружение дубликатов (4 уровня)
Банковские CSV часто перекрываются. Если вы загружаете выписки за июнь и июль, но они разделяют последние дни июня, вы ожидаете импортировать одни и те же транзакции дважды. TimelyChurch использует четыре уровня обнаружения дубликатов, чтобы автоматически ловить такие случаи.
Уровень 1: хеш CSV-файла
Каждый загруженный файл получает уникальный отпечаток, и этот отпечаток запоминается. Если вы загружаете тот же файл второй раз для того же счёта, TimelyChurch распознаёт его и предупреждает перед импортом — избавляя от создания десятков фантомных дубликатов.
Уровень 2: reference number или amount + date + description
Для каждой разобранной строки система проверяет, существует ли уже соответствующая транзакция:
- Tier 1 (высокая уверенность): Точное совпадение номера ссылки существующей транзакции (проверяется по всей церкви). Это ловит номера чеков и ID транзакций банка.
- Tier 2 (средняя уверенность): Совпадение той же суммы, той же даты и того же счёта с совпадающим описанием — для строк без номера ссылки.
Проверка смотрит и на уже проведённые транзакции, и на другие строки, всё ещё ожидающие в очереди проверки, поэтому вы не можете случайно принять одну и ту же строку дважды из двух разных загрузок.
Уровень 3: подтверждение при Accept
Когда вы принимаете строку, которую система пометила как вероятный дубликат, вам показывают существующую транзакцию, с которой она конфликтует. Вы можете либо подтвердить, что это действительно отдельная транзакция, и провести её, либо отменить и исключить строку.
Уровень 4: последняя страховка
Как последняя линия защиты, TimelyChurch обеспечивает окончательную гарантию того, что один и тот же номер ссылки не может быть проведён дважды для одного счёта. Даже если что-то проскользнуло мимо предыдущих проверок, эта финальная защита отклоняет дубликат прежде, чем он попадёт в вашу книгу.
Лучшие практики
Сверяйте перед импортом. Банковская сверка по-прежнему является системой учёта для выявления ошибок. Проводите сверку каждый месяц, используя импортированные данные, а не как замену ей.
Внимательно проверяйте категории при первых импортах. Подсказчик категорий учится на ваших предыдущих категоризациях. Первый месяц или два импортов может потребовать больше ручных исправлений категорий; позже месяцы заметно ускоряются по мере улучшения подсказок.
Исключайте, не удаляйте. Если строка не должна проводиться, нажмите Exclude, а не игнорируйте её. Исключённые строки запоминаются, поэтому повторная загрузка перекрывающегося файла не выведет их снова.
Привязывайте импорты к одному счёту. Каждая загрузка привязана к одному банковскому счёту. Если у вас несколько расчётных счетов, делайте отдельную загрузку на счёт. Это сохраняет чистоту обнаружения дубликатов и сверки.
Устранение неполадок
«This file was already imported» — хеш CSV-файла совпадает с предыдущей загрузкой для этого счёта. Либо вы загрузили его дважды, либо банк экспортировал тот же диапазон дат. Просмотрите существующий импорт, затем выберите Import Anyway только если уверены, что строки новые.
Флаг «Possible duplicate» на строке — система нашла транзакцию с тем же reference number или с той же суммой, датой и описанием. Сравните с существующей транзакцией; если они действительно одна и та же, исключите строку. Если они случайно идентичны (редко), подтвердите и примите.
Строки не разбираются без очевидной ошибки — ваш банк мог изменить формат CSV, поэтому автоопределение перешло на generic import. Откройте CSV в таблице, подтвердите строку заголовка и на шаге 2 сопоставьте столбцы вручную — или повторно экспортируйте из банка в стандартном формате.